Наиболее общей причиной появления лишних связей является:

Штатный сотрудник пишет депешу самому себе, но отправляет ее кому-то другому.

Самая обычная причина послания, направленного НЕ ПО СТАНДАРТНЫМ ЛИНИЯМ, следующая:

Пример: Регистратор пишет послание и к ответственному секретарю организации, спрашивая, как провести часть деловых встреч. Это искусственно созданная работа, так как это лишняя связь. Почему это лишняя связь? Штатный сотрудник, ответственный за увеличение числа интервью — это регистратор, а не ответственный секретарь. Поэтому запрос будет направлен к регистратору и направлять его кому-то другому неправильное направление. Информировать ответственного секретаря «Я делаю так-то и так-то, чтобы увеличить число интервью», вполне можно, но это корреспонденция, содержащая сообщение, не требующее ответа. По правилам, вопрос об увеличении числа интервью должен быть направлен к регистратору. Таким образом, в данном примере обращение должно быть от регистратора к регистратору.

Штатный сотрудник пишет послание себе, но направляет его кому-либо ещё.

Когда штатный сотрудник производит массу корреспонденции, касающейся его должности, она обычно отправляется по неправильному адресу, если она направлена кому-то другому, кроме него самого. Так кто же еще оденет эту шляпу? Не ответственный или ассоциированный секретарь. Не секретарь ОХС. Только данный штатный сотрудник, сам или сама.

Пример: Регистратор пишет послание секретарю организации, спрашивая, как ему выполнить квоту по количеству интервью. Это ИСР, потому что это направлено не по стандартным линиям. Почему это направлено не по стандартным линиям? Штатный сотрудник, ответственный за увеличение количества интервью, – это регистратор, а не секретарь организации. Поэтому это послание должно быть направлено регистратору, и направлять его кому-либо ещё – это неправильное направление. Проинформировать секретаря организации: «Я делаю то-то и то-то, чтобы увеличить количество интервью» – это вполне в порядке вещей, но это послание, содержащее доклад, которое не требует никакого ответа. Правильное направление запроса об увеличении количества интервью – это направление его регистратору. Поэтому в вышеприведённом примере направление должно быть от регистратора к самому регистратору.

Порядочное число людей в организациях думают, что штатные сотрудники, стоящие над ними, также одевают их шляпы. Это определенно не так. Секретарь по Ассоциации или ответственный секретарь не носит никакую другую шляпу из организации. Если он это делает — значит он неважный организатор. И если он позволяет сотрудникам давить на него, он немногого стоит как руководитель.

Когда штатный сотрудник пишет много посланий относительно своего поста, они обычно неправильно направлены, если они идут к кому-либо, а не к нему самому. Поскольку кто же ещё должен носить эту шляпу? Не секретарь организации и не секретарь ассоциации. Не секретарь ОХС. Только сам штатный сотрудник.

Вы можете обнаружить людей, боящихся ответственности, или ее последствий более обычного, которые действуют посредством массы депеш, посылаемых другим, которые на самом деле должны быть направлены только к данному сотруднику или сотруднице.

В организациях довольно многие люди думают, что штатные сотрудники, которые выше их по оргсхеме, также носят их шляпы. Это совершенно неправильно. Секретарь ассоциации или секретарь организации не носит все остальные шляпы в организации. Если он это делает, он довольно плохой организатор. И если он позволяет сотрудникам заставлять его делать это, его трудно назвать лидером.

Это цифры в недельных листах отчетности, объемы совершенной работы, подведение итогов, которые сообщают другим о шляпе, активности и эффективности персоны, носящей её. Ответственному или ассоциированному секретарю необходимо взглянуть только на эти доклады, а не на его корзину для входящих, чтобы узнать, что работа идет. То, что другие должны обращаться к нему за помощью в их работе, может дать ему почувствовать себя главным и ответственным, но, несомненно, наличие «что мне делать», порхающих вокруг главы организации днем и ночью, не сделает организацию сильнее. Существуют люди, которые делают свое дело без массы ненужных посланий о том, как ее делать, что решить, как думать. Также, существуют люди, которые работают, не вовлекая никого другого в проблемы.

Вы можете выявить людей, которые боятся ответственности или последствий самых обычных своих действий, по числу посланий, которые они отсылают другим людям, тогда как они должны были пойти только к самому сотруднику.

О шляпе, о деятельности и об эффективности человека, носящего шляпу, говорят цифры в еженедельном отчёте, объём выполненной работы, краткий обзор результатов. Секретарю ассоциации/секретарю организации нужно только посмотреть на эти данные, а не в свою корзину для входящей коммуникации, чтобы узнать, выполняются ли обязанности постов. То, что другие должны приходить к человеку за помощью в выполнении своей работы, может дать ему возможность почувствовать себя важным и ответственным, но очевидно, что сильной организации не получится, если день и ночь к главе организации обращаются с вопросом: «Что мне делать?». Существуют люди, которые выполняют свою работу без множества ИСР, касающегося того, как её делать, что решить и что думать. И существуют люди, которые выполняют свою работу, не создавая проблемы для всех остальных.

Это другой тип искусственно созданной деятельности, с которой сталкиваются люди. И это источник коммуникации*вп: связей, которая должна происходить от кого-то другого.

Это происходит под разными предлогами. Вы видите это в традиционной форме в Академиях, где некоторые студенты всегда задают вопросы «с тем, чтобы поняли другие». Сам студент или студентка понимают инструктора, но задают вопросы, «чтобы другие тоже поняли». Это, конечно, студенты, пытающиеся одеть шляпы инструкторов или студенческие шляпы других студентов. Обычно я выявляю таких и сразу останавливаю вопросом: «Вы спрашиваете, потому, что не поняли вы, или потому, что вы думали, что не поняли другие?»

Встречается также другой тип ИСР. И это инициирование сообщения, которое должно было исходить от кого-то другого.

Такие студенты могут страшно затянуть учебный процесс, не принося никому ни капли помощи.

Это может выглядеть по-разному. В обычном виде это встречается в академиях, где какой-нибудь студент постоянно задаёт вопросы, «чтобы остальные поняли». Сам студент понял инструктора, но задаёт вопрос, «чтобы остальные тоже поняли». Конечно же, этот студент пытается носить шляпу инструктора или шляпу другого студента. Я обычно обнаруживаю это и прерываю это сразу же, спросив: «Вы спрашиваете это, потому что вы этого не поняли или потому что вы думаете, что остальные этого не поняли?»

Штатные сотрудники иногда пытаются создать дополнительную к своей собственной шляпу. Это легко обнаружить. Послания, имеющие дело к Академии, но отправленные из Центра руководства Хаббарда, и т.д.

Такой студент может ужасно затянуть время учёбы, не оказав кому-либо ни малейшей помощи.

Такие послания обычно не по адресу. Они направлены в головной отдел или секретарю ОХС, или куда-нибудь еще. Попытка поднять все это обречена на провал, так как это двойная путаница. Автор не должен был его создавать, и он не должен был посылать его в другое место, если он или она все-таки написали его. Если ЦРХ думает, что он одел шляпу Академии, тогда депеши должны идти только в Академию и никуда больше. В конце концов, посылайте это шляпе, которой это наиболее касается.

Штатный сотрудник время от времени инициирует послания, которые должны исходить от какой-то другой шляпы, а не от его. Это легко обнаружить. Послание касается академии, но идёт из НЦХ и так далее.

Еще большую путаницу дает «перепрыгивание» через организацию — а именно — штатные сотрудники НЦХ создают послание для Академии и посылают его в, скажем, национальную центральную организацию. В другой организации незнакомство с руководством организации-отправителя может послужить причиной действий. Не было замечено обращения ЦРХ к Академии, когда предпринятые действия отличны от возвращения послания неправильного происхождения отправителю, могут случиться большие неприятности. Итогом их будет то, что отправитель получит проблему в работе, которую делает.

Такое послание также обычно неправильно направлено. Оно направлено главе отдела, или секретарю ОХС, или кому-нибудь ещё. Пытаться делать что-то с таким посланием – ужасная работа, так как это двойная путаница. Адресант не должен был этого писать, а если уж он это сделал, он должен был послать это в другое место. Если НЦХ полагает, что он должен носить шляпу академии, тогда послание должно идти в академию и никуда более. По крайней мере пошлите это тому, чьей шляпы это касается более всего.

Пример. Штатный одитор предложил асс. секретарю, чтобы студенты лучше обучались 8-С ввиду последней ошибки в НЦХ.*вп: Штатный одитор заявил асс. секретарю, что студенты хуже обучались 8-С из-за последней ошибки ЦРХ. Асс. секретарь набросился на начальника отдела обучения. Начальник отдела обучения в частном порядке втоптал штатного одитора в грязь.

Это запутывается ещё больше, когда это переходит в другую организацию: то есть штатный сотрудник, работающий в НЦХ, пишет послание вместо академии и посылает его, скажем, в центральную организацию всей страны. В другой организации незнакомство с оргсхемой организации, откуда идёт послание, может привести к тому, что будут предприняты какие-нибудь действия. Там не замечают, что за академию говорит НЦХ.

Злость, чувствующаяся в организациях, обычно имеет началом такие лишние послания не по адресу.

Когда предпринимается какое-либо иное действие, нежели отсылка послания, не относящегося к шляпе, обратно адресанту, в результате может произойти невероятное количество бедствий. Самое меньшее из зол, которое может произойти, – проблемы у того, кто это послал, когда будут предприняты меры на основании этого послания.

В верхнем примере штатный одитор должен настоятельно обсудить основу ошибки НЦХ с начальником отдела одитинга, который затем обсудил бы основу ошибки НЦХ с начальником отдела обучения. Тогда был бы шанс устранить ее. Видите ли, недостающие данные, люди, отправляющие послания не по адресу, обычно указывают неправильную причину. В примере выше, возможно это был просчет сертификационной службы, а не Академии в целом. Человек может утонуть в море ошибок, содержащихся в таких лишних посланиях. По существу, что беспокоит правительства по поводу их зависимости от докладов шпионов, полицейских сообщений и т.д.? Докладывающие люди не одевают шляпу, которая должна быть исходной точкой.

Пример: Штатный одитор предлагает секретарю ассоциации, чтобы студентов лучше обучали 8-К ввиду недавней грубой ошибки в НЦХ. Секретарь ассоциации накидывается на начальника отдела обучения. Начальник отдела обучения, встретив штатного одитора в укромном месте, размазывает его по стенке.

Когда штатные сотрудники не пишут сами, когда следует, это вероятно, появится в докладах Центра информации Организации и в чрезвычайных сообщениях. Это будет сделано путем одевания шляпы на место, одитинга или перестановки персонала, а не путем посланий, имеющих неправильную отправную точку.

Нездоровая атмосфера в организациях обычно проистекает от этих посланий, не относящихся к шляпе.

Знаете ли Вы, что Вы сможете прервать послание с ошибочными мыслями прямо сейчас и таким образом уменьшите количество неправильных мыслей? Попытайтесь как-нибудь. Конечно, не вся ненужная корреспонденция ошибочна.

В вышеприведённом примере этот штатный одитор должен был бы настоятельно обсудить этот вопрос с начальником отдела процессинга, обосновывая это наличием грубой ошибки в НЦХ, который бы обсудил этот вопрос с начальником отдела обучения, всё так же обосновывая это наличием грубой ошибки в НЦХ. Тогда есть вероятность, что ситуация будет исправлена. Понимаете, не располагая достаточными данными, человек, который пишет послание, не относящееся к шляпе, обычно находит неверную причину. В вышеприведённом примере могла быть вина секции сертификатов, а вовсе не академии. С этими посланиями, не относящимися к шляпе, можно потонуть в море ошибок. Правительства терпят неприятности, в сущности, из-за своей зависимости от докладов шпионов, полиции и так далее. Человек, который пишет доклад, не носит шляпу, от которой должно было исходить послание.

Часть посланий такого типа конечно относится к чужим зонам. Перз пишет для Сиднея или Лос-Анжелес творит для Нью-Йорка. Или асс. секретарь Лондона (как произошло годы назад) работает только в Австралии. Или ЛА получает корреспонденцию только из Невады. Здесь это выглядит таким образом, что кто-то работает в неправильной области или только для части своей собственной зоны. В меньших масштабах, штатный сотрудник, делающий только часть своей работы, дает сходный результат и другой версией этого является кто-то, делающий работу другого штатного сотрудника.

Когда штатный сотрудник не пишет послание сам, когда он должен это сделать, это проявится в докладах ИЦО и в чрезвычайных ситуациях. С этим можно справиться, надевая на человека шляпу, проводя одитинг или осуществляя перемещения персонала, а не посылая послания, не относящиеся к шляпе.

Чужая работа или ненужные послания могут дать чудовищно много искусственно созданной работы — что никогда не радует.

Знали ли вы, что вы можете оставить без внимания послание, содержащее энтэту, и таким образом немедленно уменьшить количество энтэты? Как-нибудь попытайтесь это сделать.

Конечно же, не все послания, не относящиеся к шляпе, – энтэта.

Устаревшая оргсхема может быть причиной ИСР.

В этот тип энтэты входят, конечно, послания, не относящиеся к данной области. Перт пишет вместо Сиднея. Лос-Анджелес пишет вместо Нью-Йорка. Или секретарь ассоциации Лондона (как произошло много лет назад) занимается делами только в Австралии. Или Лос-Анджелес получает преклиров только из штата Невада. В этом случае можно увидеть, что кто-то работает не на свою область или только на часть всей своей области. В меньшем масштабе, штатный сотрудник, который делает только часть своей работы, приходит к похожему результату. И другой вариант этой же ситуации – когда кто-то делает работу другого штатного сотрудника.

Персонал, который не имеет хорошей оргсхемы не может помочь и делает ИСР.

Послания или работа, не относящиеся к шляпе, производят огромное количество ИСР – не всегда приятного.

Оргсхема — это то, что мы используем вместо листа назначений внутри организации. Если чего-то не было установлено на оргсхеме — этого назначено не будет. Почему? Потому, что назначение на должность эффективно только тогда, когда оно включилось в работу. Никто не знает об этом назначении, каким образом может появиться что-то кроме ИСР?

Таким образом, первоочередными пунктами предотвращения искусственно созданной работы являются:

Устаревшая оргсхема может вызвать ИСР.

1. Хорошо сделанная оргсхема.

Персонал, у которого нет хорошо сделанной оргсхемы, не может не производить ИСР.

Внутри организаций мы используем оргсхему вместо списков назначений персонала. Если что-то не вывешено на оргсхеме, то назначения не было. Почему? Потому что назначение имеет силу только тогда, когда работу этого поста будут к нему направлять. Если никто не знает о назначении, тогда каким образом может произойти что-нибудь, кроме ИСР?

Поэтому самыми важными средствами против ИСР являются:

1. хорошо сделанная оргсхема;

Большое количество искусственно созданной работы появляется вследствие того, что некоторые люди недостаточно сознают, что организация действительно существует. Они думают: «Мы все здесь вместе работаем». Они не осознают в полной мере, что все в организации делают работу, а не отдыхают.

Никто так страстно не стремится реорганизовать все, как новые сотрудники, которые еще должны открыть для себя оргсхему и ее цели.

Всегда поток искусственно созданной работы будет исходить от кого-то, кто:

• Не знает оргсхемы хорошо.

Множество ИСР происходит потому, что некоторые люди недостаточно осознают, что организация существует. Они думают: «Мы работаем все вместе». Они не осознают, что у каждого своя работа, отличная от работы всех остальных.

Никто так не жаждет всё реорганизовать, как новый штатный сотрудник, которому ещё предстоит открыть для себя оргсхему и её цели.

Очевидно, чтобы уменьшить количество ИСР и сохранять содержимое корзины, нужно:

Существует поток ИСР от любого, кто:

• Иметь законченную и хорошо сделанную оргсхему, современную и известную.

1. не знает оргсхему достаточно хорошо и кто

В противном случае люди будут идти по ложному пути — посылая их собственные кусочки работы другим и вводя в заблуждение давая неправильные направления.

Очевидно, чтобы сократить ИСР и иметь нормальное количество документов в корзине для входящей коммуникации, следует:

1. обеспечивать своевременное обновление и знание заполненной ихорошо сделанной оргсхемы;

Когда есть хорошая оргсхема с установленной целью каждого поста, и предмет в целом изучен персоналом, длинные и сложные шляпы становятся менее важными.

Шляпы, когда они завершены - важны и в цене.

В противном случае люди будут постоянно направлять коммуникацию неправильно – отсылая свою работу другим и забрасывая посланиями не тех людей, которым эти послания нужно направлять.

Но знали ли Вы, что член персонала будет работать наилучшим образом, если он должен развивать свою шляпу перед тем, как он усиленно изучает это *прим.ред.: оргсхему? или после?

Способ сделать это — на пластилиновом столе.

При условии, что есть хорошая оргсхема, на которой отражена цель каждого поста, и всё это хорошо известно сотрудникам, снижается важность длинных и сложных шляп.

Возьмите самое фундаментальное утверждение в работе члена — законченное, простое утверждение. Затем дайте работнику персонала:

Шляпы – полные шляпы – являются важными и ценными.

1. Проработать организацию в отношении к району деятельности и публике в пластилине.

Но знаете ли вы, что дела у штатного сотрудника будут идти лучше всего, если ему придётся изобретать собственную шляпу до того или после того, как он её изучит?

Это можно сделать на столе для пластилиновых демонстраций.

Возьмите какое-нибудь базовое утверждение относительно того, в чём заключается работа этого штатного сотрудника, – завершённое, простое утверждение. Затем сделайте так, чтобы штатный сотрудник:

После того, как сотрудник сделал это (помечая каждый кусок всего, что он сделал), и затем сделал (1), (2), (3) опять большинство этих волнений и неясностей, которые становятся причиной искусственно созданной работы уйдет.

а) проработал в пластилине то, каким образом организация связана с районом деятельности и с публикой;

И это окупает потраченное время увеличением эффективной мощности и сокращением искусственно созданной работы.

б) проработал в пластилине то, каким образом его работа связана с остальной частью организации;

Очень мало искусственно созданной работы получается, если есть сноровка и основное намерение. Это просто смесь неясностей и боязни что-то сделать.

в) проработал в пластилине то, каким образом его работа связана с его работой и с ним самим.

После того как штатный сотрудник сделает это (наклеив ярлык на каждую часть того, что он делает), а затем сделает (а), (б) и (в) снова, большая часть его неправильного понимания или незнания, которые вызывают ИСР, уйдёт.

И потраченное время вернётся сторицей, так как результаты возрастут, а ИСР уменьшится.

Очень мало ИСР вызвано испорченностью или злыми намерениями. ИСР – это всего лишь накопившиеся а) незнание, б) боязнь делать что-то.

Избавьте людей от этого.