С появлением СЧЕТЧИКА РУЧКИ ТОНА в одитинге и супервизировании одитинга появились новые проблемы.
Без адекватных письменных отметок времени и РТ (под чем имеется в виду полное количество делений, пройденных ручкой тона вниз за точный промежуток времени, такой как 20 минут или сессия в 2,5 часа) невозможно узнать, был процесс сглажен или нет. Процесс считается сглаженным, если он производит не более 0,25 деления РТ за 20 минут. Одитор не имеет права перепроверять последние 20 минут только потому, что у него нет отметок о времени и положении РТ. Из-за этого он будет одитировать наугад, оставляя циклы процессов на кейсе либо несглаженными, либо пересглаженными. Только этого вполне достаточно для того, чтобы расстроить преклира.
Более того, когда два процесса были проведены в одной сессии, и при этом использовался только счетчик, супервайзер одитинга не в состоянии определить, был ли сглажен первый из них перед тем, как начали проводить второй.
Также, "РТ" за сессию может быть весьма ошибочной по причине плохого владения ручкой тона. Если одитор не умеет точно выставлять ручку тона каждый раз, когда стрелка перемещается от состояния "ноля" на шкале, РТ за сессию может занижаться.
Если одитор имеет привычку переусердствовать в работе с РТ, крутя ее дальше, чем надо для установки на "ноль", будь то вниз или вверх, то счетчик ручки тона будет показывать гораздо большую цифру, чем было наработано на самом деле.
Способ справиться с этой дилеммой — использовать счетчик РТ только для примерной оценки РТ за сессию (или за процесс), и продолжать записывать действие ручки тона на Уровнях III и IV. (На Уровнях V и VI слишком много работы, и к этому месту нужно научиться полагаться только на счетчик, так как РТ в этих сессиях очень велика).
К ручке тона никогда не прикасаются во время чихания, движений тела и т. п., и не ведут записи при этом. Но если РТ по причине этого срывается, то этот факт отмечается в колонке протокола, где указывается новое показание.
Весь одитинг ниже уровня V должен записываться вместе с временем и положением РТ.
Для такой записи РТ нет необходимости использовать несколько килограмм бланков одиторских отчетов. Используется только один бланк одиторского отчета и протоколы такого же размера для примерной записи времени, ручки тона и того, что происходило в сессии. Эти рабочие протоколы разделяются на две-три вертикальных колонки линиями, и каждая из них вертикально делится пополам. В первой колонке указывается время, во второй — соответствующее этому времени положение РТ. Снимайте показания РТ только при стрелке в положении ноль. Если происходит нечто стоящее внимания, пишите это поперек этих двух колонок, используя пространство, отведенное на отметку времени и РТ, для занесения кратких заметок, а далее, под ними, продолжайте вести запись положений РТ и времени.
Положение РТ вместе со временем его фиксации записывается только тогда, когда возникла необходимость переместить РТ для возвращения стрелки на ноль. Если стрелка переместилась, и сразу вернулась назад (в течение 1-2 секунд) на ноль, то это не записывается. Перемещения размером в 0,1 не записываются как слишком незначительные.
Заполнив эти три двойные колонки, вы переворачиваете лист и делаете то же самое с обратной стороны.
Отпечатанные отчеты одитора никогда не используются для протоколов. В них приводятся подробности начала сессии, состояния преклира, предпринимаемых действий, формулировок команд, и т. п. Потом одитор переходит на протоколы, и возвращается к одиторскому отчету (заполненному наполовину) только для завершения сессии и внесения в него целей и достижений пк и всего остального. Затем снимаются показания счетчика РТ и вносятся в отчет. Запись делается таким образом для того, чтобы можно было одним взглядом увидеть сессию, включая полную РТ, просто посмотрев на одну сторону бланка одиторского отчета. На этой одной стороне сессия начинается, заканчивается, можно немедленно увидеть и понять, что было с преклиром в начале и в конце, каковы были показания счетчика РТ, что проводилось, и успешной или проваленной была эта сессия.
При необходимости проанализировать сессию и оказать пк большую помощь, просматриваются протоколы.
По завершении сессии протоколы складываются в правильной последовательности (которую легко определить по отметкам времени), одиторский отчет кладется на верх этой стопки, и все это скрепляется степлером в верхнем левом углу. Если обычный степлер не может справиться с этой задачей для 2,5-часовой сессии, то одитор излишне подробно ведет записи, ибо ни один на уровне III или IV не проявляет такой активности.
Так можно увидеть недостатки в работе с РТ (переили недо-компенсация РТ со стороны одитора), отследить сглаженность процесса, увидеть произошедшие по его ходу изменения, и одитор или супервайзер одитинга может понять, что происходило на самом деле.
Я сам не знал бы, как вести следующую сессию, если бы на Уровнях III и IV у меня не было возможности просмотреть записи РТ в последней сессии, будь то моя сессия или сессия другого одитора. Если нет записи РТ, на такие деликатные вопросы, как "Работала ли РТ из-за процесса", или "был ли процессинг плох", или "было ли допущено превышение", не сможет ответить даже сам одитор, не говоря уже о супервайзере одитинга.
Не стоит также снимать показание РТ "каждые две минуты" или "ежеминутно". Это плохо, потому что такой темп отметок ничего не говорит. Если РТ надо переместить более чем на 0,1 деление, для того чтобы установить стрелку на ноль, вы это делаете и отмечаете время и новое положение РТ. Вот единственный ответ на вопрос о том, как часто надо снимать и отмечать показания действия РТ.
Изменение процесса отмечается в колонках времени и РТ, а также в конце сессии, как помечено в бланке одиторского отчета. Частая смена процессов не делается, это допустимо только в том случае, когда предыдущий процесс (1) имел достаточно времени для того, чтобы на нем пошла РТ, (2) вся РТ на нем была выработана, и (3) предыдущий процесс стал давать не более 0,25 деления РТ за 20 минут одитинга подряд.
Счетчик ручки тона — вещь обязательная, иначе вы потратите века на упражнения по сложению РТ вместо обеда или перерыва. Но он никогда не может заменить протоколов. Автоматизация может быть допущена только в таком объеме. Счетчики РТ думать не умеют. В отличие от обученных мною одиторов.