Ниже приводятся рекомендации, процедура и оргполитика в отношении ведения документации по доходу в Сент-Хилле.

Ниже приводятся рекомендации, процедура и оргполитика в отношении ведения документации по доходу в Сент-Хилле.

У вас должен быть способ разделить все поступающие данные таким образом, чтобы вы могли быстро и кратко изложить их в отчётах.

У вас должен быть способ разделить все поступающие данные таким образом, чтобы вы могли быстро и кратко изложить их в отчётах.

Возьмём, например, инвойсы на аудиозаписи Центра распределения, Инк. Они должны помещаться в папку, как только поступают. Все данные должны помещаться в папки по поступлении, как только они получены или как только оформлен инвойс. Поэтому на корзине, в которую вы будете складывать экзем пляры инвойсов для помещения в файл, вам необходимо написать крупными буквами

Возьмём, например, инвойсы на аудиозаписи Центра распределения, Инк. Они должны помещаться в папку, как только поступают. Все данные должны помещаться в папки по поступлении, как только они получены или как только оформлен инвойс. Поэтому на корзине, в которую вы будете складывать экзем пляры инвойсов для помещения в файл, вам необходимо написать крупными буквами

в которую вы будете складывать все свои инвойсы для составления сводки в конце недели.

в которую вы будете складывать все свои инвойсы для составления сводки в конце недели.

По одной копии выписываемых вами инвойсов идёт в каждую из этих корзин. Всё, что вам необходимо для составления сводки за неделю, идёт в корзину «ПОСТУПЛЕНИЯ».

По одной копии выписываемых вами инвойсов идёт в каждую из этих корзин. Всё, что вам необходимо для составления сводки за неделю, идёт в корзину «ПОСТУПЛЕНИЯ».

Потом в конце недели (в среду? в четверг?) вам остаётся только выбрать содержимое корзины «ПОСТУПЛЕНИЯ», чтобы сделать отчёт по доходу. Для этого вам надо иметь корзину (можно картонную коробку) для каждой катего рии, по которой вам надо сделать сводку в отчёте по доходу. Вы подсчитываете сумму денег по документам из каждой коробки. А затем складываете все итого вые суммы и получаете свой отчёт.

Потом в конце недели (в среду? в четверг?) вам остаётся только выбрать содержимое корзины «ПОСТУПЛЕНИЯ», чтобы сделать отчёт по доходу. Для этого вам надо иметь корзину (можно картонную коробку) для каждой катего рии, по которой вам надо сделать сводку в отчёте по доходу. Вы подсчитываете сумму денег по документам из каждой коробки. А затем складываете все итого вые суммы и получаете свой отчёт.

Вы должны иметь в своём распоряжении папку для каждой центральной органи зации, каждого городского офиса, каждого ОХС. В эти папки и в папки, заведённые для миссий, вы помещаете каждые несколько дней содержимое корзины

Вы должны иметь в своём распоряжении папку для каждой центральной органи зации, каждого городского офиса, каждого ОХС. В эти папки и в папки, заведённые для миссий, вы помещаете каждые несколько дней содержимое корзины

Только после того, как вы поместите все документы в папки, вы подводите в каждой из них итог. У вас будет полная сводка счетов к оплате в каждой папке.

Только после того, как вы поместите все документы в папки, вы подводите в каждой из них итог. У вас будет полная сводка счетов к оплате в каждой папке.

В сводку заносятся последние данные перед отправлением любого счёта. Оформ ляйте инвойсы на все поступления в банк, о которых тот сообщает. Помещайте в эти папки организаций только то, что действительно оплачено. Всегда оформ ляйте инвойс на всё, что оплачивается, независимо от того, производится ли оплата непосредственно в организации или по банку.

В сводку заносятся последние данные перед отправлением любого счёта. Оформ ляйте инвойсы на все поступления в банк, о которых тот сообщает. Помещайте в эти папки организаций только то, что действительно оплачено. Всегда оформ ляйте инвойс на всё, что оплачивается, независимо от того, производится ли оплата непосредственно в организации или по банку.

Всегда помещайте в папки организации все копии инвойсов Центра распре деления, Инк. на отправку аудиозаписей.

Всегда помещайте в папки организации все копии инвойсов Центра распре деления, Инк. на отправку аудиозаписей.

Постоянно помещайте документы в папки. Затем каждый месяц берите папку и вписывайте в сводку о состоянии счёта следующее:

Постоянно помещайте документы в папки. Затем каждый месяц берите папку и вписывайте в сводку о состоянии счёта следующее:

1. Данные обо всех 10 процентных отчислениях, сообщаемых в отчётах реко мендательного комитета.

1. Данные обо всех 10 процентных отчислениях, сообщаемых в отчётах реко мендательного комитета.

Примечание: Каждый раз, когда вы переносите данные с инвойса или отчёта рекомендательного комитета, перечёркивайте их крест накрест. Затем оставляй те их в папке.

Примечание: Каждый раз, когда вы переносите данные с инвойса или отчёта рекомендательного комитета, перечёркивайте их крест накрест. Затем оставляй те их в папке.

Корзина

Корзина

содержит и в неё кладут следующее:

содержит и в неё кладут следующее:

Все материалы, которые должны пойти в папки организаций.

Все материалы, которые должны пойти в папки организаций.

Каждая полученная здесь форма финансового отчёта рекомендательного ко митета (без исправлений или отметок).

Каждая полученная здесь форма финансового отчёта рекомендательного ко митета (без исправлений или отметок).

Каждый инвойс, который мы выписываем на книги, отправляемые им.

Каждый инвойс, который мы выписываем на книги, отправляемые им.

Каждый инвойс, который мы выписываем на деньги, полученные ими непо средственно или по банку.

Каждый инвойс, который мы выписываем на деньги, полученные ими непо средственно или по банку.

Все формы опротестования.

Все формы опротестования.

Корзина

Корзина

содержит:

содержит:

Все данные о деньгах, действительно полученных организацией непосредст венно или по банку.

Все данные о деньгах, действительно полученных организацией непосредст венно или по банку.

Другую копию каждого инвойса, который мы выписываем на суммы, полу ченные от каждой организации напрямую или через банк.

Другую копию каждого инвойса, который мы выписываем на суммы, полу ченные от каждой организации напрямую или через банк.

Копию каждого инвойса, который мы выписываем.

Копию каждого инвойса, который мы выписываем.

Содержимое корзины

Содержимое корзины

помещается каждые несколько дней в папки соответствующих организаций.

помещается каждые несколько дней в папки соответствующих организаций.

Содержимое корзины

Содержимое корзины

распределяется по коробкам в конце каждой финансовой недели.

распределяется по коробкам в конце каждой финансовой недели.

Подсчитывается итоговая сумма в каждой коробке. Суммируются все итоговые суммы.

Подсчитывается итоговая сумма в каждой коробке. Суммируются все итоговые суммы.

Следовательно, отчёт по доходу состоит из указания категории дохода и итоговой суммы в каждой коробке, суммы всех этих итоговых сумм и количества денег, реально положенных в банк.

Следовательно, отчёт по доходу состоит из указания категории дохода и итоговой суммы в каждой коробке, суммы всех этих итоговых сумм и количества денег, реально положенных в банк.

Отчёт готовится таким образом, чтобы в понедельник он был уже у меня. Когда отчёт мною просмотрен, то он и всё содержимое коробок кладут в большой кон верт, на конверте помечают, за какую он неделю, и помещают его отдельно в файл.

Отчёт готовится таким образом, чтобы в понедельник он был уже у меня. Когда отчёт мною просмотрен, то он и всё содержимое коробок кладут в большой кон верт, на конверте помечают, за какую он неделю, и помещают его отдельно в файл.

В корзине для поступлений уже нет документов за прошедшую неделю. Они лежат в картонных коробках до тех пор, пока их не поместят в конверт. В корзине для поступлений собираются документы за текущую неделю – и всегда только за текущую неделю.

В корзине для поступлений уже нет документов за прошедшую неделю. Они лежат в картонных коробках до тех пор, пока их не поместят в конверт. В корзине для поступлений собираются документы за текущую неделю – и всегда только за текущую неделю.

Ни одна неполная сводка не может высылаться организациям. Я должен видеть сводки о состоянии счетов каждой организации, прежде чем они могут быть переданы для снятия копий.

Ни одна неполная сводка не может высылаться организациям. Я должен видеть сводки о состоянии счетов каждой организации, прежде чем они могут быть переданы для снятия копий.

Не допускается никакой переписки ни с одной организацией, за исключением переписки с Центром распределения, Инк. – и то лишь для получения полного собрания магнитофонных записей.

Не допускается никакой переписки ни с одной организацией, за исключением переписки с Центром распределения, Инк. – и то лишь для получения полного собрания магнитофонных записей.

Я сам произвожу все действия по сбору средств. Всё, что я хочу, – это сводки с полной информацией.

Я сам произвожу все действия по сбору средств. Всё, что я хочу, – это сводки с полной информацией.

Отделение дохода – это та секция, которая занимается записью и сбором данных, составлением счетов к оплате, помещением денег в банк и банковскими документами. Это не деятельность по сбору денег.

Отделение дохода – это та секция, которая занимается записью и сбором данных, составлением счетов к оплате, помещением денег в банк и банковскими документами. Это не деятельность по сбору денег.

Секция файлов в отделении дохода существует для того, чтобы работать со всем, что перечислено ниже:

Секция файлов в отделении дохода существует для того, чтобы работать со всем, что перечислено ниже:

1. С папкой на каждую организацию кредитора.

1. С папкой на каждую организацию кредитора.

Папка организации содержит:

Папка организации содержит:

1. Сводку о состоянии счёта Всемирной организации. И все предшествующие сводки.

1. Сводку о состоянии счёта Всемирной организации. И все предшествующие сводки.

Мы составляем сводки о состоянии счёта для центральной организации или городского офиса следующим образом:

Мы составляем сводки о состоянии счёта для центральной организации или городского офиса следующим образом:

1. Пишем вверху «Накопленная задолженность».

1. Пишем вверху «Накопленная задолженность».

Одно то, что вы высылаете организации счёт, не причина подсчитывать итоговые суммы.

Одно то, что вы высылаете организации счёт, не причина подсчитывать итоговые суммы.

Сводка о состоянии счёта ОХС как организации содержит:

Сводка о состоянии счёта ОХС как организации содержит:

1. Наверху – накопительно общую сумму всех долгов и расходов, с одной стороны, и средств на счету, с другой.

1. Наверху – накопительно общую сумму всех долгов и расходов, с одной стороны, и средств на счету, с другой.

Если сводки сейчас не отражают этих данных, начните, по крайней мере, вести текущие сводки без подведённых итогов вверху. Это позволит избежать завала.

Если сводки сейчас не отражают этих данных, начните, по крайней мере, вести текущие сводки без подведённых итогов вверху. Это позволит избежать завала.

С завалами справляются путём помещения документов в файлы, а не путём внесения записей. После того как вся процедура помещения в файл выполнена согласно тому, что описано выше, составляйте полную сводку о состоянии счёта.

С завалами справляются путём помещения документов в файлы, а не путём внесения записей. После того как вся процедура помещения в файл выполнена согласно тому, что описано выше, составляйте полную сводку о состоянии счёта.

Никогда не делайте записей, прежде чем вы поместите документы в папки.

Никогда не делайте записей, прежде чем вы поместите документы в папки.

Никогда не сокращайте и ничего не добавляйте к процедуре, приведённой выше.

Никогда не сокращайте и ничего не добавляйте к процедуре, приведённой выше.

В отделе дохода не должно быть никаких дополнительных «книг», файлов, системы обозначений. Если они существуют, то что-то делается неправильно.

В отделе дохода не должно быть никаких дополнительных «книг», файлов, системы обозначений. Если они существуют, то что-то делается неправильно.

Отсутствие данных и этой системы обойдётся Всемирному ОХС в очень крупную сумму. А без денег никто во Всемирном ОХС не сможет получить зарплату, даже бухгалтерия.

Отсутствие данных и этой системы обойдётся Всемирному ОХС в очень крупную сумму. А без денег никто во Всемирном ОХС не сможет получить зарплату, даже бухгалтерия.