There are three classes of folders permanently assigned to each staff member of HCO and the Central Org.

The first of these is a hat folder. In it should be included only the hat write-up and policies issued which directly relate to the individual post.

The second of these is a technical folder into which one places all technical bulletins issued. These must never be put in one’s hat folder.

Существуют три типа папок, постоянно предназначенных для каждого члена ОХС и Центральной Организации.

The third of these is an organizational folder. All bulletins and policy letters relating to one’s job but only by reason of being a staff member are included in this folder.

Первая из них - это шляпная папка. Она должна включать в себя только описания работы и инструкции, прямо относящиеся к индивидуальному посту.

These folders are the following colours for your info and ready reference:The responsibility of keeping these folders straight lies with the individual staff member.

Вторая - это техническая папка, в которую помещаются все технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

One must always have all the write-ups and policies governing his job ready to hand in his hat folder. The reason for this is basically to keep the structure of the organization in writing and straight for reference by the staff member. There is also a great advantage here in having a complete hat folder in one’s desk when one is not present, for his duties and functions can be looked up and done by another when he is on vacation. Further, when one is promoted or posts are changed there is always a loss of the bits and pieces, and the person new on post needs constant guidance from the member leaving it .unless all these bits are in the hat.

Третья из них - это организационная папка. Все бюллетени и инструктивные письма, относящиеся к должности только по причине того, что человек является штатным сотрудником, включены в эту папку.

Random despatches, technical bulletins, general staff bulletins are never put in one’s hat folder. To do so is to thicken the folder up to a point where it cannot be used for ready reference. This defeats the purpose of the hat folder for the staff member himself and for his possible temporary relief.

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска.

Letters and policies governing the fact of being a member of staff, such as rules and regulations of HCO or the organization and hours and schedules for this and that, all belong in the staff member folder. This should include no technical.

• шляпные папки - синие

All technical bulletins, policy letters and other technical matters, and even one’s own notes on the technical aspect of keeping one’s job straight, belong in a separate technical folder which, accumulating, becomes very valuable to everyone.

This then is the way we keep our posts and positions and functions straight in HCO as well as in Central Organizations.

These three types of folders are stored handily in one’s desk and are the only pieces of paper allowed in one’s desk. (Never make despatches or comm material vanish off the lines and into a desk.)

If these three folders are in good order one has a ready method of checking over all sides of his job and all policies relating to his job. If one has his folders it is possible to break down his job into various parts when the volume of the post gets too high so as to have exact write-ups of instructions to pass over to newly acquired assistants.

Ответственность за сохранность папок лежит непосредственно на каждом штатном сотруднике.

Unless we have some visible record of our posts and functions we can easily get into a confusion of lines and actions, which has been known to bring chaos to an organization to say nothing of much extra work and Dev-T to its individuals.

Каждый должен всегда быть готов предъявить все записи и инструктивные письма, определяющие его деятельность, в своей шляпной папке. Это делается для того, чтобы иметь структуру организации в письменном виде и легко доступной для изучения персоналом. Ведение папок дает также большое преимущество, если есть полное описание должности и текущих дел, так как в случае отпуска сотрудника его должность и функции могут быть просмотрены и выполнены кем-нибудь другим. В дальнейшем, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда что-то теряется, и если не все бумаги есть в шляпе, новый человек на таком посту нуждается в постоянном руководстве и помощи со стороны того, кто на этом посту работал.

We have long since found that the old time ‘organization chart’ was inadequate for our complex functions and actions. We have also found that memory is inadequate in the supervision of posts and functions.

Отдельные распоряжения, технические бюллетени, общие бюллетени персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Если этому не следовать, шляпная папка разрастается до таких размеров, когда ее уже будет невозможно оперативно использовать. Это разрушит предназначение шляпы для самих штатных сотрудников и для их возможной временной замены.

Your attention to and care of these three types of folders is recommended.

Письма и инструкции, отражающие сам факт пребывания сотрудника в штате, такие как правила и инструкции ОХС или организации, часы и расписания для различных дел, все помещаются в папку члена организации. Она не должна включать ничего технического.

• Hat Folders are Blue

Все технические бюллетени, инструктивные письма и любые другие технические материалы, даже записки по техническим аспектам работы должны содержаться в особой технической папке, которая, собирая информацию, становится очень ценной для каждого.

Таким способом мы содержим наши посты и функции в ОХС и в Центральной Организации ясными и понятными.

Эти три типа папок должны находиться в столе под рукой и являются единственными бумагами, которые разрешено хранить в столе. (Никогда не позволяйте запискам или коммуникационным материалам исчезать с линий связи и оседать в вашем столе.)

Если эти три типа папок в порядке, вы имеете готовый метод проверки всех сторон вашей работы и всех писем, относящихся к ней. Если у человека есть свои папки, возможно сделать много вещей. Не последняя из них - это возможность разбить его работу на различные части, когда объем его поста становится слишком большим, чтобы иметь точно написанные инструкции для передачи новым помощникам.

The responsibility of keeping these folders straight lies with the individual staff member.

Если у нас нет письменно изложенных инструкций для наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об увеличении работы, искусственно созданной для ее членов.

One must always have all the write-ups and policies governing his job ready to hand in his hat folder. The reason for this is basically to keep the structure of the organization in writing and straight for reference by the staff member. There is also a great advantage here in having a complete hat folder in one’s desk when one is not present, for his duties and functions can be looked up and done by another when he is on vacation. Further, when one is promoted or posts are changed there is always a loss of the bits and pieces, and the person new on post needs constant guidance from the member leaving it .unless all these bits are in the hat.

Давным-давно мы обнаружили, что старая "организующая таблица" не соответствовала нашим сложным функциям и действиям. Мы также нашли, что память - это неадекватное средство слежения за постами и функциями.

Random despatches, technical bulletins, general staff bulletins are never put in one’s hat folder. To do so is to thicken the folder up to a point where it cannot be used for ready reference. This defeats the purpose of the hat folder for the staff member himself and for his possible temporary relief.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.

Letters and policies governing the fact of being a member of staff, such as rules and regulations of HCO or the organization and hours and schedules for this and that, all belong in the staff member folder. This should include no technical.

All technical bulletins, policy letters and other technical matters, and even one’s own notes on the technical aspect of keeping one’s job straight, belong in a separate technical folder which, accumulating, becomes very valuable to everyone.

This then is the way we keep our posts and positions and functions straight in HCO as well as in Central Organizations.

These three types of folders are stored handily in one’s desk and are the only pieces of paper allowed in one’s desk. (Never make despatches or comm material vanish off the lines and into a desk.)

If these three folders are in good order one has a ready method of checking over all sides of his job and all policies relating to his job. If one has his folders it is possible to break down his job into various parts when the volume of the post gets too high so as to have exact write-ups of instructions to pass over to newly acquired assistants.

Unless we have some visible record of our posts and functions we can easily get into a confusion of lines and actions, which has been known to bring chaos to an organization to say nothing of much extra work and Dev-T to its individuals.

We have long since found that the old time ‘organization chart’ was inadequate for our complex functions and actions. We have also found that memory is inadequate in the supervision of posts and functions.

Your attention to and care of these three types of folders is recommended.