«Боевой план» определяется следующим образом:
Список задач на предстоящий день или на предстоящую неделю, которые способствуют осуществлению стратегического плана, а также включают в себя выполнение текущих действий и исправление недочётов, мешающих его осуществлению.
Некоторые люди пишут «боевые планы» просто как последовательность действий, которые они надеются осуществить в течение предстоящего дня или предстоящей недели. Это неплохо и лучше, чем ничего, и действительно помогает как-то сориентироваться в собственных действиях. В действительности тот, кто этого не делает, скорее всего выполнит гораздо меньше работы и будет гораздо более задёрганным и «занятым», чем тот, кто это делает. Систематичное планирование того, что человек намерен сделать в предстоящий день или на предстоящей неделе, и затем выполнение этого, является великолепным способом добиться производства продукта. Но такое использование боевых планов в качестве инструмента является «минимальным из всех возможных».
Давайте рассмотрим дефиниции слов. Прежде всего, почему это называется «боевым планом»? Звучит, как военный термин, режущий ухо, который не подходит для использования в сфере повседневного админа. Я не выбирал этот термин, он как бы возник сам собой среди руководителей Морской организации. Но это очень подходящий термин.
Война – это то, что происходит в течение длительного периода времени. От её исхода зависит всё. Бой – это то, что продолжается в течение короткого промежутка времени. Можно проиграть несколько боёв и тем не менее выиграть войну. Поэтому, когда мы говорим о боевом плане, в сущности, имеются в виду короткие промежутки времени.
Но это ещё не всё. Когда речь идёт о войне, имеется в виду ряд событий, которые будут происходить в течение длительного периода времени. Ни один генерал, да и ни один капитан, если уж на то пошло, никогда не выигрывал войну без какого-нибудь стратегического планирования. Это касается всего ведения войны или ведения боевых действий на каком-либо участке. Это общее представление о ведении действий, существующее на высшем командном уровне. Оно выражается в самом общем виде, имеет определённые цели и относится к верхней части административной шкалы. (См. ИП ОХС от 6 декабря 1970, серия «Персонал» 13, серия «Организация» 18, «Устранение аберраций третьей динамики».)
Ниже стратегического планирования идёт тактическое. Чтобы выполнить стратегический план, необходимо иметь план передвижений и действий, требуемых для его осуществления. Тактическое планирование обычно осуществляется внизу оргсхемы армии, и, как правило, оно используется для реализации стратегического плана. Тактическое планирование может включать даже такие детали, как: «Рядовой Джо должен держать под прицелом рощу номер 10 и стрелять при любом движении в ней».
«Среднее звено управления» (этот термин охватывает уровни от командиров полка до сержантов) занимается реализацией стратегического планирования.
Стратегический план составляется высшим органом планирования. Среднее звено управления превращает этот стратегический план в приказы, направленные на осуществление тактических задач. Это производится как на долгосрочной, так и на краткосрочной основе. Когда вы доходите до краткосрочного планирования, вы имеете дело с боевыми планами.
Боевой план, таким образом, означает превращение стратегического плана в точные выполнимые задачи, которые затем осуществляются как определённые передвижения и действия за ближайший отрезок времени, с которым мы работаем. Таким образом, когда хороший стратегический план превращается в хорошие тактические задачи и затем выполняется, это приводит к движению вперёд. Достаточное количество таких успешно выполненных последовательностей позволяет выиграть войну.
Это должно дать вам понимание того, чем же в действительности является боевой план. Это список задач, которые должны быть выполнены в ближайшем будущем, что воплотит в жизнь какую-то часть стратегического плана.
Таким образом, можно видеть, что самое хорошее управление имеет место тогда, когда существует стратегический план и когда он известен, по крайней мере тем, кто осуществляет тактическое планирование. А те, кто осуществляет тактическое планирование, – это просто люди, превращающие стратегические планы в задачи, которые затем доводятся до сведения тех, кто находится на уровне среднего звена управления и ниже, и исполняются ими. Когда это делается, это приводит к очень успешному управлению.
Конечно, то, насколько ценной является какая-либо крупная операция, зависит от того, насколько разумным является стратегический план.
Но осуществление стратегического плана зависит от программ и проектов, которые излагаются в форме задач и которые являются выполнимыми при имеющихся ресурсах.
То, что мы называем «исполнением», является на самом деле выполненной задачей. Человек, который занимается выполнением задачи, может не знать общего стратегического плана или того, каким образом она вписывается в этот план, но, уверяю вас, если каждая из задач управления не направлена в той или иной мере на реализацию общего стратегического плана, то это в самом деле очень плохое управление.
Когда мы говорим о координации (см. ИП ОХС от 1 июля 1982, серия «Административное ноу-хау» 41, «Координация управления»), мы в действительности говорим о мысленном преобразовании стратегического плана в его тактическую версию или о руководстве таким преобразованием, а также (что касается более низкого эшелона управления) мы говорим о координации действий тех людей, которые будут выполнять реальные шаги по осуществлению этой тактической версии, с тем чтобы все эти действия были согласованы.
Всё, о чём тут говорилось, можно отнести к категории «согласование». Например, если вы приведёте людей в большой зал и попросите их встать так, чтобы они были обращены лицом в разные стороны, а потом неожиданно крикнете им бежать, они, конечно, будут сталкиваться друг с другом, и вы получите полную неразбериху. Это та картина, которую вы получаете, когда стратегическое планирование не превращено в слаженное тактическое планирование и не реализовано посредством такого планирования. Эти люди, бегающие по залу, могут стать очень занятыми, они могут даже начать носиться как сумасшедшие, и можно было бы сказать, что они на работе и что-то производят, но это было бы, конечно, самой настоящей ложью. Их действия не скоординированы. Если бы мы взяли тех же самых людей в том же самом зале и дали бы им какую-нибудь полезную работу, например вычистить зал, мы бы имели дело с конкретными действиями конкретных людей, работающих с метлами и швабрами: кто приносит эти инструменты, кто выносит мусор и т.д. Стратегический план – «подготовить зал к собранию» – превращен в тактический план, в котором точно указано: кто, что и где должен делать. Это – тактический план. Результатом будет чистый зал, подготовленный к собранию.
Но при простом рассмотрении можно увидеть, что «сделать уборку в зале» будет только небольшой частью общего стратегического плана. Другими словами, сам стратегический план должен быть разбит на части.
Таким образом, можно увидеть следующую картину: у исполнительного директора или командующего офицера организации есть боевой план, состоящий из нескольких частей, которые, в свою очередь, передаются руководителям более низкого ранга, и те пишут боевые планы для своих собственных секторов – планы, которые являются гораздо более конкретными. Так мы получаем градиентную шкалу, где главный общий план разбивается на составные части и эти составные части разбиваются на ещё более мелкие части.
Критерий здесь следующий: приводит ли вся эта деятельность к заслуживающим внимания достижениям, которые способствуют реализации общего стратегического плана.
Если вы поймёте всё вышеописанное (было бы хорошо представить эти идеи в пластилине), вы освоите элементы координации.
Одним из моментов, которые нужно учитывать при таком планировании, является его выполнимость. Это зависит от имеющихся ресурсов. Таким образом, некоторые задачи и боевые планы в организации, которая расширяется или которая осуществляет крупные проекты, должны включать в себя организационное планирование, организационные задачи и боевые планы, для того чтобы в процессе расширения организация оставалась единым целым. Вы не пишете боевой план по принципу «Что я собираюсь делать завтра?» или «Что я собираюсь делать на следующей неделе?» (что неплохо само по себе и лучше, чем ничего). Вы пишете боевой план, задавая себе следующий вопрос, который является определяющим во всей вашей деятельности: «Какие именно действия я должен выполнить, чтобы осуществить этот стратегический план и получить, пользуясь имеющимися ресурсами, именно те результаты, которые необходимы на этой стадии выполнения стратегического плана?». Тогда у вас будет боевой план на следующий день или на следующую неделю.
Существует одна вещь, которую нужно избегать при составлении боевого плана. Можно написать большое количество задач, которые мало связаны или вовсе не связаны со стратегическим планом и из-за которых люди будут страшно занятыми, однако выполнение этих задач ни в коей мере не будет способствовать осуществлению общего стратегического плана. Таким образом, боевой план может стать помехой, поскольку он совершенно не способствует выполнению общего стратегического плана и не приводит к осуществлению каких-либо тактических целей.
Итак, что такое «боевой план»? Это ряд выполнимых задач, изложенных на бумаге, которые способствуют осуществлению нужной части общего стратегического плана.
Говоря о «мини-программах» в организации, мы на самом деле говорим о маленьких боевых планах на нижнем уровне тактического планирования. Эти программы должны быть основаны на тактическом плане среднего уровня управления, а тот, в свою очередь, – на стратегическом плане.
Понимание того, как нужно ставить задачи в боевом плане, и компетентная постановка этих задач жизненно важны для осуществления общего стратегического плана, которое приводит к увеличению производства, дохода, объёма предоставляемых услуг и всего остального, что считается благоприятным.
Критерий того, является ли человек хорошим руководителем, – это его способность компетентно составлять боевые планы и затем добиваться их осуществления.