Ссылки:

ИП ОХС от 18 авг. 1982 I Серия «Административное ноу-хау», 42, Серия «Задачи», 9, Серия «Компьютеры», 3, ЗАДАЧИ И ПРОИЗВОДСТВО

ИП ОХС от 9 янв. 1980 Серия «Руководитель», 20 МИНИ-ПРОГРАММЫ ДЛЯ ОТДЕЛОВ: КЛЮЧ К ДОСТИЖЕНИЯМ

ИП ОХС от 19 авг. 1971 Серия «Административное ноу-хау», 28 Серия «Задачи», 8 ПРОГРАММЫ, ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ. КАК ИЗБЕЖАТЬ НЕНУЖНОЙ РАБОТЫ

ИП ОХС от 12 сент. 1959 СОСТАВЛЕНИЕ ПРОГРАММ

Несколько лет назад, ошляпливая Помощника по одному из бюро, я попросил её представить, что она и есть тот человек, который получает, читает и выполняет написанный ею проект. Другими словами, я попросил её принять точку зрения человека, который получает этот проект, и определить, смогла бы она его выполнить.

Исследовав этот вопрос, она написала замечательный отчёт о проделанном ею анализе:

8 августа 1971 года

Дорогой сэр!

Я перечитала пять из составленных мною проектов, поставив перед собой задачу представить, как мой проект будет выполняться, и определить, смогла бы я, получив такой проект, выполнить его и насколько это было бы для меня просто.

Затем я прочитала ещё и несколько проектов, написанных ЛРХ, с целью сравнить проекты, составленные мною и ЛРХ, и увидеть различия.

1. Я обнаружила, что не выполнила бы проект и не была бы заинтересована в его выполнении:

а) если бы не поняла проект достаточно хорошо при первом прочтении (неясный проект);

б) если бы он был слишком длинным и сложным, вследствие чего его трудно было бы конфронтировать;

в) если бы в разделе проекта «ИНФОРМАЦИЯ» или «СИТУАЦИЯ» не было ясно изложено, ПОЧЕМУ этот проект необходим и что можно было бы улучшить на моём посту или в моей области, выполняя этот проект. Другими словами, если бы замысел проекта был нереален;

г) если бы при чтении проекта или в процессе его осуществления я не ЗНАЛА, что я должна с ним ДЕЛАТЬ.

2. Затем у меня были бы трудности при выполнении проекта:

а) если бы в каждой задаче не требовалось выполнения какого-то ДЕЙСТВИЯ, какого-то ДЕЙСТВОВАНИЯ;

б) если бы в каждой задаче требовалось выполнять более одного действия (это вызывает замешательство);

в) если бы для выполнения каждой задачи не был назначен конкретный человек или если бы задача не была поручена конкретному человеку (мне) или кому-нибудь ещё в соответствии с данными мне приказами;

г) если бы НИКТО конкретно не отвечал за то, чтобы проект был выполнен;

д) если бы проект был расписан настолько подробно, что в рамках существующей ситуации мне не было бы предоставлено никакой свободы действий и возможности выполнить задачу, а также если бы я вообще не могла проявлять инициативу, выполняя данный проект;

е) если бы каждая задача не была действием типа НАЧАТЬ-ИЗМЕНИТЬ-ОСТАНОВИТЬ с точным указанием времени, то её было бы гораздо сложнее выполнить.

Исходя из этого, я выделила несколько КОНСТРУКТИВНЫХ моментов, на которые нужно обращать особое внимание при написании проекта, в соответствии с которыми следует:

1. Возлагать ответственность за проект на определённый терминал или определённую группу терминалов.
2. Делать информацию и ситуацию РЕАЛЬНЫМИ для человека, который будет выполнять проект, показывая ему, какова существующая картина.
3. Объяснять, почему необходимо, чтобы данный проект был выполнен, и чего можно будет добиться, если данный проект будет выполнен, и таким образом убеждать других в важности данного проекта.
4. В каждой задаче требовать выполнения только одного ДЕЙСТВИЯ, не более.
5. Добиваться того, чтобы последовательность исполнения действий в проекте была надлежащим образом обозначена и была очевидна, что делало бы проект чётким циклом «начать-изменить-остановить».
6. Не вдаваться в подробности. Лучше отсылать к ИП, в котором изложены подробности относительно того, КАК выполнять какое-либо действие.
7. Не считать, с другой стороны, самим собой разумеющимся, что тот, кто получит проект, знает оргполитику как свои пять пальцев. Вероятнее всего, он не знает. Не следует превышать градиент для того, кто получит проект.
8. Очень ясно обозначать, кто какую задачу выполняет.
9. Выражать свои мысли кратко и просто, каждую задачу записывать кратко и простыми словами.
10. Следить за тем, чтобы не было неправильностей.

Следует также придерживаться соответствующих инструктивных писем, которые описывают задачи, их типы и то, как они связаны между собой.

Я не говорю, что все мои проекты были плохими и невыполнимыми! Проекты ОКФР, возможно, слегка длинноваты, но всё-таки в них много действования. Один проект чересчур подробный. В одном из проектов, как Вы отметили, хорошая информационная часть, но непонятно, кто что делает.

Хороший проект, при составлении которого придерживались большей части вышеуказанных моментов, успешно завершён.

Спасибо за ошляпливание».