Существует 3 вида направления Коммуникации.
Это:
1. Горизонтальные линии быстрого потока
2. Командные каналы
3. Совещательная линия.
Если их не отличать один от другого, то вся организация может стать перегруженной работой. Столы и руководители завалены посланиями. Независимые инструкции противоречат стандартным программам, и возникает хаос.
Обычные линии потока в организации – горизонтальные линии.
Они не идут вверх, поворачивают, и потом идут вниз по оргсхеме. Они идут от одного сектора к другому поперек оргсхемы, не проходя через начальников.
Почти все послания должны двигаться таким образом.
Это – коммуникация быстрого потока, не проверяемая начальниками.
Примеры:
Начальник секции Шляп из Отдела 1 отправляет послание Прояснителю Слов из Отдела 13 напрямую и напрямую получает ответ.
Кейс-Супервайзер из Отдела 12 отправляет послание Начальнику секции Снабжения из отдела 9 напрямую и напрямую получает ответ.
Курьер технического отделения отправляет послание Начальнику секции Этики напрямую и получает ответ напрямую.
Ни одно из этих сообщений никогда не идет к начальнику отправителя или к начальнику получателя.
Только когда что-то происходит не так или имеется конфликт, советуются с начальниками или они подключаются к этой линии.
Командные каналы идут вверх через начальников, поворачивают к другому начальнику и идут вниз к подчиненному. Или они идут вверх через всех начальников и возвращаются назад через всех начальников.
Направление ВВЕРХ используется для разрешений, которые не являются обычными, либо для утверждений, либо для информирования, либо для важных действий, либо для Докладов об исполнении. Направление вниз используется для ПРИКАЗОВ.
Эта линия обычно идет от руководителя к председателю руководящего органа, такому как Рекомендательный Комитет или Исполнительный Комитет, либо Совет Помощников или Совещание Командующего Офицера и т.д.
Она используется для одобрения программ или запросов в отношении политики.
Горизонтальные линии = используются для всех обычных потоков.
Командный канал = используется для разрешений, которые не являются обычными, или для утверждений и вниз – для приказов.
Совещательная линия = используется для получения одобрения программ.
Теперь, если вы все это смешаете, вы получите хаос.
Все больше и больше сотрудников производят все меньше и меньше, хотя работают все упорнее и упорнее.
Вы даже получите нечто, что окажется помехой, или бюрократией, или правительством.
Такое смешивание ведет к большому количеству движения без чего-либо сделанного. Видно, что "работают" много, а орг загадочным образом становится неплатежеспособной.
Давайте рассмотрим пример:
Ответственный за Верстку Журнала посылает макет журнала, который он хочет утвердить, Начальнику сектора Журналов, Начальнику Отдела Продвижения, Секр отделения Распространения, Исп Секр ОХС, Секр Отделения 7, Коммуникатору ЛРХ, Ответственному за Выпуск, который утверждает его и посылает назад по тому же самому маршруту.
Это может занять 6 дней.
Это идиотизм. Почему? Потому что бумага, которая должна быть послана по Горизонтальной линии, посылается по Командным Каналам. Задействованы ПЯТЬ ненужных терминалов. Продвижение тормозится.
Правильное направление – Горизонтальное: от Ответственного за Верстку Журнала к Ответственному за Выпуск. Правильное время – несколько часов максимум, даже на обычных комм линиях.
Пример:
Предположим, мы посылаем пк после сессии к ДиПу, к К/Су, к Тех Эсто, к Тех Секр, к Квал Секр, к Начальнику отдела Сертификатов и Наград, а затем к Экзаменатору. И возвращаем его по тому же самому маршруту после каждой сессии!
Ничего, абсолютно ничего не будет сделано в Тех и в Квал отделениях, если иметь такие маршруты! Но сотрудники, несомненно, были бы "заняты".
Почему возникает смешивание?
Руководители начинают беспокоиться. Они хотят знать всё. Поэтому они включаются во все Комм Линии.
Комм Линии – отвратительный источник данных.
Руководитель должен наблюдать за ПРОДУКТАМИ, если он хочет знать.
Оргсхема в настоящем времени, исследования статистик за день и инспекции – вот действительные источники данных. Не послания.
Таким образом, руководитель, требуя, чтобы его включили в линии направления, может перегрузить все линии.
Необходимо иметь некоторое количество доверия, работая с подчиненными.
Самостоятельно проводя инспекцию организации и ее сотрудников, руководитель узнает, кто на посту, а кто нет, кто работает, а кто нет. Сидя за столом и справляясь с посланиями, руководитель останется в неведении.
Многие организации начинают ставить все с ног на голову, используя неправильно комм каналы.
Руководители и персонал начинают выполнять программы, не советуясь ни с каким совещательным органом, но проверяют и передают дальше каждое послание!
Таким образом программа, которую кто-то хочет выполнить, неизвестна другим и противоречит всем их программам. При этом в то же самое время орг безумно любопытствует в отношении посланий!
Если в орг много сотрудников и нет дохода, то там будет следующее:
А. Система коммуникации не введена так, как описано выше, а смешана.
Б. Ни один Руководитель не ходит вокруг, проводя инспекции и добиваясь, чтобы сотрудники работали на своих постах.
В. Начинают выполняться программы, не согласованные с другими, что загружает персонал, но производится мало.
Мой совет – исправьте это и получите продукцию.