There are three classes of folders permanently assigned to each staff member of HCO and the Central Org.

Существуют три типа папок, постоянно закрепленных за каждым штатным сотрудником ОХС или Центральной Организации.

The first of these is a hat folder. In it should be included only the hat write-up and policies issued which directly relate to the individual post.

Первая – шляпная папка. Она должна включать в себя только описание шляпы и выпущенные инструктивные письма, прямо относящиеся к посту сотрудника.

The second of these is a technical folder into which one places all technical bulletins issued. These must never be put in one’s hat folder.

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все выпущенные технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

The third of these is an organizational folder. All bulletins and policy letters relating to one’s job but only by reason of being a staff member are included in this folder.

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека только потому, что он является штатным сотрудником.

These folders are the following colours for your info and ready reference:The responsibility of keeping these folders straight lies with the individual staff member.

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска:

One must always have all the write-ups and policies governing his job ready to hand in his hat folder. The reason for this is basically to keep the structure of the organization in writing and straight for reference by the staff member. There is also a great advantage here in having a complete hat folder in one’s desk when one is not present, for his duties and functions can be looked up and done by another when he is on vacation. Further, when one is promoted or posts are changed there is always a loss of the bits and pieces, and the person new on post needs constant guidance from the member leaving it .unless all these bits are in the hat.

• Шляпные папки – синие

Random despatches, technical bulletins, general staff bulletins are never put in one’s hat folder. To do so is to thicken the folder up to a point where it cannot be used for ready reference. This defeats the purpose of the hat folder for the staff member himself and for his possible temporary relief.

Letters and policies governing the fact of being a member of staff, such as rules and regulations of HCO or the organization and hours and schedules for this and that, all belong in the staff member folder. This should include no technical.

All technical bulletins, policy letters and other technical matters, and even one’s own notes on the technical aspect of keeping one’s job straight, belong in a separate technical folder which, accumulating, becomes very valuable to everyone.

This then is the way we keep our posts and positions and functions straight in HCO as well as in Central Organizations.

Ответственность за поддержание папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

These three types of folders are stored handily in one’s desk and are the only pieces of paper allowed in one’s desk. (Never make despatches or comm material vanish off the lines and into a desk.)

Необходимо всегда иметь под рукой в шляпной папке все описания и инструктивные письма, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Это делается главным образом для того, чтобы поддерживать структуру организации описанной и в порядке и чтобы сотрудник мог обращаться к ним за информацией. Наличие полной шляпной папки в вашем столе, пока вы отсутствуете, также дает большое преимущество: пока вы в отпуске, другой сотрудник может просмотреть ваши обязанности и функции и выполнить их. Более того, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда какие-то мелочи и кусочки теряются, и если всех этих кусочков нет в шляпе, новый сотрудник на посту нуждается в постоянном руководстве со стороны того, кто на этом посту работал.

If these three folders are in good order one has a ready method of checking over all sides of his job and all policies relating to his job. If one has his folders it is possible to break down his job into various parts when the volume of the post gets too high so as to have exact write-ups of instructions to pass over to newly acquired assistants.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ее уже невозможно использовать для быстрого поиска информации. Это разрушит сам замысел шляпной папки и для самого штатного сотрудника и для того, кто его может временно заменить.

Unless we have some visible record of our posts and functions we can easily get into a confusion of lines and actions, which has been known to bring chaos to an organization to say nothing of much extra work and Dev-T to its individuals.

Письма и инструкции, регулирующие сам факт бытия штатным сотрудником, такие как правила и инструкции ОХС или этой организации, график работы и расписание для различных дел, все помещаются в папку штатного сотрудника. Она не должна включать никаких технических материалов.

We have long since found that the old time ‘organization chart’ was inadequate for our complex functions and actions. We have also found that memory is inadequate in the supervision of posts and functions.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, даже собственные заметки по техническим аспектам того, как поддерживать свою работу в порядке, должны содержаться в отдельной технической папке, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится очень ценной для каждого.

Your attention to and care of these three types of folders is recommended.

• Hat Folders are Blue

Именно так мы поддерживаем в порядке наши посты, должности и функции – как в ОХС, так и в Центральных Организациях.

Эти три типа папок хранятся в столе, под рукой и из бумаг только их разрешается там хранить. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оседать в столе.)

Если вы содержите эти три типа папок в порядке, у вас есть быстрый способ проверить все стороны вашей работы и все инструкции, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, можно разбить свою работу на отдельные части, когда объем поста становится слишком большим, потому что у вас есть написанные точные инструкции для передачи новым помощникам.

Если у нас нет некоторых видимых описаний наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об огромном количестве дополнительной работы и ИСР для ее персонала.

The responsibility of keeping these folders straight lies with the individual staff member.

Давным-давно мы обнаружили, что старая «организационная схема» не соответствует нашим сложным функциям и действиям. Мы также обнаружили, что память – это неадекватное средство надзора за постами и функциями.

One must always have all the write-ups and policies governing his job ready to hand in his hat folder. The reason for this is basically to keep the structure of the organization in writing and straight for reference by the staff member. There is also a great advantage here in having a complete hat folder in one’s desk when one is not present, for his duties and functions can be looked up and done by another when he is on vacation. Further, when one is promoted or posts are changed there is always a loss of the bits and pieces, and the person new on post needs constant guidance from the member leaving it .unless all these bits are in the hat.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.

Random despatches, technical bulletins, general staff bulletins are never put in one’s hat folder. To do so is to thicken the folder up to a point where it cannot be used for ready reference. This defeats the purpose of the hat folder for the staff member himself and for his possible temporary relief.

Letters and policies governing the fact of being a member of staff, such as rules and regulations of HCO or the organization and hours and schedules for this and that, all belong in the staff member folder. This should include no technical.

All technical bulletins, policy letters and other technical matters, and even one’s own notes on the technical aspect of keeping one’s job straight, belong in a separate technical folder which, accumulating, becomes very valuable to everyone.

This then is the way we keep our posts and positions and functions straight in HCO as well as in Central Organizations.

These three types of folders are stored handily in one’s desk and are the only pieces of paper allowed in one’s desk. (Never make despatches or comm material vanish off the lines and into a desk.)

If these three folders are in good order one has a ready method of checking over all sides of his job and all policies relating to his job. If one has his folders it is possible to break down his job into various parts when the volume of the post gets too high so as to have exact write-ups of instructions to pass over to newly acquired assistants.

Unless we have some visible record of our posts and functions we can easily get into a confusion of lines and actions, which has been known to bring chaos to an organization to say nothing of much extra work and Dev-T to its individuals.

We have long since found that the old time ‘organization chart’ was inadequate for our complex functions and actions. We have also found that memory is inadequate in the supervision of posts and functions.

Your attention to and care of these three types of folders is recommended.