Характерная черта плохого продвижения – это «слишком мало и слишком поздно».

Вероятно, самая досадная и наиболее подавляющая ошибка, которая может быть совершена теми, кто занимается продвижением или выполняет другие действия по СО, – это запланировать мероприятие или объявить о нём совсем незадолго до даты проведения, слишком поздно, чтобы кто-либо мог прийти на это мероприятие.

Чтобы в организации уменьшить движение и загруженность людей работой, нужно:

Типичный доклад: «Только пятьдесят человек пришло на конгресс. Я полагаю, его тема просто никого не заинтересовала».

1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы.

Руководитель, который слышит такие объяснения, имеет все основания подозревать, что настоящим «ПОЧЕМУ» является «слишком мало и слишком поздно». Он будет прав на 95 процентов, даже не вдаваясь в дальнейшие расспросы.

«Когда вы объявили о том, что конгресс состоится 1-го июля?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «25-го июня»!

«Сколько приглашений было разослано?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «Пятьсот... потому что ФП...»

«Какие ещё действия по продвижению были предприняты?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «Никаких».

Производство, что касается завершенных циклов, невероятно увеличится. Объем работы упадет. Почему?

Причина, из-за которой на конгрессе присутствовало только пятьдесят человек, состоит в том, что «было предпринято слишком мало действий по продвижению и о конгрессе было объявлено слишком поздно, чтобы кто-нибудь мог прийти».

Зачастую этот фактор скрыт из вида. Выдвигаются другие, более драматичные причины, а не настоящие «ПОЧЕМУ». «В тот же день был футбольный матч». «О нас идёт дурная слава». «Против нас развёрнута кампания». «Пресса...» Болтовня, болтовня, болтовня. Всё это ложь. Просто действий по продвижению было сделано слишком мало, и сделаны они были слишком поздно.

Если все штатные сотрудники будут иметь склонность к тому, чтобы не предоставлять услуги, то количество людей и посланий возрастет по меньшей мере раз в пятнадцать, а объем производства спустится практически до нуля.

«Никто не пришёл на обед для особо важных персон».

Посмотрите на это.

Правильная реакция на это:

Человек А идет к сотруднику Х за какой-либо услугой.

«Когда вы разослали приглашения?» – «Ну, понимаете, ФП вообще не выделило нам денег на марки, так что...»

Терминал Х говорит: «Я не могу вам заплатить, потому что финансовое планирование...».

«КОГДА вы разослали приглашения?» – «Утром того же дня, когда должен был состояться обед».

Тогда человек А обращается к другому сотруднику, а тот ему говорит: «Требуется одобрение от Г».

«Были ли они напечатаны типографским способом?» – «Нет, мы, вообще-то, размножали их на мимеографе».

Тогда человек А идет к Г, а ему говорят: «У нас нет под рукой списка, так что...».

Само по себе является загадкой, почему в 95 процентах случаев мероприятия терпят неудачу именно из-за того, что «продвижение было осуществлено в последний момент без надлежащего планирования, без проверки правильности адресов, приглашения были не слишком шикарно оформлены и разосланы в недостаточном количестве».

Тогда человек А идет...

Нехватка сотрудников в секции СО – это объяснение, к которому можно отнестись наименее строго.

Где же производство? Зато есть огромный поток людей!

В действительности СО примерно на 80 процентов состоят из подготовки мероприятия и примерно на 20 процентов из самого мероприятия.

Сотрудник Y получает послание от сотруднику Z, который отсылает его к...

Если процесс подготовки мероприятия не спланирован и полностью не проведён задолго до начала мероприятия, то оно провалится.

Тот отсылает его к ...

Импровизированные СО иногда необходимы. Но обычно эта необходимость возникает из-за отсутствия предусмотрительности, а также из-за того, что работа не велась упорно.

Где же производство? Зато есть огромный поток посланий!

В отношении вышесказанного существует правило:

Такая система, модная в большинстве бюрократических структур, даже имеет свое название. Она называется «система отфутболивания».

УСПЕХ ЛЮБОГО МЕРОПРИЯТИЯ ПРЯМО ПРОПОРЦИОНАЛЕН ТОМУ, НАСКОЛЬКО СВОЕВРЕМЕННОЙ БЫЛА ПОДГОТОВКА.

Никто не предоставляет услуг. Ни одна ситуация не разрешается окончательно.

Другими словами, плохая подготовка, проведённая слишком поздно, является причиной неудачного мероприятия.

СО – это упорная работа. Но упорная работа в основном осуществляется до того, как публика увидит её результат. Работать на самом мероприятии чрезвычайно легко.

Когда эта болезнь более или менее излечена, может появиться новая ситуация. Развивается сервисное факсимиле (которое человек использует, чтобы сделать других неправыми).

Вы видите прекрасную постановку, эти безупречные представления, проведённые без сучка, без задоринки. Кажется, будто для их проведения совершенно не требуется усилий. А КАЖЕТСЯ, что для их проведения совершенно не требуется усилий потому, что заблаговременно был проделан невероятный объём подготовительной работы.

«Ты сделал это неправильно!», - раздается крик. Затем появляется требование переделать.

Чтобы мероприятие посетило большое количество людей, его необходимо спланировать и отрепетировать, а также объявить о нём задолго до самого события.

Это толкает организацию назад к «НЕ ДЕЛАЙ РАБОТУ, ИНАЧЕ ТЕБЕ БУДЕТ ОБЪЯВЛЕН ВЫГОВОР».

Даже об обеде должно быть объявлено по меньшей мере за неделю.

И снова увеличивается движение частиц и снижается производство.

Специалисты по СО, которые не работают упорно над планированием мероприятий и проведением репетиций, которые не объявляют о мероприятиях заблаговременно и не организуют достаточного продвижения, терпят неудачи.

Людей, которые знают свои шляпы с самого начала и предоставляют услуги, не приходится заставлять переделывать.

Таким образом, провалы в сфере СО случаются из-за того, что планирование, репетиции и продвижение мероприятий осуществлялись недостаточно хорошо и это не было сделано заблаговременно.

Следовательно, успех мероприятий, проводимых специалистами по СО, наилучшим образом обеспечивается сбором данных, чётким планированием, упорной работой на репетициях, своевременными объявлениями о проведении данного мероприятия и действиями по продвижению, проводимыми в достаточном объёме.

Когда старший руководитель не знает всех шляп и относящихся к ним обязанностей, то он распределяет обязанности неправильно.

Даже мероприятие-сюрприз должно быть подготовлено именно таким образом, и в подготовке этого мероприятия не участвуют только те, кому этот сюрприз предназначен.

Он забирает у людей шляпы, которые были им даны. Результатом является отсутствие услуг.

Поэтому собирайте данные, в соответствии с которыми будет осуществляться планирование, хорошо планируйте, составляйте программы, выполняйте всю необходимую канцелярскую работу, объявляйте о мероприятии заблаговременно, добивайтесь того, чтобы все, кто задействован в этом мероприятии, упорно репетировали до тех пор, пока они не будут безупречно делать то, что должны, и затем проводите мероприятие.

Когда руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции подразделений и частей организации, а также текущие программы, то он правильно распределяет обязанности, и производство идет вверх, а движение частиц - снижается.

И вот, пожалуйста, «спонтанное» мероприятие имеет огромный успех.

Не имеет значения, проводите ли вы марш протеста, пресс-конференцию или конгресс, начинаете предоставлять новый курс, организуете обед для особо важных персон или даже просто для друзей, – для того чтобы это мероприятие имело успех, необходимо его подготовить и широко о нём объявить задолго до момента проведения.

Когда сотрудники отдела персонала не знают всех шляп, они распределяют обязанности неправильно. Некоторые известные мне военные организации довели это до уровня высокого искусства.

Есть могилка, где похоронен проваливший дело специалист по СО. На надгробном камне написано: «Джордж Бэклог*Бэклог: выдуманная фамилия, которая к переводе с английского означает «завал».. Слишком мало и слишком поздно». Его пришлось пристрелить, потому как он подложил компании свинью.

Это увеличивает время, необходимое на обучение шляпам и на обучение на других курсах. Это увеличивает путаницу.

Самое заурядное мероприятие, которое было надлежащим образом подготовлено, о котором было своевременно и надлежащим образом объявлено, будет иметь больший успех, чем самое пышное импровизированное мероприятие.

Это сокращает производство и усиливает движение частиц. Чтобы увеличить производство и уменьшить движение частиц, необходимо провести проверки всем сотрудникам отдела персонала по тем шляпам, которые они распределяют. Тогда они будут их знать.

В следующий раз, когда вы увидите пустые места в зале, вспомните об этом ИП и примените его. Или, что даже лучше, делайте всё правильно с первого раза.

Игра в «музыкальные стулья» внутри организации - частые перестановки с поста на пост, использование различных областей организации в качестве резервов персонала - приводит к сокращению услуг и, таким образом, к сокращению объема производства и увеличению движения частиц.

Существует скрытый метод игры в «музыкальные стулья». Ходите вокруг и спрашивайте людей, не хотят ли они перейти на другие посты. Это лишает их стабильности, заставляет их чувствовать, что они находятся на полпути между различными постами, уменьшает объем предоставляемых услуг, производства и увеличивает движение частиц.

Лень, странная экономия и недостаток мастерства при НАЙМЕ ПЕРСОНАЛА во всех случаях являются изъяном, лежащим в основе «музыкальных стульев».

Решение проблемы - НАНИМАТЬ ПЕРСОНАЛ.

Вероятно, можно изобрести и другие способы помешать предоставлению услуг и заставить всех работать как сумасшедших, но вышеописанные являются основными.

Чтобы увеличить производство и уменьшить объем того, с чем нужно работать, жизненно важно выполнять следующее:

А. Нанимать людей и ставить их на посты.

Б. Обучать обязанностям их постов, обеспечивать изучение ими всей теории и прохождение всей практики, включая тренировки по посту.

В. Убеждать его предоставлять услуги, которые ожидается, что он будет предоставлять как сотрудник, занимающий данный пост.

Г. Если это руководитель, то он должен быть хорошо осведомлен о шляпах своих подчиненных, об оргсхеме, функциях, а также целях подразделений и частей организации, а также о текущих программах.

Д. Помогать указателями, направлениями и формами, которые направляют публику, потоки работы внутри и вне организации по правильным маршрутам к надлежащим терминалам, которые выполнят все до единого надлежащие действия.

Хотите повысить объем производства и снизить уровень загруженности? Тогда вводите в действие, вводите и вводите это инструктивное письмо!