Ниже приводятся рекомендации, процедура и оргполитика в отношении ведения документации по доходу в Сент-Хилле.

У вас должен быть способ разделить все поступающие данные таким образом, чтобы вы могли быстро и кратко изложить их в отчётах.

Возьмём, например, инвойсы на аудиозаписи Центра распределения, Инк. Они должны помещаться в папку, как только поступают. Все данные должны помещаться в папки по поступлении, как только они получены или как только оформлен инвойс. Поэтому на корзине, в которую вы будете складывать экзем пляры инвойсов для помещения в файл, вам необходимо написать крупными буквами

в которую вы будете складывать все свои инвойсы для составления сводки в конце недели.

По одной копии выписываемых вами инвойсов идёт в каждую из этих корзин. Всё, что вам необходимо для составления сводки за неделю, идёт в корзину «ПОСТУПЛЕНИЯ».

Потом в конце недели (в среду? в четверг?) вам остаётся только выбрать содержимое корзины «ПОСТУПЛЕНИЯ», чтобы сделать отчёт по доходу. Для этого вам надо иметь корзину (можно картонную коробку) для каждой катего рии, по которой вам надо сделать сводку в отчёте по доходу. Вы подсчитываете сумму денег по документам из каждой коробки. А затем складываете все итого вые суммы и получаете свой отчёт.

Вы должны иметь в своём распоряжении папку для каждой центральной органи зации, каждого городского офиса, каждого ОХС. В эти папки и в папки, заведённые для миссий, вы помещаете каждые несколько дней содержимое корзины

Только после того, как вы поместите все документы в папки, вы подводите в каждой из них итог. У вас будет полная сводка счетов к оплате в каждой папке.

В сводку заносятся последние данные перед отправлением любого счёта. Оформ ляйте инвойсы на все поступления в банк, о которых тот сообщает. Помещайте в эти папки организаций только то, что действительно оплачено. Всегда оформ ляйте инвойс на всё, что оплачивается, независимо от того, производится ли оплата непосредственно в организации или по банку.

Всегда помещайте в папки организации все копии инвойсов Центра распре деления, Инк. на отправку аудиозаписей.

Постоянно помещайте документы в папки. Затем каждый месяц берите папку и вписывайте в сводку о состоянии счёта следующее:

1. Данные обо всех 10 процентных отчислениях, сообщаемых в отчётах реко мендательного комитета.
2. Данные изо всех инвойсов Центра распределения, Инк. на отправленные аудиозаписи или приблизительную сумму, которую стоят отправленные аудиозаписи, если инвойсы отсутствуют.
   1 и 2 пишется в иностранной валюте – в долларах, в рэндах и в чём угодно.
3. Заносите данные со своих инвойсов, оплата по которым оформлена в фунтах стерлингах, в колонку «оплачено».
4. Подсчитайте сумму по каждой колонке в указанной в ней валюте и (или) в долларах для Центра распределения, Инк.
5. Сделайте термофаксовые копии листа с результатами вычислений и от правьте его в организацию.

Примечание: Каждый раз, когда вы переносите данные с инвойса или отчёта рекомендательного комитета, перечёркивайте их крест накрест. Затем оставляй те их в папке.

Корзина

содержит и в неё кладут следующее:

Все материалы, которые должны пойти в папки организаций.

Каждая полученная здесь форма финансового отчёта рекомендательного ко митета (без исправлений или отметок).

Каждый инвойс, который мы выписываем на книги, отправляемые им.

Каждый инвойс, который мы выписываем на деньги, полученные ими непо средственно или по банку.

Все формы опротестования.

Корзина

содержит:

Все данные о деньгах, действительно полученных организацией непосредст венно или по банку.

Другую копию каждого инвойса, который мы выписываем на суммы, полу ченные от каждой организации напрямую или через банк.

Копию каждого инвойса, который мы выписываем.

Содержимое корзины

помещается каждые несколько дней в папки соответствующих организаций.

Содержимое корзины

распределяется по коробкам в конце каждой финансовой недели.

Подсчитывается итоговая сумма в каждой коробке. Суммируются все итоговые суммы.

Следовательно, отчёт по доходу состоит из указания категории дохода и итоговой суммы в каждой коробке, суммы всех этих итоговых сумм и количества денег, реально положенных в банк.

Отчёт готовится таким образом, чтобы в понедельник он был уже у меня. Когда отчёт мною просмотрен, то он и всё содержимое коробок кладут в большой кон верт, на конверте помечают, за какую он неделю, и помещают его отдельно в файл.

В корзине для поступлений уже нет документов за прошедшую неделю. Они лежат в картонных коробках до тех пор, пока их не поместят в конверт. В корзине для поступлений собираются документы за текущую неделю – и всегда только за текущую неделю.

Ни одна неполная сводка не может высылаться организациям. Я должен видеть сводки о состоянии счетов каждой организации, прежде чем они могут быть переданы для снятия копий.

Не допускается никакой переписки ни с одной организацией, за исключением переписки с Центром распределения, Инк. – и то лишь для получения полного собрания магнитофонных записей.

Я сам произвожу все действия по сбору средств. Всё, что я хочу, – это сводки с полной информацией.

Отделение дохода – это та секция, которая занимается записью и сбором данных, составлением счетов к оплате, помещением денег в банк и банковскими документами. Это не деятельность по сбору денег.

Секция файлов в отделении дохода существует для того, чтобы работать со всем, что перечислено ниже:

1. С папкой на каждую организацию кредитора.
2. С папкой на каждого держателя миссии, в которую помещаются инвойсы, выписанные на них (что следует из пункта 1).
3. С файлом для конвертов с документами по банковским операциям за неде лю (конверты хранятся уложенными в хронологическом порядке).
4. С секциями файла, отведёнными для каждого отдельного банковского счёта, в которые помещают все банковские выписки, корреспонденцию и т.д.

Папка организации содержит:

1. Сводку о состоянии счёта Всемирной организации. И все предшествующие сводки.
2. Все финансовые отчёты рекомендательных комитетов, полученные Сент-Хиллом.
3. Копии всех инвойсов, которые выписываются нами на отправляемые книги.
4. Копии всех инвойсов, которые выписываются нами на полученные суммы.
5. Все опротестования.
6. Всю финансовую корреспонденцию.

Мы составляем сводки о состоянии счёта для центральной организации или городского офиса следующим образом:

1. Пишем вверху «Накопленная задолженность».
2. Пишем вверху справа «Накопленный доход».
3. Для каждой последующей недели в левой колонке записываем размер 10% от скорректированного валового дохода, который берётся из поступившего отчёта рекомендательного комитета. Если отчёта нет, то вписываем 10% от 750 фунтов стерлингов (произвольно взятая цифра).
4. Записываем стоимость всех отправленных аудиозаписей, Е метров и книг (если отправки осуществлены в центральную организацию, а не в ОХС) в ту же колонку, куда и размер 10%.
5. Подсчитываем снизу листа итоговые суммы по колонкам, когда записи достигнут его нижнего края.
6. Записываем данные в иностранной валюте: долларах и национальной валюте организаций – в колонках, расположенных слева.
7. Всегда пишем в фунтах стерлингов в колонке, расположенной справа.

Одно то, что вы высылаете организации счёт, не причина подсчитывать итоговые суммы.

Сводка о состоянии счёта ОХС как организации содержит:

1. Наверху – накопительно общую сумму всех долгов и расходов, с одной стороны, и средств на счету, с другой.
2. В левой колонке – все долги данного ОХС в национальной валюте.
3. В правой колонке – все поступления в фунтах стерлингов.
4. Данные каждого инвойса, выписанного на отправленные нами книги, аудиозаписи и Е-метры, идут в левую колонку – с указанием даты и наименования товара.
5. Размер 33 1/3 % от всех собранных ими с миссий денег (только для Южной Африки, Австралии, Новой Зеландии).
6. Размер 50% от валового дохода каждого конгресса или специального курса.

Если сводки сейчас не отражают этих данных, начните, по крайней мере, вести текущие сводки без подведённых итогов вверху. Это позволит избежать завала.

С завалами справляются путём помещения документов в файлы, а не путём внесения записей. После того как вся процедура помещения в файл выполнена согласно тому, что описано выше, составляйте полную сводку о состоянии счёта.

Никогда не делайте записей, прежде чем вы поместите документы в папки.

Никогда не сокращайте и ничего не добавляйте к процедуре, приведённой выше.

В отделе дохода не должно быть никаких дополнительных «книг», файлов, системы обозначений. Если они существуют, то что-то делается неправильно.

Отсутствие данных и этой системы обойдётся Всемирному ОХС в очень крупную сумму. А без денег никто во Всемирном ОХС не сможет получить зарплату, даже бухгалтерия.