Весь доход, полученный из любого источника, кладётся в банк целиком и никогда не используется, пока деньги не положены в банк.

Расход всех фондов осуществляется с помощью чеков, даже тогда, когда вы будете осуществлять расходы наличными.

Все бухгалтерские операции записываются полностью, а на инвойсе или ваучере указываются все данные, известные о поступлении или расходе. Нет никакой причины хранить информацию, относящуюся к бухгалтерии, в памяти.

Обо всех приходах и расходах финансов бухгалтерия докладывает ежене дельно (к двум часам дня понедельника) секретарю организации или секретарю ассоциации. Главы отделов также готовят соответствующие отчёты, составляя сводки доходов и расходов своих отделов.

Перед тем как сделать какое либо приобретение, требуется оформить заказ на приобретение. Если на сделанное приобретение заказ не оформлен или не одоб рен, то заплатить за него должен сотрудник, сделавший приобретение.

Те, кто выполняет бухгалтерский проект, несут ответственность за то, чтобы все штатные сотрудники в обязательном порядке придерживались финансовой оргполитики.

Оплаченные чеки и банковские выписки хранятся в отведённых для этого файлах. А там, где возможно, делается копия каждого чека с обеих сторон и подшивается в папку фирмы, для которой был выписан данный чек. Копии инвойсов и расходных документов также подшиваются в эти файлы, так как они имеют отношение к работе с этими фирмами.

Сводная таблица по счетам к оплате от одной фирмы и платежам, произ водимым в её адрес, хранится в папке, заведённой на эту фирму.

Ежегодно эти папки убирают в «мёртвый» файл, когда они действительно «мёртвые».

На каждую компанию дебитора, с которой мы имеем дело, заведён отдельный файл, и все относящиеся к этому документы хранятся в этом файле.

Все инвойсы и все бумаги, относящиеся к таким дебиторам, хранятся в таких файлах.

Сводка о состоянии счёта также хранится в данном файле.

В файле хранится копия (фотокопия) контракта. Оригинал хранится в файле ценных документов в сейфе.

Это относится к любой компании, фирме или человеку, которые посылают нам деньги или должны нам деньги.

(Используемые цвета могут быть разными в различных частях света).

На все поступающие деньги оформляется инвойс, в котором приводится вся информация, имеющая к этому отношение.

Белая копия отправляется плательщику в качестве квитанции.

Жёлтая отправляется руководителю проекта или тому, кто наиболее заин тересован в получении этой информации.

Красная отправляется в бухгалтерию для помещения в файлы.

Голубая остаётся в машине и никогда не отрывается от ленты последова тельно идущих инвойсов.

Копии инвойсов используются для того, чтобы упорядочить работу, связанную со сдачей денег в банк, отчётностью, сводками о состоянии счетов и так далее.

Все выплаты, независимо от того, производятся ли они посредством чека или наличными, оформляются при помощи расходного ваучера.

Ваучер на выплату заработной платы подписывается получателем ещё тогда, когда он находится в машине.

На ваучере указываются номера чеков, номер счёта к оплате, проставленный фирмой, любая относящаяся к делу информация.

Белая копия направляется фирме в качестве вежливого уведомления, предва ряя письма или иные бумаги. Это единственный документ, который прилагается к чеку. (Мы сохраняем все выставленные нам счета к оплате).

Копия ваучера направляется руководителю проекта, который является наи более заинтересованным лицом.

Третья копия направляется в бухгалтерию для помещения в папку фирмы или человека.

Четвёртая копия остаётся в машине и не отрывается от ленты.

Как только на поступившие деньги оформлен инвойс, их помещают в сейф и берут оттуда только для того, чтобы положить в банк.

Бухгалтер несёт ответственность за деньги с того момента, как к нему достав ляют почту, и до тех пор, пока деньги не будут положены в банк.

Бухгалтер должен подписать соответствующее обязательство.

Все деньги, вносимые в банк, записываются на банковских формах о взносе депозита, на которых ставится печать банка. Данные формы затем подшиваются как банковские документы вместе с выписками и чеками.

Сборы, осуществляемые банком, оформляются новыми инвойсами, которые нам должен присылать банк.

Корректировки и переводы в отделе бухгалтерии подлежат оформлению на них расходных ваучеров, и именно так они и должны оформляться. Все эти операции производятся с помощью чеков, а не писем.

Когда глава отдела получает свои копии инвойсов и ваучеров, он делает записи в соответствующих сводках и представляет данные за прошедшую неделю в понедельник к двум часам дня секретарю ассоциации или организации, который затем передаёт их в бухгалтерию.

Бухгалтерия подшивает данные документы в соответствующие папки. У глав отделов есть право доступа к этим папкам.

Бухгалтерия представляет также собственный отчёт.

На основании счёта, который ведётся в бухгалтерии, на имя фирмы или человека выписывается чек, который представляется вместе с папкой, содержа щей все документы о данной фирме или человеке.

На отдельном бланке подсчитывается, какова общая сумма на всех чеках. Предоставляются также текущие банковские выписки.

Данные документы необходимы для оплаты любого счёта.

Любые счета, оплачиваемые посредством банковского платёжного поручения, регистрируются в папках в соответствии с заведённым порядком.

Счета, которые оплачиваются наличными, должны быть подписаны секретарём ассоциации или секретарём организации в соответствии с их полномочиями.

Разбивка дохода по статьям и запись в соответствующие таблицы производится еженедельно, после того как копии инвойсов разложены по соответствующим стопкам. Для каждой стопки на калькуляторе печатается своя лента. Итоговая сумма на этих лентах должна быть равна сумме средств, имеющихся в наличии. Затем деньги кладутся на соответствующие банковские счета, как это указано выше. Все документы и рабочие таблицы, имеющие отношение к разбивке дохода по статьям, складываются в конверт для данной недели.

Все ленты калькулятора, на которых отражены подсчёты сумм, другая учётная документация и приблизительные подсчёты хранятся в бухгалтерии и подшиваются в соответствующие файлы.