Существуют три типа папок, постоянно закрепленных за каждым штатным сотрудником ОХС или Центральной Организации.

Первая – шляпная папка. Она должна включать в себя только описание шляпы и выпущенные инструктивные письма, прямо относящиеся к посту сотрудника.

Существует три вида папок, постоянно закреплённых за каждым сотрудником, работающим в ОХС или центральной организации.

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все выпущенные технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

Первая – шляпная папка. В ней должны быть только описание шляпы и те документы по организационной политике, которые относятся непосредственно к посту человека.

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека только потому, что он является штатным сотрудником.

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все технические бюлле тени по мере их выхода. Их никогда не кладут в шляпную папку.

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска:

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека лишь потому, что он является штатным сотрудником.

• Шляпные папки – синие

Чтобы вам было легче работать с этими папками, и для вашего сведения, они имеют следующие цвета:

• шляпные папки – голубого цвета,

Ответственность за поддержание папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Необходимо всегда иметь под рукой в шляпной папке все описания и инструктивные письма, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Это делается главным образом для того, чтобы поддерживать структуру организации описанной и в порядке и чтобы сотрудник мог обращаться к ним за информацией. Наличие полной шляпной папки в вашем столе, пока вы отсутствуете, также дает большое преимущество: пока вы в отпуске, другой сотрудник может просмотреть ваши обязанности и функции и выполнить их. Более того, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда какие-то мелочи и кусочки теряются, и если всех этих кусочков нет в шляпе, новый сотрудник на посту нуждается в постоянном руководстве со стороны того, кто на этом посту работал.

Ответственность за поддержание этих папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ее уже невозможно использовать для быстрого поиска информации. Это разрушит сам замысел шляпной папки и для самого штатного сотрудника и для того, кто его может временно заменить.

Вы всегда должны иметь под рукой в шляпной папке все описания и документы по оргполитике, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Делается это главным образом для того, чтобы сведения о структуре организации сохранялись упорядоченно, в письменном виде и чтобы вы могли в любой момент обращаться к ним за информацией. Кроме того, если в вашем столе лежит шляпная папка, в то время как вас нет на месте, то это принесёт свою пользу: пока вы в отпуске, ваши обязанности и функции может посмотреть и выполнить кто то другой. К тому же, когда вас повышают по службе или вы переходите на другой пост, какие то частички вашего поста всегда теряются (если только все эти частички не находятся в шляпе), и тогда тот, кто только заступает на этот пост, нуждается в вашем постоянном руководстве.

Письма и инструкции, регулирующие сам факт бытия штатным сотрудником, такие как правила и инструкции ОХС или этой организации, график работы и расписание для различных дел, все помещаются в папку штатного сотрудника. Она не должна включать никаких технических материалов.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для штатных сотрудников никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ею становится невозможно пользоваться, когда есть необходимость быстро найти информацию. В таком случае шляпная папка не пригодна для использования по назначению ни для самого сотрудника, ни для того, кто мог бы на время заменить его на посту.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, даже собственные заметки по техническим аспектам того, как поддерживать свою работу в порядке, должны содержаться в отдельной технической папке, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится очень ценной для каждого.

Письма и положения оргполитики, в которых содержится информация, которой вы руководствуетесь как штатный сотрудник, такая, как правила и положения, принятые в ОХС или в организации, график работы, время выполнения тех или иных дел – всё это хранится в папке штатного сотрудника. В неё не должны включаться никакие технические материалы.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, и даже собственные заметки относительно технической стороны того, как должным образом вести дела на посту, помещаются в техническую папку, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится поистинне бесценной.

Именно так мы поддерживаем в порядке наши посты, должности и функции – как в ОХС, так и в Центральных Организациях.

Следовательно, именно таким образом мы содержим в порядке свою работу, свои посты – как в ОХС, так и в центральных организациях.

Эти три типа папок хранятся в столе, под рукой и из бумаг только их разрешается там хранить. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оседать в столе.)

Эти три типа папок хранятся под рукой, в столе, и из бумаг только их и разрешается там держать. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оказываться в вашем столе.)

Если вы содержите эти три типа папок в порядке, у вас есть быстрый способ проверить все стороны вашей работы и все инструкции, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, можно разбить свою работу на отдельные части, когда объем поста становится слишком большим, потому что у вас есть написанные точные инструкции для передачи новым помощникам.

Если вы содержите эти три папки в порядке, вам не составит труда всесторонне изучить свою работу и все документы по оргполитике, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, то вы можете сделать многое. Например, что является немаловажным, разделить свои обязанности на составные части, когда объём работы станет слишком большим: у вас будут описания с точными инструкциями для передачи своим новым помощникам.

Если у нас нет некоторых видимых описаний наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об огромном количестве дополнительной работы и ИСР для ее персонала.

Если мы не будем иметь под рукой записи о наших постах и функциях, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, а это, как известно, вносит хаос в организацию, не говоря уже о дополнительной работе и дев-ти для её персонала.

Давным-давно мы обнаружили, что старая «организационная схема» не соответствует нашим сложным функциям и действиям. Мы также обнаружили, что память – это неадекватное средство надзора за постами и функциями.

Мы давно уже знаем, что старая «организационная схема» не подходит для наших сложных функций и действий. Мы знаем также, что одной лишь памяти не достаточно, чтобы руководить постами и следить за исполнением функций.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.

Рекомендую уделять внимание этим трём типам папок и заботиться о них.