FP allocation amounts become due for transfer from the FBO No. 1 Acct to the Org’s Main Account immediately following FBO approval of the FP and allocation figure.

The FBO is generally watchful of the FP routing and handling lines and prevents any undue delays.

With the FP approved and allocation amount established, the FBO issues his transfer check AT ONCE, rapidly obtaining the needed A/G co-signature (or Exec Dir in the absence of the A/G or AGF) and delivers the check to the hands of the Treas Sec.

The Treas Sec gives his receipt and sees that the allocation check is banked AT ONCE to the Org’s Main Account.

When the FP check has cleared and been credited to the Org’s Main Account by the Bank, the FP as approved may be activated by Division 3. NOT BEFORE.

Деньги, выделенные на финансовом планировании, должны быть перечислены со счёта БАФ № 1 на главный счёт организации сразу же после того, как БАФ одобрит ФП и сумму ассигнований.

Checks drawn or POs activated against an FP for which the allocation check has not yet been deposited or cleared amounts to spending money which is not there, and violates earlier policies and falsely affects the Org’s Cash-Bills Stats.

БАФ осуществляет общий надзор за тем, как ФП проходит по линиям и какие действия предпринимаются по отношению к ФП, а также предотвращает любые неоправданные задержки.

FSM commissions and any refunds due for payment follow the same principle.

Как только ФП одобрено и размер ассигнований определён, БАФ НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО выписывает чек о переводе денег, а затем быстро подписывает его ещё и у начальника отдела по официальным вопросам или у коммуникатора ЛРХ (или представителя Флага, если пост коммуникатора ЛРХ никем не занят) и отдаёт чек секретарю бухгалтерии.

Dept 8 prepares all forms and related data and applies via the Treas Sec to the FBO AT ONCE when such payments are due. The FBO rapidly verifies and immediately issues a check to cover valid FSM commissions due and a separate check to cover any refunds payable. His transfer voucher lists the names and amounts.

Секретарь бухгалтерии отдаёт ему квитанцию и следит за тем, чтобы сумма по данному чеку с ассигнованиями была НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО переведена на главный счёт организации в банке.

Org Officers signing FSM or refund checks have the usual check signing data to hand plus the FBO’s transfer voucher showing that the Org Main Acct has received funds to cover the checks presented.

Как только чек ФП прошёл по банку и деньги были переведены на главный счёт организации, ФП (в том виде, в котором он был одобрен) может быть реализован отделением 3. НЕ РАНЬШЕ.

A check signer who fails to verify this point for himself risks signing checks against funds not there or allocated to other purposes.

Выписывать чеки или же выдавать деньги на основании заказов на приобретение по ФП, в то время как чек с ассигнованиями под это ФП ещё не был представлен в банк или не прошёл по банку, – это всё равно что расходовать деньги, которых нет. Это значит нарушить принятые раннее положения оргполитики и создать ложное представление о статистике «Наличные – счета к оплате».

Cash-Bills as reported by Div 3 includes sums actually on hand in the 3 org accounts (Main, Reserve, HCO Book) vs Bills due and purchases newly ordered.

По такому же принципу осуществляется перечисление средств на выплату комиссионных ВНСам и перевод денежных сумм, возвращаемых за услуги, на счёт совета по проверке претензий.

Thus a check signer accepting checks without evidence of FBO transfer also risks a falsely reduced Cash-Bills Stat which gives an untrue picture of the org’s actual financial position.

Отдел 8 подготавливает все необходимые бланки и относящиеся к делу данные и запрашивает деньги у БАФ через секретаря бухгалтерии СРАЗУ, как только возникает необходимость произвести такой расчёт или перевод денег. БАФ быстро проверяет предоставленные данные и тут же выписывает чек на сумму действительно причитающихся ВНСам комиссионных, а также отдельный чек на перечисление суммы возврата денег за услуги. В его переводном ваучере перечисляются имена и суммы. Чеки на оплату комиссионных ВНСам НИКОГДА не задерживают до того момента, когда будет производиться еженедельное подписание чеков, и как только ВНС лично привёл человека в организацию на услуги и ему должны быть выплачены комиссионные, ему ДОЛЖНЫ заплатить сразу же. Для этого выписывается чек со счёта комиссионных для ВНС. Затем этот чек вручается ВНСу.

Прежде чем подписывать чек на оплату комиссионных со счёта ВНС, руководители, уполномоченные делать это, должны увидеть копию переводного ваучера БАФ, инвойс человека, которого привёл ВНС, и копию бланка о направлении.

Задержка выплаты комиссионных ВНС может произойти из-за того, что чек на их оплату выписывается только после перечисления денег со счёта БАФ № 1 на счёт ВНС. Чтобы этого не допустить, в начале недели на счёт ВНС начисляется сумма, равная среднему недельному размеру комиссионных для ВНС. После этого ежедневно осуществляется обычная процедура перечисления денег на счёт ВНС, что позволяет поддерживать объём средств на счёте ВНС на таком уровне, что можно не опасаться за то, хватит ли денег и сможет ли чек пройти по банку. Когда объём комиссионных, выплачиваемых ВНС, повышается, начальник отдела расходов должен направить ЗРС БАФ, с тем чтобы тот перечислил на счёт ВНС дополнительную сумму с целью обеспечить постоянное наличие на счёте необходимой базовой суммы средств, чтобы удовлетворить все требования ВНСов на выплату комиссионных. БАФ после этого переводит дополнительные средства со счёта БАФ № Г на счёт ВНС. Точная линия выплаты комиссионных ВНС и связанные с этим административные действия описаны в ИП ОХС от 5 апреля 1979ПВII, серия «ВНС» 6, «Новый счёт ВНС».

То, что со счётом ВНС работают именно таким образом, НЕ означает, что им можно пользоваться как «запасом неизрасходованных средств» для выплаты комиссионных ВНСам в обход БАФ.

[Note: HCO PL 28 November 1972, FSM Selection Routing Form, in the 1972 Year Book, adds FBO actions of verifying FSM commissions and transferring them to the Org’s Main A/C to the earlier Selection Routing Form as set out in HCO PL 9 January 1967, FSM System Administration in Organizations, Volume 3-page 337, Volume 6-page 334.]

Если человек, полномочный подписывать чеки, подписал чек, не убедившись в том, что БАФ перевёл необходимую для этого сумму на соответствующий счёт, то он рискует тем, что подписывает чек на несуществующую сумму или сумму, выделенную на другие цели.

В статистику «Наличные – счета к оплате», которую подаёт отделение 3, входят только те суммы, которые на самом деле имеются в наличии на главном счёте организации и на резервном счёте (наличные), и суммы, которые должны быть выплачены по счетам, а также суммы, заказанные в только что поданных на одобрение заказах на приобретение (счета к оплате).

Таким образом, если человек, полномочный подписывать чеки, принимает на подпись чеки, по которым выделяются средства для реализации ФП, и не требует при этом доказательства того, что БАФ перечислил деньги, то в этом случае он рискует ещё и тем, что это может привести к ложному заниженному показателюстатистики«Наличные–счетакоплате»исоздатьневерное представление о реальном финансовом положении организации.

Пересмотрено при содействии Отдела технических исследований и компиляций ЛРХ