Обзор финансового положения организации привёл меня к необходимости разобраться, в чём же состоит разница между деятельностью по привлечению новой публики в прошлом и этой же деятельностью в настоящее время. В результате я обнаружил, что существенное изменение, похоже, произошло тогда, когда мы освободили штатных одиторов от обязанности писать письма потенциальным клиентам и переложили эти обязанности на специального терминала – «регистратора по письмам». На самом деле внесению этого конкретного изменения предшествовал тот факт, что одиторы стали меньше писать потенциальным клиентам. Это произошло тогда, когда в отдел обучения, отдел процессинга и отдел продажи книг были назначены администраторы. Раньше эту работу полностью выполняли штатные одиторы, и публика, очевидно, охотнее отвечала на письма, написанные штатными одиторами, нежели на письма, написанные регистраторами по письмам. В прошлом делалась масса критических замечаний по поводу того, что штатные одиторы пишут письма, однако большая часть этих замечаний исходила из самой организации – публика не выражала какого-либо особого протеста. Однако в данный момент публика выражает протест – они, очевидно, возражают против того, чтобы писать письма посту в организации, а не терминалу, у которого есть имя. Штатные одиторы удовлетворяли этому конкретному требованию: каждый день они писали письма разного рода людям, выделяя на это час своего времени.

Поэтому, не ослабляя существующие линии отдела продвижения услуг и регистрации, мы вновь введём эту обязанность для штатных одиторов во всех организациях: они будут писать письма людям, чьи имена есть в центральном файле, после того как закончат сессию.

Недостатком той программы было то, что мы не обучали одиторов тому, как писать письма. Следовательно, теперь у нас должна быть программа для обучения тому, как писать письма публике. Но помните, что сотрудники организации были единственными, кто активно выражал недовольство по поводу писем, которые собственноручно писали штатные одиторы. Жалоб от публики приходило очень мало.

Делайте ее СРАЗУ.

Другая трудность возникала из-за совещаний одиторов, которые длились так долго, что они вообще не имели возможности заняться письмами. Ну что же, дни усиленного обучения штатных одиторов остались в прошлом, даже несмотря на то, что им всё ещё необходимо обучаться. Поэтому мы должны сократить время длительных совещаний, проводимых начальником отдела процессинга с одиторами в конце рабочего дня. Это не значит, что одиторы не должны отчитываться перед начальником отдела процессинга. Они могут отчитаться индивидуально и уйти.

Один из лучших способов сократить вашу работу наполовину - это не делать ее дважды.

Иногда мы сталкивались с проблемой отсутствия помещений для этой работы. Чтобы штатные одиторы могли заниматься этой работой, в секции центрального файла устанавливались очень маленькие столы или же длинные столы, и это было успешным действием. Другим недостатком была система, по которой одиторы писали письма; некоторые начинали с начала центрального файла, некоторые – с конца, некоторые – с середины, а в результате тем людям, чьи имена находились в начале, в середине и в конце центрального файла, писали слишком много раз, при этом упускались из виду остальные. Чтобы справиться с этим (поскольку теперь у нас есть системы файлов с адресами), мы делим страну на части и используем ЦФ, папки в котором расположены по географическим областям. Мы можем отпечатать полный набор карточек в файлах адресов и затем разбить его на части так, чтобы одной областью занимался один одитор. Единственный недостаток этой системы состоит в том, что какая-то определённая область передаётся в ведение одному одитору, и, по существу, как кто-то сказал, ему даётся возможность построить свою практику. На данный момент я не думаю, что это плохо, поскольку центральной организации в конце концов придётся учреждать центры, и у нас может быть понимание, что человеком, который учредит в какой-либо области подконтрольный МАСХ центр, в конечном счёте будет штатный одитор, успешно работавший с данной областью. Это способствует хорошему распределению входящей почты. Благодаря тому, что у нас имеется схема с именем одитора в каждой географической области, мы можем отдавать одиторам все письма из этой области, и люди будут получать корреспонденцию от одного и того же человека. Публике нравится писать одному и тому же человеку – дела у нас шли лучше, когда штатные одиторы писали письма людям из района деятельности. Так что давайте снова введём эту программу.

Неисчерпаемым источником дев-ти, вероятно, является ваша собственная двойная работа.

Кроме того, штатные одиторы по понедельникам и пятницам или субботам выполняли всю работу, относящуюся к тестированию. Те, кто не нужен был для работы с тестами, писали письма. Мы должны вернуться к этому, упразднив подразделение, занимающееся тестированием, и передав эту деятельность обратно штатным одиторам. Люди, которые в данный момент занимаются администрированием по тестам, могут быть использованы где-нибудь ещё. Сейчас не существует администратора по тестированию и администратора по обучению.

Двойную работу вы делаете следующим образом.

Давайте испробуем это как средство повышения дохода и уменьшения общего количества подразделений.

Вы берете послание или что-то, что нужно сделать, просматриваете это, а затем откладываете в сторону, чтобы выполнить потом, а затем, позже, вы берете это и читаете снова, и только тогда вы действительно это выполняете.

Естественно, это тут же, удваивает ваш поток работы.

Одна из причин, почему я могу справиться с таким большим потоком работы, заключается в том, что я не делаю ничего дважды. У меня есть твердое правило: если я осознаю, что выполняю какую-то работу, то я выполняю ее, а не перевожу ее в разряд отложенных или оставленных на потом.

Если случается, что я роюсь в своей корзине в центре связи, чтобы посмотреть, что там есть, я выполняю то что нахожу там.

Если я получаю сообщение или данное, которые требуют дополнительного действия с моей стороны, то я выполняю это сразу, как только получаю.

Вот так я выгадываю время для «ничегониделания».

Я не пытаюсь привести себя в пример как образец добродетели, как человека, который всегда делает свою работу; я выполняю много разной работы и ношу много шляп; я привожу себя в пример как заядлого бездельника и как человека, который выгадывает время для «ничегониделания».

Нет необходимости выглядеть занятым, если вы не заняты. Нет необходимости холить и лелеять работу из-за того, что ее у вас недостаточно.

Работы много. И лучшее, что можно сделать с любой работой - это выполнить ее.

Если вы выполняете каждую работу, которую вы получаете, тогда КОГДА вы ее получаете, а не некоторое время спустя, если вы всегда берете на себя инициативу и действуете, а не отсылаете эту работу куданибудь, к вам никогда не вернется то, с чем вы уже работали, если только на другом конце линии не сидит псих.

Короче, способ избавления от потока работы - выполнять то, что к вам приходит, не отсылать это; все, что вы отсылаете, вы должны будете перечитать снова, снова «переварить», и снова уладить; так что никогда не отсылайте работу, просто делайте то что к вам приходит, так чтобы это было сделано.

Ваша коммуникационная линия может накаляться до бесконечности, ведете себя так, как будто бы самый легкий способ не делать работу состоит в том, чтобы не улаживать дела или отсылать эту работу куда-нибудь. Все, что вы не улаживаете, вернется и ужалит. Все, что вы отсылаете куданибудь, вам придется выполнить, когда это вернется к вам.

Так что если вы действительно любите наслаждаться досугом, если вы такой человек, который безмятежно позевывает, а на пятках у него протираются дырки от того, что его ноги все время на столе, если ваша действительная цель - это затяжной приступ весеннего настроения, сплошное весеннее настроение, тогда вы будете делать так, как я советую, и выполнять все, что приходит к вам, когда это приходит, - не позже; и вы никогда не будете отсылать к кому-то другому то, что вы сами сразу же можете сделать.

Люди начинают указывать на вас, как на образец эффективности, как на того, кто вероятно побьет мировой рекорд по скорости; начинают появляются статьи о чудесах, которые вы творите - все это будет происходить как бы между прочим. Мы-то с вами знаем, что мы сделали это, чтобы можно было побездельничать и не надо было работать. Поскольку честно говоря, путь к любой долгой и нудной работе: отложить действие, когда получаете послание, и отослать все это к кому-нибудь; это путь к рабству, к уставшим мышцам и опухшим мозгам; это путь к переполненным корзинам.

Так что давайте бездельничать вместе.

Выполняйте работу тогда, когда она попадается вам на глаза, и делайте ее сами.