Резиденция Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС ОТ 15 СЕНТЯБРЯ 1959 ВЫПУСК II | Резиденция Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС ОТ 15 СЕНТЯБРЯ 1959 ВЫПУСК II |
ШЛЯПЫ И ОСТАЛЬНЫЕ ПАПКИ | ШЛЯПЫ И ОСТАЛЬНЫЕ ПАПКИ |
Существуют три типа папок, постоянно предназначенных для каждого члена ОХС и Центральной Организации. | Существуют три типа папок, постоянно предназначенных для каждого члена ОХС и Центральной Организации. |
Первая из них - это шляпная папка. Она должна включать в себя только описания работы и инструкции, прямо относящиеся к индивидуальному посту. | Первая из них - это шляпная папка. Она должна включать в себя только описания работы и инструкции, прямо относящиеся к индивидуальному посту. |
Вторая - это техническая папка, в которую помещаются все технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку. | Вторая - это техническая папка, в которую помещаются все технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку. |
Третья из них - это организационная папка. Все бюллетени и инструктивные письма, относящиеся к должности только по причине того, что человек является штатным сотрудником, включены в эту папку. | Третья из них - это организационная папка. Все бюллетени и инструктивные письма, относящиеся к должности только по причине того, что человек является штатным сотрудником, включены в эту папку. |
Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска. | Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска. |
|
|
ХРАНЕНИЕ ПАПОК | ХРАНЕНИЕ ПАПОК |
Ответственность за сохранность папок лежит непосредственно на каждом штатном сотруднике. | Ответственность за сохранность папок лежит непосредственно на каждом штатном сотруднике. |
Каждый должен всегда быть готов предъявить все записи и инструктивные письма, определяющие его деятельность, в своей шляпной папке. Это делается для того, чтобы иметь структуру организации в письменном виде и легко доступной для изучения персоналом. Ведение папок дает также большое преимущество, если есть полное описание должности и текущих дел, так как в случае отпуска сотрудника его должность и функции могут быть просмотрены и выполнены кем-нибудь другим. В дальнейшем, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда что-то теряется, и если не все бумаги есть в шляпе, новый человек на таком посту нуждается в постоянном руководстве и помощи со стороны того, кто на этом посту работал. | Каждый должен всегда быть готов предъявить все записи и инструктивные письма, определяющие его деятельность, в своей шляпной папке. Это делается для того, чтобы иметь структуру организации в письменном виде и легко доступной для изучения персоналом. Ведение папок дает также большое преимущество, если есть полное описание должности и текущих дел, так как в случае отпуска сотрудника его должность и функции могут быть просмотрены и выполнены кем-нибудь другим. В дальнейшем, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда что-то теряется, и если не все бумаги есть в шляпе, новый человек на таком посту нуждается в постоянном руководстве и помощи со стороны того, кто на этом посту работал. |
Отдельные распоряжения, технические бюллетени, общие бюллетени персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Если этому не следовать, шляпная папка разрастается до таких размеров, когда ее уже будет невозможно оперативно использовать. Это разрушит предназначение шляпы для самих штатных сотрудников и для их возможной временной замены. | Отдельные распоряжения, технические бюллетени, общие бюллетени персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Если этому не следовать, шляпная папка разрастается до таких размеров, когда ее уже будет невозможно оперативно использовать. Это разрушит предназначение шляпы для самих штатных сотрудников и для их возможной временной замены. |
Письма и инструкции, отражающие сам факт пребывания сотрудника в штате, такие как правила и инструкции ОХС или организации, часы и расписания для различных дел, все помещаются в папку члена организации. Она не должна включать ничего технического. | Письма и инструкции, отражающие сам факт пребывания сотрудника в штате, такие как правила и инструкции ОХС или организации, часы и расписания для различных дел, все помещаются в папку члена организации. Она не должна включать ничего технического. |
Все технические бюллетени, инструктивные письма и любые другие технические материалы, даже записки по техническим аспектам работы должны содержаться в особой технической папке, которая, собирая информацию, становится очень ценной для каждого. | Все технические бюллетени, инструктивные письма и любые другие технические материалы, даже записки по техническим аспектам работы должны содержаться в особой технической папке, которая, собирая информацию, становится очень ценной для каждого. |
Таким способом мы содержим наши посты и функции в ОХС и в Центральной Организации ясными и понятными. | Таким способом мы содержим наши посты и функции в ОХС и в Центральной Организации ясными и понятными. |
Эти три типа папок должны находиться в столе под рукой и являются единственными бумагами, которые разрешено хранить в столе. (Никогда не позволяйте запискам или коммуникационным материалам исчезать с линий связи и оседать в вашем столе.) | Эти три типа папок должны находиться в столе под рукой и являются единственными бумагами, которые разрешено хранить в столе. (Никогда не позволяйте запискам или коммуникационным материалам исчезать с линий связи и оседать в вашем столе.) |
Если эти три типа папок в порядке, вы имеете готовый метод проверки всех сторон вашей работы и всех писем, относящихся к ней. Если у человека есть свои папки, возможно сделать много вещей. Не последняя из них - это возможность разбить его работу на различные части, когда объем его поста становится слишком большим, чтобы иметь точно написанные инструкции для передачи новым помощникам. | Если эти три типа папок в порядке, вы имеете готовый метод проверки всех сторон вашей работы и всех писем, относящихся к ней. Если у человека есть свои папки, возможно сделать много вещей. Не последняя из них - это возможность разбить его работу на различные части, когда объем его поста становится слишком большим, чтобы иметь точно написанные инструкции для передачи новым помощникам. |
Если у нас нет письменно изложенных инструкций для наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об увеличении работы, искусственно созданной для ее членов. | Если у нас нет письменно изложенных инструкций для наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об увеличении работы, искусственно созданной для ее членов. |
Давным-давно мы обнаружили, что старая "организующая таблица" не соответствовала нашим сложным функциям и действиям. Мы также нашли, что память - это неадекватное средство слежения за постами и функциями. | Давным-давно мы обнаружили, что старая "организующая таблица" не соответствовала нашим сложным функциям и действиям. Мы также нашли, что память - это неадекватное средство слежения за постами и функциями. |
Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок. | Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок. |
Основатель | Основатель |