Скрытый источник неприятностей, возникающих в любой организации, это - некомпетентное, неправильное распределение постов на оргсхеме.
Все выглядит очень просто. Все действительно очень просто. И тем не менее, возникает бесконечное множество ошибок, ведущих к еще большим неприятностям в организации. Это трудно представить, пока не убедишься в этом собственными глазами.
Первая и самая грубая ошибка - полное отсутствие оргсхемы.
Вторая ошибка связана с существованием оргсхемы, на которой отсутствуют необходимые посты.
Третья ошибка - назначение на должность, высокую или низкую, неподходящего человека только лишь потому, что пост внесен в оргсхему, и на него обязательно нужно кого-либо назначить.
Четвертая ошибка - начальник занимает также несколько нижестоящих постов, каждый из которых требует постоянного внимания.
Пятая ошибка - назначение на пост без учета объема поручаемой работы.
Вы отдаете распоряжение "Сформируете Отделение 1". Назначаете человека на должность начальника ОХС, именно к нему данный приказ и относится. Проходят дни, недели, месяцы - Отделение 1 все еще не сформировано. Организация разваливается - отсутствует Этика, нет коммуникации, нет пополнения, шляпы не сделаны и не проверены. Вы направляете десятерых человек для работы в Отделение 1. Назначаете нового начальника ОХС. Но ситуация не меняется.
В конце концов, секрет будет раскрыт. Никто из них не знает, как производится назначение на должности по оргсхеме Отделения 1, и тем более, по оргсхеме всей организации.
Присмотритесь. Вы видите, что восемь ключевых постов пустуют, люди едва справляются с работой на легких постах, причем два человека работают за семерых, полностью выполняя весь объем работ.
Вы видите, что люди носятся, как безумные, пытаясь справиться с массой требований, исходящих от взбешённых коллег по работе.
И тогда вы поймете, что Отделение 1 так и не было сформировано в течение всех этих месяцев тяжелой упорной работы.
Никто не произвел правильного назначения на посты. Никто на распределил шляпы между сотрудниками Отделения 1. Никто из Отделения 1 так и не ознакомился с курсом "Основные шляпы персонала", и, соответственно, не справился с возложенными на него функциями.
Тогда Почему?
Полнейшее невежество в вопросе о распределении постов на оргсхеме даже в Отделении 1.
Будьте осторожны. По началу может показаться, что распределение постов на оргсхеме и наделение сотрудников отделения шляпами – дело очень простое, и что каждый может справиться с этим. Это не оправданное предположение.
Если вы не знаете ответа на это "Почему?" (очень глупое "Почему?"), то можете потерпеть фиаско в построении Отделения 1, а следовательно, и всей организации.
Пример: не функционирующий отдел машинописи и ксерокопии: Отдел вроде бы создан - есть проволокошвейная машина и делопроизводитель картотеки. Хорошо, тогда что вы будете переплетать и подшивать в папки?
Пример: отдел по распределению шляп весь укомплектован. Но назначения не проводились в Отделе по Разработке шляп. Тогда где же отдел по распределению шляп будет брать шляпы для их раздачи и проведения последующего контроля?
Пример: Секретарь по статистике, секретарь по этике и инспекциям назначается вышестоящими инстанциями. Человек, занимающийся картотекой отдела Этики работает полный рабочий день.
Подобные странности в оргсхеме приводят к следующему:
Организация, насчитывающая 105 человек штата, имеет ежемесячный доход в $5000. Другая организация, состоящяя из 28 человек, делает $25000 в месяц. Дело не в том, что первая организация ленится. Оргсхема и ОХС в этой организации просто достаточно глупы, чтобы перегрузить четыре поста, и недогрузить все остальные.
Одитор 13 из отдела Одитинга хорошо и плодотворно работает 4.5 часа каждую неделю. Есть также и начальник отдела Одитинга, он назначается сверху - техническим секретарем, который также занимается обучением и преподает 4 курса. Кейс-супервайзер является квалификационным секретарем. И тем не менее, нет подготовки персонала. 6 человек работают в отделе сертификатов и наград. Шутка? Я пишу здесь о том, что действительно существует в одной из организаций. Причина - отсутствие отделения 1, которое объясняется тем, что в данном подразделении нет ни одного человека, который имел бы представление о распределении постов на их собственной оргсхеме, о технологии и квалификации.
Существуют и менее очевидные примеры.
Все эти факты излагаются вам для того, чтобы сделать очевидным существование еще очень важного момента в вопросе об оргсхемах и распределении постов на них.
Если же вы хотите обладать полной информацией о назначениях на посты и оргсхеме, то вам лучше всего поработать в этом отделении для того, чтобы получить хорошее представление о загруженности работой на различных постах.
Тогда вы увидите, на каком участке работы требуется три шляпы, а на каком - одна.
Если пост сильно перегружен работой, то он опустеет. Отделение, в котором существует нехватка кадров и которое завалено работой, опустеет. Отдел, который сильно перегружен, опустеет.
Дезорганизация подразделения, направлений его деятельности и функций приведет к массовому увольнению работников из этого подразделения.
Пост, не обеспеченный достаточным количеством работы, может доставить массу неприятностей. Подразделение, не обеспеченное достаточным количеством работы, может превратиться в приносящее беспокойство подразделение. В Отделении. не обеспеченном достаточным количеством работы, будут заниматься пустословием, и, в конце концов, в нем никого не останется. Ах, вы не верите этому? Мораль находится в прямой зависимости от завершенности выполняемых действий.
Необходимо подготовить схему с указанием постов и направлений деятельности. Эту схему нужно повесить на видном месте. Ее можно начертить на большом листе бумаги. Ее можно укрепить, наклеив на большой лист фанеры. Своей структурой она может напоминать муровейник. Все начинается с нескольких строчек и имен, занесенных на большой лист бумаги, затем оргсхему укрепляют на фанере, она разрастается и в один прекрасный день превращается в "муровейник", строго и гармонично устроенный.
Основные функции каждого отдела должны быть выражены в названиях постов, внесенных в оргсхему.
Затем посты приписываются отдельным людям, их распределение происходит в зависимости от количества работы. Три легких поста объединяются в один пост с указанием имени одного человека на каждом из них. На сильно загруженный работой пост назначается один человек. Средний по загруженности пост включает в себя выполнение функции еще одного легкого поста.
Все функции, расположенные под именем какого-либо сотрудника, выполняются только им. Они должны быть расположены соответствующим образом. Проверяйте и исправляйте порядок следования постов с целью обеспечения данного условия.
Все функции, необходимые для получения конечного результата деятельности подразделения и организации, должны быть указаны в оргсхеме, вне зависимости от того, сколько человек у Вас работает. Проводите контроль на основе конечного продукта деятельности.
В небольших организациях, с небольшим объемом выполняемых работ, все посты сосредоточены в руках малого количества людей, но они назначены на посты. При изменении ситуации загруженные рабочие места передаются по очереди. Необходимо равномерно и правильно распределить нагрузку между сотрудниками - чтобы она не была ни слишком тяжелой, ни слишком легкой.
Надо постараться, чтобы один и тот же сотрудник не работал в двух подразделениях одновременно. По мере роста организации следите за соблюдением этого правила, чтобы отделы не пересекались между собой. По мере возможности проводите соответствующие изменения.
Наделите каждый пост шляпой. Если человек занимает пять постов одновременно, это означает, что он наделен пятью шляпами, проверку знания которых он прошел.
Постройте обучение персонала по Китайскому образцу.
Графически разработайте основные потоки и их составляющие и соответствующим образом разместите рабочие места.
Создайте коммуникационные пункты для каждого поста.
СОЗДАЙТЕ УСЛОВИЯ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ДЕЛ.
СОВЕРШЕНСТВУЙТЕ ОРГСХЕМУ ПО МЕРЕ ПРИОБРЕТЕНИЯ ОПЫТА
Вот!
Повторим:
Отдается команда о создании Отделения 1
Создается оргсхема Отделения 1 на основе вышеуказанной инструкции и уже существующих правил.
Распределение всех постов происходит с указанием имени назначенного на должность человека, Вас не должно смущать пусть даже пятикратное появление одного и того же имени на оргсхеме.
У каждого есть своя "шляпа". Следовательно, может случиться и так, что один человек носит одновременно несколько шляп. Ваша задача - обеспечить человека рабочим местом и средствами производства.
Вы создаете коммуникационные пункты для каждой шляпы (а не для каждого человека!)
Вы разрабатываете маршруты коммуникационных потоков и сообщений, по которым осуществляются связи внутри организации путем составления УСЛОВНЫХ ПУТЕЙ. По сути Вы направляете потоки личного общения людей и их письменных сообщений.
Таким образом, Вы приспосабливаете рабочие места и/или должностные посты соответственно коммуникационным потокам.
Проведите подготовку всего персонала Отделения по китайскому образцу на основе созданной оргсхемы. Каждый должен хорошо знать свои "шляпы" и определяемые ими обязанности.
Отделение 1 может начинать работу.
Вы не сможете постоянно сражаться со всевозможными недоразумениями и неполадками в работе. НЕЛЬЗЯ оставлять Отделение 1 наполовину сформированным, НЕ доводить до конца процесс распределения шляп. В данном случае Вы будете иметь сбитый с толку, запутавшийся и одуревший персонал. Почему? Да потому, что стоя на зыбучих песках нельзя ворочать камни.
Следовательно, полностью не укомплектованное Отделение 1 просто напросто потонет в спешке и беспорядке. И вы получите 105 человек персонала, не получающего конечного продукта. Таким образом, Вы столкнетесь с уже известной ситуацией, когда предприятие, имеющее персонал в 105 человек, является мало прибыльным. Почему? Почему? Почему? Ведь мы создали Отделение 1. Это возмутительно.
Если же Вы сумеете направить работу Отделения 1 по правильному пути, будете вовремя вносить изменения в тех случаях, когда возникают какие-либо колебания и шатания в работе, то Ваша организация будет постоянно процветать.
Как добиться этого?
Постепенно налаживайте работу всех подразделений одного за другим, подобно тому, как Вы налаживали работу Отделения 1.
Конечные продукты деятельности Отделения 1, а именно, персонал, шляпы, наделенный шляпами штат сотрудников, персональный контроль, коммуникационные пункты, линии связи с общественностью, статистика, благоприятная этическая атмосфера и т.д., которые направлены на создание, каждый является частью продукта Отделения 1. Каждый из них является частью истеблишинга, обуславливающего истеблишинг всей организации.
Итак, Вы работаете над истеблишингом, в основе которого находится созданная Вами оргсхема предприятия, согласно которой произведены все назначения на должности. Первой оргсхемой организации должна быть оргсхема Отделения 1.
В действительности, все осуществляется очень просто. Но часто случается так, что все очень простые по своей сути действия претерпевают огромное количество всевозможных изменений, вытекающих из советов типа "это можно изменить", "я лучше знаю", "это можно пропустить" и т.д.
Ваш первый шаг к созданию организации - назначение на посты строго по оргсхеме, вне зависимости от того, сколько человек Вы имеете в своем распоряжении. Если Вы успешно справились с поставленной задачей, если каждый пост имеет свою шляпу, а сотрудник, его занимающий, прошел проверку знания своей шляпы и действительно ее носит, то вам обеспечен успех.