Исполнительное письмо ОХС от 28 мая 1971 Выпуск 2 | Исполнительное письмо ОХС от 28 мая 1971 Выпуск 2 |
СЛУЖЕБНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И РАБОЧАЯ НАГРУЗКА | СЛУЖЕБНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И РАБОЧАЯ НАГРУЗКА |
Для того чтобы уменьшить движение рабочей нагрузки организации, необходимо: | Для того чтобы уменьшить движение рабочей нагрузки организации, необходимо: |
1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы. | 1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы. |
2. Доставлять конкретную услугу каждой шляпе, которой она требуется. | 2. Доставлять конкретную услугу каждой шляпе, которой она требуется. |
3. Проверить, что все начальники в состоянии выполнить обязанности всех шляп, находящихся в их подчинении, а также знать оргсхему, функции, цели секторов, направления деятельности и текущие программы. | 3. Проверить, что все начальники в состоянии выполнить обязанности всех шляп, находящихся в их подчинении, а также знать оргсхему, функции, цели секторов, направления деятельности и текущие программы. |
4. Убедиться, что все члены Персонала знают каждую шляпу в орг-ции. | 4. Убедиться, что все члены Персонала знают каждую шляпу в орг-ции. |
Производительность в терминалах конечных результатов воспарит. | Производительность в терминалах конечных результатов воспарит. |
Объем работы у людей. | Объем работы у людей. |
Почему так происходит? | Почему так происходит? |
ОТСУТСТВИЕ СЛУЖЕБНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ | ОТСУТСТВИЕ СЛУЖЕБНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ |
Если каждый член персонала находится на уровне отсутствия служебных обязанностей (не выполняет своих служебных обязанностей), численность и объем рассылаемой корреспонденции вырастут по крайней мере в 15 раз, а продуктивность уменьшится практически до нуля. | Если каждый член персонала находится на уровне отсутствия служебных обязанностей (не выполняет своих служебных обязанностей), численность и объем рассылаемой корреспонденции вырастут по крайней мере в 15 раз, а продуктивность уменьшится практически до нуля. |
Давайте рассмотрим это. | Давайте рассмотрим это. |
Тело А направляется к входящему в штат терминалу Х, чтобы устроиться на ту или иную службу. | Тело А направляется к входящему в штат терминалу Х, чтобы устроиться на ту или иную службу. |
Терминал Х говорит: ”Я не могу заплатить Вам, т. к. финансовое планирование .......” | Терминал Х говорит: ”Я не могу заплатить Вам, т. к. финансовое планирование .......” |
Затем человек А звонит другому члену персонала, который отвечает ему: ”Требуется разрешение от G”. | Затем человек А звонит другому члену персонала, который отвечает ему: ”Требуется разрешение от G”. |
Затем человек А идет к G, который говорит ему: ”У нас нет списка, чтобы вручить Вам, поэтому ...........” | Затем человек А идет к G, который говорит ему: ”У нас нет списка, чтобы вручить Вам, поэтому ...........” |
Затем человек А идет ...........”. | Затем человек А идет ...........”. |
Где продукция? | Где продукция? |
Но присутствует большая численность персонала. | Но присутствует большая численность персонала. |
Официальное донесение направленно - получено членом персонала Y. Он направляет его члену персонала Z. Тот направляет его............. | Официальное донесение направленно - получено членом персонала Y. Он направляет его члену персонала Z. Тот направляет его............. |
Где продукция? | Где продукция? |
Но присутствует значительное движение корреспонденции. | Но присутствует значительное движение корреспонденции. |
Подобная система, пользующаяся популярностью во многих бюрократических организациях, даже имеет собственное название. Ее называют “Далеко отсылающая система”. | Подобная система, пользующаяся популярностью во многих бюрократических организациях, даже имеет собственное название. Ее называют “Далеко отсылающая система”. |
Ни один не оказывает услуг. Ни одна ситуация не обрабатывается соответствующим образом. | Ни один не оказывает услуг. Ни одна ситуация не обрабатывается соответствующим образом. |
ПЕРЕДЕЛКА (ДВОЙНАЯ РАБОТА) | ПЕРЕДЕЛКА (ДВОЙНАЯ РАБОТА) |
Когда это до некоторой степени исправлено, может развиться новая ситуация. | Когда это до некоторой степени исправлено, может развиться новая ситуация. |
Развивается дублирование выполняемых обязанностей (некто имеет обыкновение внушать другим, что они ошибаются), раздается крик: ”Вы обращаетесь с этим неправильно”. Таким образом, возникает требование переделать. | Развивается дублирование выполняемых обязанностей (некто имеет обыкновение внушать другим, что они ошибаются), раздается крик: ”Вы обращаетесь с этим неправильно”. Таким образом, возникает требование переделать. |
Это отбрасывает организацию назад - ничего не делайте или Вам сделают замечание. | Это отбрасывает организацию назад - ничего не делайте или Вам сделают замечание. |
И снова происходит раздувание штата и снижение продуктивности. | И снова происходит раздувание штата и снижение продуктивности. |
Людям, знающим свои шляпы не понаслышке и выдающим продукцию, не нужно говорить переделать что-то. | Людям, знающим свои шляпы не понаслышке и выдающим продукцию, не нужно говорить переделать что-то. |
СБИВАНИЕ ШЛЯП | СБИВАНИЕ ШЛЯП |
Когда действующий руководитель не знает всех шляп и их обязанностей, он неправильно распределяет обязанности. | Когда действующий руководитель не знает всех шляп и их обязанностей, он неправильно распределяет обязанности. |
Это сбивает все водруженные шляпы. | Это сбивает все водруженные шляпы. |
В результате не выполняется ни одной обязанности. | В результате не выполняется ни одной обязанности. |
Когда действующий руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции секторов, направление деятельности и текущие программы, он правильно распределяет и пред обязанности и продуктивность повышается, а численность штата падает. | Когда действующий руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции секторов, направление деятельности и текущие программы, он правильно распределяет и пред обязанности и продуктивность повышается, а численность штата падает. |
ОШИБКИ ПЕРСОНАЛА | ОШИБКИ ПЕРСОНАЛА |
Когда люди, входящие в штат не знают всех шляп, они неправильно распределяют работу. Насколько я знаю, некоторые военные службы довели это до совершенного искусства. | Когда люди, входящие в штат не знают всех шляп, они неправильно распределяют работу. Насколько я знаю, некоторые военные службы довели это до совершенного искусства. |
Это увеличивает кол-во действий по снятию и надеванию шляп и транжирит время. Это увеличивает неразбериху. Это уменьшает продуктивность и увеличивает объем движения. | Это увеличивает кол-во действий по снятию и надеванию шляп и транжирит время. Это увеличивает неразбериху. Это уменьшает продуктивность и увеличивает объем движения. |
Способ увеличить продуктивность и сократить объем движения состоит в том, чтобы все люди входящие в Штат, носят все шляпы, соответствующие тем постам, к которым они приписаны. В этом случае они - знающие люди. | Способ увеличить продуктивность и сократить объем движения состоит в том, чтобы все люди входящие в Штат, носят все шляпы, соответствующие тем постам, к которым они приписаны. В этом случае они - знающие люди. |
МУЗЫКАЛЬНАЯ ИГРА (музыкальные стулья) | МУЗЫКАЛЬНАЯ ИГРА (музыкальные стулья) |
Исполняя музыкальную игру в любой орг-ции - частые смены постов, использование зон деятельности орг-ции в качестве вотчины для персонала - служебная деятельность сокращается, поэтому продуктивность падает, а штаты раздуваются. | Исполняя музыкальную игру в любой орг-ции - частые смены постов, использование зон деятельности орг-ции в качестве вотчины для персонала - служебная деятельность сокращается, поэтому продуктивность падает, а штаты раздуваются. |
Это скрытый способ исполнения музыкальной игры. Пройдитесь кругом и расспросите людей, хотят ли они других постов. Это расстроит их, расположит их между двух стульев (заставить их разрываться между постами) и сократит служебную деятельность, производительность, а также раздует штаты. | Это скрытый способ исполнения музыкальной игры. Пройдитесь кругом и расспросите людей, хотят ли они других постов. Это расстроит их, расположит их между двух стульев (заставить их разрываться между постами) и сократит служебную деятельность, производительность, а также раздует штаты. |
Ленивые и причудливые экономики, а также недостаток опыта в УКОМПЛЕКТОВАНИИ всегда являются оборотной сборной музыкальной игры. | Ленивые и причудливые экономики, а также недостаток опыта в УКОМПЛЕКТОВАНИИ всегда являются оборотной сборной музыкальной игры. |
Ответ заключается в том, чтобы НАБИРАТЬ и НАНИМАТЬ. | Ответ заключается в том, чтобы НАБИРАТЬ и НАНИМАТЬ. |
Возможно могут быть изобретены другие способы предотвращения изменений суеты и того, чтобы каждый работая как сумасшедший, но выше изложенные способы – основные. | Возможно могут быть изобретены другие способы предотвращения изменений суеты и того, чтобы каждый работая как сумасшедший, но выше изложенные способы – основные. |
Для того, чтобы повысить продуктивность и уменьшить объем выполняемых работ, жизненно важно, чтобы люди были: | Для того, чтобы повысить продуктивность и уменьшить объем выполняемых работ, жизненно важно, чтобы люди были: |
А. Правильно подобраны и распределены по постам. | А. Правильно подобраны и распределены по постам. |
Б. Были ознакомлены со своими шляпами и подготовлены для занимаемого ими поста, а также все теоретические, практические и соответствующие посту упражнения были выполнены ими. | Б. Были ознакомлены со своими шляпами и подготовлены для занимаемого ими поста, а также все теоретические, практические и соответствующие посту упражнения были выполнены ими. |
В. Подготовлены к тому, чтобы выполнять ожидаемые от них обязанности, соответствующие занимаемому ими посту. | В. Подготовлены к тому, чтобы выполнять ожидаемые от них обязанности, соответствующие занимаемому ими посту. |
Г. Хорошо осведомлены в качестве руководителей знающих шляпы своих подчиненных, оргсхему, функции и цели секторов, направление деятельности и текущие программы. | Г. Хорошо осведомлены в качестве руководителей знающих шляпы своих подчиненных, оргсхему, функции и цели секторов, направление деятельности и текущие программы. |
Д. Обеспечены знаками, руководствами и формами, для того, чтобы дать публике, внешний и внутренний корреспонденции правильные направления и терминалы, где взаимодействие произойдет с полноценным конечным результатом. | Д. Обеспечены знаками, руководствами и формами, для того, чтобы дать публике, внешний и внутренний корреспонденции правильные направления и терминалы, где взаимодействие произойдет с полноценным конечным результатом. |
Хотите увеличить продуктивность и уменьшить рабочую нагрузку? | Хотите увеличить продуктивность и уменьшить рабочую нагрузку? |
Применяйте, применяйте и применяйте это Инструктивное Письмо! | Применяйте, применяйте и применяйте это Инструктивное Письмо! |
Основатель | Основатель |