Внутриорганизационное послание - это простая вещь. Вы можете хранить копию, если хотите, но только один экземпляр (оригинал) отправляется и возвращается обратно.

Когда пишите послание, адресуйте его ДОЛЖНОСТИ, а НЕ человеку. (Если человек меняет должность или уезжает и если вы адресуете послание должности, то оно будет получено новым занимающим этот пост; но если вы адресуете его человеку, то, если этот человек уезжает, оно может быть никем не получено и вопрос не будет решен.)

Статус штатного сотрудника - это номер, показывающий, насколько штатный сотрудник ценен для этой организации и удовлетворяет ли он требованиям для повышения по службе.

Оформляйте послание (для информации или совета) следующим образом:

Номер статуса ставится после имени человека на схеме организации в коммуникационном центре.

Пример:

Эти номера, от нуля до десяти, обозначают тип поста, на который человека можно назначить в качестве продвижения по службе, или статус человека.

Иметь высокий статус важно. Поэтому делайте все, что в ваших силах, чтобы повышать свой статус.

Наиболее важные для нового штатного сотрудника статусы - 0 (ноль), 1 и 2.

Администратор по снабжению

0 = временный.

Дорогой ___________,

1 = условный.

Ваш заказ на ... (послание).

2 = постоянный.

(вежливая концовка)

Уровни, которые находятся выше, дают право на продвижение по службе, и их необходимо заслужить обучением и приобретением опыта в организации.

Подпись_______________'''

Существует также нумерация технических статусов. Они не обязательны для персонала, который не работает в технических отделах, и описаны в других публикациях. Если вы выполняете свою работу в этой организации и учитесь тому, как быть более компетентным и квалифицированным штатным сотрудником, вы будете продвигаться вперед и будете иметь надежную почву под ногами.

Вот первые три статуса.

После имени штатного сотрудника, недавно принятого на работу, на схеме организации ставится 0 (ноль) как обозначение его статуса. Человек относится к категории ВРЕМЕННЫХ сотрудников, пока не пройдет собеседование с СМ ОХС (секретарь местного ОХС) спустя несколько недель работы на посту. ВРЕМЕННЫЙ сотрудник должен получить записку от своего непосредственного начальника, в которой будет сказано, что его дела на посту идут хорошо, и должен представить эту записку СМ ОХС. СМ ОХС может проверить у сотрудника знание оргсхемы, линий коммуникаций, а также знание отдела, в котором тот работает, прежде чем присвоить сотруднику более высокий статус. СМ ОХС может экзаменовать человека, который представил рекомендацию, и не один раз, но после третьего провала должен его уволить. Если у сотрудника нет рекомендации, СМ ОХС записывает его имя и говорит ему прийти с рекомендацией от своего начальника. СМ ОХС тщательно ведет запись всех, кто приходит к нему. Когда рекомендация представлена, СМ ОХС может проэкзаменовать человека по оргсхеме и другим вещам в соответствии с контрольным листом «временного» статуса.

В случае, если ВРЕМЕННЫЙ сотрудник получил рекомендацию и сдал экзамен, СМ ОХС присваивает ему УСЛОВНЫЙ статус и информирует об этом секции оргсхемы и файлов персонала, направляя туда записку, подтверждающую данный факт. Сотруднику тоже дается копия записки.

Начальник ОХС

Пока у штатного сотрудника ВРЕМЕННЫЙ статус, он может быть уволен независимо от того, есть ли на это причина или нет, своим непосредственным начальником, СМ ОХС, секретарем отделения или любым сотрудником выше секретаря отделения.

Дорогой ___________,

Если сотрудник с временным статусом проваливает экзамен у СМ ОХС, то он увольняется. Однако, если сотрудник подлежит увольнению, СМ ОХС должен сообщить ему, что тот должен сделать, чтобы в большей степени соответствовать условиям приема на работу (направить человека на курс ЭЛ, процессинг и так далее).

Пожалуйста обеспечьте ... (приказ или просьба).

В случае, если СМ ОХС сообщает сотруднику с временным статусом о том, что тот не сдал экзамен или уволен, он информирует об этом и администратора по персоналу в отделе 1.

(вежливая концовка)

Любой сотрудник с временным статусом может вновь обратиться к администратору по персоналу и попросить о приеме на работу в другую секцию или отдел организации. За время, которое сотрудник считается уволенным, зарплата ему не выплачивается.

Подпись _____________'''

Следовательно, увольняя сотрудника с ВРЕМЕННЫМ статусом, СМОХС:

1. Сообщает человеку, что тот не сдал экзамен и что шанса на переэкзаменовку больше не будет,

Получатель принимает меры в соответствии с посланием и хранит его у себя до тех пор, пока все меры по нему не будут приняты. Если на это потребуются дни или недели, вы можете уведомить отправителя, что то-то и то-то предпринимается и должно быть завершено к такому-то времени, но храните первоначальное послание до тех пор, пока работа не будет выполнена; тогда верните его отправителю с пометкой "СДЕЛАНО". Не возвращайте оригинал с пометкой "выполняется". Оригиналы возвращайте только с пометкой "СДЕЛАНО" или "Не может быть сделано". Иначе общение останется незаконченным.

Когда вы отвечаете на послание, то поставьте дату отправки. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме исполнительных *в.п.: ответственных секретарей не должны печатать свои послания с помощью секретаря, за исключением тех случаев, когда послание имеет большой объем.

Отдел 1, получив информацию об увольнении сотрудника,

Цвета для бумаги в подразделениях следующие:

1а. Сразу же информирует отдел бухучета,

Отделение ОХС 1 - Золотой

2а. Делает пометку в файле данного человека, отмечая также, что отдел бухучета получил информацию,

Отделение ОХС 2 - Светлорозовый или Сиреневый

3а. Уведомляет непосредственного начальника человека - независимо от того, был ли тот уже информирован об этом или нет.

Отделение 3 - Темнорозовый

Если человек с временным статусом расстроен по поводу своего увольнения, его направляют к коммуникатору ЛРХ.

Отделение 4 - Зеленый

Коммуникатор ЛРХ в отношении каждого уволенного человека, который приходит к нему, должен выполнить следующее: убедиться, следовали ли его начальники или главы отделений вышеуказанной процедуре должным образом и не нарушили ли они положения оргполитики по этике или этические приказы, а также следует ли человек совету стать более пригодным для приема на работу в том случае, если увольнение было правомерным. Если коммуникатор ЛРХ обнаружит грубое нарушение, совершенное при увольнении данного сотрудника, он должен привести его в секцию этики.

Отделение 5 - Серый

ВРЕМЕННЫЙ статус обозначается на оргсхеме как «0» (ноль).

Отделение 6 - Канарейки или Кожи буйвола

В конце каждого квартала исполнительный секретарь ОХС должен увольнять всех сотрудников со временным статусом, не получивших статус условный. Таких людей для увольнения направляют к СМ ОХС.

Отделение 7 - Голубой или Белый

Белая писчая бумага также используется для писем за пределы организации, для деловых писем в разные организации, для ведения протоколов, для рукописей и исследовательских заметок.

Штатный сотрудник с УСЛОВНЫМ статусом в случае, если его уволили, может обратиться за помощью в секцию этики, и по его делу может быть проведено этическое слушание. Его могут перевести в другие отде-ления и без проведения слушания, если отделение, в котором он находится, имеет избыток персонала.

Копии написанных писем делаются на бумаге цвета, соответствующего подразделения, написавшего это письмо.

Через год сотрудник может обратиться за получением постоянного статуса.

На оргсхеме после имени человека, имеющего УСЛОВНЫЙ статус, ставится единица.

Если у вас есть просьба, напишите ее. Не ходите к человеку и не ожидайте, что он будет ходить с вашей просьбой в голове. Сотрудник не представляется собственной персоной с посланием к другому сотруднику, за исключением действительных совещаний, которые сведены к минимуму. Совещаний требует немного вещей.

Для того чтобы получить постоянный статус, штатный сотрудник, имеющий статус УСЛОВНЫЙ, должен получить сертификат о завершении «Начального обучения штатного сотрудника». Для этого есть контрольный лист, за составление которого отвечает исполнительный секретарь ОХС. Это освещено в написанных ранее инструктивных письмах.

Послания покрывают 99% дел организаций.

Экзамен для получения данного сертификата проводится СМ ОХС, а выпускает его отдел сертификатов и наград. Требования относительно элементарные, но достаточно жесткие.

Этические доклады, которые написаны, пока человек был в штате, также принимаются во внимание.

Центр связи включает корзинку для каждого члена организации. Каждая корзинка надписана именем человека и под именем указан его пост или посты. Каждый человек отвечает за доставку своих собственных посланий в надлежащие корзины и за ежедневную выемку своих посланий. Не забывайте вынимать предназначенные для вас послания по крайней мере два раза в день (один раз утром и один раз днем - составьте свое личное расписание). Но не давайте посланиям скапливаться в вашей корзине.

Секретарь отделения, в котором работает сотрудник, должен в письменной форме рекомендовать СМ ОХС присвоение сотруднику постоянного статуса, прежде чем тому будет проведен экзамен.

В больших организациях, кроме общего центра связи, могут быть созданы отдельные центры связи в отделениях.

Центр связи состоит из корзинок для каждого отделения плюс корзинки для Л. Рона Хаббарда и корзинки для исходящей корреспонденции.

ШТАТНЫЙ СОТРУДНИК, ИМЕЮЩИЙ ПОСТОЯННЫЙ СТАТУС, не может быть понижен в должности, переведен или уволен без проведения всех необходимых действий комитета по расследованиям. Этот человек может сам попросить об изменении своего статуса, о переводе на другой пост или может отказаться от обязанностей без созыва комитета по расследованиям. (Свидетельства и выводы комитета по расследованиям принимаются комитетом, состоящим из тех, кто работает вместе с данным сотрудником. Чтобы они имели законную силу и были приведены в действие, они должны быть утверждены лично ЛРХ.)

Центр связи каждого отделения располагается в рабочей зоне отделения с корзинками для каждого члена организации в этом подразделении плюс входящая корзинка для отделения и исходящая корзинка для отделения. Курьер ОХС по посланиям отвечает за доставку посланий во входящие корзинки отделений и доставку из исходящих корзинок отделений в корзинки центра связи. Секретарь начальника отделения отвечает за распределение посланий из входящей корзинки отделения в корзинки членов организации.

Ни один человек не может получать зарплату в качестве сотрудника с постоянным статусом или быть назначенным на пост, до тех пор пока его имя не появится в исполнительной директиве, заверяемой секретарем (Сек ИД). ЛРХ как исполнительный директор может по своему усмотрению не предоставить постоянный статус, и если это не указано в Сек ИД, то статус не присваивается.

После имени человека, имеющего ПОСТОЯННЫЙ статус, на оргсхеме ставится цифра 2.

Отслеживайте все изменения должностей. Насколько меняется схема организации, настолько меняются корзинки центра связи. Всегда знайте, кто занимает какую должность, чтобы при доставке послания всегда знать в чью корзину оно идет. Если вы не уверены, проверьте по оргсхеме.

Отдел сертификатов и наград выпускает сертификат «Сотрудник с постоянным статусом», но только после издания Сек ИД, в которой объявляется об этом.

СМ ОХС, приняв экзамен на получение постоянного статуса, должен сообщить в отдел персонала (отдел 1) и рекомендательному совету, что необходимо подготовить Сек ИД для выпуска ИД ЛРХ.

Работайте с посланиями ежедневно. Не давайте им у вас накапливаться. Когда кто-либо присылает вам послание - дайте ему знать, что вы его получили. Не приобретайте репутацию человека, которому сомневаются отправлять послания потому что неизвестно, когда получат ответ и получат ли его вообще. НЕ ДАВАЙТЕ СВОИМ ПОСЛАНИЯМ ЗАГЛОХНУТЬ. Если вы позволяете, чтобы послания (или письма) нагромождались на вашем столе, то вы в действительности блокируете линии связи организации и таким образом снижаете свою собственную зарплату.

Сек ИД извещает отдел бухучета и секцию оргсхемы, и, пока Сек ИД не будет издана, зарплата сотрудника остается прежней и отметка о постоянном статусе на оргсхеме не делается.

Сотрудник, не получивший постоянный статус, сохраняет условный.

Секретари, которые печатают письма, должны всегда позаботиться о том, чтобы подшить металлической скрепкой наложенную сверху копию своего письма с пришедшим письмом, а не использовать обычные скрепки. Отвечая на письма, отвечайте на содержащиеся в них вопросы. Давайте ту информацию, какую они запрашивают. Используйте метод постепенности. НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ СЕБЕ ОСТАВИТЬ БЕЗ ОТВЕТА ИХ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов - найдите их.

Сотрудник, имеющий ПОСТОЯННЫЙ статус, получает зарплату с учетом стажа - с каждым годом все больше. Отсчет начинается с момента его первого приема на работу.

Цель сектора секретариата - напечатать ответные письма. Почти все внутриорганизационные послания могут быть написаны от руки: это экономит время их перепечатывания (в то время, как вы могли бы их написать сами), и экономит время стенографистки для ответа на письма. Поддерживайте связь с другими членами организации и с нашими корреспондентами. Если вы не справляетесь с перепиской должным образом, не отвечаете отправителю, то как я сказал ранее, вы просто урезаете свой заработок.

Штатным сотрудникам, по мере прохождения ими контрольных листов, присваиваются более высокие статусы. Достижение более высокого статуса не означает повышения, но делает кандидатуру человека приемлемой для этого. Причем то, что сотрудник приемлем для продвижения по службе, можно легко увидеть на оргсхеме по номеру его статуса.

Никто и ни на одной оргсхеме не может иметь после своего имени номер больший, чем «2», если сам человек не удовлетворяет всем требованиям нового статуса, который он стремится получить, и если он не изучил последовательно материалы каждого статуса по контрольному листу. Те пункты контрольного листа, которые однажды уже были выполнены и зачтены, считаются зачтенными, если встречаются в каком-либо новом контрольном листе.

Исполнительный секретарь ОХС Всемирной организации отвечает за все контрольные листы курсов, необходимых, чтобы получить тот или иной статус штатного сотрудника, а также за использование этого инструктивного письма и следования ему, добиваясь этого через исполнительных секретарей ОХС в организациях.

Квоты по количеству персонала отделений и секций назначаются рекомендательным советом.

Ни найм персонала, ни продвижение его по службе, ни присвоение статуса, ни назначение на посты не производятся каким-либо иным способом, кроме указанного выше.