Внутри организационное послание - это вещь простая. Если вы хотите, то вы можете сохранить копию, но уходит и возвращается только один экземпляр (оригинал).

Собрания персонала должны проводиться в организации вечером каждый первый вторник месяца.

Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ а НЕ человеку. (Если этот человек сменит свой пост или покинет организацию, а вы адресуете послание посту, то его получит новый сотрудник на этом посту; но если вы адресуете послание человеку, а этот человек уйдёт с работы, то сообщение не смогут получить и обработать.)

Председателем на собрании персонала всегда был и должен оставаться Исполнительный директор или его заместитель - коммуникатор ЛРХ.

Пишите послание (содержащее информацию или рекомендацию) следующим образом:

Последовательность рассмотрения вопросов на таком собрании должна быть такой:

Пример:

Прийти к соглашению по вопросам, имеющим отношение к персоналу и должностным обязанностям, а также позволить штатным сотрудникам высказать по этим вопросам свое мнение. Предложить на рассмотрение руководителям организации изменения в деятельности по продвижению, уходу за организацией, а также изменения, связанные с организационной деятельностью.

Для того чтобы любое решение персонала стало таковым, необходимо присутствие большинства штатных сотрудников, в противном случае кворума не будет. Чтобы принять или наложить решительный запрет на любое решение персонала, требуется большинство голосов собравшихся. В случае равного разделения голосов, и только в этом случае, голосует председатель.

Председатель может применять на собрании персонала «Правила о порядке» Роберта, когда возникает необходимость сделать собрание официальным, а может и не применять, но рассматриваемые на собрании персонала вопросы ни в коем случае не должны обсуждаться медленнее из-за введения этих правил с целью придания собранию официальности.

Администратор по снабжению

Решения собрания персонала должны заноситься в протокол. Прежде чем стать законом, протокол передается рекомендательному совету для сведения и подается на одобрение Исполнительному директору.

(дата)

Особые собрания персонала, проводимые внеурочно, могут быть созваны (1) Исполнительным директором или его заместителем, коммуникатором ЛРХ, либо (2) штатным сотрудником, который должен оповестить о своем желании за три дня до собрания, поместив объявление на доску дляобъявлений в коммуникационном центре организации с указанием времени (не рабочее время) и точной последовательности рассмотрения вопросов, которые нужно рассмотреть на собрании. Собрание будет созвано только в том случае, если большинство штатных сотрудников подпишет это объявление или поставит на нем свои инициалы. Ни одно собрание, на котором не присутствует большинство штатных сотрудников и на котором не председательствует Исполнительный директор или его заместитель, коммуникатор ЛРХ, не имеет законной силы. Решения особых собраний должны идти по обычным каналам.

Уважаемый,

Секретариат исполнительного директора должен вести и печатать все протоколы собрания персонала.

Ваш заказ от... (сообщение).

(вежливое окончание)

Подпись'''

Секретарь местного ОХС

(дата)

Уважаемый,

Пожалуйста, проследите, чтобы... (приказ или запрос).

(вежливое окончание)

Подпись'''

Получатель работает с посланием и хранит его у себя до тех пор, пока полностью не сделает всё, о чём в нём говорится. Если это дело требует нескольких дней или недель, вы можете направить отправителю послание, что вы разбираетесь с тем-то и тем-то и что вы завершите работу над этим в течение такого-то времени - но храните оригинал послания у себя до тех пор, пока дело не будет сделано, а затем верните его отправителю, пометив «СДЕЛАНО». Не возвращайте оригинал с пометкой «этим занимаются». Оригиналы возвращаются только с пометками «СДЕЛАНО» или «не может быть сделано». Иначе общение остаётся незавершённым.

Отвечая на послание, поставьте дату своего ответа. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме исполнительных секретарей, не должны отдавать секретарю печатать свои послания, за исключением случаев, когда послание большого объёма.

Ниже приведены цвета бумаги, соответствующие отделениям:

Отделение 1, ОХС - золотая;

Отделение 2, ОХС - светло-розовая или фиолетовая;

Отделение 3 - тёмно-розовая;

Отделение 4 - зелёная; Отделение 5 - серая;

Отделение 6 - канареечная или светло-жёлтая;

Отделение 7 - голубая или белая.

Белая бумага также используется для писем, направляемых в район деятельности или в коммерческие компании, а также для записей на совещаниях. Кроме того, белая бумага используется для рукописей и исследовательских заметок.

Копии писем делаются на бумаге цвета того отделения, из которого исходит письмо.

Если у вас есть просьба, изложите её письменно. Не надо ходить к человеку и ожидать, что он будет держать вашу просьбу в голове. Сотрудник не должен являться лично или лично приносить послание другому сотруднику, за исключением сведённых к минимуму реальных встреч. Немногие случаи требуют встреч. 99 процентов организационных дел можно решить посредством посланий.

В коммуникационном центре находится корзина для каждого штатного сотрудника. На каждой корзине - бирка с именем сотрудника и, ниже, с наименованием его поста или постов. Каждый сотрудник отвечает за доставку своих собственных посланий в соответствующие корзины и за ежедневную выемку адресованных ему посланий. Не забывайте забирать адресованные вам послания по крайней мере дважды в день (один раз утром и один раз во второй половине дня - составьте себе расписание сами). И не позволяйте посланиям скапливаться в вашей корзине.

В больших организациях, наряду с общим коммуникационным центром, могут быть созданы и коммуникационные центры отделений. В этом случае в общем коммуникационном центре может быть по одной корзине для каждого отделения плюс корзина для JI. Рона Хаббарда и корзина для писем внешним организациям. Коммуникационный центр каждого отделения помещается в рабочей зоне отделения и содержит по одной корзине для каждого штатного сотрудника этого отделения плюс корзину для входящей и исходящей из отделения корреспонденции. Курьер ОХС, отвечающий за послания, доставляет их в корзины для входящей корреспонденции и забирает послания из корзин для исходящей корреспонденции и доставляет их в корзины коммуникационного центра. Секретарь секретаря отделения отвечает за распределение посланий из корзины для входящей в отделение корреспонденции по корзинам штатных сотрудников.

Будьте в курсе всех изменений постов. При изменениях в оргсхеме происходят изменения, связанные с корзинами центра связи. Всегда будьте в курсе того, кто на каком посту находится, чтобы вы всегда знали, в чью корзину пойдёт послание, когда вы его доставляете. Если вы не уверены, проверьте по оргсхеме.

Вы должны обрабатывать свои послания каждый день. Не позволяйте им заваливать вас. Когда кто-то направляет вам послание, ответьте. Не создавайте себе репутацию типа: «Я не решаюсь отправить такому-то и такому-то послание, потому что я не знаю, когда я получу ответ и получу ли я его вообще». НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ АДРЕСОВАННЫЕ ВАМ СООБЩЕНИЯ БЫЛИ ПОХОРОНЕНЫ В ВАШИХ КОРЗИНАХ. Когда вы позволяете адресованным вам сообщениям (или письмам) скапливаться на вашем столе, вы в действительности перерезаете коммуникационные линии организации и тем самым урезаете свою зарплату.

Секретари, печатающие письма, всегда должны заботиться о том, чтобы копия ответа, напечатанная под копирку, была прикреплена поверх пришедшего письма степлером - не пользуйтесь скрепками для бумаг. Отвечая на письма, отвечайте на заданные вопросы. Давайте ту информацию, которая запрашивается. Используйте при этом принцип постепенности. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ БЕЗ ОТВЕТА ЗАДАННЫЕ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов, найдите их.

Назначение секретарской подсекции - печатать ответы на письма. Практически все послания внутри организации могут быть написаны от руки: это экономит время, которое потребовалось бы на надиктовку этих посланий на плёнку (поскольку вы их пишете сами), а также экономит время человека, записывающего содержание плёнки на бумагу, и даёт ему возможность отвечать на письма. Поддерживайте общение с другими штатными сотрудниками и с нашими корреспондентами. Если вы не обрабатываете надлежащим образом адресованные вам послания, не отвечаете отправителю, то, как я сказал выше, вы урезаете свою собственную зарплату.