ФП совсем не обязательно должно быть бременем.

FP need not be a burden at all.

Если выполняются следующие пять условий, то осуществлять ФП очень легко.

If these five conditions exist then FP is very easy.

1. ПРОИЗВОДИТЕ КАК ОРГАНИЗАЦИЯ.

1. PRODUCE AS AN ACTIVITY. Look over what your products should be, particularly your valuable final products, and then begin to get those products somehow anyhow. This and only this is the shining reason why you can have a decent allocation. If it is then denied you, you can howl and be sure of redress. A cap in hand with no product is a sure route to chopped FP. (Example: An org with half a million collectable on its books but which didn’t even send out statements had an awful time with FP. Asking for “allocations” that were really handouts, neither its FP body nor its FBO fully understood WHY, but it just seemed unreal to give it money. It was asking for money. It wasn’t requesting the return to it of money it had made and was entitled to. It did not make other value so could not justify value. Therefore it “sort of looked odd” to Finance. Even Finance did not know why. The wildest example of this was the 1950 LA Foundation which, under a US Navy ex-rear admiral, wanted $47,000 a week to subsidize a foundation potentially making $80,000 a week. But he closed its doors and wouldn’t run it until he could get “legal” and subsidized. Another one is DK 1969 wanting Flag to pay it $3,000 a week to keep it going when it wasn’t even sending out letters and did not even own a typewriter yet was accidentally making $5,500 a week average. There are tons of such examples. Activities go on to government appropriation think instead of promote-sell-collect and deliver and wind up with no pay, no food, no uniforms and FP troubles and conflicts you wouldn’t believe possible.)

Проанализируйте, какие продукты вы должны производить, в особенности ценные конечные продукты, а затем любым возможным способом начинайте производить эти продукты. Это и только это является превосходным основанием для того, чтобы вы могли получить неплохие ассигнования. Если же и в этом случае вам отказывают в деньгах, вы можете громко вопить. И будьте уверены, что это будет исправлено.

2. KNOW YOUR FINANCE PACK. When members of FP bodies have not done their finance pack, they get into total confusion. Further, any finance authority gets disgusted with their admin irregularities and won’t regard their propositions or troubles with any seriousness. Failure to do, refusal to do a finance pack (which only takes a couple part-time study days) can give an FP body a bad name with Finance people simply because their ignorance is mistaken for foolish proposals.

Ходить с протянутой рукой, не производя никакого продукта, – это верный способ урезать своё ФП.

3. SEPARATE OUT DIFFERENT TYPES OF EXPENDITURE. An early FO on “title” of various items helps clarify. Find out and get it agreed to what is covered under Title A (permanent), Title B (valuable nonexpendable) and Title C (issuable or usable) and get Finance to agree to what is which and exactly what one is doing FP on and the tangle becomes easier to undo. What is Permanent Fixture? Does one FP for new ships, new buildings, vital repairs, vital spares? (Actually no, but it has to be covered in general finance.) Is one FPing for gimmicks and oddities and possibly useful things (Title B). Or is one FPing for expendables, wages, food, fuel, papers? (Title C.) Maybe one FPs for all three BUT in the category of necessities to operate and would be nice and future hopes. Necessary spare parts for Title A that would break everything down are of course necessities. So probably should pass without question. Whereas Finance people often don’t see them that way. Wages, food, uniforms, fuel are subject to cutbacks where an activity is not able to demonstrate production. Good idea Title B usually comes in for purchase when the activity is really making the money and otherwise are a yawn. Future hopes depend totally upon one’s profitable use of what one has. Once you get all this agreed to with Finance people, they can’t change the rules on you every FP. And a lot of the strain goes out of it. No FO or P/L could easily set up exact rules for every type of activity there is. Essentially it would be what is agreed upon between the Finance people and the FP body. The Finance people want to get cash to reserves and they resent justly a freeloader activity that has subsidize or unwise think. They want to give an activity X beans (money) and get back X beans plus. When they give out X beans and get back no beans, they are hard to live with. Even a ship that produces no money directly still sells org help events and trained experienced SO members for beans from orgs. Any org would give it good hard beans for real help and trained experienced SO members. If AOLA could “buy” all the excellent SO members it wanted and needed from the station ship it would be delirious with joy. But if the station ship has not been making them, it has a hat-in-hand aspect to Finance people. Finance people then shift the rules around to try to get out of giving any money at all, naturally. While this is covered in No. 1 above, it also affects No. 3, this one. Everything is considered Title C, even the ship, and subject to total reduction as it does not increase Finance people’s viability. So “the rules” get shifted on the FP body. If it isn’t making a valuable final product that can be changed for cash with something that has cash (No. 1 above) and if it doesn’t know general finance rules (as in No. 2 above) and if it has no solid agreement with the finance authority on Title A, B and C, then of course FP is a nightmare for everyone concerned.

(Пример.

4. NEGLECTING NECESSITIES. When an FP body is not aware of the necessities of its operation and neglects to FP for them, Finance people (Bureau Three Treasury and FBOs) have to do it for them. This causes a lot of bad feeling from Finance people. A new drinking fountain or trampoline mat for staff and no postage FPed for is sure to cause a lasting engram! An FP body should have a list of vital necessities by division and FP for those first before it begins to wonder. Strangely, pay, food, uniforms are not considered necessities. They do not directly influence an activity’s income. A “necessity” is what it takes to make products and valuable final products. In a cap-in-hand activity food is qualified as “some food, oatmeal maybe.” Pay becomes “maybe but no bonuses ever.” Uniforms become “none.” Recruiting posters YES. Fuel becomes “economical amounts carefully used.” Training materials becomes YES. So what’s a necessity? A necessity is what it takes to make the valuable final product, not individual survival but group survival. So an FP body doing individuated think can get in severe FP trouble just by the nature of economics.

Организация, которой были должны полмиллиона, но которая даже не разослала своим клиентам уведомлений о состоянии их счетов, переживала жуткие времена с составлением своего ФП. Прося «ассигнований», что на самом деле являлось попрошайничеством, ни орган финансового планирования, ни БАФ этой организации до конца не понимали, ПОЧЕМУ это происходит, – но было просто невозможно поверить в то, что необходимо давать деньги этой организации. Организация просила денег. Она не требовала возврата денег, которые заработала и которые имела право требовать. Она не зарабатывала никаких новых средств и, соответственно, не оправдывала вложенных. Следовательно для персонала финансовых подразделений, всё это выглядело «несколько странно». Хотя они и не знали почему.

5. USING FP TO NEGLECT DUTY. It is a shame but true that people will excuse lack of vital action by blaming FP. “The building burned up because we couldn’t get fire hoses through FP.” “The main engine broke down because FP rejected....” Actual tracing of such statements usually discloses the item was never FPed for at all even to the FP body or that an “FP” was used as a means of escaping the work. If you buy all this blame of FP you will think FP and Finance people villainous. Actually FP is often a whipping boy to excuse not doing the job or to delay it. Failure to handle and saying it was FP when it wasn’t is Comm Ev stuff. So don’t let FP get a bad name unjustly. It’s grim enough even when done right.The future of any activity depends upon these five factors above. It is an economic world in which we live, regardless of “isms” like capitalism or communism or socialism.

Самым вопиющим примером такого рода была ситуация с Вечерней организацией Лос-Анджелеса в 1950 году. Эта вечерняя организация, работавшая под руководством бывшего контр-адмирала военноморских сил США, хотела получать 47.000 долларов в неделю в качестве субсидий, хотя потенциально могла зарабатывать 80.000 долларов в неделю. Но этот адмирал закрыл организацию и отказался работать до тех пор, пока не будет «акций» и он не получит субсидии под них.

If you have these five things cared for, you can do FP quite merrily.

Ещё один пример: в 1969 году вечерняя организация в Дании хотела, чтобы Флаг платил ей 3.000 долларов в неделю на поддержание деятельности, в то время как в ней даже не рассылали писем и не имели собственной печатной машинки, но, несмотря на это, зарабатывали в среднем 5.500 долларов в неделю, не прилагая никаких усилий.

The essence of getting money is making money in the first place. FP is the second step of what do we do with the money we make. It will never solve neglecting to make it. You always have trouble with money if you don’t make any.I hope this helps lead some finance bodies out of the jungle into the sun.

Есть множество подобных примеров. Организации думают о том, как бы им получить ассигнования у правительства, вместо того, чтобы продвигать - продавать – получать деньги и предоставлять, и приходят к тому, что у них нет денег, нет еды, нет форменной одежды и есть такие трудности с ФП и такие конфликты, что вы даже и не поверите, что такое возможно.)

2. ИЗУЧИТЕ ПОДБОРКУ МАТЕРИАЛОВ ПО ФИНАНСАМ.

Если сотрудники, занимающиеся ФП, не изучили подборку материалов по финансам, они попадут в полное замешательство. Более того, всякого руководителя, отвечающего за финансы, раздражают нарушения в админе, которые допускают такие люди, и он не воспринимает серьёзно их предложения или трудности.

Неспособность изучить подборку материалов по финансам или отказ изучать её (в то время как на это требуется лишь несколько неполных дней обучения) может сказаться отрицательно на репутации органа финансового планирования среди персонала финансовых подразделений, потому как невежество сотрудников, занимающихся ФП, не является очевидным и их предложения ошибочно воспринимаются как просто глупые.

3. РАЗДЕЛЯЙТЕ РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ РАСХОДОВ.

Данный вопрос можно прояснить в написанном ранее инструктивном письме (ИП ОХС от 15 февраля 1964 «Оборудование организации»), посвящённом различным типам собственности. Выясните, что относится к типу А (стационарное оборудование и конструкции), к типу Б (ценное оборудование длительного пользования) и к типу В (расходные материалы), и договоритесь об этом, а затем согласуйте с финансовыми подразделениями, что к чему относится и в отношении чего в точности составляется ФП, и тогда этот узел будет легче распутать. Что такое стационарное оборудование и конструкции? Составляется ли ФП на новые корабли, новые здания, на проведение необходимых ремонтов или приобретение жизненно необходимых запасных частей? (На самом деле не составляется, но это должно учитываться при составлении общего финансового плана.)

Составляется ли ФП на различные хитроумные приспособления, причудливые вещицы и что-то, возможно, необходимое (тип Б)? Или ФП составляется на расходные материалы, зарплату, продовольствие, топливо, бумагу (тип В)? Возможно ФП составляется для всех трёх типов, НО с учётом того, что является предметом первой необходимости, того, что было бы приятно иметь, а также с учётом надежд на будущее. Необходимые запасные части, относящиеся к оборудованию типа А, без которых всё может сломаться, конечно же являются предметами первой необходимости. Поэтому, скорее всего, они должны одобряться без вопросов.

Тем не менее, персонал финансовых подразделений зачастую не считает их таковыми. Средства на зарплату, продовольствие, форменную одежду, топливо обычно урезают, когда организация не в состоянии продемонстрировать необходимый уровень производства. Хорошие идеи о приобретении какого-нибудь оборудования, относящегося к типу Б, обычно реализуются, когда организация действительно зарабатывает деньги, в противном случае их не удостаивают вниманием.

Воплощение надежд полностью зависит от того, насколько эффективно используется то, что уже имеется в распоряжении. После того как вы согласуете все эти моменты с персоналом финансовых подразделений, они уже не смогут каждый раз при составлении ФП менять правила. И большая часть напряжения уйдёт. Ни в каком ПФ или ИП ОХС невозможно каким-нибудь простым способом установить точные плавила для всех типов организаций. По сути, эти правила будут такими, какими их установят персонал финансовых подразделений и члены комитета финансового планирования, согласовав их между собой.

Персонал финансовых подразделений хочет, чтобы денежные средства, имеющиеся в наличии, поступали в резервные фонды, и они справедливо негодуют в отношении организации-нахлебника, в которой процветают идеи о получении субсидий и другие глупые решения. Персонал финансовых подразделений хочет дать организации X бобов (денег) и получить назад больше, чем X бобов. Когда они отдают X бобов, а назад бобов не получают, с ними становится трудно договориться.

Даже корабль, который непосредственно не приносит дохода, всё-таки «продаёт» организациям в обмен на имеющиеся у тех бобы помощь в виде проведения различных мероприятий, а также опытных и обученных членов МО. Любая организация отдаст хорошие, «звонкие» бобы за реальную помощь и опытных обученных членов МО. Если бы Продвинутая организация Лос-Анджелеса могла «купить» себе на стационарном корабле всех превосходных членов МО, которых она хотела бы купить и которые были ей нужны, она была бы без ума от счастья.

Но если бы на стационарном корабле не готовили таких специалистов, то для персонала финансовых подразделений эта ситуация выглядела бы так, будто руководство корабля ходит с протянутой рукой. В таком случае финансовые подразделения в корне изменили бы правила, пытаясь, как и следовало ожидать, вообще уйти от любого выделения денежных средств.

Хотя об этом и говорится в пункте 1, это затрагивает и пункт 3 -данный пункт. Считается, что всё относится к типу В, даже корабль, и подлежит сведению расходов на них к нулю, поскольку не способствует росту жизнеспособности финансовых подразделений. Поэтому изменяют «правила» работы с органом финансового планирования. Если организация не производит ценного конечного продукта, который можно обменять на реальные деньги тех, у кого они имеются в наличии (пункт 1), если орган финансового планирования не имеет представления об общих правилах решения финансовых вопросов (о чём говорится в пункте 2) и если у него нет надёжных соглашений в отношении того, что именно относится к типам А, Б и В, с руководителями, отвечающими за финансы, то ФП является кошмаром для любого, кто имеет к нему отношение.

4. ПРЕНЕБРЕЖЕНИЕ ПРЕДМЕТАМИ ПЕРВОЙ НЕОБХОДИМОСТИ.

Когда орган финансового планирования не имеет представления о тех предметах первой необходимости, которые требуются для выполнения работы, и пренебрегает выделением средств на них при составлении ФП, то персонал финансовых подразделений (бюро бухгалтерии и БАФ) должен сделать это вместо органа финансового планирования. Покупка нового питьевого фонтанчика или батута для сотрудников, в то время как на ФП не были выделяются средства на покупку всего, что необходимо для почтовой рассылки, наверняка приведёт к появлению «долгоиграющей» инграммы!

У органа финансового планирования должен быть список самых важных предметов первой необходимости по каждому отделению, и при составлении ФП средства на эти предметы должны выделяться в первую очередь, прежде чем орган финансового планирования начнёт гадать. Как это ни странно, но зарплата, еда, форменная одежда не считаются предметами первой необходимости. Они не оказывают непосредственного влияния на доход организации. «Предметы первой необходимости» – это то, что необходимо организации для производства продуктов и ценных конечных продуктов.

Если организация ходит с протянутой рукой, то еда сводится к «немного еды, может быть, овсянки». Зарплата ограничивается до «возможно, но никаких премий». Форменная одежда - «нет». Плакаты о наборе сотрудников – «ДА». Топливо – «небольшие количества, экономно расходуемые». Учебные материалы – «ДА».

Так что же тогда является предметом первой необходимости? Предметом первой необходимости является то, что нужно для производства именно ценного конечного продукта, – не то, что нужно для выживания отдельного человека, а то, что нужно для выживания группы. Таким образом, когда какой-либо орган финансового планирования принимает во внимание интересы отдельных индивидуумов, то при составлении ФП он может попасть в сильные неприятности просто в силу самих законов экономики.

5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФП ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ УКЛОНИТЬСЯ ОТ ВЫПОЛНЕНИЯ СВОИХ ОБЯЗАННОСТЕЙ.

Как это ни стыдно, но правда, что люди, стараясь оправдать невыполнение жизненно важных действий, сваливают вину на ФП. «Здание сгорело, потому что мы не могли протащить приобретение пожарных шлангов через ФП». «Главный двигатель сломался, потому что ФП отказал в...» Когда в отношении такого рода заявлений проводится расследование, обычно выясняется, что заявка на данное наименование никогда и не подавалась в орган финансового планирования или что ссылка на «ФП» была способом избежать выполнения работы.

Если вы будете принимать за чистую монету все подобные обвинения в адрес ФП, то будете думать, что ФП и финансовые подразделения – это какие-то злодеи. На самом деле ФП часто используют в качестве мальчика для битья, чтобы оправдать невыполнение работы или промедления в её выполнении. Невыполнение работы и обвинение в этом ФП, тогда как это не было виной ФП, представляет собой материал для комитета по расследованиям. Так что не позволяйте несправедливо навешивать ярлыки на ФП. Это достаточно неприятно, даже когда это соответствует действительности.

Будущее любой организации зависит от этих перечисленных выше пяти факторов. Мы живём в мире, подчиняющемся законам экономики, независимо от различных «измов», таких, как капитализм, или коммунизм, или социализм.

Если вы будете принимать во внимание эти пять факторов, вы сможете составлять ФП достаточно весело и непринуждённо.

Способ получить деньги заключается, по существу, в том, чтобы их сначала заработать. ФП – это второй шаг, который мы выполняем с уже заработанными деньгами. Оно никогда не устранит проблем, вызванных пренебрежением к их зарабатыванию. У вас всегда будут проблемы с деньгами, если вы их не зарабатываете.

Я надеюсь, что эта информация выведет из джунглей к солнечному свету некоторые финансовые органы.