At 4.00 in the afternoon empty the Comm Centre, deliver all traffic and pick up all Out baskets on all stations. Redistribute in the Comm Centre baskets and stamp all final outgoing mail for 5.00 o'clock to Post Office.

В 16:00 заберите все послания из коммуникационного центра, доставьте всё это по назначению и заберите послания из всех корзин «Исходящие». Разложите все послания по соответствующим корзинам в коммуникационном центре, на все готовые почтовые отправления наклейте марки к 17:00 и отправьте их на почту.

At 9.00 a.m. take any cables and express letters only, add to Comm Centre baskets and at once distribute all contents of Comm Centre to staff stations. This should be done as close to your arrival as you can possibly make it to get traffic into people's In baskets as close to their arrival as you can. Do not pick up all Out baskets also on this first circuit. Do not deliver any morning mail on this first circuit, as it has not yet been opened.

В 9:00 утра возьмите любые поступившие телеграммы и только доставленные срочной почтой письма, разложите их в корзины коммуникационного центра и сразу разнесите всё содержимое коммуникационного центра по коммуникацион ным точкам сотрудников. Это должно быть сделано как можно быстрее сразу после вашего прихода, с тем чтобы коммуникация была доставлена в корзины «Входящие» сотрудников как можно раньше после их прихода. Во время этого первого обхода по маршруту забирайте также содержимое всех корзин «Исходя щие». Вам не следует во время этого первого обхода по маршруту доставлять утреннюю почту, так как она ещё не была распечатана.

Once the first circuit is completed, return to staff office and open all mail. Distribute into Comm Centre baskets. Clean out Comm Centre in carrying baskets and taking also your pick up basket make the full round again. This time leave all traffic and their mail and pick up any outgo. Redistribute outgo into Comm Centre. Do not re-deliver.

Как только первый обход завершён, вернитесь в офис персонала и распечатайте всю почту. Разложите её по корзинам коммуникационного центра. Выложите всё содержимое коммуникационного центра в корзины для разноски и, взяв также свою корзину, куда вы складываете сообщения из корзин «Исходящие», снова пройдите по всему маршруту. В этот раз оставляйте в корзинах сотрудников все адресованные им сообщения и почтовые отправления и забирайте всю исходящую коммуникацию. Разложите исходящие частицы в коммуникационном центре. Не нужно снова разносить их.

Immediately on your return from lunch 1.30 clean out Comm Centre and at once distribute the despatches to all stations. On the same circuit, pick up all contents of the out-baskets. Re-distribute these into the Comm Centre. Clean out the Comm Centre and make another circuit at once, putting the despatches into the In baskets. Do not further pick up on this last circuit.

Сразу же по возвращении с обеда (13:30) соберите содержимое коммуникаци онного центра и немедленно разнесите послания по всем коммуникационным точкам. Во время этого же обхода по маршруту заберите всё содержимое корзин «Исходящие». Разложите его в корзины коммуникационного центра. Заберите содержимое коммуникационного центра и сразу же сделайте ещё один обход, раскладывая послания по корзинам «Входящие». Во время этого обхода по марш руту вы больше не забираете исходящую коммуникацию.

Your next circuit is a delivery and pick up circuit at 4.00 when you re-distribute traffic in the Comm Centre and leave it. Do not re-deliver.

Ваш следующий обход – это доставка посланий и извлечение содержимого корзин «Исходящие» в 16:00, после чего вы раскладываете собранные послания в коммуникационном центре и оставляете их там. Вы не доставляете их снова.

Точность и регулярность ваших действий по сбору и доставке коммуникации необходима для того, чтобы сообщения и почтовые отправления доставлялись сотрудникам по такому расписанию, при котором они в конце концов начнут ожидать сбора и доставки посланий и будут использовать это расписание. Для того чтобы упорядочить движение частиц и приучить людей к ожиданию сбора и доставки посланий, может потребоваться неделя или две.

The precision and regularity of your pick-up and delivery of traffic is necessary to get people their despatches and mail at intervals they finally begin to expect and use. It may take a week or two to get the traffic smoothed out and people educated into expecting it.

Сведите к минимуму все случаи неупорядоченной доставки. Доставляйте лично только сообщения, помеченные «срочно», а также телеграммы и телексы. Если бухгалтерия хочет, чтобы чек был подписан немедленно, он должен быть помечен СРОЧНО. Если они хотят срочно послать телекс или телеграмму, они должны позвонить вам, и сообщить, что это срочно. «Срочно» означает: доста вить лично или отослать немедленно. Срочное послание помещается на середину стола сотрудника, чтобы оно бросалось в глаза. Пометкой «срочно» не следует пользоваться часто.

Minimize all random deliveries. Hand deliver only items marked rush and cables and telexes. If Accounts desires a cheque signed at once it must be marked RUSH. If they want to send a telex or cable on a rush basis they can phone you, marking it rush. Rush means hand delivery or send it at once. A rush is placed in the middle of a person's desk conspicuously. Rush use should not be frequent.

Используйте одну из своих плетёных корзин для почты, которую надо разложить в корзины «Входящие», одну для частиц из корзин «Исходящие». «Входящие» – красная, «Исходящие» – зелёная, поскольку её содержимое находится в движении.

Use your trug baskets, one for mail to be put in In baskets, one for the traffic in Out baskets. In is red, Out is green since it is going.

Если ваш установленный порядок по работе с коммуникацией тщательно соблюдается, то, независимо от того, велики ли потоки частиц на линиях или нет, вы внесёте большой вклад в повышение тона офиса и его эффективности. Я полагаюсь на вас в том, что вы, точно следуя установленному порядку, при внесёте в офис энергию и живость.

If your communication routine is precisely done, no matter whether traffic is great or small, you will do much to improve the tone of the office and its effectiveness. I am depending on you with a precise routine to put snap into the office.

А также, пожалуйста, докладывайте мне о любой корзине «Входящие», которая остаётся полной из-за того, что её владелец не просматривает её содержимое и не перекладывает его в корзину для отложенной коммуникации.

Also please report to me any In baskets that remain full without the person inspecting and passing to their pending.

• 16:00. Содержимое коммуникационного центра разносится по всем коммуника ционным точкам. Все частицы, в частности, почтовые отправления, забираются из всех корзин «Исходящие» во время этого же обхода по маршруту.

4.00 p.m. contents of Comm Centre delivered to all stations. All traffic, particularly mail, picked up from all Out baskets on same trip.

9.00 a.m. contents of Comm Centre, cables and Express letters delivered to all In baskets. All traffic in Out baskets picked up on same trip.

1.30 p.m. traffic delivered to all stations. Pick up from all stations on same circuit. A second delivery to all stations immediately after.

4.00 p.m. trip as above.

Note 1 Mail containing money should be invoiced at once on receipt after 10.00. Invoiced mail, particularly for books, will be picked up from Accounts station at 1.30 and, on the routine trips above noted, should be on hand in the book section for order filling by 2.00 at the latest. Some of these orders, if not all, should be completed in time for the 4.00 o'clock pick up. Thus book and meter wrapping should be concentrated upon in the afternoon to get at least some out by the end of the day and the remainder out by the following day. Book letter writing and Admin work should then be done mainly in the mornings, wrapping and order filling for mail orders in the afternoon. No special trips for invoices or book packages should be necessary with the above schedule.

Примечание 1. Почтовые отправления, содержащие деньги, должны немедленно регистрироваться, с выпиской инвойса, сразу же по их получении после 10:00. Почтовые отправления, на которые выписаны инвойсы, в частности, оплата за книги, будут забираться из коммуникационной точки бухгалтерии в 13:30, и они должны прибыть в книжную секцию для выполнения заказа в результате обычного обхода по маршруту, как указано выше, самое позднее к 14:00. Некоторые из этих заказов, если не все, должны быть выполнены к моменту сбора коммуникации в 16:00. Таким образом, действия по упаковке книг и Е-метров должны выполняться в основном в послеполуденное время, чтобы по крайней мере часть их можно было отправить до конца этого рабочего дня, а остальные – на следующий день. Напи сание писем по поводу книг и административная работа, следовательно, должны в основном выполняться по утрам, а выполнение поступивших по почте заказов и упаковка – после полудня. При таком расписании не должно возникать необ ходимости в том, чтобы ходить специально за инвойсами или за посылками с книгами, подлежащими отправке по почте.

Note 2 Rush on a despatch indicates pick up and delivery. Cables and telexes which are rush should be sent by phone for the Communicator. A Rush can always be picked up and delivered by phoning the Communicator. Cheques needed for signature that day can also be designated Rush, the Communicator can be phoned and can get them signed and returned. However Rush should be held to a minimum as it indicates emergency which indicates also that somebody has dropped the ball somewhere. There are no other priority designations on HCO traffic lines.

Примечание 2. Пометка «срочно» на послании означает, что его нужно взять и доставить. Телеграммы и телексы, которые являются срочными, следует посылать, позвонив коммуникатору. Позвонив коммуникатору, вы всегда сможете сделать так, чтобы срочное послание забрали и доставили по назначению. Чеки, требую щие подписи в тот же день, также могут быть помечены как срочные; можно позвонить коммуникатору, он добьётся, чтобы они были подписаны, и вернёт их. Однако срочных посланий должно быть как можно меньше, так как они означают чрезвычайную ситуацию, что, в свою очередь, всегда означает, что кто то где-то не довёл что либо до конца. На линиях, по которым движутся потоки частиц ОХС, не существует других обозначений приоритета, кроме «срочно».

Note 3 The Comm Centre should be labelled in order of stations on the route, not alphabetically or at random. Therefore the route should always be the same from station to station and the order of names on the Comm Centre should be in the station order. In that way the Comm Centre baskets can be laid into a flat carrying basket (gardeners' plastic trug baskets are good) with a handle and can be picked up out of the Comm Centre in reverse, laid in the basket and taken out and placed in the In baskets of stations with speed and accuracy. It does not matter what order the Out baskets are laid in to the Out carrying basket as it all has to be sorted anyway at the Comm Centre.

Примечание 3. Коммуникационный центр должен быть промаркирован в со ответствии с порядком коммуникационных точек на маршруте обхода, а не в алфавитном или каком либо случайном порядке. Следовательно, маршрут от одной коммуникационной точки к другой должен всегда быть одним и тем же, и порядок названий терминалов в коммуникационном центре должен совпадать с порядком коммуникационных корзин. Если применяется этот способ, содержимое корзин коммуникационного центра можно выкладывать в плоскую переносную корзину (подходят садовые пластиковые плетёные корзины) с ручкой, причём можно собирать его в обратном порядке, укладывать в корзину, уносить её и раскладывать в корзины «Входящие» коммуникационных точек быстро и точно. То, в каком порядке содержимое корзин «Исходящие» выкладывается в корзину для переноски исходящей коммуникации, не имеет значения, так как всё это в любом случае должно рассортировываться в коммуникационном центре.

Note 4 Nothing in the above system prevents a staff member from delivering off time despatches in person to the Comm Centre or picking up off time his own Comm Centre basket. However random deliveries of despatches in person except within one's own dept or section is frowned upon since it creates complaints that it interrupts the work of others.

Примечание 4. Ничто в описанной системе не препятствует штатному сотруднику лично доставить послание в коммуникационный центр во время, не указанное в расписании, или забрать содержимое своей собственной корзины в коммуника ционном центре во внеурочное время. Однако неупорядоченная личная доставка посланий (за исключением доставки в своём собственном отделе или секции) не одобряется, так как она вызывает жалобы на то, что она прерывает работу других людей.

Note 5 The Communicator also has a station of his or her own independent of the Comm Centre. Communicators tend to forget their own station.

Примечание 5. У коммуникатора есть и своя собственная коммуникационная точка, отдельно от коммуникационного центра. Коммуникаторы склонны забы вать о своих собственных коммуникационных точках.

The Central Orgs in Washington, London and Melbourne and possibly Johannesburg are ready for Central Org Communicators.

Центральные организации в Вашингтоне, Лондоне, Мельбурне и, возможно, Йоханнесбурге готовы к введению поста коммуникатора центральной организации.

This hat can be combined with Sec ED or with Assoc Sec's Secretary or Mail clerk. It has not been successfully combined with the Receptionist (London 1956).

Эта шляпа может сочетаться со шляпой секретаря ИД, или со шляпой секре таря секретаря ассоциации, или со шляпой клерка, ответственного за почту. Её сочетание со шляпой регистратора не было успешным (Лондон, 1956).

If Central Orgs begin to use Communicator service the above write-up and schedule may be revised to fit local conditions and issued, after conference with the head of the Central Org, as a Sec ED entitled Central Organisation Internal Comm System.

Если центральная организация начинает пользоваться услугами коммуникатора, то вышеизложенные данные и расписание могут быть пересмотрены – чтобы соответствовать местным условиям – и изданы, после согласования с главой центральной организации, в виде Сек ИД под заголовком «Система внутренней коммуникации центральной организации».

HCO Continental and Area Offices have their own type of Internal Comm System already and do not need to follow the above.

В континентальных и местных офисах ОХС уже имеются системы внутренней коммуникации их собственного типа, и им не нужно следовать вышеописанной системе.