There is an old term called „Completed Staff Work“ which we will now employ in order to reduce Dev T and increase speed of action.

Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно и который мы будем теперь использовать для того, чтобы уменьшить дев-ти и увеличить скорость выполнения действий.

The term „Completed Staff Work“ means-an assembled package of information on any given situation, plan or emergency forwarded to me sufficiently complete to require from me only an „Approved“ or „Disapproved“.

Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная мне подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от меня требовалось только отметить: «одобрено» или «не одобрено».

Here is what slows down approval and action and develops traffic: Somebody sends me a skimpy piece of information and demands a solution. As more information is required than is presented, I must then take over the person’s Hat and assemble the missing data using my own time and lines. I must then dream up a solution and then order an action to be taken. This causes a slow-down on any action, causes my lines, already loaded, to be used for information assembly and brings about a feeling of emergency. My pending basket overloads and confusion results. This would be called „Incomplete Staff Work“. It is incomplete because I have to complete it by:

А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создает излишнее движение: кто-то посылает мне недостаточную информацию и требует решения. Поскольку мне необходимо больше информации, чем представлено, я вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и свои собственные линии. Я вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что мои линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Моя корзинка с надписью «отложено» переполняется, и в результате возникает неразбериха. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника».

1. Assembling the data necessary for a solution;

Она не закончена потому, что я должен закончить ее, делая следующее:

2. Dreaming up the solution based on written data only;

1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.

3. Issuing orders rather than approving orders.

If you are mad at your boss you can always ruin him with „Incomplete Staff Work“. You forward him a fragment of alarming data without collecting the whole picture. This makes him do a full job of information collection. You give him no recommended solution. This makes him have to achieve a solution by remote examination of data; such solutions are often wrong as they are made without full data. Then you make him issue arbitrary and forceful orders that may ARC break some area and hurt his reputation. That’s how to get even with a boss. And even if there’s no intention of harming him, sending „Incomplete Staff Work“ to your boss does harm him by making him send for information - getting despatches on already crowded lines, by making him guess at the situation, by making him cook up solutions which may be unreal, and by thrusting him into the role of an arbitrary tyrant.

Now that we’ve seen the negative side, let us examine the positive side.

Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда уничтожить его «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сборуинформации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведенном на расстоянии: такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые в некоторых районах могут привести к разрывам АРО и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, заставляя его запрашивать информацию - направляя послания по уже загруженным линиям, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.

„Completed Staff Work“ is an assembled despatch or packet which:

Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.

1. States the situation

«Законченная работа сотрудника» - это подборка информации в виде послания или пакет, в которых:

2. Gives all the data necessary to its solution

1. Излагается ситуация.

3. Advises a solution; and

4. Contains a line for approval or disapproval by myself with my signature.

If documents or letters are to be signed as part of my action, they should be part of the package, all ready to sign, and each place they have to be signed is indicated with a pencil mark with a note in the recommendations saying signatures are needed.

Wrong example: A despatch from Canada saying „Central Organization here is spending large amounts“. Look what I now have to do. I have to find out what is meant by „large amounts“, who is doing it, if it is dangerous, figure out a way to curtail it and issue orders about it. None of this is my Hat. I am being forced to wear the Hat of the informing person.

Если частью того, что я должен делать, является подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, должно быть указано, что необходимы подписи.

Right example: I receive a packet (cable is no good and delays the situation’s being handled as many more cables will be needed). This packet is covered with a despatch which says:

„145CA. Central Organization here fast approaching insolvency. Data enclosed. I recommend: Director of Materiel be transferred to the post of Ext. Course Director that is now empty and that Jules Bentley be hired on the Dir. Mat. post at 25 units; that the Assn. Sec. be reprimanded for bad financial management and be ordered to budget his outgo; that a purchase order system be enforced; that a staff member ordering anything without permission have the item deducted from his pay; that the Dir. of PrR. be given lessons in letter writing.

В послании из Канады говорится:

Approved ___________ Disapproved ___________

«Местная центральная организация тратит много денег». Посмотрите, что я теперь вынужден делать. Я вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы но этому поводу. Ничто из этого не является моей шляпой. Меня заставили носить шляпу информирующего меня человека.

Attached are copies of Ad Comm reports showing insolvency, a summary of amounts spent in last two months, a summary of income for last two months, a list of trivial items bought lately at high cost.

Я получаю пакет (телеграмма не подойдет, она замедляет урегулирование ситуации, так как потребуется еще очень много телеграмм). В сопроводительном послании говорится:

What I do then is check the approval line and sign. A cable is sent by my Communicator: „145CA2 OK best = Ron“. The whole packet is airmailed back. But you must ask in your despatch to have a cable reply if you consider it that urgent.

«145КА1*145КА: В примере использовалось 145-ое по счету послание из канадского офиса. Данная система нумерации более подробно описана в томе 1 КРО..

On receipt of the cable the HCO Sec Canada issues the local Sec EDs and takes the other needed actions.

Местная центральная организация быстро приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются.

Action could occur because the data, solutions and orders were all assembled as „Completed Staff Work“.

Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела заочных курсов, который сейчас пустует.

If you want to hold down your post or project don’t insist on my collecting the data you should collect, dream up the solution you, more familiar with the scene, should achieve, and don’t put me in a position of issuing unreal orders you can’t then carry out.

Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 25 условных единиц.

We are a big team and a good one. I know any error on this in the past has occurred because you didn’t know exactly what I wanted.

Секретарю ассоциации сделать выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.

„Completed Staff Work“ is what I want. Then you have your Hat, you can do more to help, and our lines can stay freer and faster.

Внедрить систему заказов на приобретения; у штатного сотрудника, заказывающего что-либо без разрешения, вычитать стоимость этого товара из зарплаты.

There have been good examples of this in the past. Let’s make the circumstances more general.

С начальником отдела продвижения и регистрации провести занятия по написанию писем.

If you get the letters CSWP on an item it means „Complete the Staff Work, Please“.

Одобрено __________ Не одобрено ___________

Подписано: Джейн, Секретарь ОХС Канады».

Прилагаются копии докладов показывающие неплатежеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.

И следующее, что я делаю, это ставлю пометку на строчке для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму:

«145КА2: Одобряю. Всего хорошего, Рон».

Весь пакет высылается обратно авиапочтой. Но вы должны попросить в своем послании ответить телеграммой, если считаете, что это очень срочно.

По получении телеграммы секретарь ОХС Канады выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.

Поскольку данные, решения и приказы были все собрата в виде «законченной работы сотрудника», действие стало возможным.

Если вы хотите удержать свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы я собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы - человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте меня в положение человека, выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.

Мы большая и хорошая команда. Я знаю, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего я хотел.

«Законченная работа сотрудника» - вот чего я хочу. В этом случае у вас есть ваша шляпа, вы можете делать больше, для того чтобы помогать и наши линии могут оставаться более свободными и более быстрыми.

Этому были хорошие примеры в прошлом. Давайте сделаем это правилом. Если на послании, которое вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «закончите работу сотрудника, пожалуйста».