Существуют три типа папок, постоянно закрепленных за каждым штатным сотрудником ОХС или Центральной Организации.

Первая – шляпная папка. Она должна включать в себя только описание шляпы и выпущенные инструктивные письма, прямо относящиеся к посту сотрудника.

Существуют три типа папок, постоянно предназначенных для каждого члена ОХС и Центральной Организации.

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все выпущенные технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

Первая из них - это шляпная папка. Она должна включать в себя только описания работы и инструкции, прямо относящиеся к индивидуальному посту.

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека только потому, что он является штатным сотрудником.

Вторая - это техническая папка, в которую помещаются все технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска:

Третья из них - это организационная папка. Все бюллетени и инструктивные письма, относящиеся к должности только по причине того, что человек является штатным сотрудником, включены в эту папку.

• Шляпные папки – синие

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска.

• шляпные папки - синие

Ответственность за поддержание папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Необходимо всегда иметь под рукой в шляпной папке все описания и инструктивные письма, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Это делается главным образом для того, чтобы поддерживать структуру организации описанной и в порядке и чтобы сотрудник мог обращаться к ним за информацией. Наличие полной шляпной папки в вашем столе, пока вы отсутствуете, также дает большое преимущество: пока вы в отпуске, другой сотрудник может просмотреть ваши обязанности и функции и выполнить их. Более того, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда какие-то мелочи и кусочки теряются, и если всех этих кусочков нет в шляпе, новый сотрудник на посту нуждается в постоянном руководстве со стороны того, кто на этом посту работал.

Ответственность за сохранность папок лежит непосредственно на каждом штатном сотруднике.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ее уже невозможно использовать для быстрого поиска информации. Это разрушит сам замысел шляпной папки и для самого штатного сотрудника и для того, кто его может временно заменить.

Каждый должен всегда быть готов предъявить все записи и инструктивные письма, определяющие его деятельность, в своей шляпной папке. Это делается для того, чтобы иметь структуру организации в письменном виде и легко доступной для изучения персоналом. Ведение папок дает также большое преимущество, если есть полное описание должности и текущих дел, так как в случае отпуска сотрудника его должность и функции могут быть просмотрены и выполнены кем-нибудь другим. В дальнейшем, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда что-то теряется, и если не все бумаги есть в шляпе, новый человек на таком посту нуждается в постоянном руководстве и помощи со стороны того, кто на этом посту работал.

Письма и инструкции, регулирующие сам факт бытия штатным сотрудником, такие как правила и инструкции ОХС или этой организации, график работы и расписание для различных дел, все помещаются в папку штатного сотрудника. Она не должна включать никаких технических материалов.

Отдельные распоряжения, технические бюллетени, общие бюллетени персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Если этому не следовать, шляпная папка разрастается до таких размеров, когда ее уже будет невозможно оперативно использовать. Это разрушит предназначение шляпы для самих штатных сотрудников и для их возможной временной замены.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, даже собственные заметки по техническим аспектам того, как поддерживать свою работу в порядке, должны содержаться в отдельной технической папке, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится очень ценной для каждого.

Письма и инструкции, отражающие сам факт пребывания сотрудника в штате, такие как правила и инструкции ОХС или организации, часы и расписания для различных дел, все помещаются в папку члена организации. Она не должна включать ничего технического.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и любые другие технические материалы, даже записки по техническим аспектам работы должны содержаться в особой технической папке, которая, собирая информацию, становится очень ценной для каждого.

Именно так мы поддерживаем в порядке наши посты, должности и функции – как в ОХС, так и в Центральных Организациях.

Таким способом мы содержим наши посты и функции в ОХС и в Центральной Организации ясными и понятными.

Эти три типа папок хранятся в столе, под рукой и из бумаг только их разрешается там хранить. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оседать в столе.)

Эти три типа папок должны находиться в столе под рукой и являются единственными бумагами, которые разрешено хранить в столе. (Никогда не позволяйте запискам или коммуникационным материалам исчезать с линий связи и оседать в вашем столе.)

Если вы содержите эти три типа папок в порядке, у вас есть быстрый способ проверить все стороны вашей работы и все инструкции, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, можно разбить свою работу на отдельные части, когда объем поста становится слишком большим, потому что у вас есть написанные точные инструкции для передачи новым помощникам.

Если эти три типа папок в порядке, вы имеете готовый метод проверки всех сторон вашей работы и всех писем, относящихся к ней. Если у человека есть свои папки, возможно сделать много вещей. Не последняя из них - это возможность разбить его работу на различные части, когда объем его поста становится слишком большим, чтобы иметь точно написанные инструкции для передачи новым помощникам.

Если у нас нет некоторых видимых описаний наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об огромном количестве дополнительной работы и ИСР для ее персонала.

Если у нас нет письменно изложенных инструкций для наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об увеличении работы, искусственно созданной для ее членов.

Давным-давно мы обнаружили, что старая «организационная схема» не соответствует нашим сложным функциям и действиям. Мы также обнаружили, что память – это неадекватное средство надзора за постами и функциями.

Давным-давно мы обнаружили, что старая "организующая таблица" не соответствовала нашим сложным функциям и действиям. Мы также нашли, что память - это неадекватное средство слежения за постами и функциями.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.