Существует три вида папок, постоянно закрепленных за каждым сотрудником, работающим в ОХС или центральной организации.

Существуют три типа папок, постоянно предназначенных для каждого члена ОХС и Центральной Организации.

Первая - шляпная папка. В ней должны быть только описание шляпы и те документы по организационной политике, которые относятся непосредственно к посту человека.

Первая из них - это шляпная папка. Она должна включать в себя только описания работы и инструкции, прямо относящиеся к индивидуальному посту.

Вторая - техническая папка, в которую помещаются все технические бюллетени по мере их выхода. Их никогда не кладут в шляпную папку.

Вторая - это техническая папка, в которую помещаются все технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

Третья папка - организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека лишь потому, что он является штатным сотрудником.

Третья из них - это организационная папка. Все бюллетени и инструктивные письма, относящиеся к должности только по причине того, что человек является штатным сотрудником, включены в эту папку.

Чтобы вам было легче работать с этими папками, и для вашего сведения, они имеют следующие цвета:

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска.

• шляпные папки - голубого цвета,

• шляпные папки - синие

Ответственность за поддержание этих папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Ответственность за сохранность папок лежит непосредственно на каждом штатном сотруднике.

Вы всегда должны иметь под рукой в шляпной папке все описания и документы по оргполитике, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Делается это главным образом для того, чтобы сведения о структуре организации сохранялись упорядочение, в письменном виде и чтобы вы могли в любой момент обращаться к ним за информацией. Кроме того, если в вашем столе лежит шляпная папка, в то время как вас нет на месте, то это принесет свою пользу: пока вы в отпуске, ваши обязанности и функции может посмотреть и выполнить кто-то другой. К тому же, когда вас повышают по службе или вы переходите на другой пост, какие-то частички вашего поста всегда теряются (если только все эти частички не находятся вшляпе), и тогда тот, кто только заступает на этот пост, нуждается в вашем постоянном руководстве.

Каждый должен всегда быть готов предъявить все записи и инструктивные письма, определяющие его деятельность, в своей шляпной папке. Это делается для того, чтобы иметь структуру организации в письменном виде и легко доступной для изучения персоналом. Ведение папок дает также большое преимущество, если есть полное описание должности и текущих дел, так как в случае отпуска сотрудника его должность и функции могут быть просмотрены и выполнены кем-нибудь другим. В дальнейшем, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда что-то теряется, и если не все бумаги есть в шляпе, новый человек на таком посту нуждается в постоянном руководстве и помощи со стороны того, кто на этом посту работал.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для штатных сотрудников никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ею становится невозможно пользоваться, когда есть необходимость быстро найти информацию. В таком случае шляпная папка не пригодна для использования по назначению ни для самого сотрудника, ни для того, кто мог бы его на время заменить на посту.

Отдельные распоряжения, технические бюллетени, общие бюллетени персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Если этому не следовать, шляпная папка разрастается до таких размеров, когда ее уже будет невозможно оперативно использовать. Это разрушит предназначение шляпы для самих штатных сотрудников и для их возможной временной замены.

Письма и положения оргполитики, в которых содержится информация, которой вы руководствуетесь как штатный сотрудник, такая, как правила и положения, принятые в ОХС или в организации, график работы, время выполнения тех или иных дел - все это хранится в папке штатного сотрудника. В нее не должны включаться никакие технические материалы.

Письма и инструкции, отражающие сам факт пребывания сотрудника в штате, такие как правила и инструкции ОХС или организации, часы и расписания для различных дел, все помещаются в папку члена организации. Она не должна включать ничего технического.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, и даже собственные заметки относительно технической стороны того, как должным образом вести дела на посту, помещаются в техническую папку, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится поистине бесценной.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и любые другие технические материалы, даже записки по техническим аспектам работы должны содержаться в особой технической папке, которая, собирая информацию, становится очень ценной для каждого.

Следовательно, именно таким образом мы содержим в порядке свою работу, свои посты - как в ОХС, так и в центральных организациях.

Таким способом мы содержим наши посты и функции в ОХС и в Центральной Организации ясными и понятными.

Эти три типа папок хранятся под рукой, в столе, и из бумаг только их и разрешается там держать. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оказываться в вашем столе.)

Эти три типа папок должны находиться в столе под рукой и являются единственными бумагами, которые разрешено хранить в столе. (Никогда не позволяйте запискам или коммуникационным материалам исчезать с линий связи и оседать в вашем столе.)

Если вы содержите эти три папки в порядке, вам не составит труда всесторонне изучить свою работу и все документы по оргполитике, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, то вы можете сделать многое. Например, что является немаловажным, разделить свои обязанности на составные части, когда объем работы станет слишком большим: у вас будут описания с точными инструкциями для передачи своим новым помощникам.

Если эти три типа папок в порядке, вы имеете готовый метод проверки всех сторон вашей работы и всех писем, относящихся к ней. Если у человека есть свои папки, возможно сделать много вещей. Не последняя из них - это возможность разбить его работу на различные части, когда объем его поста становится слишком большим, чтобы иметь точно написанные инструкции для передачи новым помощникам.

Если мы не будем иметь под рукой записи о наших постах и функциях, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, а это, как известно, вносит хаос в организацию, не говоря уже о дополнительной работе и девти для ее персонала.

Если у нас нет письменно изложенных инструкций для наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об увеличении работы, искусственно созданной для ее членов.

Мы давно уже знаем, что старая «организационная схема» не подходит для наших сложных функций и действий. Мы знаем также, что одной лишь памяти не достаточно, чтобы руководить постами и следить за исполнением функций. них.

Давным-давно мы обнаружили, что старая "организующая таблица" не соответствовала нашим сложным функциям и действиям. Мы также нашли, что память - это неадекватное средство слежения за постами и функциями.

Рекомендую уделять внимание этим трем типам папок и заботиться об этих трех типах папок.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.