Для того чтобы работать, продвигать услуги и предоставлять их, отделениям и персоналу организации или корабля требуются определённые предметы (предметы первой необходимости).

Здесь также необходимо принимать во внимание статистики, когда для их роста и выполнения жизненно важных функций требуется определённое ко личество расходных материалов, непосредственно относящихся к конкретной статистике или выполнению конкретной функции.

Например, чтобы отправить больше писем, нужно больше фирменных бланков.

ПРЕДМЕТЫ ПЕРВОЙ НЕОБХОДИМОСТИ = предметы, которые предназначены для удовлетворения материальных потребностей, непосредственно связанных с жизненно важными функциями, продвижением, предоставлением, статистиками и поддержанием приемлемого имиджа отделения, организации или корабля, и кото рые необходимы для всего этого.

Орган финансового планирования действует таким образом, чтобы обеспечить жизнеспособность организации и поддерживать её, добиваясь, чтобы она зараба тывала деньги и сохраняла хорошую кредитоспособность.

Посредством финансового планирования контролируют оплату существующих счетов (по установленную дату) и одобряют текущие расходы.

При работе с текущими расходами финансирование планируется и осуществляется таким образом, чтобы вложения денежных средств окупились и чтобы организация была обеспечена предметами первой необходимости, с помощью которых секретари отделений и персонал могут оказывать влияние на главную статистику отделения и на рост дохода.

Материальные средства не требуются для улучшения каждой статистики и для выполнения каждой функции. Для некоторых требуются. Для некоторых нет. Для некоторых их требуется больше, чем для других.

Требуется способность выносить здравое суждение, чтобы провести грань между тем, что действительно необходимо, и тем, что «нужно иметь». Ещё больше здравомыслия требуется при решении вопросов «сколько» и «какого качества».

Если принимать во внимание статистики и жизненно важную функцию, то выносить здравое суждение становится легче.

Управляющий финансами, который позволил бы заказывать огромное ко личество фирменных бланков, гораздо больше, чем нужно, жертвуя другими необходимыми в настоящее время предметами, или который одобрил бы покупку дорогой бумаги, в то время как вполне подошла бы и более дешёвая, был бы так же неблагоразумен, как и человек, который пренебрёг покупкой необходимого товара и таким образом вызвал снижение статистики по письмам или же свёл эту статистику на нет, полностью отрицая необходимость в бумаге.

Цель финансового планирования – повышение жизнеспособности организации, обеспечение её нужными для продвижения и работы предметами первой необходимости, которые способствуют росту статистик или непосредственно вызывают их рост.

Ключевые слова здесь – ПРЕДМЕТЫ ПЕРВОЙ НЕОБХОДИМОСТИ. Они называются так не потому, что организация должна пренебрегать средствами, улучшающими имидж организации и условия труда. А потому, что деньги, вло женные в предметы первой необходимости, первыми приносят доход и прибыль, что позволяет улучшить условия и средства производства.

Система финансового планирования (ФП), которая обеспечивает приобретение предметов первой необходимости, но признаёт только те заказы на приобретение, в которых точно указана стоимость, иногда сталкивается с тем, что точная стоимость жизненно необходимого товара неизвестна или же её невозможно узнать к тому времени, когда собирается заседание ФП.

Тщательное, отнимающее много времени выяснение цен на товары, которые затем не утверждаются на ФП, – это пустая трата времени.

Корабли не стоят на одном месте, поэтому мы сталкиваемся с тем, что сто имость товаров в разных портах разная.

В файлах счетов к оплате имеются цены на товары, но многие товары приобретаются редко, и их стоимость не содержится в файле, либо её нелегко узнать.

Или же во время проведения финансового планирования может обнаружить ся, что недостаёт трёх необходимых расценок на почтовую рассылку жизненно важных материалов по распространению.

В таком случае члены ФП могут выбрать что то одно из трёх:

1. Полностью отложить ФП до выяснения неизвестных цен.
2. Вычеркнуть, пренебрегая потребностями организации, приобретение то варов, на которые не указаны цены.
3. Принять ЗП, которые, хотя, очевидно, и обоснованы, но в которых на самом деле указана приблизительная оценка стоимости товара. В таком случае у составителя этих ЗП будут неприятности с бухгалтерией, и ему во всяком случае будет отказано в оплате того, что он заказывает, когда станет известна настоящая цена, или, что ещё хуже, всё это закончится тем, что придёт счёт на сумму, которая превышает запланированную стоимость.

Чтобы решить все эти вопросы и ввести действенную систему ФП, которая позволяет избежать такой ситуации, когда организация не закупает жизненно важные для её деятельности предметы первой необходимости, на борту Флага были разработаны ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ЗАКАЗЫ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ, которые данным инструктивным письмом вводятся в действие на всех кораблях и во всех организациях.

ПЗП = ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЗАКАЗ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ.

ПЗП – ЭТО НЕ ЗАКАЗ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ, И ОН НЕ ДАЁТ НИКАКОГО ПРАВА НА ПРИОБРЕТЕНИЕ.

ПЗП передаётся на рассмотрение ФП вместо настоящего заказа на приобрете ние установленного образца, когда точная стоимость того, что необходимо приобре сти, неизвестна. Он служит для того, чтобы откладывать ПРЕДВАРИТЕЛЬНО подсчитанную сумму до тех пор, пока не станет возможным написать НАСТОЯ ЩИЙ заказ на приобретение с указанием точной стоимости. ПЗП также можно использовать в тех случаях, когда стоимость покупок слишком велика для ассигно вания в рамках одного ФП, и потребуется в течение нескольких недель или месяцев откладывать деньги для того, чтобы собрать сумму, необходимую для данного приобретения.

Вот и всё, для чего предназначен ПЗП.

На основании ПЗП нельзя делать покупки или заказы.

Форма и цвет ПЗП отличаются от формы и цвета настоящего заказа на приобретение установленного образца.

ПЗП размножаются на мимеографе чёрной краской на недорогой белой бумаге низкого качества. (Экземпляр ПЗП, который будет использоваться, прилагается к данному инструктивному письму.)

ЗРС, необходимое в соответствии с формой ПЗП, содержит в себе полное и точное обоснование того, почему это нам необходимо.

ПЗП заполняются в двух экземплярах: один экземпляр – для рассмотрения на ФП, а второй, написанный под копирку, хранится у секретаря отделения и используется, когда по ПЗП составляются настоящие ЗП.

Настоящий ЗАКАЗ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ, имеющий силу, оформлен на тёмно розовой бумаге и поэтому называется красным ЗП. (Экземпляр формы красного ЗП прилагается к данному инструктивному письму; эту форму следует размножать на мимеографе и печатать на недорогой бумаге соответствующего цвета.)

ТОЛЬКО НАСТОЯЩИЙ (КРАСНЫЙ) ЗАКАЗ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ, В КО1 ТОРОМ УКАЗАНА ТОЧНАЯ ЦЕНА И КОТОРЫЙ ПОДПИСАН ДО ТОГО, КАК СДЕЛАНА ПОКУПКА, ДАЁТ ПРАВО НА ПОКУПКУ, И БЕЗ НЕГО НЕ МОЖЕТ БЫТЬ СДЕЛАНА НИ ОДНА ПОКУПКА И НЕ МОГУТ БЫТЬ ДАНЫ НИКАКИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПО ОПЛАТЕ РАСХОДОВ.

В красном ЗП приводится точная стоимость того, что заказывается, и любые подробности (размер, цвет, количество), которые необходимы отделу 8, чтобы сделать покупку. Это не ещё одна оценка стоимости или копия ПЗП, выпол ненная на форме ЗП. В нём указывается ТОЧНАЯ СТОИМОСТЬ.

Красные ЗП можно направлять непосредственно на ФП перед заседанием. Это будут заказы на приобретение, оформленные для покупки необходимых товаров, точная стоимость которых уже определена и на которые можно вы писать чек. Красные ЗП, которые составляются по уже одобренным ПЗП, не представляются на одобрение ФП; с ними начинают работать в соответствии с описанной ниже процедурой.

Сумма, указанная в красных ЗП, может быть увеличена в период между заседаниями ФП только по уже одобренным ПЗП. Таким образом, возможны два варианта:

А.

1. Красный ЗП составляется и заполняется до заседания ФП.
2. Проводится заседание ФП.
3. Красный ЗП одобряется (или не одобряется).
4. Если красный ЗП одобрен, делается покупка.

Б.

1. Когда точная стоимость неизвестна или когда на одном заседании ФП невозможно ассигновать большую сумму на покупку, то вместо ЗП оформ ляется ПЗП.
2. Проводится заседание ФП.
3. ПЗП одобряется (или не одобряется).
4. Если он одобрен, то выясняется точная стоимость, когда представляется возможность.
5. Составляется красный ЗП.
6. Отдел 8 приводит в соответствие ПЗП и красный ЗП.
7. Лицо, полномочное подписывать ЗП, подписывает (или не подписывает) красный ЗП.
8. Если красный ЗП одобрен, делается покупка.

В обоих случаях ПОКУПКА СОВЕРШАЕТСЯ ТОЛЬКО НА ОСНОВАНИИ ОДОБРЕННОГО КРАСНОГО ЗП И ТОЛЬКО ПО ТОЙ ЦЕНЕ, КОТОРАЯ БЫЛА ОДОБРЕНА В ЭТОМ ЗП, ИЛИ ПО МЕНЬШЕЙ, НО НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ НЕ ПО БОЛЬШЕЙ.

Информация о дате и времени заседания ФП публикуется в «Приказах дня» или об этом сообщается на доске объявлений для персонала; ФП назначает крайний срок для подачи на рассмотрение только что подготовленных ПЗП и красных ЗП на следующую неделю. Основное требование – обеспечить приоб ретение всех предметов первой необходимости.

На заседании ФП члены финансового планирования рассматривают ПЗП, исходя из установленной общей суммы, которая может быть потрачена на текущие расходы.

Поскольку сумма представленных на рассмотрение финансового планирования ЗП и ПЗП часто превышает сумму, установленную до заседания ФП в качестве той суммы, которую можно потратить, чрезвычайно важно, чтобы на заседании уточня лись расходы или исключались какие то расходы, чтобы привести их в соответствие с общей суммой, которую разрешено потратить.

Комитет ФП и БАФ утверждают ассигнования для каждого отделения. Они следят за тем, чтобы красные ЗП и ПЗП на соответствующие товары переда вались на рассмотрение и приобретением этих товаров не пренебрегали (обычно это контролируется с помощью проверочного списка).

Лицо, полномочное одобрять ФП, должно требовать, чтобы по завершении ФП ему передавались в отдельной папке неодобренные ЗП и ПЗП, с тем чтобы проверить, приобретение каких товаров не было одобрено.

Если обнаружится, что действительно необходимым предметам предпочли предметы, менее важные для работы и продвижения, то заседание ФП проводится заново или же лицо, полномочное одобрять ФП, само вносит исправление.

Отдел 8 получает от ФП:

А. Одобренные красные ЗП, по которым следует сразу же сделать покупку.

Б. Одобренные ПЗП, которые хранятся до того момента, когда на их основе будут написаны красные ЗП.

В. Директиву ФП, в которой по отделениям перечислены эти одобренные ПЗП и красные ЗП.

Г. Установленную дату, назначенную для оплаты по счетам, по которым у нас уже есть долг.

В коммуникационном центре отделения 3 установлена корзина с пометкой «Красные ЗП», в которую складывают представленные на рассмотрение секре тарями отделений и персоналом красные ЗП, написанные по одобренным ПЗП.

Сотрудник секции приобретения один раз в день вынимает содержимое корзины, скрепляет каждый красный ЗП с соответствующим ему ПЗП и со бирает документы за день в папку, которая передаётся лицу, полномочному одобрять ЗП. Это действие выполняется только один раз в день. Никаких СРОЧНЫХ ЗП и никакого движения людей.

После возвращения подписанных ЗП секция приобретения работает с ними, а затем направляет их в файл счетов соответствующей компании. (Корабли не стоят на одном месте и имеют больше кредиторов, поэтому на кораблях ЗП и счета к оплате обычно помещаются в файлы по месяцам.)

В таком случае приходящие счета к оплате соответствуют красным ЗП, которые уже находятся в файле счетов к оплате, и эти счета подлежат оплате по установленную дату.

Когда директива ФП одобрена, БАФ выдаёт одобренную сумму начальнику отдела расходов. Если имело место нарушение директивы или превышение указанной в ней суммы, то это является основанием для созыва комитета по расследованиям.

Начальник отдела расходов и секретарь бухгалтерии расходуют данную сумму. Секретарь бухгалтерии одобряет ЗП, а начальник отдела расходов выпи сывает чек или оплачивает счета. Оплата по одобренному заказу на приобретение, оплата, производимая начальником отдела расходов, действия со счетами – всё это осуществляется В СООТВЕТСТВИИ С СУММАМИ, УКАЗАННЫМИ В ДИРЕКТИВЕ ФП.

Если небрежно работающий секретарь бухгалтерии или начальник отдела расходов пренебрегает ФП и приводит в беспорядок счета организации, то это, по сути, является гражданским преступлением. БАФ может контролировать эту ситуацию, налагая штрафы, которые удерживаются со следующего ФП. Обычно это меняет положение дел.

Если выплачиваются деньги, превышающие указанную в ФП сумму, то эти деньги рассматриваются как личный вклад, и этот расход делится между со трудниками отдела расходов и секретарём бухгалтерии.

Подписание ЗП производится секретарём бухгалтерии после того, как заседа ние финансового планирования завершено и БАФ одобрил ФП. БАФ не является лицом, полномочным подписывать ЗП. Исполнительный директор может вклю чить самого себя в число лиц, чья подпись на ЗП является обязательной, если считает, что финансовое положение организации требует этого.

Обычно один ПЗП соответствует одному красному ЗП, но не всегда.

1. Когда стоимость товара слишком высока, чтобы выделить такую сумму в рамках одного совещания ФП, то при помощи ПЗП её можно откладывать по частям до тех пор, пока по собранным ПЗП не накопится полная сумма. В этом случае требуется несколько ПЗП, соответствующих одному окон чательному красному ЗП, для того чтобы действительно сделать приобре тение. Таким образом, крупная покупка может быть оплачена при помощи ПЗП на неё, которые собираются за несколько месяцев по ФП, одобряющим эту покупку.
2. Иногда по одному ПЗП могут быть выписаны несколько красных ЗП. По ПЗП отделения 3 «Товары, необходимые для обеспечения обычной рабо ты организации, на февраль» могут быть составлены несколько красных ЗП: один – на бумагу для посланий, другой – на копировальную бумагу, третий – на ручки и так далее. Несколько недель спустя может потребо ваться ещё какое то количество товара и будет составлен второй красный ЗП на бумагу для посланий.

В этом случае административная процедура будет следующей:

а. Красный ЗП приводится в соответствие с отдельным ПЗП, к которому это ЗП относится. На красном ЗП указывается точная стоимость, которую узнают у администратора секции приобретения.

б. Затем администратор секции приобретения посылает на одобрение красный ЗП (вместе с соответствующим ему ПЗП) в папке с ежедневно поступаю щими частицами лицу, полномочному одобрять ЗП.

в. Когда папка возвращается, то, если красный ЗП одобрен, администратор секции приобретения переносит подробное описание приобретаемого то вара или услуги, которое указано в красном ЗП, в форму баланса ПЗП, напечатанную на обороте ПЗП. Это форма, в которой указано подробное описание того, на что были выписаны красные ЗП, составленные по ПЗП, и отмечена сумма остатка по ПЗП. Если красный ЗП не одобрен, то он сразу же отправляется тому лицу, которое оформило этот ЗП.

г. ПЗП, на котором всё ещё остаётся некоторая сумма, направляется в файл ПЗП. По красному ЗП делаются покупки, и он направляется в файл дол говых счетов к оплате.

д. Вышеперечисленные шаги выполняются для каждого из следующих за ним красных ЗП, которые имеют отношение к этому ПЗП. Когда ПЗП больше не имеет кредитового сальдо, ПЗП помещают в файл изъятых из обращения ПЗП.

Пример: на кораблях точная стоимость услуг агентства никогда не известна до прибытия в порт, а порой и тогда неизвестна. Поэтому есть ПЗП на «оплату стоимости услуг агентств за январь», по которому накапливаются красные ЗП на действительные счета агентств.

Такой ПЗП является полезным до тех пор, пока по красным ЗП не будет израсходована вся его сумма. Затем его удаляют из файла ПЗП как утративший силу и помещают в файл изъятых из обращения ПЗП.

Самый обычный ПЗП – это такой, на который приходится один красный ЗП, и срок его действия истекает по использовании красного ЗП, когда ЗП и ПЗП при водят в соответствие, – даже если какая то сумма денег осталась неиспользованной из за того, что действительная стоимость оказалась меньше предполагаемой.

1. Пусть размножат на мимеографе необходимое количество форм ПЗП, обра зец которого прилагается к данному инструктивному письму, и распределят их среди секретарей отделений.
2. Пусть всем секретарям отделений и всему персоналу, особенно руководи телям, проведут проверку по данной оргполитике.
3. Потребуйте, чтобы ПЗП на предметы первой необходимости каждого от деления представлялись на регулярно проводящихся заседаниях ФП.
4. Следите за тем, чтобы ПЗП действительно отражали потребности отделе ний, и не допускайте после заседания ФП никаких изменений или замен в ПЗП. Если ПЗП не отражают потребности отделения, суммы, выделенные на ФП, можно перераспределить. ПЗП на электрическую лампу не должен использоваться на что то ещё. Электрическая лампа – или ничего. ПЗП не заменяют планирования. Они только облегчают его и делают более ре альным.
5. Заставьте сотрудников придерживаться этой системы, взимая, если нужно, деньги за причинённые убытки с любого отделения или сотрудника, кото рые пренебрегают заказами на самое необходимое или требуют что то другое вместо товаров, которые действительно являются товарами первой необходимости.
6. Полностью ознакомьте своё отделение 3 с тем, как работать с ПЗП и ЗП в соответствии с данным описанием.
7. Совершенствуйте работу с ПЗП и ЗП при помощи подготовки и использо вания проверочного списка необходимых отделению предметов, которые требуются для эффективного продвижения услуг и их предоставления.
8. Применяйте ПЗП для облегчения проведения ФП и повышения его эф фективности. Система ПЗП, когда она применяется правильно и когда она используется в качестве дополнения к существующей системе заказов на приобретение (которая не меняется), даёт запас (времени, денег и т.д.), что позволяет выполнить простые и эффективные действия ФП. Без примене ния этой системы пренебрежение необходимыми отделению или организа ции предметами может привести к тому, что потребность в них внезапно возрастёт, как в действительно чрезвычайной ситуации.
9. Рассматривайте любое другое применение этой системы как злоупотреб ление, о котором следует докладывать в секцию этики и в отношении которого должны предприниматься следующие меры: нарушителю про водят фронтальную проверку по этому инструктивному письму, и его обязывают выплатить организации стоимость любой незаконно сделанной или не одобренной покупки или сумму, которая была истрачена сверх одобренной.

ПРИМЕРНАЯ СТОИМОСТЬ: ____________________

ТОВАР: ЗРС

Я понимаю, что это – примерная стоимость и что данный товар не может быть куплен до тех пор, пока ЗП, в котором точно указана цена, не будет подан на рассмотрение и одобрен лицом, полномочным подписывать ЗП.

СОСТАВИТЕЛЬ ______________

СЕКРЕТАРЬ БУХГАЛТЕРИИ ОДОБРЕНО __________ НЕ ОДОБРЕНО ___________

ОСНОВАНИЕ _______________________________

Все товары, услуги и счета к оплате должны быть одобрены по этой форме, прежде чем какое либо обязательство может быть принято. Прежде чем направить эту форму следующему лицу, каждый терминал должен поставить подпись на соответствующих строчках формы и подтвердить, что указанная информация является верной и точной.

Мне необходимо следующее: (Пожалуйста, напишите печатными буквами)

Я подтверждаю, что приобретение этого товара одобрено и является необходимым.

Подтверждаю: ___________ Дата: ___________

а. Проверил предыдущие подтверждения

б. Проверил, что данный товар включён в одобренную директиву ФП

Директива ФП _________ от: __________

в. Проверил, что денежные средства на оплату этого товара существуют на счетах организации:

г. Приобретение одобрено.

Дата: _________ Лицо, полномочное подписывать ЗП: ________

а. Дата заказа: ___________

б. Организация: ___________

в. Адрес организации: ___________

г. Дата доставки: ___________

Подтверждаю: ___________ Дата: ___________

а. Удостоверяет, что товар был получен: ___________

б. Составитель подтверждает, что товары/услуги получены: _________

в. Номер квитанции приходно кассового ордера: _________

Дата квитанции приходно кассового ордера: ___________

г. Цена: ___________

д. Полная сумма, указанная в квитанции ордера: __________

Часть более крупной поставки: ___________

а. Счёт к оплате составлен правильно: ___________

б. В счёт к оплате не внесены никакие ранее оплаченные суммы: ___________

в. Работа/товары действительно заказаны руководителем: ___________

г. Товары/услуги получены: ___________

д. ЗП заверен подписью лица, полномочного подписывать ЗП: ___________

е. Если работают с неодобренным ЗП, то нарушителю (имя) ___________ выставлен счёт: ___________

ж. Все вышеприведённые подтверждения сделаны правильно: ___________

з. Подтверждение, что оплата этого счёта разрешена и соответствует оргполитике в отношении выплаты счетов по установленную дату: ___________

а. Чеки подготовлены для подписи: __________

б. Номер чека: ___________ Номер счёта: ___________

Номер расходного ордера: ___________ Номер счёта к оплате: ___________

Дата: ___________

в. Чек подписан ДВУМЯ лицами, имеющими право подписи по банковским счетам: ___________

г. Чек отослан кредитору: ___________ Дата: ___________

Подтверждаю: ___________ Дата: ___________

Комментарии/другая необходимая информация: ___________