Когда кто-либо получает этическую записку, которая, как чувствует получивший ее, неправильна, то ответное действие не состоит в том, чтобы выпустить еще одну записку, назвав в ней имя того человека, который написал ее. Подобное действие просто создаст порочный круг из этических записок, посылаемых между двумя людьми.
Предназначение этики состоит в утверждении технологии и инструкций и поддержании работы организации, а не в перебранке противников. Следовательно, если кто-либо получает этическую записку, то он должен хорошенько посмотреть на свои дела и увидеть, что нужно сделать ради предотвращения повторения этого проступка.
Однако если после тщательного рассмотрения эта записка все-таки действительно кажется ему неоправданной, то он должен вежливо сообщить об этом посланием Администратору по этике, кратко объяснив ему свои причины на это, снабдив по мере возможности подтверждающими данными и попросив изъять записку.
Если, в свете полученных данных, этика посчитает неправильность этической записки доказанной, то она возвращает эту записку ее автору с объяснением, прося его изъять записку. Если автор теперь, после того, как он увидел объяснение, решает забрать свою записку, то он возвращает ее с запросом об аннулировании и этика удаляет записку из файла.
Если автор не удовлетворен объяснением, то не следует удалять записку. Автор направляет послание и записку обратно к Администратору по этике с надписью на ней "в этический файл". Этика помещает это в файл и информирует об этом получателя. В таком случае получатель, если хочет, может обратиться с посланием к Администратору по этике и попросить о слушании. На основании этого Администратор по этике вызывает обоих - и автора, и получателя (если только автор не занимает пост секретаря или выше) в свой офис и проводит быстрое расследование, принимая в расчет только те факты, которые изложены в послании получателя в этику.
Затем Администратор по этике принимает одно из нижеследующих решений:
1. Уничтожает этическую записку.
2. Уничтожает этическую записку, и если при этом обнаруживается, что записка была выпущена по невнимательности или неправильно (учитывая то, какая информация была доступна автору в момент ее написания), указать на эту неправильность автору и предписать ему в будущем в плане исправления действий по инструкциям необходимые фронтальные проверки по соответствующим инструктивным письмам, которые были нарушены.
3. Если он обнаруживает, что записка оказалась намеренно и осознанно написанным ложным докладом, то созывает Этическое слушание на его автора (не по факту помещения его в файл, а только по намеренно и осознанно написанному ложному докладу); или, если автор является директором или выше, делает запрос на проведение Этического слушания для руководителей, которое созывает Офис ЛРХ через Секретаря ОХС в области.
4. Приказать оставить этическую записку в файле.
5. Взять все остальные этические записки получателя и провести соответствующее этическое слушание.
Если автор является секретарем или выше, то Администратор по этике и получатель посещают этого секретаря в его офисе для проведения слушания в назначенное им время. Но секретарь (или более высокий начальник) не обязан предоставлять это время, если у него нет к тому склонности. В таком случае слушание проводится в отсутствие автора в офисе Этики.
Никто не может быть наказан за написание этической записки.
Это инструктивное письмо отныне обретает обратную силу. Другими словами, старые записки могут быть опротестованы в вышеописанном порядке.