Систему работы отдела регистрации по письмам можно описать очень кратко. Центральный файл содержит папки на тех людей, которые купили что-нибудь в организации. Он не содержит каких-то бесполезных списков.
Папки центрального файла содержат имена тех, кто проявлял активность в последние три года, – тех, кто писал нам или покупал у нас что-нибудь.
Файлы адресов – это индексная система центрального файла. Адресные пластины помечены ярлычками таким образом, что они точно отражают содержимое центрального файла, без всяких дополнительных картотек. Секция адрессографа предоставляет регистратору по письмам списки имён в виде картотек, напечатанные с пластин файла адресов.
Другие списки, такие, как список людей, которые давно занимаются Дианетикой, и корреспонденция людей из этого списка по-прежнему имеют ценность и должны храниться в целости и сохранности. Люди, которые включены в эти списки, должны получать как минимум одно почтовое отправление в год.
У регистратора по письмам и машинисток имеется собственный офис. У секции центрального файла и секции адрессографа имеется собственный офис (офисы). Они должны располагаться по соседству.
Чтобы центральная организация была в состоянии работать на полную мощность, в ней должны быть:
Если центральная организация ещё не работает, то необходимо подготовить срочную программу (с использованием другого персонала, а не тех сотрудников, которые перечислены выше) для того, чтобы отсортировать папки центрального файла и разделить их на «активные» и «неактивные», привести файл адресов в полное соответствие с данными из активных файлов ЦФ, так, чтобы файл адресов стал индексной системой для центрального файла. Добейтесь, чтобы центральный файл содержал информацию как минимум за последние три года. Храните «неактивные» файлы под рукой, так, чтобы файл можно было перевести в категорию «активных» если человек написал в организацию или купил в ней что-нибудь.
Восстановите систему направления инвойсов в секцию адрессографа и секцию центрального файла, с тем чтобы можно было проверить их по пластине или папке и сделать пластину или завести папку, если их там нет.
Если не осуществляется аккуратное и точное выполнение этой канцелярской работы, то в результате будет низкий доход. Если они выполнены хорошо, тогда – при условии, что вы получаете превосходные технические результаты в НЦХ и предоставляете превосходное обучение в академии, – вы победите.