Purpose: To maintain at all times a complete and accurate record of present and past employees of the organization.

Цель: Все время поддерживать полную и аккуратную запись настоящих и бывших сотрудников организации.

1. There should be two sections in the Personnel Files, (1) Present Employees (2) Past Employees. Keep a file folder for each person employed by the org. Folder to contain date employment started, date of birth, permanent address, local address, next of kin, qualifications, name of post or posts held and dates held, date employment ceased and any other pertinent data, plus test copies.

1) Должно быть две секции в файлах персонала:

2. Interview new person, determine his qualifications for a particular post, settle on pay, determine his goals concerning working for the organization. After new person has been employed, give him the hat folder for the post which he will hold, making sure the folder is complete. Make sure the duties of that post are understood by the employee. (The department head also will go over his duties with him.) If no folder exists for that post (if it is a new post), put together a hat folder for post and deliver to person. Make sure the new person understands the purpose of the post which he is to take over.

(1) настоящие служащие,

3. Deliver new person into hands of department head in whose department he will work.

(2) бывшие служащие.

4. Dispatch HCO Secretary whenever a person goes on or goes off a post. (If a new person, also give address and birthday.)

Ведите папку каждого человека, нанятого организацией.

5. Dispatch Receptionist to set up basket for new personnel (HCO Secretary to dispatch Reception on change of posts, removal of baskets. Personnel does not otherwise dispatch Reception on personnel changes - this goes to HCO for okay, posting to Org Board and advising Reception to make proper changes on the baskets.)

Папка должна содержать: дату найма, дату рождения, постоянный адрес, местный адрес, ближайшего родственника, квалификацию, название занимаемого поста или постов и продолжительность занимания, дату истечения срока найма и любые другие относящиеся к делу сведения, плюс копии тестов.

6. Dispatch person making up payroll of new personnel (and their salary), old personnel leaving, or change of regular personnel unit pay.

2) Опросите нового человека, определите его квалификацию для именно этого поста, договоритесь об оплате, определите его цели относительно работы в организации. После того, как новый человек нанят, дайте ему шляпную папку поста, который он будет занимать, убедясь в том, что папка укомплектована Удостоверьтесь, что обязанности поста поняты сотрудником. (Начальник отдела также должен пройти по обязанностям поста вместе с ним). Если для этого поста не существует папки (если это новый пост), соберите шляпную папку для поста и вручите человеку. Убедитесь - новый человек понимает цель поста, на который он заступает.

7. Check back later and make sure this person has written up his "hat" for hat folder – if it's not been done before – or to make certain "hat" is understood.

3) Передайте нового человека в руки начальника отдела, в чьем отделе он будет работать.

8. There should be a Check Sheet for the head of Personnel, listing what is to be done, in order, checking off each item as it is done. When completed, put the Check Sheet into the employee's folder mentioned in item 1.

4) Поставьте в известность Секретаря ОХС когда человек заступает или уходит с поста (если это новый человек, также укажите адрес и дату рождения).

9. When someone leaves the organization, collect a complete hat folder for each hat he's been wearing.

5) Озадачьте Регистратора установить корзинку для нового персонала (Секретарь ОХС должен оповестить Регистратуру об изменении постов, удалении корзин. АУП не извещает иначе Регистратуру о переменах в персонале - это идет в ОХС на утверждение, посылается на оргсхему и советуется Регистратуре сделать надлежащие изменения на корзинках.)

10. Any staff member upon leaving the organization, or when changing posts, must present his hat folder or folders to Personnel.

6) Известите человека, составляющего платежную ведомость, о новом персонале (и их зарплате), уходящем прежнем персонале или изменении обычного размера зарплаты персонала.

7) Перепроверьте позднее и удостоверьтесь, что человек дал описание его "шляпы" для шляпной папки - если этого не было сделано ранее - или убедитесь, что "шляпа" понята.

8) Должен существовать контрольный лист для Администратора по Управлению Персоналом, перечисляющий, что должно быть сделано, по-порядку, с помечанием каждого пункта, как выполненного. По завершении, положите контрольный лист в папку сотрудника, упомянутую в пункте 1.

9) Когда кто-то уходит из организации, соберите полную шляпную папку для каждой шляпы, которую он носил. 10) Любой штатный сотрудник при уходе из организации или когда происходит смена постов, должен представить его шляпную папку или папки Администратору по Управлению Персоналом/.