Выяснять, где проживают люди, что позволяет вступать с ними в контакт. Обеспечивать, чтобы усилия организации ДЕЙСТВИТЕЛЬНО достигали людей, на которых эти усилия направлены.

Следовательно, файлы адрессографа должны содержать точную информацию и должны поддерживаться в настоящем времени. Все категории файлов должны быть обозначены ярлыками, отражающими их текущее состояние. В файлы должны быть внесены имена и адреса людей из всех старых списков, а все имена и адреса новых людей должны вноситься незамедлительно.

Файлы адрессографа в совокупности представляют собой указатель всех географических пунктов, в которых проживают саентологи США.

Этот отдел выполняет две функции:

• первая – рассылать корреспонденцию в район деятельности;
• вторая – обеспечивать сотрудников и отделы организации адресами и списками имён в виде картотеки.

Цель:

Та же, что и у отдела адрессографа (см. выше). Обеспечивать, чтобы функции отдела адрессографа выполнялись и чтобы шляпы этого отдела носили.

Обозначать файлы ярлыками, поддерживать файлы в должном порядке и направлять действия сотрудников отдела.

Следить за работой и состоянием центрального файла, который представляет собой алфавитный указатель имён саентологов.

Цель:

Проставлять адреса и готовить к рассылке крупные партии почтовых отправлений организации.

Обеспечивать организацию списками имён в виде картотеки и проверочными списками.

Осуществлять рассылку всей корреспонденции Учредительной церкви и МАСХ.

Цель:

Изготовлять адресные пластины.

Сотрудники, работающие неполную рабочую неделю, помогают проверять списки и подготавливать к рассылке почтовые отправления. Одиторы и добровольные помощники работают на проектах по крупным почтовым отправлениям.

Направление частиц в отдел адрессографа осуществляется через корзину ответственного за файлы адресов, которая находится в коммуникационном центре.

Существуют следующие частицы:

1. Новые адреса, изменившиеся адреса или исправленные адреса, получаемые сотрудниками других отделов. Лента для адрессографа.
2. Возвращённая корреспонденция и карточки с изменившимися адресами.
3. Всё, что необходимо для того, чтобы завести новую папку ЦФ. Новую корреспонденцию вместе с адрес-наклейкой, которую можно сразу же прикрепить к новой папке, помещайте в корзину ответственного за файлы адресов, находящуюся в коммуникационном центре.
4. Сведения о членствах, новых и возобновлённых, сначала направляются в отдел адрессографа. Ответственный за файлы адресов проверяет инвойс и ставит на нём свои инициалы (если указанные на нём сведения соответствуют данным, указанным на пластине), помещает этот инвойс и относящуюся к нему корреспонденцию вместе с новой членской карточкой и адрес-наклейкой для папки ЦФ (если уже была изготовлена новая адресная пластина) в корзину ответственного за членства, которая находится в коммуникационном центре.
5. Запросы на получение данных в виде картотеки и на получение проверочных списков. Направляйте их в виде посланий к ответственному за файлы адресов через корзину коммуникационного центра. (На получение списков имён в виде картотеки должно быть разрешение начальника отдела и секретаря организации.)
6. Распоряжения относительно отправки почты от секретаря организации и секретаря местного ОХС. Направляйте их в виде посланий к ответственному за файлы адресов через корзину коммуникационного центра.
7. Списки студентов и преклиров, которые получают услуги в данный момент, и списки студентов и преклиров, которые уже завершили получение услуг. Помещайте их в корзину ответственного за файлы адресов каждую неделю. Они будут отправлены в центральный файл, с тем чтобы их поместили в файлы, после того как адресные пластины будут помещены во «временный местный файл» или возвращены в главный файл. Если адрес студента или преклира поменялся, то для папки ЦФ отсылается ещё и адрес-наклейка, отпечатанная с помощью новой адресной пластины.

От ответственного за файлы адресов во входящую корзину оператора адрессографа поступают:

• адреса для новых пластин,
• пластины, требующие коррекции,
• послания по поводу пластин, которые необходимо изготовить по спискам имён, находящихся в картотеке, и по другим спискам.

К оператору адрессографа в определённое для этого место поступают:

• коробки для карточек, которые слишком велики, чтобы помещаться в коммуникационной корзине.

Движение частиц от оператора адрессографа к ответственному за файлы адресов:

• оператор адрессографа, обработав послания и проставив на них свои инициалы, помещает их в свою исходящую корзину вместе с изготовленными пластинами и листками, на которых были написаны адреса;
• большие комплекты пластин оператор адрессографа помечает и кладёт в определённое место, чтобы ответственный за файлы адресов затем обозначил пластины ярлыками и поместил в файлы.

Движение частиц от ответственного за файлы адресов к клерку, ответственному за почтовую корреспонденцию Учредительной церкви:

• ответственный за файлы адресов кладёт послания и распоряжения относительно почтовых отправлений во входящую корзину клерка, ответственного за почтовую корреспонденцию Учредительной церкви.

Движение частиц от клерка, ответственного за почтовую корреспонденцию Учредительной церкви, к ответственному за файлы адресов:

• клерк, ответственный за почтовую корреспонденцию Учредительной церкви, кладёт в свою исходящую корзину послания, касающиеся почтовых отправлений, с пометкой «сделано», проставив на них свои инициалы.

Маршрут для обработки почтовых отправлений Учредительной церкви не включён в данное описание.

Инструкции по работе с машинами должны быть изучены, и по ним должны быть созданы описания шляп.

Описание того, кто что делает и в каком порядке, должно содержаться в каждой шляпе отдела адрессографа.

Вклад отдела адрессографа в доход организации, в её престиж и успех заключается в следующем.

Этот отдел будет обеспечивать эффективность обслуживания, требуемую от саентологической организации. Адреса для отправки выпусков БПО и журнала Ability («Способность») будут проставляться без ошибок, и люди будут получать эти выпуски вовремя. Нагрузка, связанная с рассылкой почтовых отправлений, снимается с Центра распределения, что позволит сотрудникам Центра сосредоточиться на продаже и продвижении книг, а также обеспечить более эффективное обслуживание людей, купивших книги.

Этот отдел обеспечивает эффективность связи с людьми, что является нашей целью – связаться с людьми и заинтересовать их до такой степени, чтобы они пришли на процессинг и обучение, чтобы они занялись делом и создали группы, а также заинтересовали Саентологией ещё большее количество людей.

Отдел, где быстро и правильно проставляют адреса и работают с почтовыми отправлениями, – одна из наших главных линий контакта с людьми. Эта линия устанавливает более тесный контакт, нежели продвижение путём рекламы. Люди, чьи имена содержатся в файлах адресов, по крайней мере, когда-то вступили с нами в общение, и многие из них сейчас являются активными саентологами, которые сами внесли вклад в Саентологию. Контакт с человеком, существующий благодаря этой линии, – это не такой тесный контакт, как в НЦХ или академии, но он способствует тому, чтобы услуги НЦХ и академии использовались гораздо более широко.

Цель данного отдела – помогать всем постам организации, которые активно участвуют в распространении Саентологии.

Хорошее обслуживание, возможное благодаря работе отдела адрессографа, устранит то, что в прошлом было причиной многих наших разрывов АРО с людьми, а также поможет уладить многие разрывы АРО, действительно имевшие место.

(Будет изложено подробнее.)

Цель:

Проставлять с помощью адрессографа адреса на всех крупных партиях почтовых отправлений организации.

Подготавливать для рассылки выпуски журнала Ability и другие крупные партии почтовых отправлений.

Обеспечивать организацию списками имён в виде картотеки и проверочными списками.

Осуществлять рассылку всех почтовых отправлений Учредительной церкви и МАСХ.

1. Клерк, ответственный за почтовую корреспонденцию, берёт послания с распоряжениями относительно массовой рассылки почтовых отправлений из своей входящей корзины. Например, рассылка журнала Ability: номер выпуска, должен ли он быть разослан только членам ассоциации, или же по какому-либо особому списку, а также членам ассоциации, или же всем, чьи имена есть в файле. Дата, когда необходимо начать рассылку журнала, и информация о приложениях.

2. Печатает адреса с помощью адрессографа. (Сюда должна быть включена инструкция по работе с этой машиной.)

Обеспечивает, чтобы адреса саентологов были разделены по географическим областям, для чего перетягивает резинкой каждый напечатанный рулон со списком адресов людей из одного города или штата.

Ставит обратно ящик для пластин в шкаф картотеки.

3. Вкладывает рекламные листки в выпуски журнала Ability или же вкладывает материалы для рассылки в конверты.

4. Подсчитывает и перевязывает пачки корреспонденции, отправляемой в каждый штат и город.

а) Если в какой-нибудь штат или город отправляют больше 10 экземпляров, то они упаковываются отдельно.

б) Если в один город отправляют меньше 10 экземпляров, то эти материалы упаковываются вместе с материалами, предназначенными для штата. Если количество экземпляров, отправляемых в штат, меньше 10, они помещаются в общую пачку (более подробные указания по этому вопросу получи´те в Центре распределения).

в) При упаковке материалов, предназначенных для какого-нибудь города, самый нижний экземпляр переверните так, чтобы адрес был виден с обеих сторон пакета. При упаковке материалов для штата не оставляйте на виду адрес самого нижнего или самого верхнего экземпляра – оберните бумагой и напишите на ней название штата и количество экземпляров.

г) Пересчитайте количество экземпляров, содержащихся в каждой пачке для города или штата, напишите их количество и название штата или города на листке бумаги и прикрепите его к верхней части этой пачки.

д) Надёжно перевяжите пачку.

5. Отметьте «сделано» на оригинале распоряжения и положите его в исходящую корзину, чтобы эти сведения были получены ответственным за файлы адресов.

1. Сотрудник берёт послания с распоряжениями из своей входящей корзины.
   Должен знать систему цветовых обозначений для карточек отделов, чтобы напечатать их на бумаге нужного цвета.
2. Печатает адреса требуемой категории на карточках надлежащего цвета. Или, если это простой проверочный список, – печатает список на бумажной ленте.
3. Ставит свои инициалы и отмечает «сделано» на оригинале распоряжения.
4. Кладёт карточки и листок с распоряжением в свою исходящую корзину, для того чтобы они были направлены ответственному за файлы адресов. (Вышеупомянутое выполняется также и с набором адрес-наклеек, предназначенных для изготовления папок).

Клерк, ответственный за почтовую корреспонденцию Учредительной церкви, занимается установкой и разборкой адрессографа, а также следит за тем, чтобы машина поддерживалась в исправном состоянии.

Цель:

Изготавливать адресные пластины.

Направление частиц:

1. Оператор адрессографа берёт из своей входящей корзины в коммуникационном центре ЦФ новые адреса и изменившиеся адреса, которые ответственный за файлы адресов сверил с пластинами и положил в его входящую корзинку.

Берёт из своей входящей корзинки адресные пластины, в которые необходимо внести исправления, вместе с запиской о том, что именно нужно исправить.

Берёт из определённого места коробки для карточек.

2. Изготавливает адресные пластины.

(Описание процедуры работы с машиной для тиснения.)

3. Печатает ярлыки для пластин и помещает пластину и ярлык в держатель для пластин.

(Описание процедуры печатания ярлыков на адрессографе.)

4. Если это новый адрес в ЦФ или изменившийся адрес, то печатает адреснаклейку для папки.

Если это адрес члена ассоциации, то печатает карточку члена ассоциации и адрес-наклейку.

5. Ставит свои инициалы и отмечает «сделано» на бумагах, имеющих отношение к его завершённой работе; кладёт эти бумаги вместе с новыми пластинами в свою исходящую корзину.

Большие коробки с пластинами он помечает и относит в определённое место, для того чтобы ответственный за файлы адресов наклеил на пластины ярлыки и поместил их в файлы.

В ведении оператора адрессографа находятся запасы пластин, держателей для пластин, ярлыков и т.д.

Когда необходимо пополнить запасы, он сообщает об этом ответственному за файлы адресов.

Цель:

Выяснять, где проживают люди, что позволяет вступать с ними в контакт. Обеспечивать, чтобы усилия организации ДЕЙСТВИТЕЛЬНО достигали людей, на которых эти усилия направлены.

Обеспечивать, чтобы функции этого отдела выполнялись и чтобы сотрудники этого отдела носили свои шляпы.

Обозначать файлы ярлыками, поддерживать их в настоящем времени и направлять действия сотрудников отдела. Для этого входящие адреса и списки адресов сверяют с пластинами во избежание изготовления лишних копий пластин.

Переносить адреса из всех списков на пластины и обеспечивать, чтобы пластины были обозначены ярлыками в соответствии с их категориями.

1. Ответственный за файлы адресов получает из корзины коммуникационного центра послания, ленты для адрессографа, корреспонденцию для членов ассоциации и инвойсы с отметкой об оплате членства, корреспонденцию ЦФ, предназначенную для изготовления новых папок, данные об изменениях адресов, а также запросы на печать данных в виде картотеки (подписанные начальником отдела и секретарём организации) и возвращённую почту. Всё это он кладёт в свою входящую корзину.
2. Сверяет содержимое входящей корзины с файлами адресных пластин, чтобы проверить, существует ли уже такая пластина в главном файле либо в старых дианетических файлах.
3. Ведёт учёт новых адресов, ответов на рекламные объявления и ответов людей, чьи адреса находятся в старых дианетических файлах. Когда пластина из старого дианетического файла становится «активной», помещает её в главный файл.
4. Направляет указания относительно почтовых отправлений во входящую корзинку клерка, ответственного за почтовую корреспонденцию Учредительной церкви.
5. Направляет данные, необходимые для изготовления новых пластин, во входящую корзину оператора адрессографа.
6. Если организация получает обратно письма без указания адресов, по которым их следует пересылать, то пластины, использованные при написании этих писем, кладёт в ящик с пометкой «устаревшее» и хранит достаточно долго. Это делается для того, чтобы каждую неделю можно было составлять проверочный список для ответственного за ЦФ, который с его помощью смог бы пометить эти адреса в папках ЦФ.
7. Извлекает из исходящей корзины оператора адрессографа новые пластины и относящиеся к ним бумаги.
1. а) Обозначив пластины ярлыками, помещает их в файлы.
2. б) Направляет через коммуникационный центр ответственному за членства инвойс об оплате членства и соответствующую корреспонденцию вместе с карточкой члена ассоциации и адрес-наклейкой.
3. в) Направляет корреспонденцию, относящуюся к новой папке, и адрес-наклейку через корзину коммуникационного центра ответственному за ЦФ.
4. г) Направляет через коммуникационный центр наклейки с изменившимися адресами ответственному за ЦФ.
5. д) Направляет данные, напечатанные в виде картотеки, в затребовавший их отдел через коммуникационный центр.
8. Из исходящей корзины клерка, ответственного за почтовую корреспонденцию Учредительной церкви, извлекает послания с сообщением о завершении работы по рассылке почты и отсылает их через коммуникационный центр постам, которые потребовали выполнения этой работы.

1. Ответственный за файлы адресов продолжает сверять списки адресов и пластины, обеспечивает изготовление пластин, обозначает их ярлыками и помещает в файлы из оставшихся списков все адреса, которые должны быть туда включены.

а) Прилагается список категорий.

б) Список завершённых и незавершённых на данный момент работ по обозначению категорий, который должен поддерживаться в настоящем времени и храниться в шляпной папке.

в) Прилагается перечень приоритетов, в соответствии с которым эти списки должны включаться в файлы. На данный момент продолжать вносить «старые» списки в файлы столь же важно, как и поддерживать на должном уровне текущий входящий поток.

2. Проверяет старые списки.

а) Списки (такие, как старые дианетические списки, списки людей, получивших сертификаты, и списки преклиров) сначала сверяются с пластинами, чтобы выяснить, не существует ли уже такая пластина.

б) Если пластина существует и адрес в ней указан правильно, то в верхнем правом углу на карточке ставится пометка «в порядке», с тем чтобы оператор адрессографа не делал для неё пластину.

в) Пластина затем обозначается ярлыком в соответствии с определённой после сверки категорией.

г) Если необходимо, сверьтесь с ЦФ по поводу самой последней информации об адресе человека или по поводу правильного написания имени человека (посмотрите собственную корреспонденцию, полученную от него).

Старый дианетический список должен храниться отдельно от главного файла. Этот список необходим, чтобы расположить карточки по географическим областям. Продолжение сверки старого дианетического списка производится посредством лент, изготовленных ещё тогда, когда пластины располагались в алфавитном порядке. Потребность в старых дианетических карточках отпадёт сразу же, как только данные с них будут перенесены на пластины и проверочный список будет перепроверен с целью убедиться в правильности его данных (этот проверочный список должен быть отпечатан прежде, чем будет изменён порядок расположения старых дианетических пластин, которые теперь будут располагаться по географическим областям).

Ответственный за файлы адресов обеспечивает, чтобы выполнялись все проекты по рассылке почты, и следит за особыми проектами, которые требуется довести до конца.

Он хранит список текущих проектов в шляпной папке, обозначенной «Текущие проекты».

Каждую неделю он делает отчёт о количестве пластин в файлах адрессографа, о количестве завершённых и незавершённых проектов, а также об ответах на старые дианетические тесты.

Каждую неделю ответственный за файлы адресов получает из НЦХ и академии списки преклиров и студентов. Он помещает пластины с адресами прибывших студентов и преклиров во «временный местный файл» и возвращает их в главный файл после того, как эти студенты и преклиры покидают организацию. Если кто-то из них поменял адрес, ответственный за файлы адресов обеспечивает изготовление новой пластины и отсылает отпечатанную с этой пластины адрес-наклейку в папку ЦФ.

Каждую неделю зелёные инвойсы направляются ответственным за файлы адресов в Учредительной церкви, МАСХ и Центре распределения. Они сверяют их с имеющимися в ЦФ пластинами, помечают инвойсы, для которых пластины уже имеются, и направляют операторам адрессографа те инвойсы, на которых нет отметки, подтверждающей, что имеется соответствующая пластина, с тем чтобы они изготовили новые пластины. Затем отмечают новые пластины ярлыками и помещают их в файлы.

Каждую пятницу для заочного курса печатается комплект подготовленных в течение недели карточек и отсылается начальнику отдела заочных курсов в 13:00. (Каждую пятницу в 13:00 ответственный за отдел адрессографа должен получать зелёные инвойсы, а пластины должны изготавливаться и помещаться в файл после того, как будут подготовлены карточки со сведениями о студентах заочного курса за эту неделю.)

Ответственный за файлы адресов проверяет в других отделах правильность распределения адресов по категориям и требует, чтобы это делалось как положено. Следит за правильностью данных ЦФ.

Также он обеспечивает, чтобы заказы на все необходимые для адрессографа материалы, конверты и т.д. делались до того, как их запасы закончатся.

СВОДКА О ХОДЕ РАБОТЫ СО СТАРЫМИ СПИСКАМИ И РАБОТЫ ПО ОБОЗНАЧЕНИЮ ЯРЛЫКАМИ НА 29 ЯНВАРЯ 1959

В файл адресных пластин должны быть включены все категории, обозначаемые различными ярлыками. На сегодняшний день было сделано следующее:

1. Был взят старый список для общей почтовой рассылки, составленный по трафаретам, которые использовались при изготовлении адрес-наклеек с адресами бывших членов ассоциации. Эти люди по-прежнему остаются в списке, по которому производится общая рассылка, и эти трафареты не обозначаются ярлыками, если только они не попадают также в какуюнибудь категорию.
2. Был взят список людей с текущими членствами: международные членства, членства в Учредительной церкви и бесплатные членства. Пластины с их адресами помечены ярлыками, и на них указаны даты окончания срока членства. (Ответственному за членства даётся проверочный список, состоящий из имён людей, чьи сроки членств подходят к концу, с тем чтобы он написал этим людям письма с предложением возобновить свои членства. Это делается за месяц до истечения срока членства.) Адресные пластины остаются помеченными ярлыками как пластины с адресом члена ассоциации в течение трёх месяцев по истечении срока членства. Каждый месяц ответственный за членства получает списки тех людей, чей трёхмесячный срок на возобновление членства истёк, с тем чтобы он написал им снова.
   Для списка ассоциированных членов МАСХ пластины ещё не изготовлены.
3. Включён сюда и список студентов заочного курса. Пластины с их адресами обозначены при помощи ярлыков и поддерживаются в настоящем времени.
4. Ярлыками помечены пластины людей, получивших следующие сертификаты: 4A – «Выпускник курса Хаббарда “Саентолог-стажёр”», 4B – «Дипломированный одитор Хаббарда», 4C – «Клирующий саентолог Хаббарда», 4D – «Продвинутый одитор Хаббарда» или «Бакалавр Саентологии», 4E – «Одитор-выпускник Хаббарда» или «Доктор Саентологии». Сюда же включены некоторые выпускники курса «Дианетический одитор Хаббарда» – 5C. Пластина всегда помечается ярлыком, соответствующим сертификату самого высокого уровня, который есть у человека на данный момент. Ярлыками были помечены также пластины с адресами священников (A-11) и духовных консультантов (B-11).
5. Содержимое небольшого списка групп и религиозных объединений помечено ярлыками (C-7).
6. Список адресов студентов курса «Эффективность личности» практически перенесён на пластины (всё ещё не помещён в файл). Они не будут помечаться ярлыками, так как в этот список входят только люди из данного района деятельности и материалы для рассылки в этот район будут подбираться только местной организацией.
7. Ещё не полностью внесены в файл адреса из карточек старого дианетического файла. Пластины изготовлены до середины буквы «D» (около 2 800 пластин). Необходимо проверить оставшуюся часть списка, с тем чтобы определить, есть ли готовые пластины с этими адресами. По мере того как люди, чьи адреса указаны в этих файлах, становятся «активными», вступая с нами в общение, их пластины будут переноситься в главный файл.

Оставшиеся пластины (не из старого дианетического файла) находятся в одном географическом файле. Есть одно исключение – «временный местный файл». Это ящик с файлами преклиров и студентов, которые получают услуги в данный момент. Пластины с домашними адресами этих людей помещаются в ящик Учредительной церкви для распределения, а не для почтовой рассылки и возвращаются в файл, когда эти люди покидают Вашингтон.

В настоящее время самое срочное дело – перенести на пластины список адресов студентов, обучающихся на курсе «Эффективность личности». Эта работа должна быть завершена сегодня, и сегодня же эти адреса должны быть помещены в файлы. Затем конверты с письмами, извещающими о выпуске фильма, в котором освещается конгресс, будут разосланы в район деятельности организации, в Вашингтон, Мэриленд и Виргинию.

Работа со списком адресов старого дианетического файла должна быть завершена как можно скорее одновременно с продолжением работы над текущим входящим потоком.

В шляпную папку сотрудника должен быть включён экземпляр описания системы кодовых обозначений на инвойсах, для того чтобы можно было её использовать при пометке пластин ярлыками, а также экземпляр описания системы цветовых обозначений отделов для изготовления карточек.