Деньги, выделенные на финансовом планировании, должны быть перечислены со счёта БАФ № 1 на главный счёт организации сразу же после того, как БАФ одобрит ФП и сумму ассигнований.

FP allocation amounts become due for transfer from the FBO No. 1 Acct. to the Org’s Main Account immediately following FBO approval of the FP and allocation figure.

БАФ осуществляет общий надзор за тем, как ФП проходит по линиям и какие действия предпринимаются по отношению к ФП, а также предотвращает любые неоправданные задержки.

The FBO is generally watchful of the FP routing and handling lines and prevents any undue delays.

Как только ФП одобрено и размер ассигнований определён, БАФ НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО выписывает чек о переводе денег, а затем быстро подписывает его ещё и у начальника отдела по официальным вопросам или у коммуникатора ЛРХ (или представителя Флага, если пост коммуникатора ЛРХ никем не занят) и отдаёт чек секретарю бухгалтерии.

With the FP approved and allocation amount established, the FBO issues his transfer check AT ONCE rapidly obtaining the needed Finance Enforcement Officer cosignature (where there is no FEO the D/FBO cosigns or if no D/FBO either, then the CO/ED may be a cosigner) and delivers the check to the hands of the Treas Sec.

Секретарь бухгалтерии отдаёт ему квитанцию и следит за тем, чтобы сумма по данному чеку с ассигнованиями была НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО переведена на главный счёт организации в банке.

The Treas Sec gives his receipt and sees that the allocation check is banked AT ONCE to the Org’s Main Account.

Как только чек ФП прошёл по банку и деньги были переведены на главный счёт организации, ФП (в том виде, в котором он был одобрен) может быть реализован отделением 3. НЕ РАНЬШЕ.

When the FP check has been cleared and been credited to the Org’s Main Account by the bank, the FP as approved may be activated by Division 3. NOT BEFORE.

Выписывать чеки или же выдавать деньги на основании заказов на приобретение по ФП, в то время как чек с ассигнованиями под это ФП ещё не был представлен в банк или не прошёл по банку, – это всё равно что расходовать деньги, которых нет. Это значит нарушить принятые раннее положения оргполитики и создать ложное представление о статистике «Наличные – счета к оплате».

Checks drawn or POs activated against an FP for which the allocation check has not yet been deposited or cleared amounts to spending money which is not there and violates earlier policies and falsely affects the org’s cash/bills stats.

По такому же принципу осуществляется перечисление средств на выплату комиссионных ВНСам и перевод денежных сумм, возвращаемых за услуги, на счёт совета по проверке претензий.

FSM commissions due for payment follow the same principle.

Отдел 8 подготавливает все необходимые бланки и относящиеся к делу данные и запрашивает деньги у БАФ через секретаря бухгалтерии СРАЗУ, как только возникает необходимость произвести такой расчёт или перевод денег. БАФ быстро проверяет предоставленные данные и тут же выписывает чек на сумму действительно причитающихся ВНСам комиссионных, а также отдельный чек на перечисление суммы возврата денег за услуги. В его переводном ваучере перечисляются имена и суммы. Чеки на оплату комиссионных ВНСам НИКОГДА не задерживают до того момента, когда будет производиться еженедельное подписание чеков, и как только ВНС лично привёл человека в организацию на услуги и ему должны быть выплачены комиссионные, ему ДОЛЖНЫ заплатить сразу же. Для этого выписывается чек со счёта комиссионных для ВНС. Затем этот чек вручается ВНСу.

Dept 8 prepares all forms and related data and applies via the Treas Sec to the FBO AT ONCE when such payments are due. The FBO rapidly verifies and immediately issues a check to cover valid FSM commissions due. His transfer voucher lists the names and amounts. FSM commissions are NEVER held up for once-a-week check signing and where the FSM has personally brought his selectee into the org and is due a commission it MUST be paid at once with the FSM Account check given directly into the hands of the FSM by the org.

Прежде чем подписывать чек на оплату комиссионных со счёта ВНС, руководители, уполномоченные делать это, должны увидеть копию переводного ваучера БАФ, инвойс человека, которого привёл ВНС, и копию бланка о направлении.

Org officers signing FSM checks from the FSM Account must see a copy of the FBO transfer voucher, the selectee invoice and a copy of the selection slip before they may sign the FSM commission check.

Задержка выплаты комиссионных ВНС может произойти из-за того, что чек на их оплату выписывается только после перечисления денег со счёта БАФ № 1 на счёт ВНС. Чтобы этого не допустить, в начале недели на счёт ВНС начисляется сумма, равная среднему недельному размеру комиссионных для ВНС. После этого ежедневно осуществляется обычная процедура перечисления денег на счёт ВНС, что позволяет поддерживать объём средств на счёте ВНС на таком уровне, что можно не опасаться за то, хватит ли денег и сможет ли чек пройти по банку. Когда объём комиссионных, выплачиваемых ВНС, повышается, начальник отдела расходов должен направить ЗРС БАФ, с тем чтобы тот перечислил на счёт ВНС дополнительную сумму с целью обеспечить постоянное наличие на счёте необходимой базовой суммы средств, чтобы удовлетворить все требования ВНСов на выплату комиссионных. БАФ после этого переводит дополнительные средства со счёта БАФ № Г на счёт ВНС. Точная линия выплаты комиссионных ВНС и связанные с этим административные действия описаны в ИП ОХС от 5 апреля 1979ПВII, серия «ВНС» 6, «Новый счёт ВНС».

As it would cause delays on FSM commission payments to require that the transfer from the FBO No. 1 Account be in the org FSM Account before an FSM payment check can be issued, the FSM Account is started with a balance equal to an average of one full week’s commissions. After that, the routine of transferring the amounts for commissions paid each day will keep the account maintained at a level that commissions can be paid with no danger that they will not clear the bank. When the volume of commissions increases in range the org Dir of Disbursements should CSW to the FBO to transfer additional funds to the FSM Account to ensure that its basic level is kept sufficiently high to handle the traffic. The FBO would then transfer the additional funds from his FBO No. 1 Account to the org’s FSM Account. The exact administration of the FSM commission line is covered in HCO PL 5 April 1979RA, NEW FSM (INSTANT PAYMENT) ACCOUNT.

То, что со счётом ВНС работают именно таким образом, НЕ означает, что им можно пользоваться как «запасом неизрасходованных средств» для выплаты комиссионных ВНСам в обход БАФ.

That the FSM Account is handled as above does NOT mean that it may be used as a “float” to pay out FSM commissions on a bypass of the FBO.

Если человек, полномочный подписывать чеки, подписал чек, не убедившись в том, что БАФ перевёл необходимую для этого сумму на соответствующий счёт, то он рискует тем, что подписывает чек на несуществующую сумму или сумму, выделенную на другие цели.

A check signer who fails to verify that the FBO transfer has been done before signing checks against that transfer risks signing checks against funds not there or allocated to other purposes.

В статистику «Наличные – счета к оплате», которую подаёт отделение 3, входят только те суммы, которые на самом деле имеются в наличии на главном счёте организации и на резервном счёте (наличные), и суммы, которые должны быть выплачены по счетам, а также суммы, заказанные в только что поданных на одобрение заказах на приобретение (счета к оплате).

Cash/bills as reported by Div 3 includes sums actually on hand in the org’s accounts versus bills due and purchases newly ordered.

Таким образом, если человек, полномочный подписывать чеки, принимает на подпись чеки, по которым выделяются средства для реализации ФП, и не требует при этом доказательства того, что БАФ перечислил деньги, то в этом случае он рискует ещё и тем, что это может привести к ложному заниженному показателюстатистики«Наличные–счетакоплате»исоздатьневерное представление о реальном финансовом положении организации.

Thus a check signer accepting checks for FP activation without evidence of FBO transfer also risks a falsely reduced cash/bills stat which gives an untrue picture of the org’s actual financial position.

Пересмотрено при содействии Отдела технических исследований и компиляций ЛРХ