Когда мы смотрим на организацию в её наиболее простой форме, когда мы ищем определённые ключевые действия или обстоятельства, заставляющие организацию работать, когда нам нужна очень простая и жизненно важная программа обучения людей, которая даст результаты, мы обнаруживаем, что необходимо выделить лишь несколько пунктов.

Цель организации — ЗАСТАВЛЯТЬ ПЛАНЫ СТАНОВИТЬСЯ РЕАЛЬНОСТЬЮ.

Когда мы рассматриваем организацию в её простейшей форме, когда мы пытаемся выявить определённые ключевые действия или обстоятельства, благодаря которым организация работает, когда нам нужна очень простая, эффективная и важная программа по обучению людей, мы обнаруживаем, что есть лишь несколько моментов, которые следует подчеркнуть.

Мы приходим к точным, наиболее фундаментальным шагам, которые составляют администрирование.

Цель организации – ВОПЛОТИТЬ ПЛАН В ЖИЗНЬ.

Первый — это НАБЛЮДЕНИЕ. От начала и до конца наблюдение должно служить как тем, кто несёт ответственность за что-либо, так и тем, кто планирует. Когда наблюдение отсутствует, то само планирование, равно как и любой прогресс, могут стать нереальными, а приказы ошибочными и разрушительными. Наблюдение, в сущности, должно давать истину. Ничто не должно загрязнять или окрашивать его, так как это может привести к грубым ошибкам в действиях и в обучении.

Организация – это не просто сложная, замысловатая система, созданная ради самой себя. Такая организация – это бюрократия в чистом виде. Оргсхемы ради оргсхем, графики ради графиков, правила ради правил – всё это означает исключительно неудачи.

Следующий — само ПЛАНИРОВАНИЕ. Планирование основано на мечтах, но оно должно соответствовать тому, в чём есть необходимость и потребность, и тому, что люди могут делать, даже имея преувеличенные фантазии и опасения. План должен содержать конкретные цели и сроки и быть упорядоченным по шагам и градиентам, иначе железная дорога будет прокладываться по океану, туннели — в горах, которых на самом деле не существует, а надстройки делаться на домах, которые ещё не построены.

Единственным преимуществом (и это не всегда плохо) сложной, неуклюжей, бессмысленной бюрократической структуры является то, что она даёт работу друзьям тех, кто стоит у руля. Если эта структура к тому же не создаёт тяжёлое бремя налогов и ей не угрожает банкротство из-за больших затрат на её содержание, и если это не обременяет людей, в том числе работников различных предприятий, инспекциями, выполняемыми в военном стиле, или ненужным контролем, то нет ничего плохого в организации, которая существует ради обеспечения людей работой. Но в остальном она бесполезна, и когда она получает слишком большую власть, она становится деструктивной.

Важнейшей частью плана является КОММУНИКАЦИЯ, и коммуникация должна быть такой, чтобы она могла быть понята и не могла быть понята неправильно. поскольку если те, кто контролирует, и те, кто выполняет, не знают своей части плана, они не смогут сделать свою долю работы и преспокойно могут контролировать и выполнять какое-то совершенно другое действие, оставляя ужасную брешь и даже какую-то организационную структуру, которая пожирает их время и деньги, хотя должна быть немедленно ликвидирована.

Французские короли и правители других земель придумывали титулы и должности, чтобы как-то занять толпы вельмож-лоботрясов и держать их при дворе, под присмотром, подальше от греха и подальше от провинций, где они бы могли взбаламутить народ. «Держатель скамеечки для ног», «Хранитель королевской ночной рубашки» и другие подобные титулы. За них сражались, их покупали и продавали, и за них крепко держались.

Следующий шаг — НАДЗОР, и надзор вдвойне необходим. Он служит в качестве передающей точки, до которой доводят планы, и от которой могут быть получены наблюдения в виде отчётов; она служит как терминал, который доводит до исполнителей планы в виде приказов и следит за тем, чтобы они действительно выполнялись. Это даёт вам своего рода оргсхему в виде центральной отдающей приказы точки, которая имеет другие передающие приказы точки, заботящиеся о своей части целого плана или программы. Эти точки также часто являются точками, беспокоящимися о локальных событиях, с которыми нужно справляться, и их слабое место в том, что они так увязают в своих локальных событиях, единичных случаях и чисто локальных заботах, что не уделяют или не могут уделить никакого внимания получению, передаче и контролю своей части главного плана.

Честолюбие, стремление стать более важным и иметь собственные причины существовать и быть уважаемым – всё это встаёт на пути честных стараний успешно что-то организовать, чтобы довести дело до конца, чтобы сделать что-то стоящим с экономической точки зрения.

Далее, есть ПРОИЗВОДИТЕЛИ, которые производят услугу, организационную структуру или продукт, требуемые планом. Многие планы замечательны во всех отношениях, кроме одного — назначения кого-то, кто действительно ВЫПОЛНИТ требуемые действия, которые сделают план реальностью. Главная ошибка — использовать людей, уже имеющих проекты и обязанности, которым посвящена их деятельность, и они, обладая знанием своей локальной области, видят, что нужно продолжать выполнять их любой ценой, но их заставляют бросить существующие программы и обязанности, чтобы заняться новой деятельностью лишь потому, что на новой деятельности сделан акцент в приказах, а старую деятельность фактически приказано прекратить. Старые компании и старые страны можно назвать “сборищами незаконченных и брошенных проектов, пришедшими в замешательство и терпящими неудачи”.

Организация ради организации в реальной жизни обычно порождает монстра, с которым так трудно сосуществовать, что предпринимаются все попытки для его разрушения. Производственные потери, высокие налоги, вмешательство в работу людей, которое их раздражает или пугает, – всё это создаёт условия для банкротства или для мятежей и приводит к ним (обычно и к тому и к другому) – даже в коммерческих компаниях.

И, наконец, существует ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ — тот, кто будет пользоваться или получит выгоду от программы, когда она будет осуществлена и завершена. только когда планирование не принимает в расчёт этот элемент, вся программа может провалиться полностью, так как она, несмотря на мечты, труд и расходы, оказывается в итоге не имеющей никакой ценности. Поэтому все большие программы начинаются с понимания или опроса того, что требуется и необходимо; учёта количества и ценности тех, кто будет пользоваться этим; а также расчёта стоимости действий во времени, труда, материалов и финансов тех, кто так или иначе будет этим пользоваться, в сравнении с ценностью этого — даже если только эстетической — для них, даже если они только лишь знают, что обладают этим, или гордятся этим, или же чувствуют себя лучше или сильнее из-за того, что это сделано.

Следовательно, для того чтобы организация была целесообразной, приносила пользу и была долговечной, она должна соответствовать приведённой выше формулировке её цели: ВОПЛОТИТЬ ПЛАН В ЖИЗНЬ.

В различных компаниях и странах на самом деле нет недостатка в мечтателях.

Итак, вот истинные шаги администрирования

Все люди, за исключением самых испорченных глав компаний или государств, желают видеть какие-то конкретные или общие улучшения. То же самое будет справедливым и в отношении руководителей этих компаний и государств, и, поскольку здесь кроется основа практически всех мятежей, это, несомненно, справедливо и в отношении рабочих. Следовательно, в подавляющем большинстве случаев, у всех людей – начиная верхними слоями общества и заканчивая нижними – существует желание что-либо улучшить.

1. НАБЛЮДЕНИЕ вплоть до обнаружения пользователей, того, что им нужно, и чего они хотят.

Больше еды, большая прибыль, больший заработок и в целом большее количество и лучшее качество всего того, что люди считают хорошим или выгодным.

А также меньшее количество того, что они считают плохим.

Программы, которые получают всеобщую поддержку, содержат больше того, что выгодно, и меньше того, что вредно. Вот типичные программы, которые имеют наибольшую ценность и лучше всего принимаются: «больше еды, меньше болезней», «больше прекрасных домов, меньше лачуг», «больше свободного времени, меньше работы», «больше деятельности, меньше безработицы».

Но иметь только программу – это всё равно что иметь всего лишь мечту.

У компаний и политических партий есть очень много полезных программ. И их единственный недостаток – это то, что эти программы не выполняют.

Есть множество способов того, как программа может потерпеть неудачу: программа слишком большая, программа в целом нежелательна, она вообще не нужна, лишь немногие получат от неё пользу. Таковы кажущиеся причины.

Основная причина – это отсутствие ноу-хау, относящегося к организации.

Любую программу (чересчур амбициозную, не совсем приемлемую, нужную или ненужную) можно внедрить, если правильно организовать её выполнение.

Пятилетние планы, которые теперь у многих народов в моде, почти всегда представляют большую ценность и почти никогда не выполняются. Дело не в том, что они нереальны, слишком амбициозны или в общем неприемлемы. Причиной подобных неудач является отсутствие организации.

Человека приводят к неудаче не его мечты, а отсутствие ноу-хау, необходимого для того, чтобы воплотить эти мечты в жизнь.

У хорошего руководства есть две чёткие задачи:

1. Продлевать жизнь уже существующей компании, культуры или общества.

При наличии основных ресурсов, которые можно использовать (то есть земли, людей, оборудования и культуры), человеку нужна какая-либо хорошая административная система, чтобы сохранять эти ресурсы.

Таким образом, пункты (1) и (2) становятся только пунктом (2). План таков: «продолжать существование ________». Ни одна компания или страна не продолжает существовать, если только кто-то не продолжает создавать её. Следовательно, административная система того или иного рода, какая бы жёсткая она ни была, необходима для того, чтобы продолжать существование группы или части группы. Даже правящий единолично король, начальник, или управляющий, кому можно представить на разрешение спорные вопросы относительно земли, или воды, или зарплаты, является административной системой. У прораба, возглавляющего группу рабочих, которые заняты всего лишь на погрузке, имеется удивительно сложная система администрирования.

Компании и государства не работают просто потому, что они существуют, или потому, что это традиционно. Администрирование в той или иной форме непрерывно создаёт их.

Когда вся система админа прекращает существовать, или же утрачивается, или же её забывают, происходит катастрофа, если только новая система сразу же не вступит в действие.

Смена руководителя отдела, тем более генерального директора, и тем более правителя государства, может разрушить всю структуру либо её часть, поскольку существующая система (даже если она неизвестна, если ею пренебрегают или о ней забыли) может исчезнуть, а новая понятная система в действие не введена.

Частые переводы людей с одной должности на другую в компании или в государстве могут привести к отсутствию роста, могут привести к беспорядку и замешательству, поскольку такие переводы разрушают ту небольшую административную систему, которая там, возможно, была.

Следовательно, поскольку административные перестановки, или ошибки, или же отсутствие администрирования может развалить группу любого типа, то крайне необходимо знать основы предмета организации.

Даже если группа находится в положении следствия (то есть, ничего не создаёт, а лишь защищается от бедствий), она всё равно должна составлять планы.

А раз уж она составляет планы, то она как-то должна добиваться, чтобы планы осуществлялись. Даже в случае с крепостью, которая подвергается штурму, должен существовать план по её защите, и независимо от того, насколько грубо он сработан, этот план должен осуществиться. Приказ «Отразите штурм южной стены» – это результат наблюдения и планирования, неважно, насколько неполными и неосновательными являются наблюдение и планирование. Защиту южной стены осуществляют с помощью какой-то административной системы, пусть даже эта система заключается в том, что сержанты, слыша приказ, посылают своих людей на защиту южной стены.

Компания, у которой большие долги, должна планировать, даже если план состоит просто в том, чтобы оттянуть срок выплаты. И система администрирования должна существовать даже тогда, когда необходимо сделать только это.

Страшное смятение молодого лидера, который планирует привести своих людей в эру величия и могущества и в результате обнаруживает, что пытается справиться со старыми глупыми ошибками, можно отнести на счёт отсутствия ноу-хау организации, а не на счёт «неумного честолюбия» или «отсутствия реальности».

Даже выбранные президенты и премьер-министры демократических государств страдают от этого. Они не «отрекаются от своих предвыборных обещаний» и не «предают людей», как принято утверждать. Им, как и членам парламента этих государств, просто не хватает основ организационного ноу-хау. Они не могут выполнить свои предвыборные обещания не потому, что они слишком красноречивы, а потому, что они политики, а не администраторы.

Некоторым достаточно иметь красивую мечту. Просто потому, что у них есть эта мечта, они чувствуют, что она должна сбыться. И они очень сердятся, когда этого не происходит.

Целые нации, не говоря уже о коммерческих организациях, группах или обществах, в течение целых десятилетий судорожно пытались преодолеть беспорядки, потому что их самые заветные мечты и планы так и не были осуществлены.

Планирует ли человек принести достаток всему региону Аппалачских гор или же построить автостоянку поближе к магистрали, в обоих случаях отсутствие административного ноу-хау – это и есть та пропасть, которая разделяет план и реальность.

Непросвещённость в технических вопросах, отсутствие финансов, даже отсутствие власти и нереальное планирование само по себе – ни один из этих факторов не является в действительности тем, что мешает осуществлению плана.

Таким образом, мы подошли к конкретным и самым существенным шагам, из которых складывается администрирование.

Первое – это НАБЛЮДЕНИЕ. Наблюдение целиком и полностью должно помогать и тем, кто отвечает за область деятельности, и тем, кто составляет планы. При отсутствии наблюдения планирование, как впрочем и любой прогресс, может стать нереальным, а приказы будут ошибочными и разрушительными.

Результаты наблюдения должны быть ПРАВДИВЫМИ. Результаты наблюдения нельзя ничем очернять и нельзя приукрашивать, поскольку это может привести к грубым ошибкам в работе и в обучении.

Следующее – ПЛАНИРОВАНИЕ. Планирование основывается на мечтах, но оно должно соответствовать нуждам и пожеланиям, а также тому, что способны сделать люди, даже если у них слишком богатая фантазия или их одолевают дурные предчувствия. Чтобы составить план, необходимо поставить задачи, составить график их выполнения, расставить их в соответствии с принципом постепенности. Иначе вы будете строить железную дорогу через океан, или прокладывать туннель в несуществующих горах, или строить чердаки под крышами несуществующих домов.

Самым важным в планировании является ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ.

А передаваемая информация должна быть такой, чтобы её можно было понять и нельзя было не понять или неправильно понять. В противном случае никто из тех, кто следит за выполнением работы, и тех, кто действительно знает, что они должны делать в соответствии с планом, не смогут выполнять свою работу, и запросто может случиться так, что они будут следить за выполнением каких-то совершенно иных действий и выполнять какие-то совершенно иные действия, что приводит к появлению огромной дыры, а может быть даже какой-то конструкции, возведение которой съело всё их время и деньги и которую теперь приходится сносить.

Следующий пункт – это НАДЗОР. Надзор необходим по двум причинам. Тот, кто занимается надзором, является передаточным пунктом, которому можно сообщать планы и откуда можно получать результаты наблюдений в виде докладов; и он выступает в качестве терминала, который передаёт планы в форме приказов и следит за тем, чтобы их действительно выполняли. Здесь мы имеем что-то вроде зарождающейся оргсхемы, которую можно представить как центральный пункт, из которого исходят приказы, со множеством других передаточных пунктов, из которых исходят приказы и которые несут свою долю ответственности за выполнение своей части плана или программы. Часто они занимаются также тем, что происходит в зоне непосредственной ответственности и с чем необходимо работать на месте. Но недостаток здесь в том, что они настолько углубляются в то, что происходит в зоне их непосредственной ответственности, в том числе в разные странности и дела сугубо местного характера, что не могут уделять или не уделяют внимания тому, чтобы получить свою часть основного плана, передать её для выполнения и проследить за её выполнением.

Следующий пункт – ПРОИЗВОДИТЕЛИ, которые производят продукт, предоставляют услугу или создают структуру, – что требуется в соответствии с планом. Многие планы чудесны во всех отношениях, да только человека, который бы ВЫПОЛНЯЛ необходимые действия, для того чтобы этот план воплотился в жизнь, не назначают. Основная ошибка состоит в том, что людей, у которых уже есть проекты и обязанности, выполнению которых они себя посвятили и с которыми, по их мнению, основанному на полученных на месте данных, следует во что бы то ни стало продолжать работать, заставляют оставить существующие программы или обязанности, чтобы начать что-то новое, только потому, что в соответствии с приказами новым программам и обязанностям уделяется большое значение, а старую деятельность, как кажется, приказано оставить. О компаниях и странах, которые существуют давно, можно сказать, что «это скопище незавершённых и брошенных проектов, которые представляют собой путаницу и которые терпят неудачу».

И в заключение – ПОТРЕБИТЕЛЬ, который будет пользоваться продуктом этой программы после её завершения. Если это не учитывается при планировании, тогда одно лишь это способно привести к полному провалу всей программы, поскольку она, несмотря на все мечты, труд и затраты, окажется совершенно бесполезной. Поэтому все грандиозные программы начинаются с выяснения или исследования того, что нужно людям и чего они хотят. А также они начинаются с выяснения или исследования того, сколько людей будет пользоваться продуктами программы и насколько ценным они считают этот продукт. А также того, сколько времени, труда и финансов будет затрачено на изготовление продукта по сравнению с его ценностью (пускай даже только с эстетической точки зрения) в глазах тех, кто будет им пользоваться, даже если эта ценность состоит лишь в знании того, что у них есть этот продукт, или в гордости за то, что он у них есть, или в том, что они будут лучше себя чувствовать или будут чувствовать большую силу благодаря тому, что у них это есть.

Таким образом, мы имеем пункты, которые действительно связаны с администрированием:

1. НАБЛЮДЕНИЕ – вплоть до изучения того, кто будет потребителем, что ему нужно и что он хочет.

Административные системы или организации, которым недостаёт по крайней мере основ приведённой выше системы, не осуществят свою мечту, а накопят лишь огромное количество незавершённых действий. Немало неудач, банкротств и революций произошло потому, что одно действие или все эти действия не выполнялись в существующей организации.

Невероятная перегрузка руководителей, возникшая по причине пропуска одного или более из этих жизненно важных действий, приводит к тому, что у них появляется язва, своего рода профессиональная болезнь руководителей.

Когда некоторые из этих пунктов или все они не выполняются или выполняются неверно, руководитель, правитель, или же его министры будут в постоянной тревоге, и можно ожидать, что наступит банкротство, произойдёт бунт или на них будут нападать.

Даже если руководитель находится в постоянной тревоге, его шансы победить, если он преодолевает последствия катастрофы и одновременно внедряет систему, соответствующую вышеперечисленным пунктам, существенно возрастают.

Двойственная природа административной системы или организации теперь становится яснее.

Давайте рассмотрим отдельно (1) и (2). Усилия, направленные на сохранение уже существующей организации, – это совсем не то же самое, что попытки воплотить план в жизнь. Хоть какая-то организация всё-таки существует. В ней есть различные функции, и у неё есть свои дела и свои заботы. И у неё есть необходимые действия и программы, поступившие из центров, которые контролировали её в прошлом, или составленные на местах.

И если при этом начать проталкивать выполнение планов, которые являются для организации дополнительной нагрузкой, – как бы хорошо эти планы ни были продуманы и с какими бы благими намерениями они ни составлялись, – это вызовет огромное замешательство, появятся незавершённые проекты, брошенные на произвол судьбы, и возникнет всеобщее расстройство.

Для того чтобы внедрить новую программу, необходимо выполнить два предварительных действия:

А. Установить совершенно новую систему и использовать её параллельно той, которая уже существует.

Б. Сделать обзор уже существующей системы и программ, которые были написаны в рамках этой системы, с тем чтобы сохранить их, отказаться от их использования или объединить с новыми планами.

Если вы не выполняете пункты А и Б, то вы навлекаете на себя беду. Неважно, знаете вы об уже существующих программах и уже существующей организации или не знаете, ЭТИ ПРОГРАММЫ И ЭТА ОРГАНИЗАЦИЯ ОСТАНУТСЯ, – пусть даже это будет груда документов, которым никто не уделил внимания, которые никто не рассортировал и которым никто не может найти место, или это будет незавершённая каменная кладка, и будущие поколения либо не смогут определить, что это такое, либо же это будет вызывать у них презрение к администрации в целом.

Новых лидеров иногда воспринимают как ещё большее бедствие, чем внешний враг, и часто новый правитель находится под угрозой свержения просто потому, что он, по неведению или из-за лени, не следует приведённым выше пунктам А и Б.

Иногда можно обнаружить, что какое-нибудь подразделение компании или военный офицер оставлены на долгие годы в каком-то глухом месте, и их продолжают финансировать, пока они, пребывая в недоумении или философской задумчивости, присматривают за каким-то проектом или мусолят его. Об этой деятельности никто не вспомнил и ею никто не занимался, когда в дело вступили «новая метла» и составители новых планов.

Положение может настолько ухудшиться, что все ресурсы компании или государства растают без следа. Старым планам, неорганизованным, неизвестным, не вызывающим доверия, приходят на смену новые планы и новые устремления.

Старые планы встают поперёк дороги у новых планов, а новые планы не дают завершить старые. Тупик. И руководитель, даже на уровне низшего звена, приходит в ещё большее замешательство и недоумение, чем его рабочие, и начинает верить, что ни один новый план нельзя осуществить, и сваливает всю вину на невежество народных масс и жестокость судьбы – и сдаётся.

Всё, что им нужно было сделать, – это параллельно ввести в действие совершенно новую систему для своих новых планов, в соответствии с пунктами с 1-го по 6-й, и между тем сохранить уже существующую систему и исследовать, что с ней делать: сохранить, отказаться от использования или объединить с новой. Иногда имеет смысл доводить уже начатые проекты до завершения одновременно с выполнением новых, просто для того чтобы сохранить стабильность в компании или стране и каким-то образом найти новые денежные средства и новых людей для выполнения новых планов. Как правило, намного дешевле поступить именно так, чем просто всё запутать.

Кроме того, все НОВЫЕ и не проверенные на деле планы должны быть в виде ПРОБНЫХ ПРОЕКТОВ, которые должны успешно пройти испытание, прежде чем они и те, кто их выполняет, могут быть встроены в уже существующую систему как параллельные надёжные сферы деятельности.

Обещание обеспечить «курицу в каждом котелке» можно было бы легко выполнить, если бы его выполнение организовали в соответствии с пунктами с 1- го по 6-й.

Есть много всего, что имеет отношение к организации. Требуются обученные администраторы, чтобы добиваться выполнения программ. Но «обученный» администратор, который не усвоил принципов самой организации, это не кто иной, как клерк.

В то время, когда пишутся эти строки, в мире нет учебных заведений, в которых бы по-настоящему обучали предмету организации. Её изучали «опытным» путём, работая в организации, которая уже функционирует. Но поскольку принципы в разных компаниях и странах разные, опыт каждой отдельно взятой группы администраторов тоже настолько различается, что ни одну новую группу людей невозможно превратить в команду.

Поэтому существует мнение, что требуется от четверти до половины столетия на то, чтобы создать компанию. Но огромное количество неэффективных бюрократических систем и неудач на государственном уровне ясно свидетельствует о том, что существовало слишком мало опытных администраторов и слишком мало учебных заведений.

Счастье человека, продолжительность жизни компаний и государств, несомненно, зависят от организационного ноу-хау. Даже если вы наймёте экспертов, чтобы вызволить себя из беды, это не заменит вам знания того, что же всё-таки происходит.

Организация – это, на самом деле, простой предмет, основанный на нескольких основных моделях, использование которых приведёт к успеху.

Если человек мечтает и видит, как его мечты воплощаются в жизнь, то он также должен быть способен выполнить необходимые организационные действия и обучить людей в организации, которые будут воплощать его мечты в жизнь.