Типичным примером искусственно созданной работы является следующий:

Поднялся теплый ветер, и больше не требовалось, чтобы отопительная система корабля Аполлон работала. В машинное отделение было отправлено послание, чтобы "отключили отопление".

Подул тёплый ветер, и больше не было необходимости в том, чтобы отопительная система на судне «Аполлон» оставалась включённой. В машинное отделение послали указание отключить отопление.

Приказ не был исполнен.

Приказ не был выполнен.

Через некоторое время приказ был повторен официанту, чтобы он отправил посыльного в машинное отделение сказать: "Отключите воздушное отопление". Посыльный не был отправлен официантом; вместо этого официант сказал дежурному по машинному отделению, который производил обход, уменьшить отопление.

Через некоторое время стюарду повторно приказали отправить посыльного в машинное отделение с распоряжением отключить обогрев в системе вентиляции. Стюард не отправил посыльного, а вместо этого сказал начальнику отдела инспекций и докладов машинного отделения, который совершал инспекционные обходы, что обогрев нужно уменьшить.

Снова пришлось повторять приказ, на этот раз посыльному, который отправился в машинное отделение и передал приказ "выключить воздушное отопление" вахтенному инженеру.

Приказ пришлось повторить снова, на этот раз посыльному, который пошёл в машинное отделение и передал вахтенному механику приказ отключить обогрев в системе вентиляции.

Тот ответил: "Мы только что его уменьшили!"

Тот ответил: «Мы недавно уменьшили обогрев!».

Посыльный принял доклад об этом ПРИБЛИЗИТЕЛЬНОМ выполнении и передал его старшему руководителю, которому снова пришлось отправлять посыльного, чтобы повторить приказ "выключить отопление". На сей раз посыльный вернулся с докладом, что отопление отключено.

Посыльный принял это «ПОЧТИ» и передал ответ старшему руководителю, и тому снова пришлось отправить посыльного, чтобы он повторил приказ отключить отопление. На этот раз посыльный вернулся с подтверждением того, что приказ был выполнен и отопление отключено.

ЧЕТЫРЕ РАЗА пришлось приказывать, прежде чем было доложено об исполнении.

ЧЕТЫРЕ РАЗА пришлось повторить указание, прежде чем доложили о его исполнении.

Вот искусственно созданная работа.

ИСР (искуственно созданная работа).

Из приведённого выше примера можно выделить некоторые новые формы ИСР.

Из вышесказанного можно выделить некоторые новые формы искусственно созданной работы.

36. ПРИБЛИЗИТЕЛЬНОЕ ПОНИМАНИЕ

Посыльный принял «ПОЧТИ», когда ему отрапортовали об уменьшении подачи тепла. Приказ был отключить его.

Посыльный принял ПРИБЛИЗИТЕЛЬНЫЙ доклад о том, что отопление уменьшено. Приказ же был - выключить его.

Руководитель, коммуникатор или посыльный, которые принимают и передают «почти», допускают ИСР.

Руководитель, связной или посыльный, который принимает и передает "приблизительное", допускает искусственно созданную работу.

Отданные приказы должны быть выполнены, и о них нужно доложить как о ВЫПОЛНЕННЫХ, а не как о почти выполненных.

Приказы отдаются для того, чтобы их исполняли и доложили об ИСПОЛНЕНИИ, а не для того, чтобы их почти исполнили или приблизительно исполнили.

Коммуникатор может часто покупаться на этот вид ИСР. Но его легче всего распознать, если настаивать на том, чтобы приказ или приказы возвращались с подтверждением их выполнения, – чтобы любой терминал на линии мог с первого взгляда сказать, что было приказано и что было сделано.

Связной часто попадается на этой форме искусственно созданной работы. Легче всего определить эту форму искусственно созданной работы, если потребовать, чтобы оригинал приказа или приказов были возвращены с пометкой об исполнении тек, чтобы любой терминал на линии мог без долгих раздумий сказать, что было приказано и что было сделано.

37. НЕПРОЯСНЕННОСТЬ ПРИКАЗА

При расспросе было обнаружено, что посыльный не полностью понял, что требовалось, и передал свою неуверенность вахтенному механику.

Путем опроса было установлено, что посыльный не до конца понял, что требовалось, и передал эту неопределенность вахтенному инженеру.

38. НЕ ОТНОСЯЩАЯСЯ К ДЕЛУ ИНФОРМАЦИЯ

Вахтенный механик, когда ему велели отключить обогрев в системе вентиляции, дал посыльному не относящуюся к делу информацию: «Мы недавно его уменьшили».

Вахтенный инженер, когда ему сказали "Отключить воздушное отопление", сообщил посыльному не относящуюся к делу информацию: "Мы только что его уменьшили".

Впоследствии при проверке обнаружилось, что на самом деле он выполнил приказ и выключил отопление, но не сказал об этом посыльному, а сообщил ему только не относящуюся к делу информацию, что обогрев был недавно уменьшен.

Дальнейшая проверка выявила, что он поступил правильно и выключил отопление, но не информировал об этом посыльного, передав ему только не относящуюся к делу информацию, что они ранее уменьшили отопление.

Этот вид ИСР может также состоять в том, что руководителю посылают большое количество не относящейся к делу информации, забивая тем самым его коммуникационные линии и снижая его продуктивность. Противоположностью этого является, конечно, неинформирование своих руководителей о том, что имеет отношение к делу (см. ИП ОХС от 27 января 1969, «Перечень видов ИСР. Краткое описание», пункт 6).

Этот вид искусственно созданной работы также может состоять в представлении начальнику большого количества не относящейся к делу информации, забивающей его линии связи и снижающей его производительность. Противоположностью этого, конечно, является не предоставление руководству относящихся к делу данных (см. ИП ОХС от 27 января 69, ОБЩИЙ ПЕРЕЧЕНЬ ИСКУССТВЕННО СОЗДАННЫХ РАБОТ, пункт 6).

39. БЛАГОРАЗУМИЕ

Штатный сотрудник или руководитель может быть «рассудительным» и принимать доводы в отношении того, почему что-то не может быть сделано, принимать незаконченные циклы как законченные и не доводить циклы до завершения.

Сотрудник или руководитель может быть "благоразумным" и благосклонно относиться к причинам, по которым что-либо не может быть сделано, принимать незавершенные циклы за завершенные, нарушать последовательность при достижении результата.

Всё это приводит к дальнейшему движению частиц. С этим видом ИСР лучше всего справляться, если знать и применять ИП ОХС от 19 августа 1967, «Высший критерий».

Все это приводит к искусственно созданной работе. С этим видом искусственно созданной работы лучше всего справляться при помощи ИП ОХС от 19 августа 67, ВЫСШИЙ ТЕСТ.

ВЫСШИЙ КРИТЕРИЙ ТЭТАНА – ЭТО ЕГО СПОСОБНОСТЬ ЗАСТАВЛЯТЬ ДЕЛА ИДТИ ПРАВИЛЬНО.

ВЫСШИЙ ТЕСТ ДЛЯ ТЕТАНА - ЭТО ЕГО СПОСОБНОСТЬ ДЕЛАТЬ ТАК, ЧТОБЫ ДЕЛА ШЛИ ПРАВИЛЬНО.

40. НЕСПОСОБНОСТЬ СПРАВЛЯТЬСЯ ПОЛНОСТЬЮ, ОТФУТБОЛИВАНИЕ

Единственная грубейшая ошибка, которую может допустить организация, -почти настолько же грубая, как инспекция до факта – это не улаживание ситуаций быстро и полностью. Нескончаемые пустые разговоры в организации о том, что Иванов не желает ответственно подойти к этому делу, о том, что всю эту работу нужно отправить куда-нибудь ещё и т.д. и т.п., бесполезны, поскольку они приводят к тому, что ситуация продолжает существовать.

Самая ужасная ошибка, которую совершает организация, кроме проведения освидетельствования до появления факта, это - неспособность быстро полностью справиться с ситуацией. Это все пустая организационная болтовня, Джо не отвечает за это, с этим следует обращаться не сюда, и все такое в этом роде, что поддерживает такую ситуацию.

Ситуацию необходимо урегулировать полностью – это то, на чём вы должны специализироваться, – не отсылать эту работу кому-то ещё. Сразу доводите дело до конца.

Что вы можете сделать, чтобы полностью справиться с ситуацией - это положить ей конец, не отфутболивать ее кому-то еще. Завершите дело прямо сейчас.

41. НЕСПОСОБНОСТЬ ЗАВЕРШИТЬ ЦИКЛ ДЕЙСТВИЯ и ОТФУТБОЛИВАНИЕ

Одним из самых обильных источников ИСР является ваша собственная двойная работа.

Один из ваших наиболее мощных источников искусственно созданной работы - это Ваша собственная двойная работа.

Вы берёте послание или что-то, что нужно сделать, просматриваете это, а затем откладываете в сторону, чтобы выполнить потом, а затем, позже, вы берёте это и читаете снова, и только тогда вы действительно это выполняете.

Вы беретесь за записку либо за какую-то работу, просматриваете ее и откладываете на потом, затем снова беретесь за нее, пересматриваете и только тогда делаете.

Естественно, это тут же удваивает ваш поток работы.

Это, конечно, удваивает вашу работу.

Если вы выполняете каждую работу, которую вы получаете, тогда, КОГДА вы её получаете, а не некоторое время спустя, если вы всегда берёте на себя инициативу и действуете, а не отсылаете эту работу куда-нибудь, к вам никогда не вернётся обратно то, с чем вы уже работали, если только на другом конце линии связи не псих.

Если вы выполняете каждую часть работы, которая вам поручается, КОГДА он и вам приходит, а не после, если вы всегда берете на себя инициативу и предпринимаете действия, не переадресовывая их, вам никогда не вернут работу, если только вы не имеете дело с психом.

Ваша коммуникационная линия может накаляться до бесконечности, если вы ведёте себя так, как будто бы самый лёгкий способ не делать работу состоит в том, чтобы не улаживать дела или отсылать эту работу куда-нибудь. Всё, что вы не улаживаете, вернётся и ужалит. Всё, что вы отсылаете куда-нибудь, вам придётся выполнить, когда это вернётся к вам.

Вы можете бесконечно держать линию связи занятой, решив, что простейший способ не работать - это не браться за дело, либо переадресовывать его. Все, что вы не сделали, возвращается и жалит вас. Все, что вы переадресовали, приходится делать, когда оно к вам возвращается.

Доводите дело до конца и делайте его сразу.

Закончите дело, выполните его сейчас.

42. ОТСУТСТВИЕ ЗАПИСИ ПРИКАЗА

Когда отданный приказ не оформляется соответствующим образом в письменном виде, когда он теряется или передаётся не по назначению, результатом может быть бесконечное ИСР.

Отсутствие соответствующей записи отданного приказа, утеря либо неправильное определение места для приказа может привести к появлению бесконечной искусственно созданной работы.

Когда первоначальные приказы теряются или когда они вообще не написаны, то покупаются не те вещи, совершаются неправильные действия, отдаются перекрёстные приказы, и всё это приводит к огромным затратам денег, к огромным затратам времени руководителя, чтобы справиться с этой ситуацией.

Когда исходные приказы утеряны или вообще не записаны, тогда в них вносятся неверные пункты, появляются неправильные действия, издаются перекрестные приказы, происходят страшные потери времени руководителей и денег, чтобы исправить дело.

Это один из самых опасных источников ИСР.

Это - один из наиболее серьезных источников искусственно созданной работы. 43. НЕЯСНЫЕ ПРИКАЗЫ

Руководитель, отдающий неясный приказ, вносит неопределенность и замешательство в линию связи в самом начале цикла исполнения приказа.

Руководитель, дающий неясный приказ, вносит неопределённость и смятение на линию коммуникации прямо в самом начале командного коммуникационного цикла.

Способ обезопасить от этого важную программу или действие - указать его цель.

Надёжный способ обеспечения того, чтобы важные программы или действия осуществлялись, – это разбить их на конкретные задачи.

44. НЕПОНЯТЫЕ ПРИКАЗЫ

Приказы, не понятые исполнителями, не будут правильно выполнены из-за того, что они непоняты. Неправильность или отсутствие последовательности действий потребуют дополнительной работы для исправления положения.

Неправильно понятый приказ не будет надлежащим образом выполнен тем, кто его получает, именно потому, что приказ был неправильно понят. За этим последует бездействие или неправильные действия, для исправления которых потребуется дальнейшее движение частиц.

Будучи руководителем, издавайте ясные, точные инструкции и приказы.

Если вы руководитель, издавайте ясные и точные инструкции и приказы.

Будучи подчиненным, воспроизводите приказ при получении, и никогда не забывайте заняться прояснением, если вы что-то не поняли.

Если вы подчинённый, воспроизводите приказ и, если вам что-то непонятно, всегда это проясняйте.

45. НЕЧЕТКАЯ ПЕРЕДАЧА ПРИКАЗА

Связной или посыльный могут искусственно создать работу и запутать действия нечеткой передачей информации.

Когда коммуникаторы и посыльные плохо передают информацию, они могут создать ИСР и внести путаницу в действия.

46. ЧИЩЕ ЧИСТОГО

Выполнение того, что уже выполнено или приказ сделать уже сделанное.

Выполнять то, что уже сделано, или отдавать приказ сделать то, что уже сделано.

47. ПОВТОРНАЯ РАБОТА

Та же самая работа, повторно выполняемая для того же руководителя, - это искусственно созданная работа. Часто принимает форму информации или доклада об исполнении, посылаемых телексом, после чего та же информация посылается почтой. Бывают случаи, когда телекс сопровождается развернутым посланием или докладом, но это должно происходить только тогда, когда срочная информация действительно необходима.

Одна и та же коммуникация, переданная повторно тому же руководителю, -это ИСР. Часто это происходит таким образом: информация или доклад об исполнении передаются телексом, а затем та же самая информация отправляется в виде послания. Бывает такое, что вслед за телексом отправляют более пространное послание или доклад, но это должно иметь место только в том случае, когда действительно нужна дополнительная информация.

48. НЕ НОШЕНИЕ СВОЕЙ ШЛЯПЫ

Человек на каком-либо посту, не выполняющий своих обязанностей, но делающий дела за других, искусственно создает бесконечную работу, поскольку все послания и акты коммуникации оказываются без источника, и он маскирует дыру, возникающую на месте его собственного поста.

Человек, который занимает пост, но не выполняет обязанности, связанные с этим постом, а делает работу какого-либо другого поста, создаёт бесконечное ИСР, при этом все его послания и оригинации не относятся к его должностным обязанностям и он прикрывает ими дыру на своём собственном посту.

Сам этот человек - искусственно созданная работа.

Такой человек представляет собой ИСР.

49. НЕОБЫЧНЫЕ РЕШЕНИЯ

Просьбы к руководству отступить от общепринятого опасны, когда они исполняются, поскольку они создают инородные области, и вызывают отклонения и неловкости на стыках.

Когда к руководству обращаются за разрешением отступить от обычной практики и получают такое разрешение, это опасно, так как приводит к появлению областей, отличающихся от остальных. Это расшатывает оргполитику и создаёт рассогласованность в действиях.

Подчиненные, предлагающие необычные решения, вообще не знают инструкций и приказов.

Как бы там ни было, но подчинённые, которые предлагают необычные решения, как правило не знают оргполитики или приказов.

Необходимо приказать проверить знание ими соответствующей инструкции.

Правильное действие при этом – дать приказ проверить их знание соответствующих разделов оргполитики.

50. СМЕЩЕНИЕ ЧАСТИЦ С ЛИНИЙ СВЯЗИ

Не будучи серьезным проступком, перехватывание коммуникационных частиц с чужого стола, либо из чужой корзины входящей корреспонденции, либо из линии связи искусственно создает работу и приводит к затратам времени на поиск потерянных частиц и может сорвать проекты или действия, поскольку жизненно необходимые данные будут потеряны.

Забирать коммуникационные частицы с чужого стола, или из корзинки для входящей корреспонденции, или с линий коммуникации – мало того что является серьёзным проступком, но также создаёт ИСР и вынуждает тратить время на поиск недостающих частиц. Это может сорвать проекты или действия, так как при этом теряются важные данные.

51. МЕДЛЕННО РАБОТАЮЩИЕ ЛИНИИ СВЯЗИ

Послания, застрявшие в линиях связи, приводят к появлению других посланий на ту же тему, что искусственно создает работу как для отправителя, так для получателя.

Задерживаемые на линиях послания являются причиной того, что появляются другие послания на ту же самую тему, создавая ИСР как для того, кто посылает, так и для того, кто получает их.

Мощь организации прямо пропорциональна скорости движения частиц (писем, посланий, телексов, людей) в ней.

Мощь организации прямо пропорциональна скорости потока её частиц (писем, посланий, телексов, людей).