Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно и который мы будем теперь использовать для того, чтобы уменьшить дев-ти и увеличить скорость выполнения действий.

Существует старый термин "Завершенная работа персонала", который мы теперь будем использовать, чтобы уменьшить количество искусственно создаваемой работы (ИСР) и увеличить скорость действия.

Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная мне подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от меня требовалось только отметить: «одобрено» или «не одобрено».

Термин "Завершенная работа персонала" означает подборку информации о любой данной ситуации, план или срочно представленные мне исчерпывающие основания для решения, требующие от меня только "Утверждаю" или "Не утверждаю".

А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создает излишнее движение: кто-то посылает мне недостаточную информацию и требует решения. Поскольку мне необходимо больше информации, чем представлено, я вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и свои собственные линии. Я вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что мои линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Моя корзинка с надписью «отложено» переполняется, и в результате возникает неразбериха. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника».

Вот что замедляет утверждение и само действие и разворачивает процесс делопроизводства: кто-нибудь посылает мне скудный фрагмент информации и требует решения. Поскольку требуется больше информации, чем представлено, мне приходится надевать шляпу того человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и линии связи. Затем я должен изыскать решение и сочинить приказ о действии, которое следует предпринять. Это замедляет любые действия, заставляет использовать мои линии связи, и так загруженные, для сбора информации и вносит в дело окраску чрезвычайной ситуации. Моя корзина "отложено" переполняется, и возникает путаница. Это называется "Незавершенная работа персонала".

Она не закончена потому, что я должен закончить ее, делая следующее:

Она не завершена, потому, что мне приходится ее заканчивать:

1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.

1. Сбором данных, необходимых для принятия решения,

Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда уничтожить его «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сборуинформации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведенном на расстоянии: такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые в некоторых районах могут привести к разрывам АРО и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, заставляя его запрашивать информацию - направляя послания по уже загруженным линиям, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.

Если вы злы на своего начальника, то всегда можете погубить его посредством "Незавершенной работы персонала". Вы представляете ему фрагмент вызывающей тревогу информации, не давая полной картины. Это заставляет его проделать всю работу по сбору информации. Вы не даете ему никакого рекомендуемого решения. Это заставляет его изобретать решение, анализируя данные на расстоянии; такие решения часто неправильны, поскольку принимаются в отсутствие полноты данных.

Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.

Затем вы заставляете его выпускать деспотические и энергичные приказы, которые могут нарушить взаимопонимание с некоторой областью деятельности и подмочить его репутацию. Вот как можно расправиться даже с начальником. И даже если нет умысла повредить ему, представление "Незавершенной работы персонала" начальнику сильно вредит ему, заставляя запрашивать информацию, получать послания по и без того перегруженным линиям связи, строить догадки о ситуации, изобретать решения, которые могут оказаться нереальными, ставя его в положение деспотичного тирана.

«Законченная работа сотрудника» - это подборка информации в виде послания или пакет, в которых:

Теперь, рассмотрев отрицательный вариант, давайте рассмотрим положительный.

1. Излагается ситуация.

"Завершенная работа персонала" - это подборка информации, которая:

1. Точно определяет ситуацию,

Если частью того, что я должен делать, является подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, должно быть указано, что необходимы подписи.

Если требуется моя подпись на документах или письмах, входящих в качестве составных частей в рекомендуемую акцию, они должны быть включены в подборку готовыми к подписи, место подписи нужно пометить карандашом, а в рекомендациях следует указать, что требуются подписи.

В послании из Канады говорится:

«Местная центральная организация тратит много денег». Посмотрите, что я теперь вынужден делать. Я вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы но этому поводу. Ничто из этого не является моей шляпой. Меня заставили носить шляпу информирующего меня человека.

В послании из Канады говорится: "Местная Центральная Организация много тратит".

Смотрите, что мне теперь приходится делать. Приходится выяснять, что значит "много", кто это делает, если это действительно опасно, нащупать путь к сокращению расходов и издать приказы по этому поводу. Ничего из этого не входит в мою шляпу. Меня принуждают носить шляпу того, кто послал информацию.

Я получаю пакет (телеграмма не подойдет, она замедляет урегулирование ситуации, так как потребуется еще очень много телеграмм). В сопроводительном послании говорится:

«145КА1*145КА: В примере использовалось 145-ое по счету послание из канадского офиса. Данная система нумерации более подробно описана в томе 1 КРО..

Я получаю пакет (телеграмма не годится, она вносит задержку в урегулирование ситуации, поскольку вызывает потребность в многих дополнительных телеграммах).

Местная центральная организация быстро приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются.

К пакету приложена записка, в которой говорится:

Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела заочных курсов, который сейчас пустует.

"145 Канада *145 Канада: 145 по счету сообщение от Канандского офиса, приведенное в этом примере. Подробнее это система нумерации раскрывается в томе 1 КРО..

Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 25 условных единиц.

Местная Центральная Организация стремительно приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются. Рекомендую перевести начальника отдела записей активов и материалов на должность начальника заочных курсов, которая сейчас свободна, и назначить Джулиана Бентли на должность начальника отдела записей активов и материалов с окладом 25 единиц; секретарю ассоциации объявить выговор за плохую постановку финансового менеджмента и приказать взыскать в бюджет организации его издержки; усилить службу закупок; если сотрудник заказывает что-нибудь без разрешения, следует удержать этот расход из его зарплаты; начальника отдела рекламы и маркетинга следует обязать брать уроки по написанию писем.

Секретарю ассоциации сделать выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.

Одобряю_________________ Не одобряю____________________

Внедрить систему заказов на приобретения; у штатного сотрудника, заказывающего что-либо без разрешения, вычитать стоимость этого товара из зарплаты.

Подпись: Джейн, Начальник ОХС Канады".

С начальником отдела продвижения и регистрации провести занятия по написанию писем.

Приложены копии докладов административного отдела, свидетельствующие о неплатежеспособности, сумма затрат за последние два месяца, сумма доходов за последние два месяца, перечень статей расхода, по которым в последнее время производились покупки по высокой цене.

Одобрено __________ Не одобрено ___________

Все, что я при этом делаю, это - нахожу строчку для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму: "145 Канада 2 Полностью согласен - Рон". Пакет высылается авиапочтой обратно. Только следует в вашем послании попросить об ответе телеграфом, если дело срочное.

Подписано: Джейн, Секретарь ОХС Канады».

По получении телеграммы начальник ОХС Канады выпускает местные приказы и предпринимает другие необходимые действия.

Прилагаются копии докладов показывающие неплатежеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.

Оказалось возможным действие, поскольку данные, решения и приказы были объединены в "Завершенной работе персонала".

И следующее, что я делаю, это ставлю пометку на строчке для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму:

Если вы хотите сохранить свой пост или свой проект, не заставляйте меня собирать за вас данные, изобретать решение, которое вы, как более знакомый с обстановкой, должны найти, и не ставьте меня в положение выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.

«145КА2: Одобряю. Всего хорошего, Рон».

Мы - большая команда, и - команда неплохая. Я знаю, что все ошибки в прошлом случались потому, что вы не знали точно, чего я хотел.

Весь пакет высылается обратно авиапочтой. Но вы должны попросить в своем послании ответить телеграммой, если считаете, что это очень срочно.

"Завершенная работа персонала" - это, чего я хочу. В этом случае ваша шляпа остается у вас, вы можете больше сделать, чтобы помочь, наши линии связи могут оставаться более свободными и быстрыми.

По получении телеграммы секретарь ОХС Канады выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.

В прошлом тому были хорошие примеры. Расширим применение этого опыта.

Поскольку данные, решения и приказы были все собрата в виде «законченной работы сотрудника», действие стало возможным.

Если вы увидите резолюцию ЗРПП на сообщении, это означает: "Завершите работу персонала, пожалуйста".

Если вы хотите удержать свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы я собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы - человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте меня в положение человека, выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.

Мы большая и хорошая команда. Я знаю, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего я хотел.

«Законченная работа сотрудника» - вот чего я хочу. В этом случае у вас есть ваша шляпа, вы можете делать больше, для того чтобы помогать и наши линии могут оставаться более свободными и более быстрыми.

Этому были хорошие примеры в прошлом. Давайте сделаем это правилом. Если на послании, которое вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «закончите работу сотрудника, пожалуйста».