Скрытым источником неприятностей в любой организации является неграмотное заполнение постов на оргсхеме.
Это выглядит очень просто. И это на самом деле очень просто. Тем не менее может произойти бесконечное множество ошибок, которые приводят к гораздо большим проблемам в организации, чем можно было бы себе вообразить, если только вы не видели это собственными глазами.
Первая и самая грубая ошибка – это полное отсутствие оргсхемы.
Вторая ошибка – это оргсхема, на которой не указаны посты, которые должны быть заняты.
Третья – это постановка на каждый значительный и незначительный пост на оргсхеме отдельного сотрудника, исходя из той теории, что если на оргсхеме указан пост, то на него должен быть кто нибудь назначен.
Четвёртая – это ситуация, когда руководитель держит сверху несколько постов, каждый из которых требует постоянного внимания.
Пятая – назначение на пост без учёта объёма работы.
Предположим, вы отдаёте приказ «создать ОХС». Назначен секретарь местного ОХС, и ему отдан этот приказ. Проходят дни, недели, месяцы – ОХС нет. Организация разваливается: нет секции этики, коммуникация отсутствует, не производится набор персонала, не соcтавляются шляпы и по ним не проводятся проверки. Вы направляете в ОХС десять сотрудников. Вы снимаете секретаря местного ОХС и ставите на его пост другого. Никакого результата.
Наконец тайное становится явным. Никто в ОХС не знает, как заполнять посты на оргсхеме ОХС и тем более – на оргсхеме всей организации.
Вы смотрите на это. Вы видите, что восемь ключевых постов не заполнены, на лёгких постах находится по двое сотрудников и двое делят между собой семь постов, требующих работы в течение полного рабочего дня.
Вы видите сотрудников, которые носятся по организации в сумасшедшем темпе, очевидно пытаясь управиться со срочными требованиями остальных подразделений возмущённой организации.
И вы обнаруживаете, что даже после нескольких месяцев долгой и упорной работы и настойчивых требований ОХС так никогда и не был сформирован.
Никто не заполнял посты правильно. Никто не ошляпивал сотрудников ОХС. Никто из них вообще не читал основной шляпы штатного сотрудника, не говоря уже о выполнении ими своих обязанностей.
В чём же заключается «почему»?
В полном незнании того, как заполнять посты на оргсхеме, даже для ОХС.
Так что будьте осторожны. Заполнение постов на оргсхеме и ошляпливание сотрудников отделения кажется делом очень простым, и вы полагаете, что сделать это может любой. Совершенно неоправданное предположение.
И если вы не знаете, что это «почему» (будучи до идиотизма простым) может действительно иметь место, то вы можете совершенно упустить из виду построение ОХС и, таким образом, построение организации.
Пример: неработающая секция мимеографирования. На оргсхеме секции ука заны «брошюровщик» и «ответственный за мимеофайлы». А где же вы возьмёте то, что надо брошюровать или помещать в файлы?
Пример: в секции ошляпливания все посты заполнены. Но в секции компиляции шляп нет никого. И откуда же секция ошляпливания собирается получать какие либо шляпы, чтобы их выдавать или делать по ним проверки?
Пример: секцию статистик, пост администратора по этике и секцию инспекций держит сверху вышестоящий начальник, а в подсекторе этических файлов полное время работает один сотрудник.
Такие странности в оргсхеме приводят к следующему.
Одна организация, со штатом 105 человек, зарабатывает 5 000 долларов в месяц. А другая организация, со штатом 28 человек, зарабатывает 25 000 долларов в месяц. И дело не в том, что сотрудники в первой организации ленивы. Просто её оргсхема заполнена довольно глупо, и её ОХС достаточно глуп, чтобы перегрузить четыре поста и недостаточно нагрузить остальные.
Одиторы НЦХ, в котором их 13 человек, производят за неделю по 4,5 часа хорошо проведённого одитинга каждый. Пост начальника отдела процессинга держит сверху секретарь технического отделения, который обучает ещё и четыре курса. Кейс-супервайзер одновременно является секретарём отделения квали фикации. Секции креминга не существует. В отделе сертификатов и наград шесть сотрудников. История «с бородой»? В тот самый момент, когда я пишу эти строки, такова ситуация в одной из организаций. «Почему» заключается в отсутствии ОХС, а «почему» отсутствия ОХС заключается в том, что никто в ОХС не знает, как заполнять посты на собственной оргсхеме, не говоря уже об оргсхемах технического и квалификационного отделений!
Могут происходить и менее очевидные вещи.
Все эти данные сообщаются вам для того, чтобы вы могли понять, что есть кое что, что следует знать на предмет оргсхем и заполнения постов на них.
Лучший способ узнать всё о заполнении оргсхемы – это поработать некоторое время в соответствующем отделении или отделе и на реальном опыте узнать, какова рабочая нагрузка на различных постах. Тогда вы узнаете, шляпы каких из них можно объединить с двумя другими и на каком посту сотрудник должен иметь только одну шляпу.
Пост, который слишком перегружен работой, опустеет. Отдел, который слишком перегружен работой и в котором слишком мало персонала, опустеет. Отделение, которое слишком перегружено работой, опустеет.
Дезорганизация отделения, его линий и функций приведёт к тому, что в нём не будет персонала.
Пост, нагрузка в котором слишком мала, станет источником неприятностей. Отдел, нагрузка в котором слишком мала, будет в расстройстве. Отделение, нагрузка в котором слишком мала, будет ворчать и опустеет. Что, вы в это не верите? Боевой дух зависит от достижений.
Для той части организации, в которой должны быть произведены назначения на посты, подготавливается доска, чтобы повесить её на таком месте, где её можно было бы ВИДЕТЬ. Это может быть и просто оргсхема на большом листе бумаги, или оргсхема с бумажными ярлычками, приклеенная на фанерный щит, или полная оргсхема из пластика фирмы «Формайка» и с надписями, выдавленными на клейкой ленте. Обычно оргсхема начинается с имён и линий коммуникации на большом листе бумаги, затем она превращается в оргсхему с бумажными ярлычками, и однажды она становится полной оргсхемой, выполненной из пластика «Формайка».
Удостоверяются, что основные действительно выполняемые функции каждого отдела указаны на оргсхеме в виде соответствующих названий постов.
Затем посты распределяются среди конкретных людей в зависимости от нагрузки. Три поста с небольшой нагрузкой составляют один пост, и на каждом из них проставляется имя одного и того же человека. Пост с большой нагрузкой занимает один сотрудник. Сотрудник на посту со средней нагрузкой занимает ещё и какой-то лёгкий пост.
Сотрудник отвечает за все функции, расположенные на оргсхеме под его именем. Так и следует заполнять посты на оргсхеме. Проверьте и откорректируйте порядок следования постов, чтобы так оно и было.
Все функции, выполнение которых необходимо для производства продуктов отделения и организации, должны быть названы на оргсхеме, неважно, сколько персонала у вас в штате. Проверьте, исходя из продукта.
В маленькой организации, где движение невелико, несколько человек занимают все посты. Однако они поставлены на посты. По мере развития, туда, где имеется перегрузка, добавляются сотрудники, которые, в свою очередь, имеют по много постов каждый. Проверьте, чтобы рабочая нагрузка распределялась правильно, чтобы она не была слишком маленькой или слишком большой.
Постарайтесь, чтобы отделения не пересекались (не назначайте одного человека в два различных отделения). По мере того как ваша организация растёт, постарайтесь, чтобы не пересекались отделы. По возможности исправляйте ситуацию.
‚€ Њ“ ”ї‘Ш•я Њ ђ€ѕЉћЋ •” ст. Это означает, что человек, занимающий пять постов, имеет пять различных шляп, по которым он полностью прошёл проверку!
Проводите китайскую школу со всеми сотрудниками.
Определите потоки людей и частиц с помощью имитационного прогона и в соответствии с этим расположите рабочее пространство.
Обеспечьте каждый пост коммуникационными корзинами.
ОТКРОЙТЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.
УЛУЧШАЙТЕ ОРГСХЕМУ С УЧЁТОМ ПРИОБРЕТАЕМОГО ОПЫТА.
Вот и всё! Подведём итоги:
Отдан приказ о формировании ОХС.
Составлена оргсхема ОХС в соответствии с оргполитикой, приведённой выше, и в соответствии со всеми моделями, имеющимися в оргполитике.
Вы заполняете каждый пост на этой оргсхеме именем сотрудника, даже если одно имя будет встречаться на оргсхеме пять раз.
Ошляпливание по каждому посту проводится отдельно. Это может привести к тому, что один человек будет иметь полдюжины шляп. Вы предоставляете рабочее пространство и необходимое для работы оборудование.
Вы предоставляете коммуникационные корзины для каждой шляпы (а не один комплект на сотрудника).
Вы вырабатываете линии потоков движения, людей, посланий и всего остального с помощью ИМИТАЦИОННОГО ПРОГОНА, действительно посылая по линиям частицы и людей.
Вы размещаете столы и (или) рабочие места в соответствии с потоками.
Вы проводите персоналу отделения китайскую школу по его собственной оргсхеме, по тому, у кого какие шляпы и какая работа относится к этим шляпам.
Затем вы открываете деятельность ОХС.
Вы НЕ пытаетесь до бесконечности управиться с делами. Вы НЕ оставляете ОХС наполовину сформированным, наполовину ошляпленным; вы не оставляете его в замешательстве и совершающим глупые ошибки. Почему? Да потому что, стоя на зыбучем песке, вы не сможете поднять тяжёлого камня.
Поэтому, если у вас ОХС не сформирован полностью, то это подразделение просто утонет в спешке и неразберихе; и у вас будет, скажем, 105 штатных сотрудников и никакого продукта, и вы будете недоумевать: «Почему? Почему? Почему?» Но у нас есть ОХС. И в нём – лихорадочная деятельность.
Но если вы правильно построите ОХС и будете преобразовывать его каждый раз, когда его будет шатать, то ОХС тогда создаст целую организацию.
Как же её создать?
Берите отдел за отделом и делайте то же самое, что и при построении ОХС. Продукты ОХС, такие, как персонал, шляпы, ошляпленные штатные сотрудники, контроль персонала, коммуникационные корзины, линии публики, статистики и введённая этика, а также многое другое, что составляет построение, – всё это является частью продукта 1.
Таким образом вы начинаете строить построение, заполняя оргсхему. И первой оргсхемой является оргсхема ОХС.
В действительности это простое действие. Но, как и во многих других простых действиях, здесь может появиться ужасное количество искажений, «знаю всё лучше всех» и пропущенных действий.
Как при наличии только нескольких сотрудников, так и при большом штате первым действием по формированию организации является заполнение постов на оргсхеме. Начиная с этого момента вы можете добиваться успехов. Если оргсхема заполнена правильно и если шляпы действительно указаны на ней и предоставлены, если по ним проведена проверка и относящиеся к ним обязанности выполняют.