To save time and money and to increase understanding and ease of handling communications a precise cable designation system is necessary.

Внутриорганизационное послание - вещь простая. Если вы хотите, вы можете сохранить копию, но только один экземпляр (оригинал) уходит и возвращается.

Smooth HCO Communication depends upon close adherence.

Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ, а НЕ определенному лицу. (Если этот человек изменит свой пост или уйдет с работы, а вы адресуете послание посту, то его получит новый сотрудник на этом посту; но если вы адресуете его определенному лицу, то если этот человек уйдет с работы, сообщение не смогут получить и обработать).

Пишите послание (содержащее информацию или совет) следующим образом:

All cable messages between and amongst HCO Offices must be consecutively numbered from each office.

Пример:

The numbers begin January first of any year and close December 31st at midnight. To begin the system start with the number at one.

After the cable number comes the Letter designation of the HCO Area office (as given below) so that the beginning of the text of a cable from Washington DC would be 344DC – 344 being the cable number and DC being Washington DC, the originator of the cable. Letters must not be the same for any two offices.

Офицер по снабжению (дата)_________

Уважаемый_____________,

R – Cable personally originated by myself. The number preceding it is the date sent, e.g., 16R means originated on the 16th day of the month by myself.

Ваш приказ о... (сообщение).

WW – World Wide – International Executive Division. These are numbered consecutively.

(соответствующее окончание)

Подпись_________

UNITED STATES ………… US, NEW ZEALAND …………… NZ

UNITED KINGDOM ……… UK, AFRICA …………………….. AF

AUSTRALIA ………………. AU, FRANCE .........……………… FR

SAINT HILL ………………. SH, SEATTLE …………………… SE

через Директора Коммуникаций (дата)________

LONDON ……………………. L, HAWAII ………………….. HAW

Секретарь ОХС в области

WASHINGTON, DC ………. DC, MELBOURNE ……………... ME

Уважаемый___________,

LOS ANGELES ……………. LA, PERTH ………………………. PE

Пожалуйста, проследите, чтобы... (приказ или просьба).

NEW YORK ……………….. NY, SYDNEY …………………... SYD

(соответствующее окончание)

MIAMI …………………….. MM, ADELAIDE …………………. AD

Подпись_________

TWIN CITIES ……………... TC JOHANNESBURG …………. JB

PORTLAND ………………. PRT, CAPETOWN ……………….. CT

DETROIT …………………. DET, DURBAN ………………….. DUR

Получатель обрабатывает послание и сохраняет его у себя до тех пор, пока не справится с этим делом полностью. Если это дело требует нескольких дней или недель, вы можете сообщить об этом отправителю, указав, что то-то и то-то было предпринято и должно быть закончено к определенному времени - но сохраняйте оригинал послания у себя до тех пор, пока дело не будет сделано, а тогда верните оригинал отправителю, пометив "СДЕЛАНО". Не возвращайте оригинал с пометкой "в процессе выполнения". Оригиналы возвращаются только с пометками "СДЕЛАНО" или "не может быть сделано". Иначе коммуникация остается неполной.

AUSTIN …………………… AST, PORT ELIZABETH ………… PEL

Отвечая на послание, поставьте дату своего ответа. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме Исполнительных Секретарей, не должны отдавать секретарю печатать свои сообщения, за исключением случаев, когда они - большого объема.

AUCKLAND ……………….. AK, PARIS ………………………… PS

Цвета бумаги распределяется по отделениям следующим образом:

When a specific person is to be reached the message starts with that name, usually the shortest first name of the person in the receiving office or the hat to be reached is used. Example:

Отделение 1, ОХС - золотая;

Отделение 2, ОХС - светло-розовая или фиолетовая;

Persons sending cables should sign the cable with their name followed by the name of their post abbreviated. Example:

Отделение 3 - темно-розовая;

Отделение 4 - зеленая;

The final form of a message would be:

Отделение 5 - серая;

Отделение 6 - канареечная или тускло-желтая;

If the cable message is to a comm member designate the cable as per the Comm Member System.

Отделение 7 - голубая или белая.

Белая бумага также используется для писем публике, в коммерческие фирмы, для протоколов заседаний и собраний, для рукописей, черновиков и исследовательских заметок.

When a message is replied to, the sending office designation is retained and a number giving consecutive times it has been used is added after the office letters of the sending office, such as:

Копии писем делаются на цветной бумаге цвета, соответствующего отделению, написавшему письмо.

There is no reason to say 344DC1 because the 344DC is always "message one". When 344DC2 is replied to the next message becomes 344DC3.

Если у вас есть просьба, изложите ее письменно. Не ходите к человеку и не ожидайте, что он будет носить вашу просьбу в своей голове. Не предполагается, что персонал должен представлять свое тело, или тело вместе с посланием другому члену персонала, за исключением случаев необходимости беседы, которые сводятся к минимуму. Немногие дела требуют беседы. 99 процентов организационных дел можно решить посредством посланий.

This is a vital action. We have several times had an office receive three or four cables all on the same subject each correcting the last and have been unable to determine even from the cable company which was the last message and therefore the correct one.

344DC as above would be answered from Saint Hill:

В коммуникационном центре находится корзина для каждого штатного сотрудника. На каждой корзине - бирка с именем сотрудника и, ниже, с наименованием его поста или постов. Каждый сотрудник отвечает за доставку своих собственных посланий в соответствующие корзины и за ежедневную выемку адресованных ему посланий. Не забывайте забирать адресованные вам послания по крайней мере дважды в день (один раз утром и один раз во второй половине дня - составьте удобное для себя расписание). И не позволяйте посланиям скапливаться в вашей корзине.

В больших организациях, наряду с коммуникационным центром, могут быть организованы и коммуникационные центры отделений. В этом случае в общем коммуникационном центре может быть по одной корзине для каждого отделения плюс корзина для Л. Рона Хаббарда и корзина для писем внешним адресатам. Коммуникационный центр каждого отделения помещается в области работы отделения и содержит по корзине для каждого штатного сотрудника этого отделения плюс корзина для входящей и исходящей из отделения корреспонденции. Разносчик посланий ОХС отвечает за доставку посланий в корзины для входящей в отделения корреспонденции и за выемку посланий из корзин для исходящей из отделений корреспонденции и доставку их в корзины коммуникационного центра. Секретарь Исполнительного Секретаря отвечает за распределение посланий из корзины для входящей в отделение корреспонденции по корзинам штатных сотрудников.

Another cable, still concerned with the same books from DC would be:

Будьте в курсе всех изменений постов. При изменениях в оргсхеме меняются фамилии на корзинах коммуникационного центра. Всегда знайте, кто занимает какой пост, чтобы, когда вы передаете послание, вы всегда знали, в чью корзину оно пойдет. Если вы не уверены, сверьтесь по оргсхеме.

Работайте с вашими посланиями ежедневно. Не позволяйте им заваливать вас. Когда кто-то направляет вам послание, дайте ему знать, что вы его получили. Не создавайте себе репутацию типа: "Я не решаюсь послать ему то-то и то-то посланием, потому что я не знаю, когда я получу отклик, и получу ли я его вообще". НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ АДРЕСОВАННЫЕ ВАМ СООБЩЕНИЯ ОСТАВАЛИСЬ БЕЗ ОТВЕТА. Когда вы позволяете адресованным вам сообщениям (или письмам) скапливаться на вашем столе, вы в действительности перерубаете коммуникационные линии организации и тем самым перерубаете свою зарплату.

meaning the Telex Operator was told to correct and did so. As 344DC is still available in the cable file the texts do not need long descriptions to continually identify the message or people involved. This means greater clarity and greater economy.

Секретари, печатающие письма, всегда прикрепляют степлером копию поверх входящего письма - не пользуйтесь скрепками для бумаг. Отвечая на письма, отвечайте на заданные вопросы. Давайте им информацию, которую они ищут. Для достижения лучшего понимания используйте постепенный подход. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ БЕЗ ОТВЕТА ЗАДАННЫЕ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов, найдите их.

Cable messages must be meaningful. Don't let economy rob the meaning by too close wording for if the text arrives unclear, two more cables will be needed to explain it.

Example of Error

Назначение машинописного бюро (Secretarial Unit) - печатать ответы на письма. Большинство внутриорганизационных посланий могут быть написаны от руки: это позволяет не терять время при записи их на пленку (когда вы можете написать их сами) и сберегает время машинистки для печатания ответов на письма. Оставайтесь в общении с другими сотрудниками штата и с нашими корреспондентами. Если вы не откликаетесь надлежащим образом на адресованные вам послания, не отвечаете отправителю, то, как я сказал выше, вы уничтожаете свою собственную зарплату.

Who is arriving? Where? So we'd have to send: –

meaning the telex operator and the recipient are in the dark. This would then have to be replied to with the text that should have been sent in the first place: –

The two needless messages are nothing to sneeze at at the current cost of cables. Yet they become necessary because the sender failed to realize the text was inadequate.

All Org cables are repeated in routine airletter despatches carrying the same numbers as the cable as confirmation that a cable was sent or a copy of the cable from the telex, with "Confirmation Copy" written along the top of it, is sent to the org concerned by airmail in the usual org mail.

[Note: SY for Sydney has been changed to SYD per by L. Ron Hubbard HCO P/L 25 June 1966; DB for Durban has been changed to DUR per HCO P/L 10 February 1969.]

[Note: This Policy Letter was cancelled on 11 April 1973 and replaced by HCO P/Ls 8 April 1973, How to Write a Telex, 9 April 1973, Telex Numbering, 10 April 1973, Org Designation System, 10 April 1973-1, Org Designation System Addition, and 15 April 1973, Telex Confirmation Copies, in the 1973 Year Book.]

[Note: When originally issued this P/L included Dispatch Briefing, deleted in the 4 Jan. '66 issue. It is included in this footnote as of interest in the evolution of Scientology Organizations.

The most basic form of written dispatches is given in the Central Org Color Flash and Dispatch system. These are numbered only if they are put into HCO lines between offices.

They are then given the next consecutive number of that office and so enter HCO lines numbered.

To enter HCO lines they are usually briefed on HCO color paper (orange) and numbered. In any event they are numbered. Sometimes they are briefed and cabled or telegraphed. But they are always numbered.

Dispatches when converted to airletter are handled as follows:

The original is numbered and held in a folder in a basket stack along with other dispatches being briefed on that date. Two copies are inserted behind the airletter. The airletter is started by the notation:

LA to L 613-619

(the dispatches included in the letter). The first dispatch is given its number and a briefed text –

613LA the text follows

614LA the text follows, etc.

One copy of this airletter is held in the folder for later files, one copy goes to the HCO Continental (or the continent of the originating office) and the airletter is mailed. No one is to use any lines but the HCO Communicator's lines in sending dispatches to me and only those things that are my personal business such as Washington dispatches and Advisory Council Reports are to be sent through the HCO Communicator's lines.

When this airletter arrives in London, it is presented to me as itself, but any message for another person is taken off of the airletter by the receiving HCO Communicator and put in the dispatch lines. When it is answered, the answer is added into the returning airletter dispatches.

The original airletter is presented to me in company with two airletters and one sheet and carbons so fixed that there is a carbon of anything written on the airletter.

The new airletter is as follows: 613LA2 Answered

614LA2 Answered, etc.

The answering airletters (one original and one a carbon) do not repeat text. The original of the answering is mailed airletter back to originating office. The carbon of the answering airletter is mailed to the HCO Continental office of the originating office. The orange carbon of the answering airletter is clipped to the original briefing airletter and held in London files.

The HCO Continental of rice has received a copy of the original brief airletter. When HCO Continental receives the answering carbon airletter it clips the two together, the dispatches and the answer, and is apprised of decisions and actions taken in and about area offices..

In any Continental office there is always also an area office. That the two are near together does not excuse failure to follow communication procedure as HCO Continental files will soon be wholly separate from area files and even when in the same town they will be in different buildings.

When any office originates airletters, this proce cure is followed except by HCO Continental offices where only the original and one orange copy are sent and the original and one orange of the answer are returned.]