Недавно я разработал инструмент, который должен увеличить доход любой центральной организации, по крайней мере, вдвое, если его использовать.
Это «Информационный центр организации» (или просто «Центр»). Он обя зателен для каждой организации, в которой работает более пятнадцати человек.
Это точная процедура. Она не имеет никакого отношения к информированию публики или персонала и полностью посвящена тому, чтобы обеспечить секретаря ассоциации и секретаря ОХС информацией, касающейся организации.
У организаций бывают периоды упадка; они возникают непосредственно из-за развала работы отделов. Если маленькие ошибки замечаются своевременно, организация не может прийти в упадок.
Один из секретарей ассоциации при получении этих данных уже заявил, что контроль осуществляется при помощи графиков, подразумевая, что ему такой центр не нужен. Поэтому, пожалуйста, в первую очередь поймите, что это не громоздкая система графиков, а разновидность механического мозга, который обеспечивает непрерывный контроль и самостоятельно исправляет мелкие затруднения. Он предсказывает чрезвычайные положения. Мэри Сью отмечает, что ИЦО, должно быть, происходит от идеи «Боевого информационного центра» времён второй мировой войны (я рассказывал ей о нём), с помощью которого можно было легко управлять большим количеством истребителей, бомбарди ровщиков или десантных кораблей, каждым в отдельности. Современная идея берёт начало из другого источника, но сравнение с БИЦ военной поры удачно.
Его непосредственный предшественник в нашем деле – кое как набросанный график, который обычно отставал на несколько месяцев и обновлялся в срочном порядке к заседаниям совета. Эта идея, будучи развита – так же как я развил идею БИЦ по управлению десантными кораблями амфибиями, – даёт нам полную картину, своевременный прогноз и, в конечном счёте, решение проблем управле ния организацией со многими отделами.
Секретарь секретаря ассоциации ведёт доску ИЦО, на которой каждый втор ник до начала заседания рекомендательного комитета вывешивает данные, чтобы секретарь ассоциации был ознакомлен с полной картиной положения дел до начала совещания.
Поскольку в центральной организации рабочая неделя заканчивается в четверг в 14:00, существует предостаточно времени для того, чтобы все данные были получены офисом секретаря ассоциации не позже следующего понедельника и чтобы они были вывешены на доску ИЦО к полудню во вторник.
Доска ИЦО размещается в офисе секретаря ассоциации вдоль самой длинной глухой стены. Она имеет обработанную гладкую поверхность, на которую прик реплены карманы держатели для разлинованной бумаги размером приблизи тельно 20 на 25 см. Эти листы не должны прикрепляться скрепками, а должны быть помещены в карманы держатели, открытые сверху. Каждый квартал, или около того, новые листы бумаги помещаются поверх графиков предыдущего квартала (чтобы была возможность обратиться к ним вновь).
На доску нанесены названия каждого отдела. Графики располагаются в три горизонтальных ряда для одной организации, и оставляется место для двух трёх графиков (в одном ряду) для каждого отдела. Для быстрого чтения этих графиков необходимо, чтобы они располагались длинными рядами. Это предпочтительнее, чем группировать их блоками. Поэтому доска представляет собой три длинных ряда графиков, независимо от количества графиков и отделов.
Доска разделена таким образом, чтобы на ней можно было разместить графики девяти отделов (принимая во внимание два новых дополнения, указанных в других инструктивных письмах), в том числе и ОХС. Эти отделы располагаются в том же порядке, что и на организующей схеме.
Список таков: центр «Эффективность личности», академия, направляющий центр Хаббарда (НЦХ), отделы продвижения услуг и регистрации, материальной части, счетов, специальных программ, отдел связей с государственными органами и ОХС.
Графики, расположенные по отделам, следующие:
Это означает, что на доске, размером от 2 до 2,5 метров в длину и 1,2 метра в высоту, разместится всё. Получится три ряда, по семь двадцатипятисантимет ровых графиков в каждом ряду. Если не хватит места, можно сделать доску шире. Рамки можно изготовить так, чтобы вставлять в них графики.
Графики отмечаются широкой, жирной линией, толщиной 1,25 см, при помощи чёрных и алых чернил. Если график сохраняет горизонтальное положение или растёт, используются чёрные чернила. Если он опускается, то отмечается крас ными. Для нанесения помет каждый график следует вынуть.
Всякий раз, когда ответственный за обновление данных помечает какой-либо график на доске ИЦО красными чернилами, он сразу же направляет бланк запроса начальнику этого отдела на получение дополнительной, содержащей больше деталей информации. Запрос начинается следующим образом:
«Ввиду того что статистики вашего отдела на этой неделе помечены красным цветом, прошу обеспечить секретаря ассоциации следующей информацией:
Аналогично, красным цветом отмечаются на графике цифры, оказавшиеся ниже установленных квот, например, десять студентов в академии или двенад цать преклиров в НЦХ и так далее. В этом случае также требуется отчёт начальника соответствующего отдела, сделанный на указанном выше бланке.
Бросив взгляд на доску ИЦО, секретарь ассоциации может сразу увидеть слабые места в организации. Читая затребованные отчёты, он узнаёт кое что о том, почему это произошло. Именно так, а не из-за ЧП в бухгалтерии, его внимание привлекается к надвигающемуся резкому падению задолго до того, как оно случится. Он может выявить слабых или не исполняющих свои обязанности руководителей отделов и обучить их, либо заменить, до того как они потопят отдел или весь корабль.
Необходимые цифровые данные секретарь секретаря ассоциации берёт из того же источника, что и цифры доклада рекомендательного комитета. Но сейчас это может быть упорядочено.
Как только секретарь секретаря ассоциации разместил данные на доске ИЦО, сохранив копии для докладов рекомендательного комитета, он направляет свои доклады авиапочтой в Сент-Хилл, где эти данные точно так же помещаются на главную доску ИЦО со сведениями по всем организациям в мире.
Заметим, что информационный центр организации по английски сокращенно называется OIC (читается так же, как «Oh, I see!», т.е. «А, понятно!»). Действительно, все понятно с первого взгляда.
Немедленно начните использовать доску ИЦО, прикалывая графики булав ками, а затем обязательно приведите её в приличный вид, но сделайте это потом.
Использование ИЦО практически положит конец возникновению чрезвы чайных положений и должно быстро повысить доход и размер условной единицы.
Начальники отделов и сотрудники могут, конечно, взглянуть на доску ИЦО, когда удобно секретарю ассоциации, но она предназначена не для публики, а для секретаря ассоциации и секретаря ОХС, которые имеют возможность видеть её в любой момент и которые могут посетить наиболее нуждающийся в этом отдел, быстро привести в порядок его шляпы и админ и таким образом улучшить всю линию в целом.
Доход понижают накапливающиеся незначительные ошибки, а не внезапные большие провалы. Уловите маленькие ошибки, и крупные никогда не появятся.