Характерная черта плохой рекламы — это "Слишком Мало, Слишком Поздно".

Для того чтобы уменьшить движение рабочей нагрузки организации, необходимо:

Вероятно, самой губительной и наиболее подавляющей ошибкой, которая может быть совершена теми, кто делает рекламу или выполняет другие действия СО (Связи с Общественностью) — это планировать или анонсировать какое-то мероприятие слишком близко к дате его проведения, чтобы кто-либо пришел на него.

1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы.

Типичный доклад: "Только 50 человек пришло на конгресс. Я полагаю, он просто непопулярен".

2. Доставлять конкретную услугу каждой шляпе, которой она требуется.

Руководитель, который слышит такое, может с уверенностью предполагать, что "слишком мало слишком поздно" — это реальное ПОЧЕМУ. И он будет прав на 95% даже не задавая дальнейших вопросов.

3. Проверить, что все начальники в состоянии выполнить обязанности всех шляп, находящихся в их подчинении, а также знать оргсхему, функции, цели секторов, направления деятельности и текущие программы.

"Когда вы объявили о конгрессе 1-го июля?" Обычно истинный ответ: 25-го июня!

4. Убедиться, что все члены Персонала знают каждую шляпу в орг-ции.

"Сколько приглашений было разослано?" Обычно истинный ответ: 500 "потому что ФП...(Финансовое Планирование)"

Производительность в терминалах конечных результатов воспарит.

"Какая еще реклама была сделана?" Обычно истинный ответ: никакой.

Объем работы у людей.

Причина того, что на конгрессе присутствовало только 50 человек: "Слишком мало рекламы, сделанной слишком поздно, чтобы кто-нибудь пришел".

Почему так происходит?

Часто этот фактор скрывается. Выдвигаются другие, более драматические основания, а не истинные ПОЧЕМУ.

“В тот же самый день был футбольный матч”. “О нас сложилось плохое мнение”. “Против нас развернута кампания”. “Пресса...” Гав, гав, гав. Все это ложь. Просто было слишком мало рекламы слишком поздно.

Если каждый член персонала находится на уровне отсутствия служебных обязанностей (не выполняет своих служебных обязанностей), численность и объем рассылаемой корреспонденции вырастут по крайней мере в 15 раз, а продуктивность уменьшится практически до нуля.

"Никто не появился на обеде для особо важных персон".

Давайте рассмотрим это.

Правильная реакция на это: "Когда вы отправили приглашения?" "Ну, знаете, ФП вообще не дало нам марок, так что..."

Тело А направляется к входящему в штат терминалу Х, чтобы устроиться на ту или иную службу.

"КОГДА вы отправили приглашения?" "В то же утро, когда был назначен обед".

Терминал Х говорит: ”Я не могу заплатить Вам, т. к. финансовое планирование .......”

"Они были качественно напечатаны?" "Нет, мы, как бы, размножили их на ксероксе".

Затем человек А звонит другому члену персонала, который отвечает ему: ”Требуется разрешение от G”.

Почему именно провалы мероприятий на 95 процентов прослеживаются до "сделано в последний момент без надлежащего планирования, без правильно проверенных адресов, без достаточного шика и в недостаточном количестве" само по себе — загадка.

Затем человек А идет к G, который говорит ему: ”У нас нет списка, чтобы вручить Вам, поэтому ...........”

Неукомплектованная секция СО — наиболее милосердная причина.

Затем человек А идет ...........”.

СО на самом деле — это примерно на 80 процентов подготовка мероприятия и примерно на 20 процентов само мероприятие.

Где продукция?

Если подготовка не спланирована и не сделана полностью задолго до начала мероприятия, то оно проваливается.

Но присутствует большая численность персонала.

Импровизированные СО иногда необходимы. Но обычно они становятся необходимыми из-за недостатка предвидения и упорной работы.

Официальное донесение направленно - получено членом персонала Y. Он направляет его члену персонала Z. Тот направляет его.............

Об этом есть правило:

Где продукция?

УСПЕХ ЛЮБОГО МЕРОПРИЯТИЯ ПРЯМО ПРОПОРЦИОНАЛЕН СВОЕВРЕМЕННОЙ ПОДГОТОВКЕ.

Но присутствует значительное движение корреспонденции.

Другими словами, плохая подготовка, сделанная слишком поздно, дает неудачное мероприятие.

Подобная система, пользующаяся популярностью во многих бюрократических организациях, даже имеет собственное название. Ее называют “Далеко отсылающая система”.

СО — это упорная работа. Но упорная работа в основном происходит до того, как какая-либо публика увидит ее. Работа на самом мероприятии — это уже мелочи.

Ни один не оказывает услуг. Ни одна ситуация не обрабатывается соответствующим образом.

Вы видите все эти красиво поставленные мероприятия, эти безупречные, отполированные представления. Они выглядят так непринужденно. Да, они ВЫГЛЯДЯТ непринужденно, потому что фантастическое количество подготовки было заблаговременно вложено в них.

Хорошо посещаемое мероприятие планируется, репетируется и анонсируется задолго до его начала.

Когда это до некоторой степени исправлено, может развиться новая ситуация.

Даже о простом обеде должно быть объявлено по меньшей мере за неделю.

Развивается дублирование выполняемых обязанностей (некто имеет обыкновение внушать другим, что они ошибаются), раздается крик: ”Вы обращаетесь с этим неправильно”. Таким образом, возникает требование переделать.

Персонал СО, который не работает упорно, планируя и репетируя, и который не анонсирует вовремя с достаточной рекламой, терпит провалы.

Это отбрасывает организацию назад - ничего не делайте или Вам сделают замечание.

Таким образом, провалы СО происходят от пренебрежения планированием, репетициями, от недостаточной и недолгой рекламы.

И снова происходит раздувание штата и снижение продуктивности.

Следовательно, успехи СО наилучшим образом обеспечиваются сбором данных, точным планированием, упорными репетициями, своевременными анонсами и достаточной рекламой.

Людям, знающим свои шляпы не понаслышке и выдающим продукцию, не нужно говорить переделать что-то.

Даже мероприятие-сюрприз должно готовиться таким же образом для всех, исключая тех, для кого предназначен этот сюрприз.

Поэтому собирайте данные, которые направят планирование, хорошо планируйте, составляйте программу мероприятия, выполняйте все необходимые административные действия, анонсируйте задолго до начала, серьезно тренируйте всех, кто связан с этим, до тех пор, пока они не будут безупречно делать свое дело, а затем проводите мероприятие.

Когда действующий руководитель не знает всех шляп и их обязанностей, он неправильно распределяет обязанности.

И вот то, что вы хотели — ”спонтанное”, очень успешное мероприятие.

Это сбивает все водруженные шляпы.

Не важно, марш ли это протеста, пресс-конференция, конгресс, новый курс, обед для особо важных персон или даже просто для друзей, если он должен иметь успех, подготовьтесь к нему и анонсируйте его широко и задолго до начала.

В результате не выполняется ни одной обязанности.

И была та могила, где похоронили провалившегося специалиста по СО. На могильном камне написали: "Джордж Не-Сделал-Вовремя. Слишком Мало, Слишком Поздно". Им пришлось пристрелить его, потому что он сломал ногу компании.

Когда действующий руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции секторов, направление деятельности и текущие программы, он правильно распределяет и пред обязанности и продуктивность повышается, а численность штата падает.

Заурядное мероприятие, очень хорошо подготовленное и хорошо и вовремя анонсированное, принесет больше успеха, чем самое роскошное мероприятие, сделанное экспромтом.

Когда люди, входящие в штат не знают всех шляп, они неправильно распределяют работу. Насколько я знаю, некоторые военные службы довели это до совершенного искусства.

В следующий раз, когда вы увидите пустые сиденья, вспомните и примените это ИП. Или, еще лучше, делайте все правильно с самого начала.

Это увеличивает кол-во действий по снятию и надеванию шляп и транжирит время. Это увеличивает неразбериху. Это уменьшает продуктивность и увеличивает объем движения.

Способ увеличить продуктивность и сократить объем движения состоит в том, чтобы все люди входящие в Штат, носят все шляпы, соответствующие тем постам, к которым они приписаны. В этом случае они - знающие люди.

Исполняя музыкальную игру в любой орг-ции - частые смены постов, использование зон деятельности орг-ции в качестве вотчины для персонала - служебная деятельность сокращается, поэтому продуктивность падает, а штаты раздуваются.

Это скрытый способ исполнения музыкальной игры. Пройдитесь кругом и расспросите людей, хотят ли они других постов. Это расстроит их, расположит их между двух стульев (заставить их разрываться между постами) и сократит служебную деятельность, производительность, а также раздует штаты.

Ленивые и причудливые экономики, а также недостаток опыта в УКОМПЛЕКТОВАНИИ всегда являются оборотной сборной музыкальной игры.

Ответ заключается в том, чтобы НАБИРАТЬ и НАНИМАТЬ.

Возможно могут быть изобретены другие способы предотвращения изменений суеты и того, чтобы каждый работая как сумасшедший, но выше изложенные способы – основные.

Для того, чтобы повысить продуктивность и уменьшить объем выполняемых работ, жизненно важно, чтобы люди были:

А. Правильно подобраны и распределены по постам.

Б. Были ознакомлены со своими шляпами и подготовлены для занимаемого ими поста, а также все теоретические, практические и соответствующие посту упражнения были выполнены ими.

В. Подготовлены к тому, чтобы выполнять ожидаемые от них обязанности, соответствующие занимаемому ими посту.

Г. Хорошо осведомлены в качестве руководителей знающих шляпы своих подчиненных, оргсхему, функции и цели секторов, направление деятельности и текущие программы.

Д. Обеспечены знаками, руководствами и формами, для того, чтобы дать публике, внешний и внутренний корреспонденции правильные направления и терминалы, где взаимодействие произойдет с полноценным конечным результатом.

Хотите увеличить продуктивность и уменьшить рабочую нагрузку?

Применяйте, применяйте и применяйте это Инструктивное Письмо!