There is an old term called „Completed Staff Work“ which we will now employ in order to reduce Dev T and increase speed of action.

Существует старый термин "Завершенная работа персонала", который мы теперь будем использовать, чтобы уменьшить количество искусственно создаваемой работы (ИСР) и увеличить скорость действия.

The term „Completed Staff Work“ means-an assembled package of information on any given situation, plan or emergency forwarded to me sufficiently complete to require from me only an „Approved“ or „Disapproved“.

Термин "Завершенная работа персонала" означает подборку информации о любой данной ситуации, план или срочно представленные мне исчерпывающие основания для решения, требующие от меня только "Утверждаю" или "Не утверждаю".

Here is what slows down approval and action and develops traffic: Somebody sends me a skimpy piece of information and demands a solution. As more information is required than is presented, I must then take over the person’s Hat and assemble the missing data using my own time and lines. I must then dream up a solution and then order an action to be taken. This causes a slow-down on any action, causes my lines, already loaded, to be used for information assembly and brings about a feeling of emergency. My pending basket overloads and confusion results. This would be called „Incomplete Staff Work“. It is incomplete because I have to complete it by:

Вот что замедляет утверждение и само действие и разворачивает процесс делопроизводства: кто-нибудь посылает мне скудный фрагмент информации и требует решения. Поскольку требуется больше информации, чем представлено, мне приходится надевать шляпу того человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и линии связи. Затем я должен изыскать решение и сочинить приказ о действии, которое следует предпринять. Это замедляет любые действия, заставляет использовать мои линии связи, и так загруженные, для сбора информации и вносит в дело окраску чрезвычайной ситуации. Моя корзина "отложено" переполняется, и возникает путаница. Это называется "Незавершенная работа персонала".

1. Assembling the data necessary for a solution;

Она не завершена, потому, что мне приходится ее заканчивать:

2. Dreaming up the solution based on written data only;

1. Сбором данных, необходимых для принятия решения,

3. Issuing orders rather than approving orders.

If you are mad at your boss you can always ruin him with „Incomplete Staff Work“. You forward him a fragment of alarming data without collecting the whole picture. This makes him do a full job of information collection. You give him no recommended solution. This makes him have to achieve a solution by remote examination of data; such solutions are often wrong as they are made without full data. Then you make him issue arbitrary and forceful orders that may ARC break some area and hurt his reputation. That’s how to get even with a boss. And even if there’s no intention of harming him, sending „Incomplete Staff Work“ to your boss does harm him by making him send for information - getting despatches on already crowded lines, by making him guess at the situation, by making him cook up solutions which may be unreal, and by thrusting him into the role of an arbitrary tyrant.

Now that we’ve seen the negative side, let us examine the positive side.

Если вы злы на своего начальника, то всегда можете погубить его посредством "Незавершенной работы персонала". Вы представляете ему фрагмент вызывающей тревогу информации, не давая полной картины. Это заставляет его проделать всю работу по сбору информации. Вы не даете ему никакого рекомендуемого решения. Это заставляет его изобретать решение, анализируя данные на расстоянии; такие решения часто неправильны, поскольку принимаются в отсутствие полноты данных.

„Completed Staff Work“ is an assembled despatch or packet which:

Затем вы заставляете его выпускать деспотические и энергичные приказы, которые могут нарушить взаимопонимание с некоторой областью деятельности и подмочить его репутацию. Вот как можно расправиться даже с начальником. И даже если нет умысла повредить ему, представление "Незавершенной работы персонала" начальнику сильно вредит ему, заставляя запрашивать информацию, получать послания по и без того перегруженным линиям связи, строить догадки о ситуации, изобретать решения, которые могут оказаться нереальными, ставя его в положение деспотичного тирана.

1. States the situation

Теперь, рассмотрев отрицательный вариант, давайте рассмотрим положительный.

2. Gives all the data necessary to its solution

"Завершенная работа персонала" - это подборка информации, которая:

3. Advises a solution; and

1. Точно определяет ситуацию,

4. Contains a line for approval or disapproval by myself with my signature.

If documents or letters are to be signed as part of my action, they should be part of the package, all ready to sign, and each place they have to be signed is indicated with a pencil mark with a note in the recommendations saying signatures are needed.

Wrong example: A despatch from Canada saying „Central Organization here is spending large amounts“. Look what I now have to do. I have to find out what is meant by „large amounts“, who is doing it, if it is dangerous, figure out a way to curtail it and issue orders about it. None of this is my Hat. I am being forced to wear the Hat of the informing person.

Right example: I receive a packet (cable is no good and delays the situation’s being handled as many more cables will be needed). This packet is covered with a despatch which says:

Если требуется моя подпись на документах или письмах, входящих в качестве составных частей в рекомендуемую акцию, они должны быть включены в подборку готовыми к подписи, место подписи нужно пометить карандашом, а в рекомендациях следует указать, что требуются подписи.

„145CA. Central Organization here fast approaching insolvency. Data enclosed. I recommend: Director of Materiel be transferred to the post of Ext. Course Director that is now empty and that Jules Bentley be hired on the Dir. Mat. post at 25 units; that the Assn. Sec. be reprimanded for bad financial management and be ordered to budget his outgo; that a purchase order system be enforced; that a staff member ordering anything without permission have the item deducted from his pay; that the Dir. of PrR. be given lessons in letter writing.

Approved ___________ Disapproved ___________

В послании из Канады говорится: "Местная Центральная Организация много тратит".

Смотрите, что мне теперь приходится делать. Приходится выяснять, что значит "много", кто это делает, если это действительно опасно, нащупать путь к сокращению расходов и издать приказы по этому поводу. Ничего из этого не входит в мою шляпу. Меня принуждают носить шляпу того, кто послал информацию.

Attached are copies of Ad Comm reports showing insolvency, a summary of amounts spent in last two months, a summary of income for last two months, a list of trivial items bought lately at high cost.

What I do then is check the approval line and sign. A cable is sent by my Communicator: „145CA2 OK best = Ron“. The whole packet is airmailed back. But you must ask in your despatch to have a cable reply if you consider it that urgent.

Я получаю пакет (телеграмма не годится, она вносит задержку в урегулирование ситуации, поскольку вызывает потребность в многих дополнительных телеграммах).

On receipt of the cable the HCO Sec Canada issues the local Sec EDs and takes the other needed actions.

К пакету приложена записка, в которой говорится:

Action could occur because the data, solutions and orders were all assembled as „Completed Staff Work“.

"145 Канада *145 Канада: 145 по счету сообщение от Канандского офиса, приведенное в этом примере. Подробнее это система нумерации раскрывается в томе 1 КРО..

If you want to hold down your post or project don’t insist on my collecting the data you should collect, dream up the solution you, more familiar with the scene, should achieve, and don’t put me in a position of issuing unreal orders you can’t then carry out.

Местная Центральная Организация стремительно приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются. Рекомендую перевести начальника отдела записей активов и материалов на должность начальника заочных курсов, которая сейчас свободна, и назначить Джулиана Бентли на должность начальника отдела записей активов и материалов с окладом 25 единиц; секретарю ассоциации объявить выговор за плохую постановку финансового менеджмента и приказать взыскать в бюджет организации его издержки; усилить службу закупок; если сотрудник заказывает что-нибудь без разрешения, следует удержать этот расход из его зарплаты; начальника отдела рекламы и маркетинга следует обязать брать уроки по написанию писем.

We are a big team and a good one. I know any error on this in the past has occurred because you didn’t know exactly what I wanted.

Одобряю_________________ Не одобряю____________________

„Completed Staff Work“ is what I want. Then you have your Hat, you can do more to help, and our lines can stay freer and faster.

Подпись: Джейн, Начальник ОХС Канады".

There have been good examples of this in the past. Let’s make the circumstances more general.

Приложены копии докладов административного отдела, свидетельствующие о неплатежеспособности, сумма затрат за последние два месяца, сумма доходов за последние два месяца, перечень статей расхода, по которым в последнее время производились покупки по высокой цене.

If you get the letters CSWP on an item it means „Complete the Staff Work, Please“.

Все, что я при этом делаю, это - нахожу строчку для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму: "145 Канада 2 Полностью согласен - Рон". Пакет высылается авиапочтой обратно. Только следует в вашем послании попросить об ответе телеграфом, если дело срочное.

По получении телеграммы начальник ОХС Канады выпускает местные приказы и предпринимает другие необходимые действия.

Оказалось возможным действие, поскольку данные, решения и приказы были объединены в "Завершенной работе персонала".

Если вы хотите сохранить свой пост или свой проект, не заставляйте меня собирать за вас данные, изобретать решение, которое вы, как более знакомый с обстановкой, должны найти, и не ставьте меня в положение выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.

Мы - большая команда, и - команда неплохая. Я знаю, что все ошибки в прошлом случались потому, что вы не знали точно, чего я хотел.

"Завершенная работа персонала" - это, чего я хочу. В этом случае ваша шляпа остается у вас, вы можете больше сделать, чтобы помочь, наши линии связи могут оставаться более свободными и быстрыми.

В прошлом тому были хорошие примеры. Расширим применение этого опыта.

Если вы увидите резолюцию ЗРПП на сообщении, это означает: "Завершите работу персонала, пожалуйста".