Это первое инструктивное письмо по СТАНДАРТНОМУ АДМИНИСТРИРОВАНИЮ.
СТАНДАРТНАЯ ТЕХНОЛОГИЯ ворвалась в нашу жизнь просто в результате того, что людей начали учить действиям, являющим собой самую основу основ, как наиболее важным действиям. После того как с кейсами, не продвигавшимися годами, поработали кейс-супервайзеры и одиторы, которые не занимались всякой бессмысленной чепухой, а всего лишь выполняли простые, обычные, основные действия, кейсы внезапно рванули вверх.
Существует также стандартная процедура обучения. Опять же, это обычные, практичные, основные действия. Учебная группа, которая не продвигалась вообще, внезапно рванула вперед и все студенты в этой группе завершили свои курсы, когда были выполнены ОБЫЧНЫЕ действия.
Следовательно, изъян во всех наших действиях таков: мы не выделяем по-настоящему основные, важные действия, а вместо этого сосредоточиваемся на малозначащих сложностях.
Особенность тэтана заключается в том, что наименее сложные действия являются наиболее мощными. Когда его конфронт уменьшается, он пытается действовать через промежуточные точки, что создает сложности, а затем он терпит поражение и становится слабее.
Поэтому точно так же, как мы смели все преграды на пути к получению стопроцентных результатов при помощи СТАНДАРТНОЙ ТЕХНОЛОГИИ, мы можем вихрем промчаться к победе, используя СТАНДАРТНЫЙ АДМИН.
СТАНДАРТ: «Определенный уровень качества, подходящий для конкретной цели и достаточный для ее достижения». (Словарь «Webster's Third New International Dictionary Unabridged» определение «3b» слова «стандарт», страница 2223.) АДМИНИСТРИРОВАНИЕ: «Определенные принципы, способы и рационализированные методы, к которым прибегают, чтобы достичь целей организации или выполнить стоящие перед ней задачи». (Словарь «Web- ster's Third New International Dictionary Unabridged», определение «5а» слова «администрирование», страница 28.) Администрирование мы обычно называем сокращенно админом, мы используем также это слово для обозначения работы, выполняемой в рамках администрирования.
ОРГАНИЗАЦИЯ: «Группа людей, имеющая более или менее постоянный состав, руководство, цель и обычно некоторый набор правил». (Словарь «Webster's Third New International Dictionary Unabridged», определение «2b», страница 1590.)
ОСНОВЫ (от слова «основной»): «Что-то основное; что-то фундаментальное».
ОСНОВА: «Нижняя часть чего-либо, рассматриваемая в качестве опоры».
ФУНДАМЕНТАЛЬНОЕ: «То, что служит первоисточником или порождающим источником; то, от чего происходит что-то другое».
ПРОИЗОЙТИ: «Образоваться или развиться из чего-то другого», то есть быть образованным или созданным из чего-то основного.
Таким образом, если у нас есть что-то ОСНОВНОЕ, или основа, или отправная точка, и мы как следует знаем эту основу, то исходя из нее мы можем разработать более сложные действия.
Нам было необходимо знать фундаментальные (или основные) законы организации, чтобы разработать всю ее структуру.
Администрирование становится СТАНДАРТНЫМ, когда мы знаем самые важные положения, законы или действия, когда мы их постоянно применяем, и применяем их совершенно одинаковым образом.
Например, фабрика кажется некоторым большой и непонятной структурой. Они считают эту структуру крайне сложной или трудной для понимания, или она вызывает у них благоговейный трепет. Или же они запутываются, пытаясь ее изучить. Что ж, как только они узнают, что основное действие на этой фабрике состоит в производстве шелковой ткани, у них появляется тот фундамент, на котором будет строиться понимание происходящего. Затем, после того как мы узнаем, что шелк-сырец поступает с одной стороны производственной линии, перерабатывается и затем выходит с другой ее стороны уже будучи сатином, мы можем взяться за набросок линий потоков этой фабрики. Наконец у нас есть и это; теперь мы можем предположить, что фабрикой кто-то руководит, что на ней работают люди и все это вместе представляет собой организацию.
Для того чтобы РУКОВОДИТЬ фабрикой, нам потребуется знать самые важные обязанности каждого человека на этой фабрике, функции ее машин, а также знать ее линии потоков. А для того чтобы руководить фабрикой УСПЕШНО, нам потребуется знать, откуда поступает шелк-сырец и сколько он стоит, кто купит готовый продукт и какова будет его цена, какими должны быть различные затраты, чтобы поддерживать производство на фабрике и добиться, чтобы она заработала больше денег, чем потратила, - и вот у нас есть экономическая сторона производства и бухгалтерия.
Все это были бы ОСНОВЫ производства на фабрике: кто и что делает, какие существуют линии, откуда поступает сырье и куда уходит готовый продукт, как поддерживать правильное соотношение стоимости и затрат, как повысить спрос на сатин и как получить большое количество сырья по разумной цене.
Хотя некоторых людей, возможно, расстроит тот факт, что фабрику сравнивают с организацией вообще, однако все организации имеют одинаковые основные проблемы, и для них также существуют похожие решения этих проблем.
Армия наносит удары по врагу и набирает новобранцев, получает от правительства материальную часть и зарплату.
У нее также есть «продукт», поскольку после слишком частых поражений в войне немногие армии продолжают свое существование.
Самая лучшая организация - это организация, во главе которой стоит тэтан, организация, которая владеет методами для решения своих проблем, знает основные действия и производит хороший продукт, который желают иметь другие. Такая организация приспосабливается к своему окружению, обстановке или условиям работы, чтобы в большей или меньшей степени расширяться.
Такая организация, чтобы выживать, должна иметь четкую цель и удовлетворять конкретную потребность общества в чем-либо.
Ценность ее услуг должна быть выше, чем ее затраты на производство или на предоставление этих услуг.
Она должна обретать больший потенциал, чем она расходует, чтобы и далее процветать. «Потенциалом» могут быть наличные деньги, власть или даже сила.
Когда организация действует вразрез с этими самыми фундаментальными принципами, то она начинает «болеть» и в конце концов погибает.
Правительство страны, например, может нарушить один (или более) из вышеизложенных простых принципов и в конце концов прекратит свое существование. Некоторые правительства, на самом деле, мертвы уже задолго до того, как обнаруживается, что они мертвы.
Упорство и мощь некогда сильной организации таковы, что она может еще долгое время продолжать существовать, съедая самое себя. Постепенно организация сокращается, и в конце концов от нее остается лишь воспоминание.
Поэтому, когда вы увидите, что организация начнет сокращаться, будет необходимо (если ее начнут спасать) быстро вернуть ее к основам, упростить ее форму, прояснить ее цель, существенно увеличить объем важных услуг, которые она может предоставлять, а также существенно сократить стоимость их предоставления. Эта формула, если ее применить с умом, сможет возродить даже мертвое правительство.
Чтобы не продвигаться слишком быстро: в одном-единственном только что приведенном предложении и в ранее упомянутых основах содержится весь «секрет» того, как возродить старую организацию или основать новую.
Если вы знаете цель, знаете как сделать известной услугу, которую люди хотели бы получить, и знаете в совершенстве, как обращаться с фундаментальными принципами организации, вы сможете основать, расширить или возродить любую организацию.
Для того чтобы создать организацию или чтобы ею руководить, требуется совершенно определенно и четко знать следующее:
а) Основы организации.
б) Цель организации.
в) Основные действия, необходимые в организации.
г) Потенциал области, в которой находится организация.
д) Потребности и запросы данной области или людей, обслуживаемых организацией.
е) Экономическую сторону производства, на основе которой организация будет работать.
Для того чтобы успешно руководить организацией или работать в ней, человек должен настолько хорошо ЗНАТЬ, в чем заключаются действия организации и ее деятельность, а также действия и деятельность той области, в которой она работает, чтобы ему не приходилось об этом задумываться. Он просто делает это, дает указания или же работает с тем, что это делает или кто это делает.
Вы же не думаете: «Сцепление, переключатель передач, педаль газа, руль», когда ведете автомобиль. Чтобы успешно вести автомобиль, вы должны знать, где находится каждое из этих устройств и для чего оно предназначено, так хорошо, чтобы просто вести автомобиль.
Но, обучаясь вождению автомобиля, вы изучаете каждое из этих устройств и их функции, а потом заучиваете настолько хорошо, что кажется, будто вы пользуетесь ими инстинктивно. Однако это не инстинкт. Вы просто настолько хорошо знаете эти устройства, что уже не делаете неловких движений в попытке их нащупать.
Точно так же и с организацией. Если вы работаете в организации, являетесь одним из тех, кто управляет какой-то ее частью или всей организацией, то вы должны знать составляющие ее части и ее действия, а также приведенные выше пункты от (а) до (е) настолько хорошо и настолько «стремительно», что вы будете их просто делать.
Итак, со СТАНДАРТНЫМ АДМИНОМ мы приобретаем:
а) знание основ;
б) основы, которые существуют в конкретной организации и в области ее действия;
в) способность применять эти основы настолько быстро и с такой уверенностью, что кажется, будто это делается инстинктивно.
А когда у нас все это будет, организация пойдет, пойдет, пойдет с поразительной легкостью и без каких-либо усилий.