Существуют три типа папок, постоянно предназначенных для каждого члена ОХС и Центральной Организации.

Существует три вида папок, постоянно закреплённых за каждым сотрудником, работающим в ОХС или центральной организации.

Первая из них - это шляпная папка. Она должна включать в себя только описания работы и инструкции, прямо относящиеся к индивидуальному посту.

Первая – шляпная папка. В ней должны быть только описание шляпы и те документы по организационной политике, которые относятся непосредственно к посту человека.

Вторая - это техническая папка, в которую помещаются все технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все технические бюлле тени по мере их выхода. Их никогда не кладут в шляпную папку.

Третья из них - это организационная папка. Все бюллетени и инструктивные письма, относящиеся к должности только по причине того, что человек является штатным сотрудником, включены в эту папку.

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека лишь потому, что он является штатным сотрудником.

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска.

Чтобы вам было легче работать с этими папками, и для вашего сведения, они имеют следующие цвета:

• шляпные папки - синие

• шляпные папки – голубого цвета,

Ответственность за сохранность папок лежит непосредственно на каждом штатном сотруднике.

Ответственность за поддержание этих папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Каждый должен всегда быть готов предъявить все записи и инструктивные письма, определяющие его деятельность, в своей шляпной папке. Это делается для того, чтобы иметь структуру организации в письменном виде и легко доступной для изучения персоналом. Ведение папок дает также большое преимущество, если есть полное описание должности и текущих дел, так как в случае отпуска сотрудника его должность и функции могут быть просмотрены и выполнены кем-нибудь другим. В дальнейшем, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда что-то теряется, и если не все бумаги есть в шляпе, новый человек на таком посту нуждается в постоянном руководстве и помощи со стороны того, кто на этом посту работал.

Вы всегда должны иметь под рукой в шляпной папке все описания и документы по оргполитике, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Делается это главным образом для того, чтобы сведения о структуре организации сохранялись упорядоченно, в письменном виде и чтобы вы могли в любой момент обращаться к ним за информацией. Кроме того, если в вашем столе лежит шляпная папка, в то время как вас нет на месте, то это принесёт свою пользу: пока вы в отпуске, ваши обязанности и функции может посмотреть и выполнить кто то другой. К тому же, когда вас повышают по службе или вы переходите на другой пост, какие то частички вашего поста всегда теряются (если только все эти частички не находятся в шляпе), и тогда тот, кто только заступает на этот пост, нуждается в вашем постоянном руководстве.

Отдельные распоряжения, технические бюллетени, общие бюллетени персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Если этому не следовать, шляпная папка разрастается до таких размеров, когда ее уже будет невозможно оперативно использовать. Это разрушит предназначение шляпы для самих штатных сотрудников и для их возможной временной замены.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для штатных сотрудников никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ею становится невозможно пользоваться, когда есть необходимость быстро найти информацию. В таком случае шляпная папка не пригодна для использования по назначению ни для самого сотрудника, ни для того, кто мог бы на время заменить его на посту.

Письма и инструкции, отражающие сам факт пребывания сотрудника в штате, такие как правила и инструкции ОХС или организации, часы и расписания для различных дел, все помещаются в папку члена организации. Она не должна включать ничего технического.

Письма и положения оргполитики, в которых содержится информация, которой вы руководствуетесь как штатный сотрудник, такая, как правила и положения, принятые в ОХС или в организации, график работы, время выполнения тех или иных дел – всё это хранится в папке штатного сотрудника. В неё не должны включаться никакие технические материалы.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и любые другие технические материалы, даже записки по техническим аспектам работы должны содержаться в особой технической папке, которая, собирая информацию, становится очень ценной для каждого.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, и даже собственные заметки относительно технической стороны того, как должным образом вести дела на посту, помещаются в техническую папку, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится поистинне бесценной.

Таким способом мы содержим наши посты и функции в ОХС и в Центральной Организации ясными и понятными.

Следовательно, именно таким образом мы содержим в порядке свою работу, свои посты – как в ОХС, так и в центральных организациях.

Эти три типа папок должны находиться в столе под рукой и являются единственными бумагами, которые разрешено хранить в столе. (Никогда не позволяйте запискам или коммуникационным материалам исчезать с линий связи и оседать в вашем столе.)

Эти три типа папок хранятся под рукой, в столе, и из бумаг только их и разрешается там держать. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оказываться в вашем столе.)

Если эти три типа папок в порядке, вы имеете готовый метод проверки всех сторон вашей работы и всех писем, относящихся к ней. Если у человека есть свои папки, возможно сделать много вещей. Не последняя из них - это возможность разбить его работу на различные части, когда объем его поста становится слишком большим, чтобы иметь точно написанные инструкции для передачи новым помощникам.

Если вы содержите эти три папки в порядке, вам не составит труда всесторонне изучить свою работу и все документы по оргполитике, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, то вы можете сделать многое. Например, что является немаловажным, разделить свои обязанности на составные части, когда объём работы станет слишком большим: у вас будут описания с точными инструкциями для передачи своим новым помощникам.

Если у нас нет письменно изложенных инструкций для наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об увеличении работы, искусственно созданной для ее членов.

Если мы не будем иметь под рукой записи о наших постах и функциях, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, а это, как известно, вносит хаос в организацию, не говоря уже о дополнительной работе и дев-ти для её персонала.

Давным-давно мы обнаружили, что старая "организующая таблица" не соответствовала нашим сложным функциям и действиям. Мы также нашли, что память - это неадекватное средство слежения за постами и функциями.

Мы давно уже знаем, что старая «организационная схема» не подходит для наших сложных функций и действий. Мы знаем также, что одной лишь памяти не достаточно, чтобы руководить постами и следить за исполнением функций.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.

Рекомендую уделять внимание этим трём типам папок и заботиться о них.