ПРИМЕЧАНИЕ: ДАННОЕ ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО НЕ ПРЕД НАЗНАЧАЕТСЯ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ НАЧАТЬ ВВОДИТЬ ЕГО В ДЕЙСТВИЕ ОДНОВРЕМЕННО ВО ВСЕХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ. ОДНАКО ЕСЛИ КАКАЯ НИБУДЬ ЦЕНТРАЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ЖЕЛАЕТ ОПРО БОВАТЬ ДАННУЮ СИСТЕМУ, ТО СЕКРЕТАРЮ АССОЦИАЦИИ СЛЕДУЕТ ЗАПРОСИТЬ НА ЭТО РАЗРЕШЕНИЕ У Л. РОНА ХАББАРДА. В ДАННОМ ИНСТРУКТИВНОМ ПИСЬМЕ ОПИСАНЫ ОСНОВНЫЕ МОМЕНТЫ УПРОЩЁННОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ СИСТЕМЫ, КОТОРУЮ МОЖНО ПРИМЕНЯТЬ В ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ИЛИ ГОРОДСКИХ ОФИСАХ. ЕСЛИ ДАННАЯ СИСТЕМА УЖЕ РАБОТАЕТ, НЕОБХОДИМО ВОСПОЛЬЗОВАТЬСЯ УСЛУГАМИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ БУХГАЛТЕР СКОЙ КОМПАНИИ, С ТЕМ ЧТОБЫ ОНА РЕГУЛЯРНО СОСТАВЛЯЛА КВАРТАЛЬНЫЕ И ГОДОВЫЕ БАЛАНСОВЫЕ ОТЧЁТЫ.
Вводится два отделения бухгалтерии. Отделение дохода и отделение расходов.
Это отдельные области деятельности, и ими управляют разные люди.
Необходимо, чтобы они работали независимо друг от друга.
Отделение дохода выполняет следующие действия.
На любого человека или организацию, которые платят деньги его органи зации, отделение заводит папку (в том числе на Всемирный ОХС и на другие саентологические организации – если это применимо в данном случае), и вся отчётная документация по доходу организации хранится только в этих папках, – ни в каком другом месте и ни у какого другого человека.
Отделение дохода следит за тем, чтобы каждому человеку и каждой организа ции, для которых имеется папка, раз в месяц высылали уведомление о состоянии счёта в соответствующих конвертах с адресом, проставленным на них отделом адресов. Уведомления, представляющие собой термофаксовые
Отделение дохода не ведёт никаких главных книг, тетрадей или журналов для записей. Вся информация хранится в папках.
В каждой папке имеется сводная таблица, предназначенная для снятия термо факсовых копий. В эту таблицу вписываются данные обо всех производимых со счётом операциях.
Все инвойсы оформляются отделением дохода.
Извещения обо всех банковских перечислениях на счета организации, и все банковские выписки идут в отделение дохода.
При оформлении инвойсов делайте на каждом из них пометку о том, на какую услугу он оформляется – процессинг, обучение, книги и т.д.
Белая (верхняя) копия инвойса рассылается в качестве квитанции при очередной рассылке вместе с уведомлением о состоянии счёта.
Следующая копия направляется в отдел, к которому имеет отношение эта оплата, а оттуда – в ЦФ. Следующая за ней копия направляется в корзину, в которую поступают материалы для составления сводки по доходу, а после составления сводки – подшивается в папки. Последняя копия, находящаяся в машине для выписывания инвойсов, сохраняется в качестве сводки по доходу, но она не отрывается от ленты, а так и остаётся на ней в той последовательности, в какой инвойсы были выписаны.
По окончании недели в ближайший понедельник копии, сложенные в корзину, сортируются по коробкам: процессинг, обучение и т.д. Подсчитываются общие суммы по инвойсам в каждой коробке и к ним прикладываются ленты калькулятора, на которых стоят пометки: «процессинг», «обучение» и т.д. Затем подводится общий итог по всем лентам и на них ставится соответствующая пометка. Сумма, внесённая в банк и полученная банком, должна равняться этой итоговой сумме.
Эти ленты скрепляются вместе и направляются по очереди регистратору, секретарю ассоциации (секретарю организации) и секретарю ОХС в качестве информации о доходе. Когда ленты возвращаются в отделение дохода, они прикрепляются к копиям инвойсов, остававшимся в машине. Эти копии инвойсов вместе с лентами калькулятора помещаются в конверт, датированный той неделей, к которой они относятся, а конверт помещается в файлы
Теперь копии инвойсов, помещённые в корзину, подшиваются в папки, а все цифры, указанные в инвойсах, вносятся в сводку о состоянии счёта, хранящуюся в каждой папке. Это делается одновременно со всеми копиями инвойсов. Раз в месяц из этих инвойсов в соответствующие сводки о состоянии счёта заносятся последние сведения. Когда данные из инвойса занесены в сводку, на нём ставится знак «Х», чтобы было видно, что данные из инвойса уже внесены.
Не имеет значения, все ли сводки содержат последнюю информацию, когда с них делают термофаксовые копии для рассылки уведомлений о состоянии счёта. Регулярно вносите в них последние сведения; делайте это постоянно, а не в спешке, раз в месяц. Если в сводку в каком то месяце не были внесены новые данные о приходе и расходе, это будет сделано в следующем месяце.
Бланки сводки о состоянии счёта размножаются на мимеографе, а затем в эти бланки вписываются конкретные данные (например, можно сделать множество мимеокопий стандартного бланка, но затем туда должны быть внесены детали). Удостоверьтесь, что чернила, используемые для мимеографа, и чернила, которыми пользуетесь вы, когда вписываете или впечатываете информацию, могут быть скопированы термофаксом, поскольку с помощью термофакса нельзя скопировать чернила на водяной основе.
Оформление инвойсов на книги (если это выполняется отделением дохода) является самой первой операцией дня. Инвойсы сразу же передаются из рук в руки в подразделение, занимающееся отправкой, с тем чтобы книги можно было отослать в тот же день. Это то, что требует срочного оформления инвойса.
Папки хранятся в алфавитном порядке по категориям: отдельную категорию составляют другие организации, отдельную категорию – частные лица, отдельную категорию – книжные магазины и т.д.
Знать, какую сумму денег составляет долг перед его организацией, и следить за тем, чтобы эти суммы были получены, является ответственностью отделения дохода.
Если должники присылают расходные ваучеры, свидетельствующие об от правке денег, банковские платёжные поручения и т.д., то данные этих документов никогда не вносятся в сводки о состоянии счёта. Такого рода документы хранятся в папках лишь для информации. В сводку вносятся только данные о деньгах, пришедших на счёт в банк.
Частью отчёта по доходу, представляемому секцией дохода, являются также суммы, указанные в последних выписках по каждому банковскому счёту. Не предпринимается никаких дополнительных попыток свести баланс по деньгам, внесённым на счёт организации в банке, но не отражённым в выписке, а также по выписанным организацией и предоставленным человеку или фирме чекам, деньги по которым ими ещё не были получены. Данный еженедельный отчёт, по присылаемым банком выпискам, представляет собой отчёт о деньгах, имею щихся в наличии. Он направляется секретарю ассоциации и секретарю ОХС, а затем подшивается вместе с еженедельным отчётом по доходу. Отчёт по выпискам составляется и отсылается, когда на руках имеются все банковские выписки за данную неделю. Он не прикрепляется к отчёту по доходу, а подаётся отдельно. На практике, если это удобно, его можно и прикрепить.
Отделение дохода закрепляет за собой и имеет в своём распоряжении все машины для выписывания инвойсов, но не машины для выписывания расходных ваучеров.
Отделение дохода кладёт любые суммы – как наличными, так и чеками – в банк.
Отделение расходов несёт ответственность за правильное расходование денег организации, например, за оплату счетов, выплаты по зарплате и ипотеке и т.д.
На каждого кредитора, включая сотрудников, заводится красная папка. В каждой папке имеется сводка о состоянии счёта.
Всякий раз, когда выдаётся чек, или выплачивается зарплата, или выдаются наличные на иные нужды, должен быть выписан расходный ваучер, в котором должны быть указаны все детали.
Белая (верхняя) копия ваучера посылается или выдаётся кредитору, следующая копия – подшивается в папку со сводкой о состоянии счёта. Следующая – на правляется в центральный файл (если это применимо в данном случае). Копию, остающуюся в машине, не отрывают от ленты: вся эта лента как единое целое кладётся в конверт и на нём указывается, на какой неделе были сделаны эти расходы.
Копия расходного ваучера, предназначенная для хранения в папке, кладётся в специально отведённую для этого корзину, откуда ваучеры затем расклады ваются по папкам. Однако в тот момент, когда ваучер помещается в папку, заведённую на имя фирмы или частного лица, которым мы что либо оплачиваем, информация об этом ваучере не заносится в сводку о состоянии счёта, имею щуюся в данной папке.
Все поступающие к нам счета к оплате помещаются в ту же корзину вместе с расходными ваучерами. Все эти счета раскладываются по папкам одновременно вместе с расходными ваучерами. Информация со счетов к оплате в этот момент не заносится в сводку о состоянии счёта.
Как минимум раз в месяц (максимально допустимый срок – раз в два месяца) в сводки о состоянии счёта, хранящиеся в папках, вносятся новые данные. Это делается регулярно и на постоянной основе. В сводки вносятся все приходные и расходные операции. Эти сводки хранятся в папках.
Когда в сводку вносят данные по расходному ваучеру или счёту к оплате, выставленному какой либо компанией, на документе, с которого переносятся данные, ставят большой знак «Х» и документ возвращают в папку.
Внесение последней информации осуществляется с ваучеров и счетов к оплате, на которых не стоит знак «Х».
В данные папки подшивают также и заказы на приобретение, а счета к оплате проверяют против них.
Оплата по счетам происходит в сроки от 30 до 60 дней.
Выплата зарплаты осуществляется в основном чеками. Каждый чек, выписан ный на выплату зарплаты или на оплату счёта, должен быть указан в расходном ваучере. Людям, получающим зарплату, не нужно ставить свои инициалы или подпись на ваучере. Они получают белую (верхнюю) копию. Копии ваучеров, предназначенные для хранения в папках, хранятся в их папках. Документы, отражающие то, что эти люди оплачивали книги и другие наименования, хранятся в их папках, а не в отдельных файлах. На каждое государственное учреждение, которому мы производим выплаты, заведена своя папка. Другие платёжные документы, помимо тех, которые находятся в таких папках, хранятся в папке платежей государству. Данная папка помещается рядом с папками по выплатам сотрудникам. Все таблицы, брошюры и буклеты должны храниться только в папках.
Банковские выписки подшиваются в папки, которые заведены для банков. По каждому банковскому счёту существует своя папка. Чековые книжки находятся в том же ящике для хранения файлов, но не в папке.
Оплаченные чеки вкладываются в папки соответствующих банков, но не подшиваются. Это происходит до тех пор, пока чековая книжка не заканчивается. Затем каждый чек приклеивается скотчем (клейкой лентой) к своему корешку. Чеки нельзя скреплять скобками c помощью стэплера (приспособления, пред назначенного для сшивания бумаги и других материалов скобками).
При хранении корешков имеет значение только дата и больше ничего (даже сумма не имеет значения), поскольку для составления документации пользуются ваучерами, а не корешками чеков.
Как оплаченные чеки, так и помеченные как недействительные
Готовится только один отчёт, и делается это ежемесячно. В размноженных на мимеографе бланках, где перечислены названия компаний, которым мы осу ществляем выплаты, указывается последняя согласно сводке о состоянии счёта цифра долга и давность данной задолженности. Ожидается, что перед тем, как готовить ежемесячный отчёт, во все сводки о состоянии счёта будет внесена последняя информация. В отчёте приводится общая сумма по счетам к оплате. Когда в отношении счетов к оплате издаются исполнительные директивы, чеки выписываются на основе директивы и в соответствии с данным месячным отчётом.
Не существует никаких других отчётов, если только какой нибудь отчёт не потребуется какой нибудь фирме.
Отделение расходов не готовит никаких отчётов о доходе по итогам сверки банковских выписок. Отделение дохода не готовит никаких отчётов о расходах.
Раз в квартал бухгалтер проводит аудит по книгам и подаёт квартальный отчёт в форме нарастающего итога. Он не составляет книг. Закон требует вести документацию. Мы документацию ведём. Фактически мы ведём книги, в той форме, в какой это описано выше, а папки являются страницами этих книг.
ИСТОРИЯ: Основной источник постоянных проблем бухгалтерского учёта состоит в том, что не записывается полная информация о том, что известно по каждой операции. Ожидается, что позднее руководитель будет всё это помнить, и каждый раз при проведении аудита он тратит две или три недели, разбираясь в запутанных счетах. Вы этого можете избежать, если будете писать на расходном ваучере или инвойсе всё, что вам известно о данной операции. До настоящего момента мы делали такие записи чересчур кратко. Если вам известно что либо о какой либо операции: для чего она проводится и почему, или вам известно о ней нечто необычное, запишите об этом в инвойс или ваучер при их оформлении на соответствующих машинах – не в послание и не «к себе в память».
Пример: Джойс Биббин заказывает книги на 2 фунта стерлингов, но посылает 3 фунта и 10 шиллингов. Она хочет, чтобы мы сохранили 1 фунт стерлингов и 10 шиллингов до её следующей покупки. Оформите один инвойс на 2 фунта стерлингов и другой – на 1 фунт и 10 шиллингов и укажите на каждом, для чего он выписан и почему, а также укажите, что изначально было получено 3 фунта и 10 шиллингов.
Кроме того, если вам известно, что приобретение было сделано с какой то определённой целью или для определённого отдела организации, укажите это в расходном ваучере, после того как счёт будет оплачен. При таком подходе мы не будем ломать себе голову и сможем проводить аудит, не переворачивая при этом всё вверх дном.
Человек, который будет проводить аудит, должен делать это непосредственно у нас, в нашем помещении. Не позволяйте выносить папки или документы.
Вся корреспонденция, имеющая отношение к какой либо фирме или чело веку, и все данные об этом человеке хранятся в одной и той же папке. Не существует никаких «рабочих файлов».