There are three classes of folders permanently assigned to each staff member of HCO and the Central Org.

The first of these is a hat folder. In it should be included only the hat write-up and policies issued which directly relate to the individual post.

The second of these is a technical folder into which one places all technical bulletins issued. These must never be put in one’s hat folder.

Существует три вида папок, постоянно закрепленных за каждым сотрудником, работающим в ОХС или центральной организации.

The third of these is an organizational folder. All bulletins and policy letters relating to one’s job but only by reason of being a staff member are included in this folder.

Первая - шляпная папка. В ней должны быть только описание шляпы и те документы по организационной политике, которые относятся непосредственно к посту человека.

These folders are the following colours for your info and ready reference:The responsibility of keeping these folders straight lies with the individual staff member.

Вторая - техническая папка, в которую помещаются все технические бюллетени по мере их выхода. Их никогда не кладут в шляпную папку.

One must always have all the write-ups and policies governing his job ready to hand in his hat folder. The reason for this is basically to keep the structure of the organization in writing and straight for reference by the staff member. There is also a great advantage here in having a complete hat folder in one’s desk when one is not present, for his duties and functions can be looked up and done by another when he is on vacation. Further, when one is promoted or posts are changed there is always a loss of the bits and pieces, and the person new on post needs constant guidance from the member leaving it .unless all these bits are in the hat.

Третья папка - организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека лишь потому, что он является штатным сотрудником.

Random despatches, technical bulletins, general staff bulletins are never put in one’s hat folder. To do so is to thicken the folder up to a point where it cannot be used for ready reference. This defeats the purpose of the hat folder for the staff member himself and for his possible temporary relief.

Чтобы вам было легче работать с этими папками, и для вашего сведения, они имеют следующие цвета:

Letters and policies governing the fact of being a member of staff, such as rules and regulations of HCO or the organization and hours and schedules for this and that, all belong in the staff member folder. This should include no technical.

• шляпные папки - голубого цвета,

All technical bulletins, policy letters and other technical matters, and even one’s own notes on the technical aspect of keeping one’s job straight, belong in a separate technical folder which, accumulating, becomes very valuable to everyone.

This then is the way we keep our posts and positions and functions straight in HCO as well as in Central Organizations.

These three types of folders are stored handily in one’s desk and are the only pieces of paper allowed in one’s desk. (Never make despatches or comm material vanish off the lines and into a desk.)

If these three folders are in good order one has a ready method of checking over all sides of his job and all policies relating to his job. If one has his folders it is possible to break down his job into various parts when the volume of the post gets too high so as to have exact write-ups of instructions to pass over to newly acquired assistants.

Ответственность за поддержание этих папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Unless we have some visible record of our posts and functions we can easily get into a confusion of lines and actions, which has been known to bring chaos to an organization to say nothing of much extra work and Dev-T to its individuals.

Вы всегда должны иметь под рукой в шляпной папке все описания и документы по оргполитике, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Делается это главным образом для того, чтобы сведения о структуре организации сохранялись упорядочение, в письменном виде и чтобы вы могли в любой момент обращаться к ним за информацией. Кроме того, если в вашем столе лежит шляпная папка, в то время как вас нет на месте, то это принесет свою пользу: пока вы в отпуске, ваши обязанности и функции может посмотреть и выполнить кто-то другой. К тому же, когда вас повышают по службе или вы переходите на другой пост, какие-то частички вашего поста всегда теряются (если только все эти частички не находятся вшляпе), и тогда тот, кто только заступает на этот пост, нуждается в вашем постоянном руководстве.

We have long since found that the old time ‘organization chart’ was inadequate for our complex functions and actions. We have also found that memory is inadequate in the supervision of posts and functions.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для штатных сотрудников никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ею становится невозможно пользоваться, когда есть необходимость быстро найти информацию. В таком случае шляпная папка не пригодна для использования по назначению ни для самого сотрудника, ни для того, кто мог бы его на время заменить на посту.

Your attention to and care of these three types of folders is recommended.

Письма и положения оргполитики, в которых содержится информация, которой вы руководствуетесь как штатный сотрудник, такая, как правила и положения, принятые в ОХС или в организации, график работы, время выполнения тех или иных дел - все это хранится в папке штатного сотрудника. В нее не должны включаться никакие технические материалы.

• Hat Folders are Blue

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, и даже собственные заметки относительно технической стороны того, как должным образом вести дела на посту, помещаются в техническую папку, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится поистине бесценной.

Следовательно, именно таким образом мы содержим в порядке свою работу, свои посты - как в ОХС, так и в центральных организациях.

Эти три типа папок хранятся под рукой, в столе, и из бумаг только их и разрешается там держать. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оказываться в вашем столе.)

Если вы содержите эти три папки в порядке, вам не составит труда всесторонне изучить свою работу и все документы по оргполитике, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, то вы можете сделать многое. Например, что является немаловажным, разделить свои обязанности на составные части, когда объем работы станет слишком большим: у вас будут описания с точными инструкциями для передачи своим новым помощникам.

The responsibility of keeping these folders straight lies with the individual staff member.

Если мы не будем иметь под рукой записи о наших постах и функциях, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, а это, как известно, вносит хаос в организацию, не говоря уже о дополнительной работе и девти для ее персонала.

One must always have all the write-ups and policies governing his job ready to hand in his hat folder. The reason for this is basically to keep the structure of the organization in writing and straight for reference by the staff member. There is also a great advantage here in having a complete hat folder in one’s desk when one is not present, for his duties and functions can be looked up and done by another when he is on vacation. Further, when one is promoted or posts are changed there is always a loss of the bits and pieces, and the person new on post needs constant guidance from the member leaving it .unless all these bits are in the hat.

Мы давно уже знаем, что старая «организационная схема» не подходит для наших сложных функций и действий. Мы знаем также, что одной лишь памяти не достаточно, чтобы руководить постами и следить за исполнением функций. них.

Random despatches, technical bulletins, general staff bulletins are never put in one’s hat folder. To do so is to thicken the folder up to a point where it cannot be used for ready reference. This defeats the purpose of the hat folder for the staff member himself and for his possible temporary relief.

Рекомендую уделять внимание этим трем типам папок и заботиться об этих трех типах папок.

Letters and policies governing the fact of being a member of staff, such as rules and regulations of HCO or the organization and hours and schedules for this and that, all belong in the staff member folder. This should include no technical.

All technical bulletins, policy letters and other technical matters, and even one’s own notes on the technical aspect of keeping one’s job straight, belong in a separate technical folder which, accumulating, becomes very valuable to everyone.

This then is the way we keep our posts and positions and functions straight in HCO as well as in Central Organizations.

These three types of folders are stored handily in one’s desk and are the only pieces of paper allowed in one’s desk. (Never make despatches or comm material vanish off the lines and into a desk.)

If these three folders are in good order one has a ready method of checking over all sides of his job and all policies relating to his job. If one has his folders it is possible to break down his job into various parts when the volume of the post gets too high so as to have exact write-ups of instructions to pass over to newly acquired assistants.

Unless we have some visible record of our posts and functions we can easily get into a confusion of lines and actions, which has been known to bring chaos to an organization to say nothing of much extra work and Dev-T to its individuals.

We have long since found that the old time ‘organization chart’ was inadequate for our complex functions and actions. We have also found that memory is inadequate in the supervision of posts and functions.

Your attention to and care of these three types of folders is recommended.