У секретаря отделения бухгалтерии в организации есть особая обязанность: он должен обращать внимание на любую денежную частицу и прослеживать её путь по всей организации, начиная с того момента, как она приходит по почте или её приносит клиент, и до момента, как она покидает организацию при осуществлении каких либо расходов или при помещении её в резервные фонды.
Выполнение этой обязанности требует много усилий, и это самая важная обязанность, которая есть у секретаря отделения бухгалтерии. Выполнение этой обязанности и является целью данного поста. Эта обязанность – ПОДДЕРЖА НИЕ ПОРЯДКА В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ.
«Поддерживать порядок» в чём либо означает «контролировать, регулировать, содержать в порядке, следить за исполнением». Поддержание порядка в бухгал терском учёте состоит:
Это то, чем занимается секретарь отделения бухгалтерии. В каждом из трёх его отделов есть различные посты, и люди, занимающие эти посты, выполняют различные административные функции, чтобы обслуживать организацию и публику, и занимаются реальным действованием по обработке денег и адми нистративных частиц, а также направлению их по линиям.
Секретарь отделения бухгалтерии занимает свой пост для того, чтобы поддер живать порядок в работе с денежными частицами внутри своего отделения И В ОРГАНИЗАЦИИ В ЦЕЛОМ, и именно в этом заключается его обязанность по поддержанию порядка в бухгалтерском учёте.
Если вы проследите движение денежной частицы по организации, то вы увидите, что сначала она попадает в организацию, затем В ОБМЕН на эту частицу предоставляется услуга, а затем частица покидает организацию или её отправляют в резервы. Деньги движутся по определённому маршруту.
Если организация не получает денег за услугу, которую она предоставляет, то обмена не происходит, и в этом случае имеет место ПОТЕРЯННЫЙ ДОХОД.
Если деньги поступают в организацию, но не попадают в отделение бух галтерии, а по какой либо причине уходят со стандартных линий организации, то это опять же в определённой степени ПОТЕРЯННЫЙ ДОХОД.
Поддерживая порядок в области поступления дохода, секретарь отделения бухгалтерии обеспечивает, чтобы между публикой и организацией происходил правильный обмен и чтобы организация действительно получала ожидаемый доход.
Инвойс – это документ, в котором содержатся детали обмена между орга низацией и человеком из публики. Инвойс ценен. Он служит эквивалентом денег и подтверждает право человека на получение услуги.
Предоставлять услугу, не потребовав перед этим у человека инвойс, подтвер ждающий оплату этой услуги, – это серьёзное этическое нарушение. Сотрудник, который не требует предъявления инвойсов, тем самым открыто признаёт, что ему безразлично то, что услуги организации предоставляются бесплатно.
А потому секретарь отделения бухгалтерии в первую очередь заботится о том, чтобы все отделы, предоставляющие какие либо услуги, требовали инвойсы об оплате своих товаров или услуг перед тем, как предоставлять их.
Это делается с помощью еженедельных сводок дохода отделов. Эти сводки являются основным элементом системы поддержания порядка в области пос тупления дохода. По ним вы сразу же видите, есть ли на линиях отделов, занимающихся предоставлением услуг, кто то, кто пренебрегает тем, чтобы требо вать инвойсы. По ним вы также видите, кто находится на услугах организации и полностью их оплатил.
Имея данные этих сводок, вы можете впоследствии перепроверять их по данным нескольких других источников на линиях движения денег. Но если вы не внедрили систему инвойсов и основную систему поддержания порядка в области поступления дохода, вы вообще не управляете на основе какого либо бухгалтерского учёта! Вы управляете на основе воображения.
Ниже приводится перечень основных моментов и пунктов, требующих контро ля на линиях дохода. Секретарь отделения бухгалтерии еженедельно проводит по каждому из них инспекции. Он ищет следующее:
а) услуги, перед началом предоставления которых у человека не потребовали инвойс;
б) услуги, предоставляемые бесплатно, неважно под каким предлогом это делается;
в) любые пути, по которым доход организации может уйти со стандартных линий и не дойти до отделения бухгалтерии;
г) халатность и нечестность на линиях дохода;
д) отход от стандартного админа, в результате чего становится трудно пере проверить на основе данных разных источников, какие частицы проходят через отдел, занимающийся предоставлением услуг;
е) незаконно предоставляемые скидки; ж) странные сделки;
з) снижение цен на услуги.
ДОХОД, ПОЛУЧАЕМЫЙ ПО ПОЧТЕ: Значительная часть дохода организации поступает по почте. Вскрытие почты осуществляет отдел 2 ОХС. Отделение бухгалтерии поддерживает порядок на этой линии тем, что его сотрудник каждый раз физически присутствует при вскрытии почты в ОХС, чтобы собрать все денежные частицы. Благодаря этому весь доход, получаемый по почте, напрямую направляется в отделение бухгалтерии для оформления инвойсов.
ПРИЁМНАЯ: Всё начинается с того, что деньги поступают в организацию в кармане какого то человека. И этот человек может оказаться, А МОЖЕТ И НЕ ОКАЗАТЬСЯ у регистратора для оформления инвойса. Поэтому первый пункт, требующий контроля на линии денег, – это не регистратор. Это приёмная. При ёмная должна начать отчитываться за каждого человека, прежде чем отделение бухгалтерии сможет начать поддерживать порядок в области поступления дохода.
В приёмной есть большой журнал, в котором сотрудники приёмной запи сывают имя и адрес каждого человека, прибывшего в организацию для получения услуг или уезжающего после их получения. Бухгалтерии необходимо знать следующее: попадают ли все пришедшие в организацию люди к регистратору, чтобы тот мог записать их на услуги и получить за эти услуги деньги.
Это можно перепроверить по бланкам для проведения интервью, которые заполняют регистраторы публики и регистраторы отдела 6. Секретарь отделения бухгалтерии может даже пойти и обзвонить всех людей, которые записаны в журнале приёмной, но которые так и не попали к регистратору, и выяснить, как с ними обращались и кто это был.
Возможно, вам покажется, что это ненужные действия и что, выполняя их, вы только теряете время. Но на этих линиях встречались случаи нечестности. Может быть и так, что человек из публики действительно приходит к регистратору или секретарю приёмной, а тот отправляет его к одитору, не работающему в организации, который затем делится вознаграждением с регистратором или секретарём приёмной. В 1951 году одна ПЛ таким образом практически разорила органи зацию в Вичите. То же самое произошло в одной из организаций недавно, и это послужило началом упадка в ней.
СПИСОК ЛЮДЕЙ, НАХОДЯЩИХСЯ В ОРГАНИЗАЦИИ: Секретарь отделения бухгалтерии каждую неделю получает копию списка людей, находящихся в организации. Его сопоставляют со сводками дохода, а затем проверяют наличие оплаченных инвойсов у всех тех, кто находится в организации и получает услуги.
Это не подменяет функций секретаря приёмной, который сверяет копию инвойса (сделанную для ЦФ/секции адресов), проходящую через приёмную, со списком людей, находящихся в организации.
ТОЧКИ ОФОРМЛЕНИЯ ИНВОЙСОВ: На линиях по работе с публикой есть несколько точек, в которых могут приниматься деньги: книжный магазин, отделение квалификации, регистраторы отдела 6 и отдела 17, кассир. Бухгал терия должна контролировать все точки оформления инвойсов и поддерживать в них порядок, добиваясь, чтобы в конце каждого дня все полученные деньги направлялись в бухгалтерию.
Это делается посредством контроля каждого инвойса, выданного бухгалтерией точкам оформления инвойсов. Важное данное таково: все деньги, поступающие в организацию по всем её линиям, ежедневно направляются в бухгалтерию И ДОХОДЯТ до неё.
ЖУРНАЛЫ ПЕРЕКЛИЧЕК: Бухгалтерия сверяет еженедельные сводки дохода с журналами перекличек. Это позволяет проверить, были ли оформлены инвойсы для всех студентов, обучающихся на курсе, и были ли эти инвойсы оформлены именно на те курсы, которые они проходят.
У интернатуры в отделении квалификации и у курсов отделения по работе с публикой также имеются свои журналы перекличек, данные из которых можно сверить с данными инвойсов, выписанных на эти курсы.
ДОСКА РАСПИСАНИЯ ПРЕКЛИРОВ: Информация о людях, которые полу чают процессинг на данной неделе, имеется на доске расписания преклиров. Бухгалтерия использует эту доску, чтобы убедиться, что на все предоставляемые часы одитинга были оформлены инвойсы и что когда продлеваются программы одитинга, то человек идёт снова к регистратору, чтобы вновь записаться на услугу и оплатить необходимые дополнительные часы одитинга.
АДМИНИСТРАТОР СЕКЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНТЕРВЬЮ И ВЫПИСЫ1 ВАНИЮ ИНВОЙСОВ В ОТДЕЛЕНИИ КВАЛИФИКАЦИИ: Администратор секции по проведению интервью и выписыванию инвойсов в отделении ква лификации записывает в журнал имя каждого, кто был направлен на линии отделения квалификации, независимо от того, по какой причине он был туда направлен. Сверяя журнал со сводками дохода отделения квалификации, можно увидеть, были ли соответствующим образом выписаны инвойсы на услуги отделения квалификации и были ли услуги оплачены сразу же (в тех случаях, когда не разрешается предоставлять услугу в кредит).
ЖУРНАЛ СЕРТИФИКАТОВ И НАГРАД: В организациях уже в течение долгого времени существует оргполитика, которая гласит: преклиру или студенту из публики не может быть выдан ни один сертификат до тех пор, пока он полностью не оплатит свой курс или интенсив. Если сверить журнал сертификатов и наград с последними отчётами по доходу отделов, занимающихся предоставлением услуг, то можно будет увидеть, соблюдается это положение оргполитики или нет.
КНИГИ: Сравнение сводок дохода книжного отдела со списком запасов книг на начало и на конец недели, вы получите возможность судить о запасах книг на складе. И если книги выдавались без оформления инвойса или книг разошлось в течение недели больше, чем значится в отчётах по доходу, то это сразу же будет видно.
Секретарь отделения бухгалтерии должен еженедельно проводить тщательную инспекцию всех перечисленных выше пунктов, а также прослеживать любые дру гие ситуации, в которых может быть потерян доход. Те области, которые из за своей беспечности в отношении инвойсов и дохода организации допускают, чтобы в пропасть катилась вся остальная организация, будут выявлены при проведении инспекции.
И нет необходимости говорить о том, что если секретарь отделения бух галтерии обнаруживает наличие любой из неправильностей, перечисленных выше в пунктах с а) по з), то всё это должно быть немедленно исправлено. Если он сталкивается с ситуацией, когда какая либо услуга предоставляется при отсутствии оплаченного инвойса, выписанного на эту услугу, то человек, кото рый получает услугу на таких условиях, должен быть направлен к регистратору, чтобы тот мог оформить инвойс и получить его деньги.
Помимо этого, бухгалтерия должна затем обратиться в секцию этики за помощью, чтобы там разобрались с сотрудниками, которые несут ответствен ность за то, что данные неправильности имели место. Будет обнаружено, что те организации, у которых есть сложности с введением линии еженедельных отчё тов по доходу и действий по поддержанию порядка в бухгалтерском учёте, – это организации, в которых линии пересекаются и не работают и в которых воз можны и бывают случаи нечестности. Но даже с этим можно справиться при условии, что это будет выявлено с помощью инспекции.
Девиз секретаря отделения бухгалтерии таков:
ЕСЛИ ЭТО ИМЕЕТ ОТНОШЕНИЕ К ДЕНЬГАМ, ЭТО ИМЕЕТ ОТНОШЕНИЕ К ОТДЕЛЕНИЮ 3!
Придерживайтесь этой точки зрения, и доход организации всегда будет в ваших руках.