The hallmark of bad promotion is “Too Little Too Late.”

Для того чтобы уменьшить движение рабочей нагрузки организации, необходимо:

Probably the most aggravating and most suppressive error that can be made by those doing promotion or other PR actions is to plan or announce an event too close to the date for anyone to come.

1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы.

Typical report, “Only 50 came to the congress. I guess it just wasn’t popular.”

2. Доставлять конкретную услугу каждой шляпе, которой она требуется.

An exec hearing this can validly suspect “too little too late” as the real WHY. He would be 95% right without even querying further.

3. Проверить, что все начальники в состоянии выполнить обязанности всех шляп, находящихся в их подчинении, а также знать оргсхему, функции, цели секторов, направления деятельности и текущие программы.

“When did you announce the July 1 congress?” Usual true answer: June 25! “How many mailings were sent?” Usual true answer: 500 “because FP. .. .” “What other promotion was done?” Usual true answer: None.

4. Убедиться, что все члены Персонала знают каждую шляпу в орг-ции.

Reason for only 50 at the congress: “Too little promotion announced too late for anyone to come.”

Производительность в терминалах конечных результатов воспарит.

Often this factor is hidden. Other more dramatic reasons, not the true WHYs, are advanced. “There was a football match the same date.” “We are in disrepute.” “There is an anti-campaign.” “The press. . . .” Yap, yap, yap. All lies. It was just too little promotion too late.

Объем работы у людей.

“Nobody showed up for the VIP dinner.” The right response to this is, “When did you send the invitations?” “Well, you see, FP wouldn’t give us any stamps so. . . .” “WHEN did you send the invitations?” “The same morning as the dinner was held.” “Were they engraved?” “No, we sort of ran them off on mimeo.”

Почему так происходит?

Just why event failures are 95% traced “handled at the last moment without proper planning and without proper verified addresses and without enough posh or volume” is itself a mystery.

Undermanned PR section is the most charitable reason.

Если каждый член персонала находится на уровне отсутствия служебных обязанностей (не выполняет своих служебных обязанностей), численность и объем рассылаемой корреспонденции вырастут по крайней мере в 15 раз, а продуктивность уменьшится практически до нуля.

PR in reality is about 80% preparation of the event and about 20% event.

Давайте рассмотрим это.

If the preparation is not planned and prepared fully well in advance of the event, the events fail.

Тело А направляется к входящему в штат терминалу Х, чтобы устроиться на ту или иную службу.

Off-the-cuff PR is sometimes necessary. But usually made necessary by lack of foresight and hard work.

Терминал Х говорит: ”Я не могу заплатить Вам, т. к. финансовое планирование .......”

There is a rule about this:

Затем человек А звонит другому члену персонала, который отвечает ему: ”Требуется разрешение от G”.

THE SUCCESS OF ANY EVENT IS DIRECTLY PROPORTIONAL TO THE TIMELY PREPARATION.

Затем человек А идет к G, который говорит ему: ”У нас нет списка, чтобы вручить Вам, поэтому ...........”

In other words, poor preparation made too late gives an unsuccessful event.

Затем человек А идет ...........”.

PR is hard work. But the hard work mostly occurs before there is any public view of it. The work in the event itself is pie.

Где продукция?

You see these beautifully staged affairs, these flawless polished occurrences. They look so effortless. Well, they LOOK effortless because a fantastic amount of preparation went into them ahead of time.

Но присутствует большая численность персонала.

A well-attended event is planned and drilled and announced ages ahead of the occurrence.

Официальное донесение направленно - получено членом персонала Y. Он направляет его члену персонала Z. Тот направляет его.............

Even a mere dinner has to be announced at least a week in advance.

Где продукция?

PRs who don’t work hard to plan and drill and who don’t announce in time with enough promotion have flops.

Но присутствует значительное движение корреспонденции.

So PR flops come from failures to plan, drill, promote enough and in plenty of time.Therefore, PR successes are best guaranteed by data gathering, sharp planning, heavy drilling, timely announcement and adequate promotion.

Подобная система, пользующаяся популярностью во многих бюрократических организациях, даже имеет собственное название. Ее называют “Далеко отсылающая система”.

Even a surprise event has to be handled this way for everyone except those for whom the surprise is intended.

Ни один не оказывает услуг. Ни одна ситуация не обрабатывается соответствующим образом.

So gather the data that will guide planning, plan well, program it, do all the clerical actions necessary, announce it in ample time, drill all those connected with it heavily until they’re flawless and then stage it.

And there you are, a “spontaneous,” highly successful event.

Когда это до некоторой степени исправлено, может развиться новая ситуация.

Whether it’s a protest march, a press conference, a congress, a new course or dinner for VIPs or even just friends, if it’s to be a success, prepare it and announce it widely in plenty of time.

Развивается дублирование выполняемых обязанностей (некто имеет обыкновение внушать другим, что они ошибаются), раздается крик: ”Вы обращаетесь с этим неправильно”. Таким образом, возникает требование переделать.

There was this grave where they buried a failed PR man. And on the headstone they put, “George Backlog. Too Little, Too Late.” They had to shoot him because he broke the company’s leg.A mediocre event very well-prepared and announced well and in time will succeed better than the most splendid event done off-the-cuff.

Это отбрасывает организацию назад - ничего не делайте или Вам сделают замечание.

The next time you see empty seats remember and use this PL. Or better still, do it right in the first place.

И снова происходит раздувание штата и снижение продуктивности.

Людям, знающим свои шляпы не понаслышке и выдающим продукцию, не нужно говорить переделать что-то.

Когда действующий руководитель не знает всех шляп и их обязанностей, он неправильно распределяет обязанности.

Это сбивает все водруженные шляпы.

В результате не выполняется ни одной обязанности.

Когда действующий руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции секторов, направление деятельности и текущие программы, он правильно распределяет и пред обязанности и продуктивность повышается, а численность штата падает.

Когда люди, входящие в штат не знают всех шляп, они неправильно распределяют работу. Насколько я знаю, некоторые военные службы довели это до совершенного искусства.

Это увеличивает кол-во действий по снятию и надеванию шляп и транжирит время. Это увеличивает неразбериху. Это уменьшает продуктивность и увеличивает объем движения.

Способ увеличить продуктивность и сократить объем движения состоит в том, чтобы все люди входящие в Штат, носят все шляпы, соответствующие тем постам, к которым они приписаны. В этом случае они - знающие люди.

Исполняя музыкальную игру в любой орг-ции - частые смены постов, использование зон деятельности орг-ции в качестве вотчины для персонала - служебная деятельность сокращается, поэтому продуктивность падает, а штаты раздуваются.

Это скрытый способ исполнения музыкальной игры. Пройдитесь кругом и расспросите людей, хотят ли они других постов. Это расстроит их, расположит их между двух стульев (заставить их разрываться между постами) и сократит служебную деятельность, производительность, а также раздует штаты.

Ленивые и причудливые экономики, а также недостаток опыта в УКОМПЛЕКТОВАНИИ всегда являются оборотной сборной музыкальной игры.

Ответ заключается в том, чтобы НАБИРАТЬ и НАНИМАТЬ.

Возможно могут быть изобретены другие способы предотвращения изменений суеты и того, чтобы каждый работая как сумасшедший, но выше изложенные способы – основные.

Для того, чтобы повысить продуктивность и уменьшить объем выполняемых работ, жизненно важно, чтобы люди были:

А. Правильно подобраны и распределены по постам.

Б. Были ознакомлены со своими шляпами и подготовлены для занимаемого ими поста, а также все теоретические, практические и соответствующие посту упражнения были выполнены ими.

В. Подготовлены к тому, чтобы выполнять ожидаемые от них обязанности, соответствующие занимаемому ими посту.

Г. Хорошо осведомлены в качестве руководителей знающих шляпы своих подчиненных, оргсхему, функции и цели секторов, направление деятельности и текущие программы.

Д. Обеспечены знаками, руководствами и формами, для того, чтобы дать публике, внешний и внутренний корреспонденции правильные направления и терминалы, где взаимодействие произойдет с полноценным конечным результатом.

Хотите увеличить продуктивность и уменьшить рабочую нагрузку?

Применяйте, применяйте и применяйте это Инструктивное Письмо!