Предположим, что вы должны управлять организацией (или какой-либо её частью).

«Справляться» – это абсолютно нормально. И всегда необходимо. Но «справляясь» с чем-то, НЕОБХОДИМО это организовывать.

Как вы организовываете работу и добиваетесь, чтобы организация функционировала?

Растущая загруженность и завал делами в любой области происходят всецело от того, что человек только и делает, что «справляется», «справляется» и «справляется», не предпринимая в то же время действий по организации.

1. Вы составляете список важных действий, необходимых для функционирования организации.

Пример: вам нужно привести в порядок что-то, организация чего не была запланирована. Возьмём, например, толпу людей на конгрессе. Вы можете с ней «справляться». Но если в первый же подходящий момент вы не схватите трёх ребят и не дадите им конкретные задания следить за входной дверью и заниматься билетами, то ситуация просто будет ухудшаться и ухудшаться и вам придётся предпринимать всё большие и большие усилия, чтобы справиться с ней.

Любая старая оргсхема лучше, чем её отсутствие.

Если у вас хорошая оргсхема, которую люди хорошо знают, и если вы правильно распределили обязанности, то работа будет идти слаженно, а объём производства будет увеличиваться без каких-либо усилий.

Если во время наводнения вы сумеете направить поток воды в нужное русло, то вы справитесь с наводнением. Если же вы будете просто бить по воде, то утонете.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ГЕНИЙ СОСТОИТ ЛИШЬ В ТОМ, ЧТОБЫ УСТАНОВИТЬ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ И ОПРЕДЕЛИТЬ КАНАЛЫ ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ ТИПОВ ЧАСТИЦ. И ЭТО ВСЁ.

Тогда вы сможете регулировать потоки и предотвращать остановки.

Поэтому, «справляясь» с чем-то, вы всегда должны организовывать это.

Государственные мятежи являются просто следствием неспособности лидеров установить последовательность действий и определить каналы для различных типов частиц.

Одна область деятельности, которая так и не была организована, превратилась просто в муравейник с бесполезным и не приносящим результатов движением.

Если ваша входящая корзина переполнена до краёв, вы «справляетесь» сэтим, работаете с этим И ОРГАНИЗОВЫВАЕТЕ СВОИ ЛИНИИ на будущее.

Сказать: «Я просто тону...» – всё равно что сказать: «Я ни черта не могу организовать!»

Естественно, то, что делает организация, должно представлять ценность, и организация должна производить это и получать за это плату, иначе она не будет жизнеспособной (способной существовать). Хорошо. Всё это достаточно просто.

У каждого руководителя есть своя личная оргсхема. В действительности она состоит, по меньшей мере, из 21 отдела.

Теперь давайте посмотрим, каким образом это может пойти неправильно.

Но вам не нужно вдаваться в такие сложности.

Прежде всего, организация может оказаться неспособной функционировать или производить и получать за это плату. Это её ослабит и приведёт к тому, что финансов будет недостаточно, приведёт к сокращению средств производства и зарплаты, к дефициту рабочих рук, прекращению набора сотрудников, а также повредит её имиджу.

Когда-то у меня была оргсхема: 8 папок, каждая из которых представляла поток сообщений из какой-либо главной организации и содержала доклады (самые последние клали сверху); был коммуникатор, который раскладывал сообщения по папкам; был человек, который встречал людей и работал с ними, и был инспектор, функции которого выполнял я. Нас было только двое: я и ещё один человек. Но это была организация. В то время с помощью этой «оргсхемы» я руководил всей Саентологией во всём мире, читал лекции и вёл исследования, и у меня оставалось много свободного времени. Благодаря оргсхеме время, затрачиваемое на то, чтобы «справляться» со всеми делами, сократилось настолько, что на всю работу уходил неполный рабочий день (вместо полного времени). Позже 100 штатных сотрудников (Всемирной организации) заменили меня, и я оставил пост Исполнительного директора. Все они были очень заняты, но они даже не знали, что у них была оргсхема, на которой были расположены их посты, и ни один из них не работал по своей личной оргсхеме. То, что они «справлялись» с делами и не имели необходимых знаний, привело к падению статистик. Но они, несомненно, «справлялись»!

Набор персонала может проводиться неправильно (быть разрушительным для организации), если использовать в качестве резерва персонала ту область, в которой имеет место производство. К тому же, всякий раз, когда какое-то подразделение организации работает хорошо, его используют в качестве резерва персонала, таким образом опустошая и уничтожая его. Это сводит на нет все усилия обучить персонал и наносит вред жизнеспособности организации, а также приводит к дезорганизованности и к необходимости «справляться».

Противоположностью оргсхемы является замешательство. Присутствующее замешательство не приводит к производству, несмотря даже на то, что люди при этом совершенно выматываются. Изнурение не является тем конечным продуктом, который необходимо получить. Продукция не измеряется количеством затраченной энергии. Продукция измеряется исключительно количеством завершённых циклов. Чем лучше спланирована последовательность действий и чем лучше установлены каналы для различных типов частиц, тем больший объём продукции будет производиться.

К тому же, возможно, персонал вообще не будут набирать.

Итак, «справляйтесь» как только можете, но не забывайте понемногу организовывать дела при любой возможности.

Кроме того, могут отсутствовать контрольные листы или подборки материалов.

Когда человек только «справляется», в конечном счёте он утонет. Когда человек организовывает, в конечном счёте он обретёт свободу.

И даже при наличии контрольных листов и подборок материалов может не проводиться обучение.

Сведения, изложенные в контрольных листах и подборках материалов, могут быть слишком краткими или могут не иметь отношения к посту. Или они могут быть слишком объёмными или относиться к другому посту.

Руководитель организации мог не провести проверку людям, возглавляющим её подразделения.

Руководители подразделений могли не ошляпить своих подчинённых и могли не провести им проверку.

Сотрудники организации могут не осознавать свою принадлежность к организации, а также её цель и основные продукты.

Проблемы, перечисленные выше, могут остаться незамеченными, а этика может быть заменена на усилие поднять производство.

Существует десять основных моментов, которые могут отсутствовать:

1) набор персонала,

2) обучение,

3) обучение работе на посту,

4) использование ресурсов,

5) производство продукта,

6) продвижение продукта,

7) продажа продукта,

8) финансы,

9) правосудие,

10) боевой дух.

Предполагается, что этой деятельностью стоит заниматься, а потенциальный продукт является ценным. Тогда организация может развалиться только из-за отсутствия этих десяти моментов, поскольку данные сферы являются наиболее аберрированными в обществе.

Однако основные неправильности – это отсутствие набора персонала, контрольных листов и подборок материалов для каждого поста, обучения по ним людей, а также то, что новые сотрудники, работающие на посту, не находятся на обучении на этом посту.

Давайте предположим, что глава организации или отделения никогда не проводил ни одной проверки никому из подчиненных.

Если посмотреть на то, кто должен выполнять разные функции, то можно увидеть, что все, кроме отдела 1, будут проводить назначения на посты и заниматься направлением людей, хотя этим должен заниматься отдел 1. Все, кроме отдела 2, будут контролировать коммуникацию, хотя этим должен заниматься отдел 2. Все, кроме отдела 3, будут заниматься инспекциями и статистиками. И так далее. Данная организация будет местом, где царит беспорядок и где все поголовно «справляются» с чем-то.

Хорошо, предположим, что у кого-то действительно вместо организации сплошной беспорядок. Как ему это исправить?

Он должен «справляться», чтобы сохранить какую-то видимость жизнеспособности.

Он должен быстро набросать оргсхему, провести назначение на посты и потренировать по оргсхеме людей.

Он должен быстро составить шляпы и добиться того, чтобы их носили.

Он должен продолжать «справляться», но теперь заставить и других помогать ему в этом, а также заставить их как наполовину обученных специалистов «справляться» самим на своих постах.

Наконец, он должен собрать полные контрольные листы и подборки материалов для каждого поста.

Потом он должен добиться, чтобы обучение на каждый пост полностью проходило по этим контрольным листам и подборкам материалов.

После этого он должен настаивать, чтобы руководители были уверены в том, что у их подчинённых есть контрольные листы и подборки материалов в качестве шляп.

И он должен продолжать набирать персонал, поскольку к тому времени эта организация расширится и станет страдать из-за нехватки людей и снова покатится по наклонной плоскости.

Он должен быть начеку в отношении тех десяти моментов, по которым в обществе существует аберрация, поскольку эти моменты запросто могут перестать существовать.

У людей зреют разнообразные странные решения относительно управления дезорганизованной организацией.

Например:

«Нам нужно больше опытных людей»; «Мы не можем производить, поэтому нам нужны субсидии» – это самые распространённые решения.

Если у людей, работающих на посту, НЕ отработаны действия, относящиеся к шляпам, они совершают глупости. Их глупость не ограничивается только глупостью в отношении функций, связанных с постом. Не имея собственной цели и не осознавая цели организации, они могут совершенно запутаться и делать чтото совсем безрассудное. Например, всё рвать, крушить, ввязываться в разные глупости.

По количеству происходящих в организации странных вещей вы можете обнаружить, что действия, относящиеся к постам, не отработаны.

Способ выправить ситуацию такого рода – это начать организовывать согласно данному плану действий.

Если «справляться» с чем-либо и наряду с этим заниматься организацией, то это в конце концов заставит ситуацию выправиться.

Когда дела ухудшаются, просто вернитесь к данному плану действий, и это снова приведет всё в порядок.