Усадьба Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ ОТ 22 ДЕКАБРЯ 1960 | Усадьба Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ ОТ 22 ДЕКАБРЯ 1960 |
ВАЖНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМЕ ОТЧЁТОВ | ВАЖНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМЕ ОТЧЁТОВ |
Для того чтобы уменьшить объём административных докладов в организациях и стандартизовать их, необходимо как можно скорее ввести следующую систему. | Для того чтобы уменьшить объём административных докладов в организациях и стандартизовать их, необходимо как можно скорее ввести следующую систему. |
Секретарь ассоциации (организации) должен подготовить форму, в которой указаны все те данные, которые требуются от каждого отдела. Для того чтобы обеспечить полноту представления данных, для каждого отдела могут потребо ваться различные формы отчёта. | Секретарь ассоциации (организации) должен подготовить форму, в которой указаны все те данные, которые требуются от каждого отдела. Для того чтобы обеспечить полноту представления данных, для каждого отдела могут потребо ваться различные формы отчёта. |
Это те же данные, что и на графиках ИЦО. | Это те же данные, что и на графиках ИЦО. |
Никаких изменений в систему форм отчётности по доходу это не вносит. | Никаких изменений в систему форм отчётности по доходу это не вносит. |
Новая форма отчёта отдела должна иметь шапку с названием центральной организации, и на ней должен быть указан полный маршрут. Маршрут идёт от секретаря секретаря ассоциации (организации) к соответствующему начальнику отдела. Форма должна быть возвращена секретарю секретаря ассоциации (орга низации) до полудня следующего понедельника (для даты отводится такое место, чтобы оно бросалось в глаза), затем она идёт к секретарю ассоциации (организа ции), затем – к секретарю местного ОХС и затем в сектор ИЦО Всемирного ОХС. В каждом случае даётся описание требуемых данных и оставляется свобод ное место для их размещения. Далее идёт подпись начальника отдела и дата. | Новая форма отчёта отдела должна иметь шапку с названием центральной организации, и на ней должен быть указан полный маршрут. Маршрут идёт от секретаря секретаря ассоциации (организации) к соответствующему начальнику отдела. Форма должна быть возвращена секретарю секретаря ассоциации (орга низации) до полудня следующего понедельника (для даты отводится такое место, чтобы оно бросалось в глаза), затем она идёт к секретарю ассоциации (организа ции), затем – к секретарю местного ОХС и затем в сектор ИЦО Всемирного ОХС. В каждом случае даётся описание требуемых данных и оставляется свобод ное место для их размещения. Далее идёт подпись начальника отдела и дата. |
Каждый отдел подаёт свой отчёт, отличный от отчётов других отделов, поэто му формы отчётов отличаются. | Каждый отдел подаёт свой отчёт, отличный от отчётов других отделов, поэто му формы отчётов отличаются. |
В такой форме должны быть указаны все данные по персоналу, доходу, фи нансовым делам, численности людей, техническим результатам и т.п. | В такой форме должны быть указаны все данные по персоналу, доходу, фи нансовым делам, численности людей, техническим результатам и т.п. |
Форма изготавливается на тонкой бумаге, как можно более лёгкой и удобной для использования. Цвет бумаги должен быть розовым. | Форма изготавливается на тонкой бумаге, как можно более лёгкой и удобной для использования. Цвет бумаги должен быть розовым. |
Затем следуют описанной ниже процедуре. | Затем следуют описанной ниже процедуре. |
Все бланки форм хранятся у секретаря секретаря ассоциации (организации) – полный запас бланков каждого вида. В отделы запасы форм не передаются. | Все бланки форм хранятся у секретаря секретаря ассоциации (организации) – полный запас бланков каждого вида. В отделы запасы форм не передаются. |
Утром в четверг секретарь секретаря ассоциации (организации) кладёт в корзины начальников отделов в коммуникационном центре соответствующие формы и необходимые старые формы отчётности по доходу. Он также кладёт в корзины бухгалтерии формы отчётности по доходу и по расходам. | Утром в четверг секретарь секретаря ассоциации (организации) кладёт в корзины начальников отделов в коммуникационном центре соответствующие формы и необходимые старые формы отчётности по доходу. Он также кладёт в корзины бухгалтерии формы отчётности по доходу и по расходам. |
Начальники отделов или их административный персонал заполняют формы отчётности по доходу на основании своих инвойсов. Они берут свою форму отчёта отдела и заносят в неё имеющиеся данные. Они возвращают все формы отчётности по доходу и по расходам и отчёт секретарю секретаря ассоциации (организации) к полудню понедельника. | Начальники отделов или их административный персонал заполняют формы отчётности по доходу на основании своих инвойсов. Они берут свою форму отчёта отдела и заносят в неё имеющиеся данные. Они возвращают все формы отчётности по доходу и по расходам и отчёт секретарю секретаря ассоциации (организации) к полудню понедельника. |
Секретарь секретаря ассоциации (организации) помещает эти данные на доску ИЦО к полудню во вторник, используя в качестве источника эти отчёты. | Секретарь секретаря ассоциации (организации) помещает эти данные на доску ИЦО к полудню во вторник, используя в качестве источника эти отчёты. |
Есть одна особенность в том, как отмечать графики ИЦО. Действительная цифра указывается неброско под наносимой на графике точкой. Таким образом цифровое значение и точка графика полностью отражают на графике какой-либо факт. | Есть одна особенность в том, как отмечать графики ИЦО. Действительная цифра указывается неброско под наносимой на графике точкой. Таким образом цифровое значение и точка графика полностью отражают на графике какой-либо факт. |
После этого, во вторник в 14:00, в офисе секретаря ассоциации проводится собрание рекомендательного комитета, и к этому моменту доска ИЦО уже запол нена. Секретарь ассоциации (организации) вместе с членами рекомендательного комитета быстро рассматривает все данные на графиках. Секретарь секретаря ассоциации (организации) записывает комментарии, высказывания одобритель ного или порицающего характера, а также все планы, которые составляются на их основе. Он также заносит в протокол любые новые идеи, планы, решения и предложения. Однако они должны записываться в очень краткой форме. НИКАКИЕ ФИНАНСОВЫЕ ИЛИ ЦИФРОВЫЕ ДАННЫЕ В ПРОТОКОЛЕ НЕ ПРИВОДЯТСЯ. | После этого, во вторник в 14:00, в офисе секретаря ассоциации проводится собрание рекомендательного комитета, и к этому моменту доска ИЦО уже запол нена. Секретарь ассоциации (организации) вместе с членами рекомендательного комитета быстро рассматривает все данные на графиках. Секретарь секретаря ассоциации (организации) записывает комментарии, высказывания одобритель ного или порицающего характера, а также все планы, которые составляются на их основе. Он также заносит в протокол любые новые идеи, планы, решения и предложения. Однако они должны записываться в очень краткой форме. НИКАКИЕ ФИНАНСОВЫЕ ИЛИ ЦИФРОВЫЕ ДАННЫЕ В ПРОТОКОЛЕ НЕ ПРИВОДЯТСЯ. |
Затем копии протоколов, составленных в краткой форме, и оригиналы отчётов отделов вкладываются в пакет и направляются в Сент-Хилл, где данные из них будут снова нанесены на графики на досках ИЦО. В Сент-Хилле еженедельно проводятся собрания руководителей, на которых подводятся итоги по этим данным и выдвигаются предложения, затем эти данные и предложения широко публикуются в краткой форме и рассылаются всем организациям для информирования их о состоянии дел во всех организациях. | Затем копии протоколов, составленных в краткой форме, и оригиналы отчётов отделов вкладываются в пакет и направляются в Сент-Хилл, где данные из них будут снова нанесены на графики на досках ИЦО. В Сент-Хилле еженедельно проводятся собрания руководителей, на которых подводятся итоги по этим данным и выдвигаются предложения, затем эти данные и предложения широко публикуются в краткой форме и рассылаются всем организациям для информирования их о состоянии дел во всех организациях. |
Целью этого является уменьшение объёма копирования документов с дан ными и ускорение линии отчётов. Эти отчёты отделов могут заменить все существующие отчёты, если в них включить все данные, даже список персонала. Такой порядок уменьшает объём протоколов рекомендательного комитета и даёт начальникам отделов все данные в сопоставлении с прошлыми данными без акцента лишь на одну неделю. | Целью этого является уменьшение объёма копирования документов с дан ными и ускорение линии отчётов. Эти отчёты отделов могут заменить все существующие отчёты, если в них включить все данные, даже список персонала. Такой порядок уменьшает объём протоколов рекомендательного комитета и даёт начальникам отделов все данные в сопоставлении с прошлыми данными без акцента лишь на одну неделю. |
Поскольку эти данные уже отражены в графиках ИЦО и во всех сущест вующих дополнительных формах отчётов, составление отчётов по отделу не должно вызывать затруднений. | Поскольку эти данные уже отражены в графиках ИЦО и во всех сущест вующих дополнительных формах отчётов, составление отчётов по отделу не должно вызывать затруднений. |
Идея состоит в том, чтобы один отдел заполнял одну форму отчётности по доходу и составлял один отчёт. | Идея состоит в том, чтобы один отдел заполнял одну форму отчётности по доходу и составлял один отчёт. |
Поскольку скоро все данные в Центре эффективности личности будут запи сываться на карточках, а не на инвойсах, то эти данные можно будет сохранять, собирая карточки в течение недели. | Поскольку скоро все данные в Центре эффективности личности будут запи сываться на карточках, а не на инвойсах, то эти данные можно будет сохранять, собирая карточки в течение недели. |
Оригиналы отчётов, запечатанные в пакеты, должны быть лёгкими, чтобы их можно было отправить авиапочтой, поэтому вес бумаги для отчётов должен быть небольшим. | Оригиналы отчётов, запечатанные в пакеты, должны быть лёгкими, чтобы их можно было отправить авиапочтой, поэтому вес бумаги для отчётов должен быть небольшим. |
Графики ОСА, отчёты одиторов, отчёты студентов и отчёты по обучению также продолжают направляться, но только в качестве приложения к отчёту отдела, причём они направляются по той же линии. Результаты тестирований, проводимых в пятницу и субботу, могут быть отправлены в ближайший поне дельник вместе с отчётами за прошлую неделю. | Графики ОСА, отчёты одиторов, отчёты студентов и отчёты по обучению также продолжают направляться, но только в качестве приложения к отчёту отдела, причём они направляются по той же линии. Результаты тестирований, проводимых в пятницу и субботу, могут быть отправлены в ближайший поне дельник вместе с отчётами за прошлую неделю. |
Поскольку графики ИЦО сохраняются и помещаются в файл и поскольку теперь на них наносятся цифровые значения, то эти графики являются прило жением к протоколам рекомендательного комитета и должны храниться именно в этом качестве: эти основные данные теперь не включаются в протоколы рекомендательного комитета. | Поскольку графики ИЦО сохраняются и помещаются в файл и поскольку теперь на них наносятся цифровые значения, то эти графики являются прило жением к протоколам рекомендательного комитета и должны храниться именно в этом качестве: эти основные данные теперь не включаются в протоколы рекомендательного комитета. |
Формы отчётов ОХС составляются и используются точно так же. | Формы отчётов ОХС составляются и используются точно так же. |
ОСНОВАТЕЛЬ | ОСНОВАТЕЛЬ |