Обязанность банковского администратора Флага состоит в том, чтобы сохранять поступающие средства, обеспечивать правильное и разборчивое оформление всего дохода в инвойсах организации и принимать, документировать и помещать в банк ежедневно именно ту сумму, которая указана в инвойсах.
Поэтому записи банковского администратора Флага должны всегда соответствовать записям отделения 3 и подтверждать их подлинность.
Все ежедневные поступления в доход организации тщательно проверяются банковским администратором Флага, прежде чем он выдаст какой-либо инвойс о получении денег.
Он тщательно сравнивает все цифры дохода организации за день, содержащиеся на ленте калькулятора, с теми, что указаны в её инвойсах. Он проверяет инвойсы на предмет их соответствия админу и разборчивости их заполнения. Он следит за тем, чтобы все копии любых аннулированных инвойсов были прикреплены степлером к подобранным по номерам их первым экземплярам в данной серии.
Затем он суммирует на печатающем калькуляторе чеки, прибавляет к этой цифре сумму наличности, а затем сравнивает итог с суммой средств согласно инвойсам.
Эти суммы должны совпадать в точности.
Он проверяет чеки на предмет правильности указания даты и индоссамента и оперативно добивается внесения любых необходимых исправлений.
Затем БАФ выписывает свой инвойс на отдел 7, адресуя его «Начальнику отдела доходов» или «Кассиру» и называя точную сумму полученных денег.
Он обеспечивает, чтобы в банковской форме о взносе депозита была указана точно такая же сумма, какой является итоговая сумма по инвойсаморганизации и какая указана в выданном им документе о получении денег.
Все поступления в доход организации кладутся затем на счёт № 1 финансового офиса.
Итак, все неакцептованные чеки приходят из банка к банковскому администратору Флага.
БАФ, получив неакцептованный чек, вносит его в дебет организации, используя МИНУС- ИНВОЙС той же серии, какую имеют выписываемые им инвойсы на те средства, которые он забирает ежедневно у организации.
Начальник отдела доходов или кассир организации в таком случае немедленно выписывает собственный МИНУС- ИНВОЙС, дебетуя счёт человека, который выдал этот чек. Копия такого инвойса предоставляется банковскому администратору Флага.
Это позволяет организации избежать предоставления услуг, которые в действительности не были оплачены. В бухгалтерских книгах одной организации значилось более двадцати тысяч долларов, которые на самом деле были неакцептованными чеками, и эта сумма так и не была получена, однако всё ещё числилась в папках клиентов как деньги на их счету!
Банковский администратор Флага должен теперь немедленно провести с неакцептованным чеком повторное действие по сбору средств. Он пишет на плательщика доклад о ЛОЖНОМ ДОКЛАДЕ и лично связывается с ним для получения нового чека или согласия этого человека на то, чтобы представить прежний чек в банк ещё раз и получить по нему деньги на счёт.
БАФ заносит все записи о сборе средств на один лист бумаги и прилагает к нему все документы, которые имеют к этому отношение.
После того как БАФ получил средства по чеку, он выписывает инвойс на получение денег организацией и прилагает копию этого инвойса к своему отчёту о сборе средств в качестве подтверждения того, что сбор произведён. Затем эти документы подшиваются в файл.
Далее начальник отдела доходов или кассир организации немедленно выписывают собственный инвойс на ЗАЧИСЛЕНИЕ ДЕНЕГ с указанием «ПОЛУЧЕНО ПО НЕАКЦЕПТОВАННОМУ ЧЕКУ», и заносит средства на счёт этого человека в организации.
Деньги, которые были получены по ранее неакцептованному чеку, БАФ кладёт в банк.
Валовой доход, который сообщается в ИЦО, является всей собранной организацией суммой средств, причём неакцептованные чеки и собранные по неакцептованным чекам средства во внимание не принимаются.
Минус- инвойсы по неакцептованным чекам НЕ вычитаются из общей суммы недельного дохода, и средства, собранные по не акцептованным ранее чекам, также не вносятся сюда, так как они уже учтены в сумме дохода.
Однако при расчёте скорректированного валового дохода сумма по неакцептованным чекам, полученным на этой неделе, вычитается из суммы дохода, а сумма средств, собранных по неакцептованным чекам, прибавляется к сумме скорректированного валового дохода.
На ленте калькулятора, отражающей подсчёт суммы инвойсов в отделении 3, не должны фигурировать инвойсы, выписанные на не акцептованные банком чеки, а также на те неакцептованные чеки, по которым впоследствии деньги были получены.
На ленте калькулятора, отражающей подсчёт суммы инвойсов, осуществлённый БАФ, эти инвойсы также не учитываются, но БАФ делает ещё одну ленту, где суммирует все эти неакцептованные чеки. Он делает также третью ленту, где суммирует все неакцептованные чеки, по которым деньги были получены на этой неделе.
Банковские формы о взносе депозита для чеков, по которым повторно производится действие по получению денег на счёт, заполняются банковским администратором Флага отдельно, и эти формы специально помечаются, чтобы отличить их от дохода организации, который помещается в банк.
Блоки инвойсов банковского администратора Флага хранятся в надёжном месте. Он содержит их в надлежащем порядке и предоставляет для аудиторских проверок.
Было обнаружено, что большое число неакцептованных чеков в одной организации образовалось в результате взносов лиц, которые делали предоплаты за других.
Услуги часто продаются членам семьи и родственникам, и кто-то один производит оплату за нескольких или всех членов семьи.
Это происходит достаточно часто, и на совершенно законных основаниях.
Но кроме таких случаев, персонал организации не может подталкивать штатных сотрудников или публику к оплате за других.
Организации при сборе средств не могут договариваться ни с кем из публики или из персонала о том, чтобы они выписали временный чек на имя другого лица.
Время от времени студент или преклир организации предлагает произвести оплату за своего друга. В этом нет ничего плохого.
Но организации не могут подталкивать к этому или предлагать это.
Никогда.
Предоплаты получают за счёт энергичной работы по сбору средств от заинтересованных в получении услуг клиентов и других потенциальных студентов и преклиров.
Сущность такой работы заключается в записи человека на услугу, получении за неё взноса и в предоставлении услуги. (Неиспользование предоплат ведёт к возврату денег.)
Возврат денег за предоплату не проводится по минус- инвойсам, а осуществляется отделом 8.
Копия расходного ваучера, по которому дебетуется счёт человека из публики, помещается в файл, где хранятся счета этого человека.
Все средства, необходимые для таких возвратов, должны быть получены организацией со счёта совета по проверке претензий.
БАФ должен знать оргполитику в отношении возврата денег и требовать, чтобы она применялась точно и в полном объёме.
Пересмотрено при содействии Отдела технических исследований и компиляций ЛРХ