В общем, для того чтобы «выяснить, что же на самом деле происходит», нужно выполнить два главных шага:
Чтобы проанализировать данные, нужно сравнить их с 5 основными нелогичностями и посмотреть, не содержат ли эти данные какую-нибудь из этих нелогичностей.
Чтобы проанализировать ситуацию, нужно разбить её на меньшие области и распределить по этим областям все данные, проанализированные вышеуказанным способом.
Проделав это, вы выявляете местонахождение самых больших ошибок и самой большой дезорганизованности, и вы также выявляете участки наибольшей эффективности.
Пример. Проблемы с работой буфета. Там работают три человека: А, Б и В. Проанализировав данные по всей области, мы находим некоторое количество минусов. Распределяем их между сотрудниками А, Б и В. Наибольшее количество минусов пришлось на долю сотрудника Б. Это указывает на то, что проблемы в работе буфета связаны с ним. К сотруднику Б можно применить различные меры воздействия, например, ошляпить его, добиться, чтобы он вовремя приходил на работу и вовремя уходил домой и т.д. Обратите внимание на то, что мы анализировали данные большей области и распределяли их по различным частям этой области, и в результате мы получили анализ ситуации и могли справиться с ней.
Пример: мы анализируем все имеющиеся у нас данные об автозаводе «Бинго». Мы распределяем минусы, выявленные при анализе данных, по всем функциям, выполняемым автомобильным заводом. Действуя таким образом, мы точно определяем, какая функция выполняется хуже всего. Затем мы различными способами исправляем ситуацию, главным образом за счёт улучшения организации производства и повышения квалификации руководителей и рядовых сотрудников.
Существует несколько вариантов.
МЫ ПОЛУЧАЕМ АНАЛИЗ СИТУАЦИИ, АНАЛИЗИРУЯ ВСЕ ИМЕЮЩИЕСЯ ДАННЫЕ И РАСПРЕДЕЛЯЯ МИНУСЫ ПО ОБЛАСТЯМ. В ОБЛАСТИ С НАИБОЛЬШИМ КОЛИЧЕСТВОМ МИНУСОВ НЕОБХОДИМО ПРЕДПРИНИМАТЬ ДЕЙСТВИЯ ПО УСТРАНЕНИЮ ОШИБОК И НАРУШЕНИЙ.
Когда мы сталкиваемся с тем, что в обширной области существует ситуация, требующая исправления, перед нами, конечно же, встаёт проблема: мы должны определить, что же, собственно, не в порядке, прежде чем мы сможем это исправить. Для этого проводится анализ данных, за которым следует анализ ситуации.
Мы делаем это, подразделяя все данные на категории для выявления минусов (5 основных нелогичностей). И мы получаем длинный список минусов. Это и есть анализ данных.
Мы рассортировываем полученные минусы по основным областям, входящим в состав общей ситуации. Большинство из них окажется в какой-то одной области. Это и есть анализ ситуации.
Теперь мы знаем, какая область требует исправления.
Пример. Есть семьдесят данных, касающихся общей ситуации. Мы находим, что из них 21 данное является нерациональным (минусом). Мы распределяем 21 минус по областям, где они были найдены или к которым они относятся. Шестнадцать были найдены в области Н. Мы приводим в порядок область Н.
Замечательным в этом упражнении является то, что анализ данных, собранных за один день, даёт результат, сопоставимый с опытом, полученным за три месяца работы.
Таким образом, анализ данных и ситуации даёт мгновенный результат, в то время как накопление опыта требует много времени.
Качество анализа данных зависит от знания того, какой должна быть идеальная организация, и от знания той цели, на которой основывается её деятельность. Это означает, что необходимо знать, какой должна быть её деятельность с рациональной, или логической, точки зрения.
Часы должны ходить и показывать время, они должны быть практичны и приятны на вид. Часовой завод должен делать часы. Он должен производить достаточное количество часов с достаточно низкой себестоимостью, достаточно качественных, чтобы они пользовались спросом, и их реализация давала достаточно денег, для того чтобы предприятие окупало себя. Завод потребляет сырьё и нуждается в ремонте и замене оборудования. Завод нанимает рабочих и руководителей. У него есть вспомогательные предприятия и агенты по сбыту продукции. И когда мы говорим об идеальной структуре часовой компании и об идеальной организации её работы (то есть о том, какими они должны быть в теории), мы имеем в виду что-то вроде этого.
Это – рациональные моменты.
Для проведения АНАЛИЗА ДАННЫХ мы берём все реально существующие на сегодняшний день данные о часовом заводе и находим среди них минусы.
АНАЛИЗ СИТУАЦИИ заключается в том, что мы распределяем минусы по всему предприятию.
Мы используем своё административное ноу-хау и свои специальные знания, чтобы наладить работу наиболее аберрированного участка.
Мы получаем функционирующий часовой завод, работа которого ближе к идеалу.
Ситуации в области связей с общественностью, военные, политические и другие ситуации – все они разрешаются тем же образом.
Мы называем эти два действия: АНАЛИЗ ДАННЫХ, АНАЛИЗ СИТУАЦИИ.
СИТУАЦИЯ – общая картина происходящего, характеризуемая совокупностью данных, существующих на текущий момент.
ДАННЫЕ – факты, графики, утверждения, решения, действия, описания, которые предположительно верны.
МИНУС – любое данное, которое было предложено как верное, но в действительности при сопоставлении с 5 основными критериями нелогичности оказалось нелогичным.
ПЛЮС – верное данное, подлинность которого была установлена путём сопоставления с 5 критериями.