Завал оказывает вполне определённое скрытое воздействие, о котором зачастую не подозревают. Это воздействие настолько сильное, что статистики области могут рухнуть вниз, хотя будет казаться, что область лихорадочно работает.

ЗАВАЛ (словарь Вебстера): 3. Всё увеличивающееся скопление невыполненных заданий или необработанных материалов.

Завалы образуются по различным причинам. Но есть два основных класса причин:

1) НЕСДЕЛАННЫЕ ДЕЛА и

2) НЕДОДЕЛКИ.

Вот некоторые причины НЕСДЕЛАННЫХ ДЕЛ: отсутствие осознания того, что образовался завал; неосуществление управления имеющимся персоналом; наличие у сотрудников иных намерений; нехватка сотрудников, которые должны справляться с обычным или максимальным объёмом работы; отсутствие ноу-хау, необходимого, чтобы справляться с работой; отсутствие ресурсов и, наконец, откровенный саботаж.

НЕДОДЕЛКИ – это также плохо, как и НЕСДЕЛАННЫЕ ДЕЛА, поскольку они постепенно затягивают область в трясину. Предположим, предприятия Детройта стали бы выпускать половинки автомобилей. Все ресурсы предприятий были бы израсходованы, но ничего в действительности не было бы произведено, хотя создавалось бы впечатление, что все сотрудники лихорадочно работают; и если бы не был устранён фактор недоделок, беспокойство руководства переросло бы в невообразимое нервное возбуждение.

Однако недоделки не всегда являются такими же заметными, как полавтомобиля. «Вы разобрались с иском “Бетс энд компании”?» «Да». Однако дело проиграно, поскольку документы были подготовлены лишь наполовину и лишь половина из них была представлена на рассмотрение.

НЕДОДЕЛКИ объясняются теми же причинами (перечисленными выше), что и НЕСДЕЛАННЫЕ ДЕЛА.

«Почему» многих провалов заключаются в НЕСДЕЛАННЫХ ДЕЛАХ и НЕДОДЕЛКАХ.

Важнейшее следствие (есть и другие) НЕСДЕЛАННЫХ ДЕЛ и НЕДОДЕЛОК – образование завалов. Кроме того, не бывает так, чтобы завал существовал просто так, не приводя ни к каким последствиям. До тех пор пока что-либо или кто-либо зависит от действий, осуществляемых областью, в которой образовался завал, на эту область будет оказываться давление или ей будет что-либо угрожать.

Таким образом, когда при осуществлении какой-либо деятельности образуется завал, в результате СОЗДАЁТСЯ НОВАЯ РАБОТА, НЕ ИМЕЮЩАЯ ОТНОШЕНИЯ К УСТРАНЕНИЮ ОБРАЗОВАВШЕГОСЯ ЗАВАЛА.

Пример. Страховая компания откладывает удовлетворение требований о выплате страхового возмещения, создавая тем самым завал. В компанию начинают поступать тонны запросов с требованием разъяснить причину. Отдел, занимающийся выплатой страхового возмещения, тратит своё время на то, чтобы отвечать на запросы, а не на то, чтобы уменьшать количество неудовлетворённых требований о выплате страхового возмещения. Объём работы удваивается, утраивается, но требования о выплате страхового возмещения остаются неудовлетворёнными.

НАКАПЛИВАНИЕ РАБОТЫ, ПОРОЖДАЮЩЕЕ ЗАВАЛЫ, МГНОВЕННО УДВАИВАЕТ РАБОТУ, ТАК КАК К НЕЙ ДОБАВЛЯЕТСЯ НЕОБХОДИМОСТЬ УДОВЛЕТВОРЯТЬ ТРЕБОВАНИЯ.

Пример. Центральный файл не поддерживается в настоящем времени. Потребность в документах, содержащихся в ЦФ, вынуждает других людей отнимать всё время клерка центрального файла, который в результате тратит его на поиски необходимых документов, раздирая ЦФ на части.

ЗАВАЛ МОЖЕТ УВЕЛИЧИТЬСЯ САМ ПО СЕБЕ ЗА СЧЁТ ТОГО, ЧТО ОН ПОРОЖДАЕТ БЕСПОРЯДОК, КОТОРЫЙ СВОДИТ НА НЕТ ТО, ЧТО УЖЕ БЫЛО СДЕЛАНО.

Таким образом, завал уничтожает работу, сделанную в прошлом, создавая в то же время работу на будущее.

Пример. Отдел персонала создаёт завалы из своих файлов, что приводит к образованию завалов в области, связанной с назначением на должности. Это перегружает другие области. Эти области наваливаются на отдел персонала с требованием предоставить людей. Отдел персонала оказывается настолько сильно занят тем, чтобы отбиться от этих областей, что не имеет возможности назначать людей на посты. Тем не менее он лихорадочно действует.

ЗАВАЛ НЕ ДАЁТ УСТРАНИТЬ СЕБЯ.

Организацию, в которой есть несколько завалов, начинает лихорадить, и после этого она погружается в апатию.

Решение заключается в следующем:

1. Соберите людей и организуйте аврал, чтобы разгрести самые значительные завалы.
2. Найдите настоящее «ПОЧЕМУ» завала в области и справьтесь с ним таким образом, чтобы впоследствии эту область деятельности поддерживали в настоящем времени. (Для этого требуется программа, которой необходимо следовать и которую необходимо выполнить).
3. Проведите проверку персоналу по книге «Проблемы работы».
4. Пусть сотрудники выполнят тренировочное упражнение 0 в отношении той области, где они работают.
5. Пусть сотрудники выполнят процесс «Достичь и отдалиться» в отношении материалов, с которыми они работают, или в отношении своей области деятельности.
6. Узнайте мнение сотрудников, чтобы выявить жалобы по поводу несделанных дел, недоделок и завалов, а также причин их существования.
7. Опираясь на результаты опроса, проведите мощную кампанию по устранению НЕСДЕЛАННЫХ ДЕЛ и НЕДОДЕЛОК.
8. В будущем совершенно безжалостно расправляйтесь с любым завалом, который только начинает образовываться.

Когда вы увидите область (или организацию), находящуюся в апатии, знайте, что она прошла через несделанные дела, недоделки и завалы. Уладьте это.

Когда вы увидите, что область начинает лихорадить, знайте, что вы смотрите на несделанные дела, недоделки и завалы. Быстро всё это устраните, пока эта область не погрузилась в гораздо худшее состояние – состояние апатии.

Производство – это основа боевого духа. Несделанные дела, недоделки приводят к завалам. Завалы лишают возможности производить в будущем.

Таким образом, вы знаете, что ситуация, при которой существуют несделанные дела и недоделки, приведёт к образованию завалов.

Завалы будут мешать улаживать что-либо дальше.

Завалы, несделанные дела и недоделки – это и есть то, что приводит руководителей в беспокойное состояние.

За каждым расстройством стоят НЕСДЕЛАННЫЕ ДЕЛА, НЕДОДЕЛКИ и ЗАВАЛЫ.

Так что будьте начеку.

По сравнению с этим весьма взрывоопасным предметом динамит – просто детская забава.

Не говорите, что я вас не предупреждал.