Ссылки:

ИП ОХС от 9 февр. 1974П Пересм. 17.02.80 СОСТОЯНИЕ НИЖЕ ПРЕДАТЕЛЬСТВА. ФОРМУЛА ЗАМЕШАТЕЛЬСТВА И РАСШИРЕННАЯ ФОРМУЛА ЗАМЕШАТЕЛЬСТВА

ИП ОХС от 30 дек. 1970 Серия «Персонал», 15 Серия «Организация», 20 КОНТРОЛЬ ОКРУЖЕНИЯ

Недавно, проводя расследование подразделений, имеющих низкие производственные показатели, я сделал открытие и понял, что ещё очень многое необходимо сказать относительно порядка и беспорядка.

Слово «порядок» определяется как «состояние, при котором всё находится на своём месте и выполняет свои собственные функции». Человек, которому присуще чувство порядка, знает, что представляют собой вещи у него на работе, он знает, где они находятся, он знает, для чего они предназначены. Он понимает важность этих вещей и то, как они соотносятся с целым.

Наличие чувства порядка у людей является абсолютно необходимым для производства продукта.

Например, у машинистки, которая отличается организованностью, будут иметься все материалы, которые необходимо напечатать, у неё будут под рукой достаточные запасы обычной и копировальной бумаги, у неё будет поблизости жидкость для исправления опечаток и т.д. Выполнив все необходимые подготовительные действия, она примется за дело, используя функционирующую пишущую машинку, и будет знать, что такое её пишущая машинка и для чего она предназначена.

Она способна всерьёз взяться за дело и произвести свой продукт без лишних движений и остановок.

Допустим, однако, что у вас есть плотник, который не может найти свой молоток и даже не знает, для чего молоток предназначен, и не может найти свою стамеску, потому что когда её берёт, то кладёт куда-то в другое место и не может найти, а затем он не может сообразить, где лежат его гвозди. Вы снабжаете его досками, а он не знает, для чего предназначены доски, поэтому он не относит их к определенному виду вещей, среди которых потом сможет эти доски найти.

Как вы думаете, сколько домов он построит?

Действительность такова, что неорганизованный человек, работая в месте, где отсутствует порядок, растягивает десятиминутный цикл на три недели (поверьте, это чистая правда) просто потому, что не смог найти свою линейку, потерял свой ластик, поломал свою пишущую машинку, уронил гайку и не смог её найти и поэтому должен был послать кого-то за тридевять земель, в другой город, за новой гайкой и т.д. и т.п.

Работая с группой специалистов, которые не производили продукт, я обнаружил кое-что интересное: отход от основ. Фактически, я на ещё более элементарном уровне рассмотрел то, о чём мы обычно думаем, когда слышим слово «основы».

Согласно докладам, эти специалисты проводили исследования в отношении одного из ключевых компонентов какого-то оборудования и уже во всём разобрались. Но я обнаружил, что они не знают даже основы основ: того, что эта машина должна была делать, и того, что сами они должны были делать у себя на работе!

Поэтому я сразу понял, что у них не было упорядоченных файлов, отсутствовали данные исследований. У них пропадали вещи.

А ведь если у них пропадали вещи, то это означало, что отсутствует другая основа: они наверняка не знали, где эти вещи были. Они где-нибудь клали какойто инструмент, а затем, когда он снова был им нужен, им приходилось обыскивать всё вокруг, потому что они не положили его на своё место.

Их работа не была организована таким образом, чтобы её можно было выполнять, и они не знали свои инструменты.

Поэтому я проверил, что там происходило. Когда они брали и возвращали вещи, которыми они пользовались, отмечали ли они это в журнале учёта, с тем чтобы быть в состоянии опять найти эти вещи? Закончив работать с какими-то вещами, убирали ли они их на место? Нет, они не делали этого.

Это просто основы админа в сочетании со знанием того, чем являются те вещи, с которыми вы работаете. Это организованность и знание того, чем являются вещи, знание того, для чего они предназначены и где они находятся, и т.д. Это самое элементарное.

Если люди по-настоящему не знают, что они используют в работе, если каких-то инструментов недостаёт, если есть не функционирующие инструменты, если люди не знают, что делают с помощью их инструментов, если нет файлов или если после работы с ними их не собирают и не кладут назад в ящик для файлов, если вещи теряются и люди не знают, где находятся вещи, и так далее, то люди будут тратить по три или четыре часа, бегая в поисках листа бумаги. Это не производство.

Если человек не в состоянии сказать вам, чем являются те вещи, которые он использует в работе, для чего они предназначены и где они находятся, то он не произведёт никакого продукта. Он не знает, что он делает.

Это похоже на то, как если бы плотник пытался построить дом, не зная, с помощью чего он должен его строить, не зная своих инструментов и материалов и не зная тех основных действий, которые он должен выполнить для того, чтобы получить свой продукт. Вот что тормозило производство в данной области: неорганизованность. И при этом отсутствовали основы.

На самом деле это вещи намного более элементарные, чем знание технологии, применяемой в этой области, знание тех методик, которые используются для получения продукта. Человек даже не знает, какие у него инструменты и оборудование и каковы их функции. Он не знает, в рабочем они состоянии или нет. Он не знает, что после работы с инструментом его нужно вернуть на место. Получив послание, его нужно поместить в файл, откуда его можно снова взять. Это вещи даже более элементарные, чем знание приказов и оргполитики, относящихся к его шляпе.

Какие же основы отсутствуют? Основа, заключающаяся в том, что человек садится за стол, за которым он должен сидеть, и выполняет работу! Основа, заключающаяся в том, что человек знает, какие инструменты, материалы и оборудование он использует в работе, и знает, что он должен делать с их помощью, чтобы произвести свой продукт. Вот какие основы отсутствуют.

Вот мы и подошли вплотную к истинной причине того, почему человек не может производить какой-либо продукт.

Это то, что мешает такому человеку производить. Это ещё более элементарно, чем знание методик его работы.

Отход от основ. Знает ли этот человек, где находится файл? Закончив работать с этим файлом, оставляет ли он его разбросанным по всему помещению или он собирает его и кладёт обратно туда, где его можно найти?

Теперь, у человека, который находится в процессе работы, бумаги обычно разбросаны по всему помещению, но знает ли он, где они находятся? Соберёт ли он их потом и сложит ли в правильном порядке или он просто оставит их там, где они лежат, и навалит сверху ещё кучу бумаг?

Если вы видите, что бумаги из «Проекта № 2» разбросаны поверх бумаг из «Проекта № 1», то вы кое-что узнаёте об этом подразделении. Здесь отсутствуют основы.

Это маленькая частичка технологии, и эта маленькая частичка технологии даёт вам понимание сути дела. У вас должна быть общая картина того, как бы выглядело это подразделение, если бы там был порядок и хорошая организация дела, – как оно должно быть организовано, чтобы добиться оптимальных результатов в производстве.

Затем вы могли бы проинспектировать это подразделение и посмотреть, что там происходит. При инспекции используется следующий подход: насколько организация данного подразделения отличается от того, какой она должна быть? Вы выясняете, нет ли такого, что сотрудники подразделения не знают, что собой представляют различные вещи в их подразделении или для чего они предназначены, вы смотрите, знают ли они, какова ценность различных вещей в их подразделении, имеют ли место случаи искажённой важности, не отсутствуют ли какие-либо файлы и выполняются ли необходимые действия по поддержанию файлов в порядке, случается ли нарушение последовательности в действиях, есть ли не функционирующие инструменты и оборудование, не добавлено ли к общей картине что-то, не имеющее отношения к производству, и т.д.

Другими словами, вы можете проверить подразделение на предмет наличия минусов в сравнении с одним только этим фактором – организованностью.

Подобного рода отход от основ и неорганизованность сводят производство на нет. Никакого производства просто не будет вообще. Не будет построенных домов.

То, о чём мы здесь говорим, – это внутренняя склонность к порядку. Человек, у которого есть чувство порядка и который понимает, что он делает, садится писать рассказ или, например, доклад, и у него под рукой будет бумага, между листами бумаги будет проложена копирка, и у него поблизости будут его рабочие заметки. И прежде чем он прикоснётся к клавишам своей пишущей машинки, он ознакомится с тем местом, где он будет работать. Для того чтобы получить продукт, он выполнит всю необходимую подготовительную работу.

А ведь кто-то другой сел бы, написал бы что-то, затем вспомнил бы смутно, что где-то были какие-то заметки, а затем в течение часа искал бы, где эти заметки находятся, не смог бы их найти, затем решил бы, что это всё равно неважно, затем несколько раз прошёлся бы взад и вперёд и в конце концов обнаружил бы, что всё напечатано без копирки.

Существует способ справиться с этим. Любой, кто пытается привести в порядок какое-либо подразделение, в котором люди не понимают основ того, с чем они имеют дело, и которое находится в состоянии полного беспорядка, должен обрести прочную реальность в отношении того факта, что до тех пор, пока не усвоены основы и не устранён беспорядок, в этом подразделении не будет удовлетворительного уровня производства.

Инспекция, описанная ниже, проводится для того, чтобы определить, каково положение дел в таком подразделении, и исправить это положение дел.

Полная инспекция проводится, для того чтобы определить, насколько хорошо в этом подразделении знают основы и насколько хорошо оно организовано. Она может проводиться начальником данного подразделения, для того чтобы найти участки с низким уровнем организованности и исправить там положение дел. Она также проводится как часть технологии дебага, описанной в ИП ОХС от 23 августа 1979 I, серия «Эсто» 38, серия «Дебаг продукта» 1, «Технология дебага». Она предназначена для того, чтобы её использовал каждый, кто работает в области производства и связан с получением продукта.

Инспекция, описанная ниже, проводится инспектирующим с планшетом в руках; он делает полные записи наблюдений, а затем на основе того, что было обнаружено во время инспекции, могут быть выработаны необходимые меры (в соответствии с расположенным ниже разделом «Меры»; рекомендуемые меры приводятся в скобках внизу каждого пункта).

ЗНАЕТ ЛИ ОН, В КАКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, ФИРМЕ ИЛИ КОМПАНИИ ОН НАХОДИТСЯ? ЗНАЕТ ЛИ ОН, КАКОВ ЕГО ПОСТ ИЛИ КАКОВЫ ЕГО ОБЯЗАННОСТИ?

Речь идёт вот о чём: знает ли он вообще, где находится? Знает ли он, в какой организации или компании он работает, знает ли он, что за пост он занимает?

(Если он находится в таком замешательстве и настолько дезориентирован, что даже не знает, в какой компании или организации он находится, или же не знает, каков его пост, ему необходимо применить расширенную формулу Замешательства [ИП ОХС от 9 февраля 1974П], а затем проходить состояния, двигаясь вверх.)

Разумеется, человек должен будет также пройти мгновенное ошляплива-ние на своём посту: ему должны объяснить, что это за организация, как называется его пост, каково его положение на оргсхеме, что он должен производить на своём посту и т.д.

Если он выполняет это в качестве составной части расширенной формулы Замешательства, пусть он просто пройдёт мгновенное ошляпливание и продолжает выполнять расширенную формулу Замешательства.

СПРОСИТЕ ЧЕЛОВЕКА, КАКОВ ЕГО ПРОДУКТ?

Знает ли он это? Может ли он назвать вам его без задержки общения и замешательства?

Вы можете обнаружить, что у него нет представления о том, что у него за продукт, или обнаружить, что он имеет неверное представление о своём продукте или же что он находится в замешательстве относительно своего продукта. Возможно, он даже не знает, что он должен производить продукт.

(Если дело обстоит именно так, он должен выяснить, каков его продукт. Если продукт данного человека указан в каких-то публикациях по оргполитике, на которые имеются ссылки, он должен ознакомиться с ними. Если продукт не описан в технических публикациях или публикациях по организационной политике, он должен разобраться в том, что у него за продукт.)

МОЖЕТ ЛИ ОН С ХОДУ ПЕРЕЧИСЛИТЬ В ПРАВИЛЬНОМ ПОРЯДКЕ ОСНОВНЫЕ ДЕЙСТВИЯ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА ЕГО ПРОДУКТА, ИЛИ ОН КОЛЕБЛЕТСЯ И ЗАПИНАЕТСЯ, ДЕЛАЯ ЭТО?

Знает ли он, что ему нужно будет делать с его продуктом, когда тот будет готов?

Возможно, он попытается рассказать вам о том, что он делает каждый день, или как он справляется с этим или тем, или какие у него проблемы с постом. Вы отмечаете это, но то, что вас интересует, – это знает ли он, какие основные действия он должен выполнить, чтобы произвести продукт? И знает ли он, что ему нужно будет делать с его продуктом, когда тот будет готов?

(Если он не может с ходу перечислить последовательность действий: 1, 2, 3, тогда ему следует продемонстрировать в пластилине в правильной последовательности основные действия, необходимые для производства его продукта, а затем упражняться в этих действиях до тех пор, пока он не будет в состоянии с ходу перечислить их, даже если его разбудить посреди ночи. Если он не знает, что ему нужно делать с продуктом, когда тот будет готов, тогда ему нужно выяснить это и упражняться в том, что нужно делать с готовым продуктом.)

СПРОСИТЕ ЕГО, КАКОВЫ ТЕ ИНСТРУМЕНТЫ, С ПОМОЩЬЮ КОТОРЫХ ОН МОЖЕТ ПОЛУЧИТЬ ЭТОТ ПРОДУКТ.

Отметьте его реакцию. Может ли он вообще назвать эти инструменты? Упоминает ли он инструменты, играющие важную роль в его подразделении? Упоминает ли он среди инструментов свою подборку шляпных материалов?

(Если он не знает, каковы его инструменты, ему не мешало бы выяснить, что он использует в работе и каковы функции тех вещей, которые он использует. Хороший работник знает свои инструменты настолько хорошо, что он может использовать их, даже если у него будут завязаны глаза, одна из рук будет привязана за спиной, а сам он будет стоять на голове.)

ПОПРОСИТЕ ЕГО ПОКАЗАТЬ ВАМ СВОИ ИНСТРУМЕНТЫ.

Находятся ли его инструменты на его рабочем месте или они расположены так, что он не может до них дотянуться – в другом конце помещения или в какой-нибудь другой комнате?

(Возможно, он должен будет реорганизовать место, где он работает, чтобы обеспечить лёгкий доступ к инструментам и ввести некоторые основы организации. Цель таких организационных действий – добиться, чтобы производить стало легче и чтобы производство осуществлялось быстро.)

ПОПРОСИТЕ ЕГО СКАЗАТЬ ВАМ, ЧЕМ ЯВЛЯЕТСЯ КАЖДЫЙ ИЗ ЕГО ИНСТРУМЕНТОВ.

Может ли он объяснить, чем они являются? Знает ли он, чем является каждый из них и для чего они предназначены?

(Если он не знает этого, то ему следует узнать.)

ПОПРОСИТЕ ЕГО СКАЗАТЬ ВАМ, КАК ВЗАИМОСВЯЗАНЫ ЕГО ПРОДУКТ И КАЖДЫЙ ИЗ ЕГО ИНСТРУМЕНТОВ.

(Если он не может этого сделать, то пусть он продемонстрирует в пластилине шаги, которые он предпринимает для получения своего продукта с помощью каждого используемого им инструмента, – чтобы он увидел связь между каждым инструментом и своим продуктом.)

ПОПРОСИТЕ ЕГО НАЗВАТЬ СЫРЬЁ, ИЛИ ИСХОДНЫЕ МАТЕРИАЛЫ, КОТОРЫЕ ОН ИСПОЛЬЗУЕТ В СВОЕЙ РАБОТЕ. ПОПРОСИТЕ ЕГО ПОКАЗАТЬ ВАМ ЭТИ МАТЕРИАЛЫ.

Знает ли он, какое сырьё он использует, что у него за материалы? Находятся ли они на его рабочем месте? Находятся ли они в порядке? Знает ли он, где их можно взять?

(Возможно, он должен будет узнать, что представляют собой его исходные материалы. Он делает это, выясняя дефиниции слов и то, откуда эти материалы поступают. Ему надо потренироваться в получении исходных материалов и в обращении с ними, а потом провести «Достичь и отдалиться» по отношению к ним.)

ЕСТЬ ЛИ У НЕГО ШКАФ ДЛЯ ФАЙЛОВ? ФАЙЛЫ? СПРОСИТЕ ЕГО, ЧТО ОНИ СОБОЙ ПРЕДСТАВЛЯЮТ.

Знает ли он, для чего они нужны? Знает ли он, что такое послание, и т.д.?

(Возможно, придётся добиться, чтобы он понял, что такое файлы, шкафы для файлов, послания и т.д. и какое они имеют отношение к нему и к его продукту. Возможно, ему нужно будет продемонстрировать в пластилине взаимосвязь между этими вещами. Он должен будет создать систему хранения файлов. См. ИП ОХС от 18 марта 1972, серия «Эсто» 10, «Файлы».)

ЕСТЬ ЛИ У НЕГО СИСТЕМА ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ МЕСТОНАХОЖДЕНИЯ ВЕЩЕЙ?

Попросите продемонстрировать её. Проверьте его файлы. Есть ли у него журналы учёта? Записывает ли он вещи, которые берёт, и отмечает ли, что вернул их? Помечены ли коммуникационные корзинки ярлычками? Есть ли у него специально отведённое место для канцелярских и иных принадлежностей, необходимых в работе? Попросите его найти что-либо в его файлах. Сколько времени требуется на это?

Есть ли у него систематизированная подборка справочных материалов или библиотека, содержащая сведения, относящиеся к области его деятельности? Организована ли эта подборка так, чтобы ею было удобно пользоваться?

(Если у него нет никакой системы для определения местонахождения вещей, пусть он её создаст. Пусть он создаст систему хранения файлов, систему ведения журналов учёта, пометит коммуникационные корзинки, приведёт в порядок рабочие принадлежности и т.д. Добейтесь, чтобы справочная библиотека была собрана и систематизирована. Тренируйте его в использовании его системы.)

КОГДА ОН ИСПОЛЬЗУЕТ КАКОЙ-ЛИБО ПРЕДМЕТ, ВОЗВРАЩАЕТ ЛИ ОН ЕГО НА ТО ЖЕ САМОЕ МЕСТО? ВОЗВРАЩАЕТ ЛИ ОН ЭТОТ ПРЕДМЕТ ТУДА, ГДЕ ДРУГИЕ СМОГУТ ЕГО НАЙТИ?

Он, вероятно, скажет вам, что конечно же он делает это. Посмотрите вокруг. Не разбросаны ли вокруг файлы и другие предметы? Есть ли порядок на его рабочем месте или нет? Попросите его найти что-либо для вас. Знает ли он точно, где этот предмет находится, или ему приходится искать его? Нет ли там скопления необработанных частиц?

(Пусть он продемонстрирует в пластилине, почему может быть полезным возвращать вещи именно в то место, откуда они были взяты. Тренируйте его в том, чтобы, закончив работать с чем-либо, он возвращал это на место. Пусть он наведёт порядок на своём рабочем месте, разобрав любое скопление необработанных частиц.)

ЕСЛИ ЭТО ВОЗМОЖНО, СХОДИТЕ С ЧЕЛОВЕКОМ ТУДА, ГДЕ ОН ЖИВЁТ.

Чисто ли там? Заправлена ли кровать? Убраны ли вещи на отведённые им места? Много ли у него не стиранной одежды? Хранится ли она в специальном пакете или корзине или же она разбросана по комнате? Люди, личный МЭСТ которых был в беспорядке, все как один не производили на своём посту никакого продукта – у них не было чувства порядка.

(Если его личное жилое пространство в беспорядке, пусть он приберёт его и поддерживает его в таком состоянии ежедневно. Это научит его тому, что такое порядок.)

Некоторые подразделения, конечно же, окажутся в идеальном порядке и пройдут инспекцию без замечаний. Это будут, скорее всего, подразделения с высокой производительностью.

В других подразделениях обнаружатся нарушения лишь по нескольким пунктам, которые будет легко исправить при помощи описанных выше мер. Это, вероятно, будут те подразделения, в которых кое-что производят.

Когда у штатных сотрудников есть представление о том, что такое порядок и почему он важен, они обычно сами полны горячего желания исправить обнаруженный во время инспекции беспорядок, и их, вероятно, не нужно будет в дальнейшем подгонять, тренировать или корректировать – они сами быстро возьмутся за устранение этих минусов. Многим сообразительным штатным сотрудникам, с готовностью выполняющим работу, достаточно будет просто прочесть эти положения оргполитики, для того чтобы сразу же исправить положение дел в своих подразделениях.

Однако может встретиться и такое подразделение, где у людей нет представления о порядке, и они, возможно, не имеют ни малейшего представления о том, зачем этим вообще заниматься. Скорее всего, вы обнаружите, что эти люди находятся в состоянии апатии по отношению к своим постам, в состоянии раздавленности или отчаяния. Что бы они ни делали, они просто не в состоянии произвести в достаточном количестве продукт удовлетворительного качества. Они стараются, стараются и стараются, но всё, кажется, работает против них.

Когда вы видите такую ситуацию, знайте, что это подразделение находится в состоянии Замешательства. Вы пытаетесь исправить положение дел в подразделении, которое находится в состоянии неизменного, хронического Замешательства.

К такому подразделению или к такому человеку необходимо применять расширенную формулу Замешательства (ИП ОХС от 9 февраля 1974П), включая меры, описанные выше. Таким образом, если в каком-либо подразделении такое положение дел действительно существует, вы должны использовать расширенную формулу Замешательства и меры, описанные выше, до тех пор пока это положение дел не будет исправлено. Поскольку, честно говоря, такое подразделение или такой человек находится в состоянии Замешательства и будут оставаться в этом состоянии до тех пор, пока не будет применена расширенная формула Замешательства, включая все меры, признанные необходимыми при проведении данной инспекции.

После того как человек выйдет из состояния Замешательства, его нужно будет провести по всем остальным состояниям.

Состояние Замешательства – это очень низкое состояние, и его никогда не следует назначать там, где это не оправдано. Если в каком-либо подразделении в ходе описанной выше инспекции были выявлены нарушения по одному или двум пунктам и если эти нарушения были с лёгкостью исправлены, то нет необходимости назначать состояние Замешательства этому подразделению. На самом деле назначение неправильного состояния может ухудшить положение дел в подразделении.

Но если вы столкнулись с ситуацией, когда полное или почти полное отсутствие продукта долгое время сочетается с отсутствием порядка, знайте, что это подразделение или этот человек находится в состоянии Замешательства и что применение формулы Замешательства вместе с мерами, изложенными в этом ИП, вытащат подразделение из болота и приведут его в то состояние, в котором оно сможет начать производить.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если в отношении какого-то подразделения или какого-то человека была проведена инспекция и при этом по ряду пунктов обнаружились отрицательные моменты, и были приняты соответствующие меры, но состояние Замешательства назначено не было, то примерно через неделю в этом подразделении нужно провести повторную инспекцию. Таким образом вы обнаружите подлинное состояние Замешательства, если оно осталось незамеченным, поскольку в таком случае подразделение опустится в прежнее состояние неорганизованности или ситуация в нём даже ухудшится.

Знание основ деятельности подразделения и поддержание организованности в нём – это то, что абсолютно необходимо для производства.

Когда вы обнаружили человека, который находится за пару световых лет от основ и не имеет ни малейшего представления о том, что такое порядок, человека, который витает где-то за облаками, вместо того чтобы просто попытаться произвести то, что ему положено производить, или сделать то, что ему положено делать, вы точно определите то «почему», из-за которого он не производит.

Проводя инспекцию и применяя меры, описанные здесь, мы можем справиться с любой степенью беспорядка и неорганизованности.

И воцарится порядок.

Не производящие подразделения смогут производить.

Подразделения, которые уже производят продукт, повысят свою производительность.

И производство начнёт набирать обороты.